物资申购采购入库保管出库管理制度及操作流程.docx

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物资申购采购入库保管出库管理制度及操作流程

达县新桥医院

物资申购、采购、入库、保管、出库管理制度

一、总则

1、为保障医院正常生产经营的连续性和秩序，使物资管理作业合理化，减少库存资金占用，特制定本制度。

2、通过本制度明确物资管理作业规定，指导和规范操作人员日常作业行为。

3、仓库管理应保证满足医院生产经营所需的物资需要，不缺货断档，并使库存物资、采购成本总额资金费用最小化。

二、存货计划与控制

1、仓库以适质、适量、适时、适地之原则，供应所需物资，避免资金呆滞和供货不足。

2、对订有标准的物资品种进行控制，实际库存量降到订购点时，即可提出补充采购计划申请。

3、认真准确完成物资的出、入库工作，杜绝出、入库过程中造成的物资短少、错乱。

对单据、账册及各种原始凭证认真整理、保管不得遗失。

三、物资的采买收发管理规定

（一）、申购

1、要采买物资首先要填写申购单，并经过申购批准，没有经过申购批准的物资一律不得采买，违规采买，财务将给于不报销处理。

2、物资申购单由申购人填写，经部门经理复核，仓库核量，财务审核，总经理批准后交由采购人员采购。

3、申购单一式四联，所有字签完以后，申购部门自己留存一联作为部门留底，交仓库一联作为收（入）库核对用，交采购一联作为采购人员采购凭证、交财务一联作为财务核对付款用。

4、工程用小综物资零星采买也按此执行，大综物资采购或招标另出台管理规定。

（二）、收料与入库

1、循环使用物资进库填写入库单，销耗性使用物资进库填写收料单。

2、物资到医院办理收（入）库手续时，仓管应依据清单上所列物资进行核对、清点，经使用部门或申购人员及技术检验人员对质量检验合格后，方可入库。

3、如发现名称、型号、规格、数量不符或包装破损的，应通知采购处理。

（所有来货来料必须在数量清点完成，供、收双方共同确认的情况下签单收货，数量异常时，则签收实收数量并要求送货人员签字确认方可收货）

4、对收存入库物资核对、清点后，由库管员及时填写入库单或收料单，入库单或收料单一式三联，仓库留存一联作为登记仓库帐用、交采购人员或送货人员一联作为采购或供货部门请款报销凭证、交财务一联作为付款记帐用。

5、库管员要严格把关，有以下情况时可拒绝验收或入库

a）未经审批的采购。

b）与合同计划或请购单不相符的采购物资。

c）与要求不符合的采购物资。

　6、因生产急需或其他原因不能形成入库的物资，库管员要到现场核对验收，并及时补填入库单或收料单。

7、对入库物料第一时间做好标识卡记录，标识卡要注明品名、型号、规格、来货时间及供应商和实际入库数量。

物料标识卡必须置于物料正面最易看到的位置，做到数据易读取易记录。

8、库管员在物料入库时发现问题，未及时或于次一个工作日内报告处理的，该物料视为合格。

9、仓库管理员对所有入库物品及时入帐，对在存仓库物品造册登记。

可用金蝶软件或电子表格记账。

（三）、出库或领用

1、循环使用物资出库填写出库单，销耗性使用物资出库填写领料单。

2、物料出库必须要有出库单或领料单，出库单或领料单由领用人填写，经部门经理复核，仓库核量，财务审核，总经理批准，所有字签完以后交由仓库发货。

3、出库单或领料单一式三联，领用部门自己留存一联作为部门留底，供领双方在确认出库物料的品种、规格、数量和质量后把余下二联交仓库，一联作为仓库出库记账用，另一联由仓库交财务作为仓库出料发货凭证用。

4、凡持经各方人员签批的出库单、领料单经确认后，方可领料出库。

若领料单出库单上签字未完成、字据不清或被涂改的，库管员有权拒绝发放物资。

5、库管员必须根据进货时间，遵守“先进先出”的原则进行物料的发放；库管员须对所有出库物资及时入帐。

6、领料人员所需物资若无库存，库管员应及时通知使用者，使用者按要求填写申购单，经批准后及时采购。

7、领料人于物料出库时发现问题，未及时当场处理的，则该物料视为合格。

8、任何人不办理领料手续不得以任何名义从仓库内取走物资，不得在货架或货位中乱翻乱动，库管员有权制止和纠正其行为；物料出库提运过程中，禁止领料人随意进入仓库内部场所，对不听规劝的可拒绝发货并上报领导。

9、以旧换新的物资一律交旧领新；

10、对于各部门领用的各种工具、办公用具、设备，仓库均要做“各部门在用工具、办公用具、设备台账”，记录各使用部门在用情况，并于每年年底盘点一次相互核对。

11、坚持原则，不徇私情，严格按批准数量、质量领取、发放物资。

四、物资退库管理规定

1、由于计划变更或取消计划引起的领用物资剩余时，应及时退库并办理退库手续，退库由退库人员红字填写出库单或领料单，签字、审批、收货、单子流程按新料入库办理。

2、正常循环使用物资退库时，由库管员红字填写出库单，经退库人员签字后，一联交退库人员作退库部门留存，一联仓库留作登记仓库帐和各部门台帐用，一联交财务作为记账核对用。

3、销耗性物资损失或循环使用物资报废时，仓库须填写“销耗性物资损失报告单”或“循环使用物资损失报告单”，经有关技术人员进行查验并在“销耗性物资损失报告单”或“循环使用物资损失报告单”上签字认可后，入库并做好记录和标识。

“销耗性物资损失报告单”或“循环使用物资损失报告单”一式两份，仓库留存一份作仓库报损销帐用，报财务一份作为财务报损销帐用。

五、物资的保管

1、按品种、规格、体积、重量、大小、用途等物料性质分类整齐码放，设置明显标记。

（仓管员必须将货物放到仓库内部，不允许放在仓库外，尤其不能隔夜放在仓库外。

）

2、储物空间分区及编号，标示醒目、朝外，便于盘存和领取。

3、物料摆放需要按照划分的区域进行摆放，不得随意摆放，不得在规划的区域外摆放物料。

4、物料发放后须进行整仓、归位整理、及时入账。

5、对贵重物料卡帐登记，由指定人员管理。

对危险物品隔离管制。

6、所有物料必须做到安全维护和保管。

7、对于在仓库存放半年以上的呆滞物料应每月及时统计，上报处理。

8、地面负荷不得过大、超限。

9、注意仓库清洁卫生，通道不得乱堆放物品。

定期实施安全检查。

10、保持适当的温度、湿度、通风、照明等条件。

六、安全

1、每天下班后由仓库管理员检查门窗是否关闭，按仓库八防安全原则（即防火、防水、防盗、防腐、防潮、防漏、防锈、防虫）检查货物，异常情况及时处理和报告。

2、非仓库人员，未经同意，不准入内。

3、仓库内严禁吸烟和禁止明火，发现一律立即上报处理。

4、保障疏散通道、安全出口畅通，物资堆码高度应按照国家质量体系相关规定码放，以保证人员、库房安全。

七、定期盘存

1、库管员对常用或每日有变动的物资要随时盘点，若发现误差须及时找出原因并更正。

库存信息及时呈报，须对名称、数量、规格仔细核对，确保报表数据的准确性和可靠性。

2、小盘点，每月底一次。

主要核查是否帐实相符及呆滞物料增减情况。

3、大盘点，每年一次。

每年年终对医院的所有资产进行盘存。

4、盘点要求：

（1）、对盘点出的过期、变质或其它原因不能使用的物资及时上报处理。

对盘盈、盘亏情况，报主管批准后调整帐目；涉及库管员责任短缺的，由其赔偿。

（2）、盘点过程中发现异常问题及时反馈处理；

（3）、库管员须保证盘点数量的准确性和公正性；严禁弄虚作假，虚报数据；盘点粗心大意导致漏盘、少盘、多盘，书写数据潦草、错误，丢失盘点表，随意换岗等，不按盘点作业流程操作的根据情况追究相关责任。

八、对账、付款

1、采购、财务、仓库要按采购商、供应商分别登记采购台帐，依申购单、入库单和收料单记录采购付款情况。

2、仓库要登记仓库帐和各部门领用、退用、在用工具、办公用具、设备台账，记录各使用部门在用情况。

3、采购时，采购人员应严格按照申购单上物资名称、规格型号、数量、质量采购，不得弄虚作假，如遇市场没有此产品需更换其他，应重新填写申购单再进行购买。

4、收料或入库时，收料员要和申购单核对，并及时填写和传递单子，保证各相关部门能及时入帐登记。

5、出库存时，库管员要认真核对发出物资与出库单或领料单是否相附，严格把好这一关，守住医院财产物资不外流，并及时填写和传递单子，保证各相关部门能及时入帐登记。

6、请款付款时，财务人员要核对货物发票、申购单、入库单或收料单、合同的内容是否相附，签字等手续是否完善，如发现问题绝不付款，待手续完善以后方能付款。

7、每月采购要和采购商、供应商、仓库、财务核对一次帐务，发现问题及时上报处理。

8、每年仓库要和各部门、财务核对一次各部门领用、退用、在用工具、办公用具、设备，发现问题及时上报处理。

9、每月仓库要和财务对一次帐，保证仓库帐和财务帐帐帐相对，帐实相附。

10、小样物品、贵重物品每月盘点一次，大样物品每年盘点一次。

九、工作态度

1、仓库工作人员应该培养良好的工作作风和习惯，倡导细心（严谨）、负责、诚实、团结互勉、爱岗敬业的工作态度。

2、认真履行岗位职责，工作主动、不推诿、作风踏实，能够合理有效的从事本岗位工作。

3、在实际工作中，能够配合、协调好与供应方和其他相关部门之间的日常工作关系。

4、下达的工作任务无特殊原因需要在规定时间内完成，且保证工作品质。

对于在工作中使用的的设备、仪器、工具必须妥善保管，细心维护，如造成遗失或人为损坏，则按医院规定进行处理。

5、完成领导交办的其他任务。

十、岗位调动或离职

仓库、采购、财务人员岗位调动或离职前，必须办理账目及物料、设备、工具、仪器移交手续；单据移交手续。

要求逐项核对点收，如有短缺，必须限期查清，方可移交。

移交须由其他两方及部门主管人签字确认后方可办理离岗手续。

十一、建帐

仓库应建立仓库帐，做到帐实相符、帐帐相符。

及时做好日常帐簿登记、整理、保管工作，认真做好日、月物资的收、发、存记录工作及账、物的核对工作，保证账面日清月结，账物相符。

十二、劳动纪律

1、上班时间严格遵守劳动纪律、作息时间，不得大声喧哗、玩闹、睡觉、长时间聊天等与工作无关的事。

2、不得擅自离开岗位。

3、严格遵守医院的各项规章制度。

十三、保守医院秘密，爱护医院财产

十四、此规定有不完善之处在实施过程中逐步修改。

此规定解释权归财务，有不明白之处可到财务询问。

达县新桥医院

2012年6月21日

附：

一、流程图

二、样单

1、《物品申购单》、《消耗性物资损失报告单》《循环使用物资损失（报废）报告单》要的时候现做。

2、《入库单》、《出库单》、《收料单》、《发料单》买现成的。

流程图

一、采购入库

二、领用出库

三、退库

1、由于计划变更或取消计划退库

2、循环使用物资退库

3、损失或报废物资退库

四、付款