IT信息系统外购管理程序.docx

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IT信息系统外购管理程序

IT信息系统外购管理程序

1目的

为了规范信息系统的外购业务，确保信息系统满足预定需求，依据相关法律法规和公司内部控制手册，制定本细则。

2适用范围与定义

2.1本细则适用于信息管理部门及相关部门办理信息系统外购业务事宜。

2.2本细则所称信息系统外购，是指公司委托供应商开发或安装调试信息系统。

3引用标准及关联制度

3.1《企业内部控制基本规范》

3.2《企业内部控制应用指引第18号——信息系统》

3.3《ABC公司内部控制手册2012》

3.4《ABC公司招标管理办法》

4职责

4.1信息管理部制定信息发展规划和年度建设计划。

4.2项目责任部门负责联系供应商、监督项目实施、组织验收。

4.3财务部门办理付款和账务处理，参与验收。

5内容、要求与程序

5.1制定信息化建设发展规划和年度项目建议计划

5.1.1根据公司发展战略目标和核心业务，结合信息技术发展和公司实际，信息管理部负责组织制定《股份公司信息化建设发展规划》（主要包括指导思想、基本原则、发展目标、主要任务、措施要求等），在充分征求职能部门、事业部和下属公司意见汇总后，组织专家组对其评审，并根据《专家评审记录》负责组织修改，经信息管理部负责人签署意见、股份公司信息化工作领导小组审批后，纳入公司发展规划，在执行过程中适度调整和完善。

5.1.2各下属公司根据《股份公司信息化建设发展规划》，结合自身生产经营管理的需要，负责编制本单位的信息化建设规划，并报股份公司备案。

5.1.3信息管理部根据《股份公司信息化建设发展规划》和职能部门申报的《项目建议计划》，结合年度计划，编制总部《年度信息化项目建议计划》，经职能部门分管副总审核并签字确认后，报股份公司信息化工作领导小组审查，小组组长签字通过后，纳入股份公司年度预算计划中。

5.2项目可行性研究和评审

5.2.1项目责任部门（单位）负责分析应用系统需求和确定目标后编制《项目需求分析报告》，对总投资超过1000万元的重大项目应编制《项目可行性研究报告》，并由责任部门（单位）负责人签字确认后报送至股份公司信息管理部。

5.2.2信息管理部会同项目责任部门（单位）组织相关单位承担项目可行性研究，对于重大项目应组织专家组对《项目可行性研究报告》进行评审，专家组对项目需求、目标、技术路线、投资与效益、进度、组织落实等提出可行性研究评审意见并签字。

5.3项目立项审批

5.3.1通过可行性研究或评审的股份公司统一建设的信息技术项目，由信息管理部将《项目需求分析报告》或《项目可行性研究报告》以专项报告的形式报股份公司信息化工作领导小组，小组组长签字批准立项，财务部将其列入股份公司年度预算计划。

5.4选择供应商

5.4.1对项目计划金额在100万以上建设项目应按公司《招标管理办法》，通过招标确定供应商。

具体事项由项目责任部门（单位）负责办理

5.4.2项目计划金额在100万以下的，由项目责任部门（单位）负责调查供应商，收集供应商相关资料，审查供应商为本项目提供的解决方案、公司实力、资质条件、服务能力、市场信誉、财务状况、既往成功案例等因素，至少提供三家供应商资料，编制《供应商调查报告》，并附原始资料一并提交信息管理部审核后再送总经理办公会审议，确定供应商。

5.4.3如通过选择成熟软件成品进行安装调试方式购买信息系统，还应编制《软件产品选型分析报告》，随《供应商调查报告》一并提闪总经理办公会审议。

5.4.4在进行软件产品选型时应关注以下方面：

（1）积极听取行业专家的意见。

（2）结合公司行业特点、产品功能、性能、升级、后续服务。

（3）提供软件服务的公司是否熟悉产品、了解公司行业特点、个性化需求、是否成功案例。

5.5合同签订

5.5.1项目责任部门（单位），拟定合同条款，对涉及的工作目标、合作范畴、责任划分、所有权归属、付款方式、违约赔偿及合约期限等问题做出详细说明，并由法律事务部审查合同，按合同管理规定进行会签。

5.5.2合同中付款方式应当约定分期付款，尾款应当在系统运行一段时间并经评估验收后再支付。