CP01体系文件控制程序ISO质量体系文件上册.docx
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CP01体系文件控制程序ISO质量体系文件上册
编号：
CP-01
版号：
C
生效日期：
2020-x-1
体系文件控制程序
批准：
日期：
审核：
日期：
编制：
日期：
修订记录
序
号
文件名
版号
页码
修改
状态
简要修改内容
修改日期
1
体系文件控制程序
C
5、6
0→1
4.1.3.7专业类别号新增QL——清洁
绿化
4.4.4“……审核、修订”后增加“每半月集中处理一次”
2020-X-31
2
公司专用名词
库
/
2
/
新增QL——清洁绿化
2020-X-31
3
体系文件控制
程序
C
7
1→2
新增4.5.3体系文件修订流程图
2020-X-27
4
体系文件修改
申请表
C
1
0→1
增加各专业主管意见
2020-X-27
5
体系文件控制
程序
C
3
2→3
3.1修改为“总经理负责体系文件初版、
改版的批准”
2020-X-14
6
体系文件控制程序
C
5、9
3→4
4.1.3.8有修改
新增4.7可修改的体系文件（电子版本）的发放
2020-X-11
7
可修改的体系
文件申请表
C
1
0
新增表格
2020-X-11
8
公司专用名词
库
/
1～3
/
新增分公司、管理处、管理部
删除机电工程部
2020-X-30
9
体系文件控制程序
C
3～9
4→5
4.1.3.1“GB/T19001:
2000”改为
“GB/T19001:
2020”
4.1.3.8.2增加“XXX—XXX管理处”
4.1.3.8.3增加“XXX—XXX分公司”
5.1“GB/T19001:
2000”改为“GB/T19001:
2020”公司专用名词库增加“XXXXXX分公司”“XXXXXX管理处”“TD土地管理”
2020-X-22
10
体系文件控制程序
C
5～
11
5→6
（1）4.1.3.7增加“TD——土地管理”
（2）4.1.3.8.2增加“XXX——XXX事业部”
（3）4.1.3.8.2“XXX管理处”改成“涿州航信产业园管理处”
（4）4.1.3.8.2增加“XXX——XXX汇川行政中心管理处
HG——遵义海珠广场管理处
JX——XXX金叶馨苑管理处
XXX——XXX中级法院管理处
XXX——XXX学院管理处
2020-X-9
XXXHY——XXX环翠花苑管理处
XXX——XXX一方城管理处
XXX——XXX航行国际广场管理处”
（5）增加“4.1.3.8.4子公司
XXX——XXX科技公司”
（6）4.2.1“品质主管编制《体系文件发放清单》，经管理者代表批准后，将体系文件的相应部分发放给接收人员。
接收人员需在发放清单上签字，并作为责任人妥善保管领用的体系文件。
”改为“品质主管编制《体系文件发放清单》，经管理者代表批准后，将体系文件的相应部分电子版通过公司OA系统发放给接收人员。
接收人员作为责任人及时更新、妥善保管收到的体系文件。
”
（7）4.5.2“品质主管要保证修改部分的
所有使用者拥有最新有效版本，并将原版本收回。
”改为“品质主管要将修改部分电子版通过公司OA系统发放至相关部处分公司文件接收人员，文件接收人员按照通知删除相应的旧版文件，替换成新修改的文件，并负责将文件修改内容传达到本部处、分公司相关人员。
”
（8）4.6.1“管理者代表有权决定体系文
件是否作废，但需保留一份打印版本的原文件。
”改为“体系文件修改申请经管理者代表批准后，由品质主管负责更新、发放新文件，对应的旧文件自动作废，相关部处、分公司接收人员收到新文件后，删除旧文件。
”
4.6.2“品质主管负责作废体系文件的粉
碎处理，若需保留时，须加盖作废章。
”改为“如需保留作废的体系文件，纸质文件需加盖作废章，电子版文件须在文件名后加注‘作废’。
”
8
公司专用名词库
/
1～4
/
增加“XXX——XXX事业部”、“XXX——遵
义汇川行政中心管理处”、“HG——XXX海珠广场管理处”、“JX——XXX金叶馨苑管理处”、“XXX——XXX中级法院管理处”、“XXX——XXX学院管理处”、“XXXHY——XXX环翠花苑管理处”、“XXX——XXX一方城管理处”、“XXX—
—XXX广场管理处”、“XXX—
—XXX科技公司”，“XXX管理处”改成“涿州航信产业园管理处”
2020-X-9
10
体系文件控制程序
C
5～
11
5→6
4.1.3.7增加“FS——分公司（分支机构）
管理XM——项目管理”
4.1.3.8.1增加“XXX——XXX事业部
XXX——XXX事业部”
4.1.3.8.2增加“XXX——XXX分公司”、删除“NJF——南京分公司”、“XXX——XXX分公司”
4.1.3.8.4增加“XXX——XXX管理处MT
——XXX管理处XXX——XXX大厦顾问项目XXX——XXX管理处XXX—
—XXX管理处CX——XXX创新创业广场管理处XXX——XXX高新区管委会”、删除“XXXHY——环翠花苑管理处”
2020-X-27
11
公司专用名词库
/
1～4
/
增加“FS——分公司（分支机构）管理
XM——项目管理”增加“XXX——XXX事业部XXX—
—XXX事业部”增加“XXX——XXX分公司”、删除“NJF
——南京分公司”、“XXX——XXX分公司”
增加“XXX——XXX管理处MT——XXX管理处XXX——XXX大厦顾问项目XXX—
—XXX管理处XXX——海宁名力尚府管理处CX——XXX创新创业广场管理处XXX——XXX高新区管委会”、删除“XXXHY——环翠花苑管理处”
2020-X-27
1目的
对体系文件从编制到作废的全过程进行控制，确保体系文件的使用者得到适用文件的有关版本，并为体系有效运行提供证据。
2范围适用于以下体系文件：
管理手册、控制程序、工作规程、记录表格。
3职责
3.1总经理负责体系文件初版、改版的批准。
3.2管理者代表负责体系文件的编制、发放、执行、修订、废止和评审。
3.3品质主管协助管理者代表工作，并负责对体系文件的培训、保管、借阅与回收等管理工作。
3.4公司全员参与体系文件从编制到废止的全过程。
各部门、管理处（简称部处）根据工作需要，依据文件发放清单得到相应体系文件，妥善保管并严格执行。
3.5公司全员均有责任和义务对体系文件执行过程中的需改善、改进之处提出修订建议。
3.6品质主管负责体系文件版本的控制以及各部处体系文件使用、管理状况的监督检查。
3.7各部处根据控制程序和工作规程的要求，由责任人准确填写相关记录表格，定期整理归档，负责存放保管及必要时的检索查验。
4程序
4.1体系文件的编制
4.1.1体系文件的编制、审批
4.1.1.1管理手册由管理者代表组织编制审核，总经理批准。
4.1.1.2控制程序、工作规程、记录表格由相关部处负责人组织编制，品质主管初审，管理者代表审核，总经理批准。
4.1.1.3记录表格根据各级文件的要求编制，尽量简化，但最基本的内容不可遗漏，如：
记录内容、记录人、记录时间等；记录表格尽量综合利用，减少表格总体数量。
4.1.2体系文件的格式
4.1.2.1页面设置：
上下的页边距均为2.54厘米，页左边距均为2.5厘米，页右边距为1.5厘米。
4.1.2.2封面格式见本程序首页。
4.1.2.3内容页格式如下：
中文用小四号宋体，英文及数字用小四号TimesNewRoman，段落间距为1.5倍行距。
4.1.2.4修改状态用1位阿拉伯数字表示，0、1、2……表示修改内容所在页码的修改状态。
4.1.2.5版号用英文字母表示，整个文件的版本号用A、B、C……表示，如修改状态累计为5，则该文件换版。
4.1.2.6纸张用A4纸（特殊情况可加大）。
4.1.3体系文件的内容
4.1.3.1管理手册按GB/T19001-2020、GB/T24001-2004、GB/T28001-2001标准规定的内容和实际工作需要编写。
4.1.3.2控制程序按以下顺序编写：
4.1.3.2.1目的
4.1.3.2.2范围
4.1.3.2.3职责
4.1.3.2.4程序
4.1.3.2.5相关文件与记录表格
4.1.3.2.5.1相关文件第一项为该文件采用了三个标准的哪个具体条款。
4.1.3.2.5.2所有在该控制程序中提及的文件均需在相关文件中列明。
4.1.3.2.5.3记录表格只需列出该控制程序配套并提及的表格。
4.1.3.3工作规程按照实际工作流程编写，但在规程末应有相关文件和记录表格栏。
4.1.3.4层次编号详见GB/T1.1-2000《标准化工作导则第1部分：
标准的结构和编写规则》。
4.1.3.5文件编号
4.1.3.5.1控制程序的编号
CP（ControllingProgram）-□□（顺序号，从01开始依次排列）
4.1.3.5.2工作规程的编号
WI（WorkingInstruction）-□□（专业类别号）-□□（顺序号，从01开始依次排列）-
□□（部处代码）
4.1.3.6记录表格的编号
4.1.3.6.1控制程序配套表格的编号
CP-□□（顺序号，从01开始依次排列）/□□（表格顺序号，从01开始依次排列）
4.1.3.6.2工作规程配套表格的编号
WI-□□（专业类别号）-□□（顺序号）/□□（表格顺序号）-□□（部处代码）
4.1.3.7专业类别号
DA——档案管理JT——经营拓展HP——合同评审HJ——环境因素WX——危险源RL——人力资源管理JX——绩效考核PX——培训XZ——行政管理KF——客户服务WL——物料供应GG——工程管理ZA——治安管理YW——工程运行维保ZX——物业装修管理
CW——财务XF——消防管理JK——紧急情况QL——清洁绿化
TD——土地管理FS——分公司（分支机构）管理XM——项目管理
4.1.3.8部处代码
4.1.3.8.1职能部门
JLB——经理部CWB——财务部JYB——经营拓展部GLB——管理部
XXX——XXX事业部XXX——XXX事业部XXX——XXX事业部
4.1.3.8.2分公司
XXX——XXX分公司XXX——XXX分公司XXX——XXX分公司
XXX——XXX分公司XXX——XXX分公司XXX——XXX分公司
4.1.3.8.3子公司
XXX——XXX科技公司
4.1.3.8.4管理处
XXX——XXX大厦管理处XXX——XXX管理处
XXX——XXX管理处XXX——XXX管理处XXX——XXX管理处
XXX——XXX管理处XXX——XXX管理处XXX——XXX管理处
XXX——XXX大厦顾问项目XXX——XXX汇川行政中心管理处
XXX——XXX管理处XXX——XXX中级法院管理处XXX——XXXXXX大厦管理处XXX——XXX学院管理处XXX——XXX广场管理处
XXX——XXX一方城管理处XXX——XXX管理处
XXX——XXX管理处
XXX——XXX航信产业园管理处
CX——XXX创新创业广场管理处
XXX——XXX高新区管委会
4.2
体系文件的发放与保存
4.2.1品质主管编制《体系文件发放清单》，经管理者代表批准后，将体系文件的相应部分电
子版通过公司OA系统发放给接收人员。
接收人员作为责任人及时更新、妥善保管收到的体系文件。
4.2.2文件发放时必须在文件每页的右上方（表格除外）加盖红色“受控文件”印章。
4.2.3受控章格式（长4.5cm×宽2.5cm）。
xxx有限公司
受控文件
4.2.4各部处形成的记录（包括采用电子媒体的记录）按《档案控制程序》规定的期限在部
处本地进行保存、归档。
4.2.5以天为单位形成的记录按月整理装订，其他按季或年整理装订。
4.3体系文件的使用、借阅与培训
4.3.1公司体系文件均以盖有受控章为有效。
4.3.2《体系文件发放清单》中的接收人员，应带领所辖全员按所发放文件的规定和要求严格执行。
4.3.3记录应填写在有效版本上，填写力求字迹清楚、真实准确、内容完整，不能使用铅笔、红色笔填写。
4.3.4不得随意涂改记录。
如需修改，不得用修正液，改完后，加盖修改人印章或签名，并注明日期。
4.3.5记录表格不能空项，无内容时划“杠线”。
4.3.6各部处通过培训，使记录表格的使用者能够准确地填写。
4.3.7公司体系文件原则上不外借，特殊情况须总经理批准。
外借体系文件只能由品质主管办理，且应知会借用者，所借体系文件为非受控文件，不能保证其适用性和符合性，不承担参照执行的相关责任和后果。
体系文件的可改动电子版本严禁外借。
4.3.8品质主管按照《培训控制程序》要求对公司全员进行体系文件培训时，应将本控制程序的培训列为重要培训内容。
4.4体系文件的评审
4.4.1内审时，审核组长在内审报告中要对被审核部处相关体系文件自身及其执行情况进行审核，判断其符合性和适用性，管理者代表根据报告酌定体系修订的必要性和适当时机（详见《内部审核控制程序》）。
4.4.2外审时，外审员在外审报告中要对公司体系文件整体进行评审，评定其符合性和适用性，管理者代表根据报告酌定体系修订的必要性和适当时机。
4.4.3体系文件的全面评审是公司年度管理评审的重点之一。
管理者代表汇总内外审报告和公司体系执行状况，形成报告提交总经理，作为管理评审的基础资料。
（详见《管理评审控制程序》）。
4.5体系文件的修订
4.5.1公司全员在执行体系文件的过程中，均有责任和义务对文件需改善、改进之处提出修改建议，经本部处领导批准后汇总至品质主管处审核、修订（每半月集中处理一次），再经管理者代表批准《体系文件修改申请表》后责成品质主管具体实施。
4.5.2品质主管要将修改部分电子版通过公司OA系统发放至相关部处分公司文件接收人员，文件接收人员按照通知删除相应的旧版文件，替换成新修改的文件，并负责将文件修改内容传达到本部处、分公司相关人员。
4.5.3详见以下流程图：
流程工作内容职责时间节点
申请各部处提出申请填写《体系文件修改申
请表》否
确认各部处负责人确认修改内容并签名
是
接收品质主管接收《体系文件修改申请表》，双方做好签收记录。
（第一天）需时：
一天
审核1、品质主管初步审核
2、如有需要应交各专
业主管审核，并做好签收记录。
品质主管：
1、无别字、语句顺畅；
2、与本管理处实际情况基本符合。
各专业主管：
符合专业要求
品质主管
需时：
两天
各专业主管需时：
三天
管理者代表终审否
批准
需时：
三天
是
修订并发放
品质主管修订文件并
给相关人员发放受控文件（电子版本）
需时：
一天
（合计十天）
4.6体系文件的作废
4.6.1体系文件修改申请经管理者代表批准后，由品质主管负责更新、发放新文件，对应的旧文件自动作废，相关部处、分公司接收人员收到新文件后，删除旧文件。
4.6.2如需保留作废的体系文件，纸质文件需加盖作废章，电子版文件须在文件名后加注“作
废”。
4.6.3作废章格式（长4.5cm×宽2.5cm）。
xxx有限公司
作废文件
4.7可修改的体系文件（电子版本）的发放
4.7.1一级文件（管理手册）和二级文件（控制程序）统一由总公司品质主管负责修订，各部处、分公司只能持有不可修改的一、二级文件。
4.7.2各管理处、分公司需建立、修订、使用三级文件（工作规程）和四级文件（工作规程配套表格），由品质专员向总公司提出需求申请。
4.7.3可修改的体系文件（电子版本）申请流程：
各管理处、分公司品质专员→各管理处、分公司负责人→总公司品质主管→管理者代表。
管理者代表批准后由总公司品质主管发放给各管理处、分公司品质专员。
4.7.4申请表格使用《可修改的体系文件申请表》，并通过OA串发的方式传递，串发流程按申请流程建立，即各管理处、分公司品质专员→各管理处、分公司负责人→总公司品质主管→管理者代表。
5相关文件与记录表格
5.1GB/T19001-20204.2.34.2.4、GB/T24001-20044.4.54.5.3、GB/T28001-2001
4.4.54.5.3
5.2管理手册2.2
5.3GB/T1.1-2000《标准化工作导则第1部分：
标准的结构和编写规则》
5.4档案管理控制程序CP-02
5.5培训控制程序CP-10
5.6内部审核控制程序CP-28
5.7管理评审控制程序CP-30
5.8体系文件发放清单CP-01/01
5.9体系文件修改申请表CP-01/02
5.10可修改的体系文件申请表CP-01/03
A
AG
安管、车辆管理
XXX
XXX管理处
B
部处
职能部门、管理处
C
XXX
XXX分公司
CP
控制程序（ControllingProgram）
CW
财务
CWB
财务部
CX
XXX创新创业广场管理处
D
DA
档案管理
F
FS
分公司（分支机构）管理
G
GG
工程管理
GLB
管理部
XXX
XXX学院管理处
XXX
XXX高新区管委会
XXX
XXX分公司
顾问
是指公司成立顾问工作组，负责指导项目的物业管理机构的日常运作，提
出专业的物业管理顾问建议，不承担项目经营管理责任
顾问工作组
指公司派驻顾问项目的全体顾问人员，顾问工作组一般由顾问经理和专业
顾问组成
顾问经理
顾问工作组的负责人
H
XXX
XXX分公司
XXX
XXX汇川行政中心管理处
HJ
环境因素
HP
合同评审
XXX
大厦管理处
XXX
XXX广场管理处
XXX
XXX综合楼管理处
J
JK
紧急情况
XXX
XXX大厦顾问项目
XXXB
经理部
JT
经营拓展
JX
绩效考核
JY
XXX金叶馨苑管理处
JYB
经营拓展部
K
KF
客户服务
XXX
XXX管理处
L
XXX
XXX科技公司
M
XXX
XXX管理处
MT
XXX管理处
N
NS
内部审核
P
PX
培训
Q
全委
是指公司组建项目管理处，直接负责项目的日常物业管理工作，并承担项
目的物业管理责任
XXX
XXX管理处
QL
清洁绿化
XXX
XXX管理处
R
RL
人力资源管理
S
XXX
XXX管理处
三位一体管理体
系
质量、环境、职业健康安全管理体系
T
TD
土地管理
XXX
XXX事业部
XXX
XXX事业部
XXX
XXX事业部
W
XXX
XXX分公司
WI
工作规程（WorkingInstruction）
WL
物料供应
WX
危险源
XXX
XXX分公司
X
XF
消防管理
XM
项目管理
XZ
行政管理
项目管理机构
指负责项目日常物业管理的管理处等
项目合作方
指公司全委或顾问项目的建设单位、管理公司或产权人
项目经理
指全委项目的项目负责人
Y
XXX
XXX一方城管理处
XXX
XXX管理处
YW
工程运行维保
业户
业主与物业使用人
Z
ZA
治安管理
ZH
综合管理
XXX
XXX中级法院管理处
ZX
物业装修管理
XXX
XXX分公司
ZYXXX
XXXXXX大厦管理处
XXX
XXX航信产业园管理处
XXX
XXX分公司
制服
有规定式样的服装
专家组
指由公司各部门资深专业人员组成的，对公司全委和顾问项目提供技术支
持的团体
专业顾问
指顾问工作组中负责工程、安全、客服、品质、环境等某一个或几个专业
的顾问人员。
序号
文件名
接收部处
接收人
编制：
审核：
批准：
日期：
文件名
文件编号
申请部处
申请人
日期
部处负责人
日期
修订内容
交表人/时间
接收人/时间
各专业主管意见：
审核
批准
申请部处、分公司
品质专员
日期
需求内容
（需列明文件名、文件编号、版号、修改状态）
部处、分公司负责人
日期
审核
（品质主管）
批准
（管理者代表）
升级会员 