黄埔水闸工程档案资料整编分类实施细则.docx
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黄埔水闸工程档案资料整编分类实施细则
广州市黄埔区长洲岛新担涌水闸工程
档案资料整编分类实施细则
二0一三年
广州市黄埔区长洲岛新担涌水闸工程
档案资料整编分类实施细则
一、工程概况
广州市黄浦区长洲岛新担涌水闸工程施工I标项目位于广州市黄浦区长洲岛新担涌，长洲岛位于黄浦区西南部，属广州珠江河道的半岛，位于珠江水系下游出口处，长洲岛行政区面积12.6km2，其中陆地面积7.12km2，新担涌位于长洲岛中部，将长洲岛分成深井社区和长洲社区，新担涌动南出口接新造水道，西北出口接珠江后航道，目前两端河口均无闸，河涌直接与珠江水系相通，随之潮涨潮落。
二、编制目的
为了加强和细化项目工程档案资料的规范整理工作，根据国家和水利部、珠委有关工程档案管理规范要求和整编分类细则，按照工程档案分类大纲的体系结构，结合广州市黄埔区长洲岛新担涌水闸工程的实际情况，编制本分类实施细则，旨在为广州市黄埔区长洲岛新担涌水闸工程档案资料整理分类的具体操作及工程竣工验收提供有利条件，为以后工程的运行、管理和维护奠定基础。
本分类实施细则是广州市黄埔区长洲岛新担涌水闸工程各参建单位进行档案资料收集、整编、归档工作的主要依据之一。
三、编制依据和原则
（一）编制依据
1.国家档案局：
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）
2.国家质量技术监督局：
《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T1182-2000）
3.水利部：
《水利工程建设项目档案管理规定》（水办[2005]480号）
4.水利部：
《水利工程建设项目档案验收管理办法》（水办[2008]366号）
（二）编制原则
1.文件材料归档的确定原则
凡是纪录和反映广州市黄埔区长洲岛新担涌水闸工程建设管理过程，包括从项目提出、可行性研究、勘测设计、招（投）标、施工、监理到验收（包括分部工程验收、单位工程验收、合同工程验收、阶段验收、专项验收、竣工验收等各种验收活动）、试运行等过程中形成的、具有保存和利用价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等不同形式与载体的各种历史纪录材料，都应收集并归档保存。
为确保各类应归档文件材料的真实性、准确性，凡应归档文件材料，尤其是施工纪录、隐蔽工程检查验收纪录、质量检查评定以及施工图等材料，均应履行签字手续，以保证图、文与工程实际相符。
2.分类细则的编制原则
本实施细则是以广州市黄埔区长洲岛新担涌水闸工程建设管理过程中产生的全部应归档文件材料为对象，在遵循文件材料自然形成规律和保持文件材料之间有机联系的前提下，紧密结合该工程建设和管理的实际特点编制而成的。
本实施细则的各级类目是根据山东省治淮东调南下续建工程分类大纲及广州市黄埔区长洲岛新担涌水闸工程项目划分及实施情况编制的，并按照逻辑关系进行了微调和排列。
四、文件材料的组卷原则
遵循工程文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系，并便于档案的保管和利用。
五、文件材料的整理要求
为保证工程档案案卷质量的标准化、规范化，各类文件材料的立卷和整编要求一律按照国家质量技术监督局《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T1182-2000）及档案管理办法的补充规定的内容要求进行立卷和整编。
根据国家有关规定，应立卷归档的各类文件材料由其形成的单位分别按照本细则进行收集、整理、立卷和归档。
六、档号结构、模式和标注
（一）档号的组成
广州市黄埔区长洲岛新担涌水闸工程档号由分类号、案卷顺序号和间隔号组成。
（二）分类号的标注
为了揭示本分类细则的体系结构和各级类目的从属与并列的关系，分类号分别采用代字（缩写大写英文字母）和代号（阿拉伯数字1、2、3……）表示。
广州市黄埔区长洲岛新担涌水闸工程项目分类号由广州市黄埔区长洲岛新担涌水闸工程项目名称代码（XXX）和单位工程代号（阿拉伯数字）、广州市黄埔区长洲岛新担涌水闸工程项目归档文件材料大类分类表组成。
分类号各部分代字、代号祥见附表1、2。
（三）案卷顺序号的标注
为了便于工程档案的管理和利用，案卷顺序号采用阿拉伯数字1、2、3……编制流水号。
（四）间隔号的标注
为醒目易读和便于区别分类号上下位类的关系以及识别分类号与案卷号，分类号用“.”隔开，分类号与案卷顺序号之间用“—”隔开。
（五）档号标注示例
例1：
综合类
XXX.ZH—01、02、03…
案卷顺序号
综合管理文件材料
广州市黄埔区长洲岛新担涌水闸工程
说明：
在广州市黄埔区长洲岛新担涌水闸工程建设管理中形成的综合的文件材料归入此类。
例2：
施工类
XXX.01.SG—01、02、03…
案卷流水号
施工类文件材料
第1单位工程
广州市黄埔区长洲岛新担涌水闸工程
例3：
监理类
说明：
（1）根据监理工作实际情况，本分类细则增设监理综合文件材料，代码字母为ZH，属于单位工程的监理材料标注其单位工程代号。
（2）广州市黄埔区长洲岛新担涌水闸工程监理1标标注为JL1；监理2标标注为JL2。
FYRS.01.JL1—01、02、03…
案卷流水号
第一监理标段
监理类文件材料
单位工程代号（监理综合标注ZH）
广州市黄埔区长洲岛新担涌水闸工程
七、声像载体档案的分类编号
（一）声像载体档案主要包括照片（01）、录音带（02）、录象带（03）、幻灯片（04）、光盘（05）、计算机软盘（06）等不同载体的文件材料。
它与纸质载体的文件材料同为工程档案的重要组成部分，要与工程进程和纸质档案同步收集归档。
（二）声像档案的形成和反映的内容、作用是纸质档案的另一种表现形式，按照国家有关规定另行排列放置。
（三）广州市黄埔区长洲岛新担涌水闸工程声像档案由分类号、保管单位号、间隔号组成。
声像档案档号的模式为：
广州市黄埔区长洲岛新担涌水闸工程声像档案档号=分类号（广州市黄埔区长洲岛新担涌水闸工程项目名称代码+声像载体档案代号）+保管单位号+间隔号
保管单位依不同载体而定，可以是卷、册、盒，也可以是张、件。
保管单位号依载体代号编流水。
举例：
XXX.SX.01—01、02、03…
保管单位流水号
照片代号
声像档案代码
广州市黄埔区长洲岛新担涌水闸工程
（四）广州市黄埔区长洲岛新担涌水闸工程声像载体档案分类代码代号见下表。
广州市黄埔区长洲岛新担涌水闸工程声像载体档案分类代码代号表
工程代码
工程名称
声像档案代码
声像档案名称
声像档案
代号
XXX
广州市黄埔区长洲岛新担涌水闸
SX
照片
01
录音带
02
录像带
03
幻灯片
04
光盘
05
磁盘
06
影视胶片
07
缩微胶片
08
附表1：
广州市黄埔区长洲岛新担涌水闸工程项目名称代码代号表
附表2：
广州市黄埔区长洲岛新担涌水闸工程项目归档文件材料大类分类表
附表1
广州市黄埔区长洲岛新担涌水闸工程项目名称代码代号表
名称缩写
项目名称
代号
单位工程名称
备注
XXX
广州市黄埔区长洲岛新担涌水闸
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
附表2
广州市黄埔区长洲岛新担涌水闸工程项目
归档文件材料大类分类表
（含归档范围和保管期限）
代码
类目名称
归档文件材料
保管
期限
ZH
综合管理
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
建设管理制度、规定、办法等文件
机构成立、人员任命（聘用）等
工程开工报告、批复、奠基等材料
有关工程建设计划、实施计划和调整计划
各类合同、协议及意向书
领导、指导性文件材料
有关工程建设的重要决议、决定、各类会议材料
工程建设大事记
有关投资、进度、质量、安全、合同等控制文件材料
重大事件、事故声像材料（另行排列、放置）
防汛、度汛方案等文件材料
质量安全、文明工地建设
项目法人在工程建设管理方面与有关单位的重要来往文件
工程建设管理来往文件材料
工程建设统计、审计材料
简报信息（含宣传工作）
档案检索、移交等
其他
永久
永久
永久
永久
长期
永久
永久
永久
长期
永久
永久
长期
永久
长期
永久
长期
永久
QQ
前期工作
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
勘测设计任务书、报批文件及审批文件
项目建议书、可行性研究报告及报批、审批文件
项目环境影响评价、水土保持方案等专项报告、批复文件
项目初步设计及报批、审批文件
施工图设计文件（技术设计文件）及审批文件
重大设计变更及审批文件
环保、安全监测设计文件
工程项目划分文件材料
其他
永久
永久
永久
永久
长期
永久
永久
永久
YM
移民迁占
1.
2.
3.
4.
移民征地申请、征地批准文件及红线图（含土地使用证）、行政区域图、坐标图
移民规划、安置、建设许可证
移民拆迁及补偿及实施方案和相关的批准文件
其他
永久
永久
永久
代码
类目名称
归档文件材料
保管
期限
ZB
招标投标
1.
2.
3.
4.
5.
工程招标文件、招标修改文件、招标补遗及答疑文件
投标书、资质资料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件
开标、评标会议文件及中标通知书
声像材料和电子文件（另行排列）
其他
长期
永久
长期
.
SG
施工
1.
2.
3.
4.
5
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23
24
.25
26
工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
施工计划、技术、工艺、安全措施等施工组织设计报批及审核文件
建筑原材料询价、出厂证明、质量鉴定、复验单及试验报告
设备材料、零部件的出厂证明（合格证）、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等
设计变更通知、工程更改洽商单
施工定位测量、复核记录
施工放样记录及有关材料
地质勘探和土（岩）试验报告
基础处理、基础工程施工、桩基工程地基验槽记录
设备及管线焊接试验记录、报告，施工检验、探伤记录
工程或设备与设施强度、密闭性试验记录、报告
隐蔽工程验收记录
各类设备、电气、仪表的施工安装记录，质量检查、检验、评定材料
材料、设备明细表及检验、交接记录
电器装置操作、联动记录
工程质量检查自评材料
施工技术总结
施工预算、决算
事故及缺陷处理报告等相关材料
设备及管线施工中间交工验收记录及相关材料
反映工程建设原貌及建设过程中重要阶段或事件的声像材料（另行排列、放置）
施工大事记
施工记录及施工日志
施工环境监测材料
水土保持监测材料
其他
长期
长期
长期
长期
永久
永久
永久
永久
永久
永久
长期
永久
长期
长期
长期
永久
长期
长期
长期
永久
永久
长期
长期
长期
长期
代码
类目名称
归档文件材料
保管
期限
JL
监理
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
监理合同协议，监理大纲，监理规划、细则、采购方案、监造计划及批复文件
设备材料审核文件
施工进度、延长工期、索赔及付款报审材料
开（停、复、返）工令、许可证等
监理通知，协调会审纪要，监理工程师指令、指示，来往信函
工程材料监理检查、复检、实验记录、报告
监理日志、监理周（月、季度、年）报、备忘录
各项控制、测量成果及复核文件
质量检测、抽查结果
施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故等报告
工程进度计划实施的分析、统计文件
变更价格审查、支付审批、索赔处理文件
单元工程检查及开工（开仓）签证，工程分部分项质量认证、评估
主要材料及工程投资计划、完成报表
设备采购市场调查、考察报告
设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验、分包单位资格报审表
原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告
会议纪要
监理工程师通知单、监理工作联系单
有关设备质量事故处理及索赔文件
设备验收、交接文件，支付证书和设备制造结算审核文件
设备采购、监造工作总结
监理工作声像材料（另行排列、放置）
其他
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
JC
检测
1.
2.
3.
4.
5.
工程质量检测合同
工程质量检测实施方案
工程质量检测成果（报表）
检测工作声像材料（另行排列、放置）
其他
长期
长期
长期
代码
类目名称
归档文件材料
保管
期限
JG
.
竣工验收
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
各阶段检查、验收报告和结论及相关文件材料
竣工图
工程验收申请报告及批复
工程建设管理工作报告
工程设计工作报告
工程施工管理工作报告
工程监理工作报告
工程运行管理工作报告
工程质量检测报告
工程建设质量与安全监督报告
工程建设声像材料
工程审计文件材料、决算报告
环保、档案、消防、人防、水土保持等专项验收的请示、批复文件
环保、档案、消防、人防、水土保持等专项验收意见
工程竣工验收鉴定书及验收委员签字表
竣工验收会议其他重要文件材料及记载验收会议主要情况的声像材料
项目评优报奖申报材料、批准文件及证书
交付使用的固定资产、流动资产、无形资产等清册和交接凭证
其他
永久
永久
永久
永久
永久
永久
永久
永久
永久
永久
永久
永久
永久
永久
永久
永久
永久
永久
永久
SB
设备
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
工艺说明、规程、路线、试验、技术总结
产品检验、包装、工装图、检测记录
设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等
设备、材料出厂质量合格证明、装箱单、工具单，备品备件单
设备、材料开箱检验记录及索赔文件等材料
设备、材料的防腐、保护措施等文件材料
设备图纸、零部件目录
设备测试、验收记录
设备安装调试记录、测定数据、性能测定
声像档案材料（另行排列、放置）
其他
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
SY
试验研究
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
开题报告、任务书、批准书
协议书、委托书、合同
研究方案、计划、调查研究报告
实验记录、图表、试验分析、计算、整理数据
阶段报告、科研报告、技术鉴定
成果申报、鉴定、审批及推广应用材料
声像档案材料（另行排列、放置）
其他
永久
永久
永久
永久
永久
永久
永久
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