电子公文效率统计功能设计研究.docx
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电子公文效率统计功能设计研究
电子公文效率统计功能设计研究
中国五矿办公厅
随着网络办公平台的迅速普及，电子公文系统取代纸质公文人工流转已成为一大趋势。
然而不论信息技术多么先进，电子公文处理的每一环节均需要人的参与，如果不作统计督查，积压、滞办现象仍然很难避免，从而大大影响公文电子化带来的效率提升。
当前市场上流行的商业网络办公平台对电子公文办理流程关注颇多，而对电子公文办理效率统计分析功能却鲜有研究，本文结合公司近年来电子公文系统运营实践，对如何在电子公文系统中实现公文效率的统计功能进行探讨，以完善现有的网络办公平台。
一、衡量标准的选择
从管理角度来讲，公司的公文处理效率很大程度上取决于各个内设部门的办理效率，部门的办理效率又可以从两个方面分析：
一是按领导批示承办公文的效率，二是对其他部门来文出具会签意见的效率。
本文以会签效率为例对公文效率的统计分析功能进行讨论。
会签效率指标具有以下三个特点：
（一）具有代表性。
在处理公文的工作实践中，我们发现会签效率直接关系到公文流传的整体效率。
我们对公司电子公文管理系统2008年处理的全部2040份公文进行了统计，在以主办单位签报为起点、以办公厅签退为终点的整个公文流转时间中，会签时间平均占到了63%。
会签效率是影响并集中反映公文效率的一项重要因素。
（二）可量化。
我们将会签效率量化为平均会签时间、效率指数、同文效率指数、逾期率等指标（下文中将详细介绍），以数字的形式呈现出来，一目了然，有利于横向（不同的办文单位）和纵向（不同的时间段）的比较。
（三）可将责任落实到办文单位。
用来衡量会签效率的指标可以针对不同的办文单位，表现某一特定单位办理公文的效率。
借助这些指标，我们能够就公文效率对各办文单位进行评比和考核。
通过横向数据的比较，将责任落实到具体的办文单位，找到提高办文效率的薄弱环节，准确把握工作的着力点。
二、指标的设定
会签效率表现为会签速度的快慢，因此，其最直接的量化指标就是会签时间，即某部门会签一份公文消耗的时间。
此外，为了便于横向比较，我们也设定了一些由会签时间衍生出来的其他指标。
（一）平均会签时间
平均会签时间是某一时间段内某办文单位会签所有公文的平均时间，用以衡量特定时间段内特定单位的办文效率。
在系统中设定某办文单位的平均会签时间为该单位会签公文所用全部时间与其会签公文总数的比值。
可以表示为：
其中，ATi是i单位的平均会签时间，tj是其办理第j份公文所用的时间，mi是其会签公文的总数。
平均会签时间越短，表示办文效率越高。
（二）效率指数
效率指数是为了便于在各办文单位之间进行横向比较，以平均会签时间为基础设计出的一项指标。
我们将它设为在某一时间段内全公司所有公文平均会签时间与某单位平均会签时间的比值。
可以表示为：
其中，Ei是i单位的效率指数，AT全是全公司所有公文的平均会签时间，ATi是i单位的平均会签时间。
当某单位的效率指数大于1时，该单位的平均会签时间小于全公司所有公文平均会签时间，会签效率高于全公司的平均水平；当它小于1时，该单位的平均会签时间大于全公司所有公文平均会签时间，会签效率低于全公司的平均水平；当它等于1时，该单位的平均会签时间与全公司所有公文平均会签时间相等，会签效率与全公司的平均水平持平。
也就是说，效率指数越高，说明该单位的公文会签效率越高。
应当注意的是，此处的全公司平均会签时间AT全是全公司所有公文在一个办文单位完成一次会签所用的平均时间，并非各办文单位平均会签时间的算术平均数，而应进行加权。
各单位会签公文的数量并不相同，会签公文多的单位对全公司会签效率有更大的影响力。
因此，全公司平均会签时间可以表示为：
其中，T全是全公司会签所有公文所用的时间，mi是第i个单位会签公文的总数，共有n个单位。
（三）同文效率指数
公文内容各不相同，所需的办理时间也自然存在差异。
因此，平均会签时间和效率指数虽然是衡量办文效率最简捷的指标，但却没有考虑到公文内容的差异对于会签时间的客观影响。
例如，一项重大投资项目的请示所需的会签时间自然要比一项预算内小额固定资产购置的请示所需的要多。
考虑到公文内容的差异，我们设定一项排除了其对会签时间影响的指标——同文效率指数。
它旨在更为准确地表现不同办文单位会签同一件公文时的效率差异。
某单位会签某文的同文效率指数是会签该文的所有单位平均会签时间与该单位会签时间的比值，可以表示为：
其中，Eij同是i单位在会签j文时的同文效率指数，ATj同是会签j文的所有单位的平均会签时间，nj是会签j文的单位数量，tij是i单位会签j文所用时间。
例如，某公司企划部、财务部、投资部三个部门会签同一份公文，会签时间分别为a、b、c天，三部门的同文效率指数就分别为：
与上文中的效率指数类似，当同文效率指数大于1时，该单位的会签效率高于所有会签单位的平均水平；当小于1时，该单位的会签效率低于所有会签单位的平均水平；当等于1时，该单位的会签效率与所有会签单位的平均水平持平。
也就是说，某单位同文效率指数越高，表示会签某文时在所有会签单位中其效率越高。
当办文单位间有多份共同会签的公文时，我们可以取某单位会签各文时的同文效率指数的平均数作为其同文效率指数。
由于样本数量增加，这一指标更能客观反映这一单位共同办文时的一般效率水平。
例如，几个单位共同会签了m同份公文，i单位的同文效率指数可以表示为：
（四）逾期数、逾期率
为保证公文能够在较为确定的时间内完成流转，一般都会对会签设定时限。
例如，根据缓急不同可设定会签时限为：
平件5天、急件3天、特急件1天。
以此为依据，我们设计了逾期数和逾期率两项指标。
逾期数侧重于表现超过会签时限的次数的绝对水平。
由于各单位会签公文数量是有差异的，逾期率更有利于进行横向比较。
这两项指标越高，表明会签的效率越低。
（五）效率改善率
为了进行纵向比较，统计会签效率随时间变化的情况，我们设定效率改善率指标。
效率改善率就是某单位在某一时间段内年均（或季度、或月）效率指数增长率。
其中，δEi为效率改善率，n为统计期间内的期数，Ei期初为期初的效率指数，Ei期末为期末的效率指数。
例如，某单位i在第一年的效率指数为p，在第n年的效率指数为q，那么，它在这n年间年均的效率改善率就是：
当效率改善率为正时，表示在这一时间段内会签效率有所改善，其绝对值越大，改善幅度越大；当效率指数为负时，表示在这一时间段内会签效率有所下滑，其绝对值越大，下滑幅度越大。
三、功能的开发
以设定各项统计指标为基础，可在电子公文系统中对公文效率统计功能进行开发。
下图就是OA系统中公文管理模块下效率统计功能的入口界面。
如下图所示，进入效率统计模块后，可以选择按年、月或特定时间段进行统计。
以2008年为例（以下数据均为虚拟），按照设定的指标公式，系统自动计算出某公司各指标的数值并生成下表进行展示，大部分统计功能的实现均以下表中的数据为基础，并由此自动生成柱状图。
部门
办公厅
人事部
企划部
财务部
投资部
党办
收到总数
347
443
198
422
120
13
会签总数
347
443
198
422
120
13
平均会签时间
0.7
1.5
1.4
0.9
0.6
2.4
效率指数
1.6
0.7
0.8
1.2
1.8
0.5
逾期数
6
7
4
4
0
1
逾期率
2%
2%
2%
1%
0%
8%
部门
工会
纪检
监察部
审计部
法律部
信息部
……
收到总数
16
15
16
262
22
……
会签总数
16
15
16
262
22
……
平均会签时间
2
0.7
0.5
1.2
0.9
……
效率指数
0.6
1.6
2.2
0.9
1.2
……
逾期数
1
0
0
8
1
……
逾期率
6%
0%
0%
3%
5%
……
（一）平均会签时间和效率指数的比较
平均会签时间和效率指数最简单地表现了最易理解的办文效率。
系统会自动生成各单位2008年的会签效率指标如下图。
依据图表，我们可以看出该年审计部的平均会签时间最短，效率指数最高，说明它具备最高的会签效率。
（二）同文效率指数的比较
同文效率指数表现不同办文单位会签相同公文时的效率。
该指数适用于比较工作协同密切、共同会签公文多的单位的会签效率。
假如，2008年企划部、财务部、投资部共同会签的35份公文中，系统将自动生成三部门同文效率指数的柱状图。
其中，同文效率指数取的是35份公文的平均值。
从中可以看出，投资部的会签效率较高。
（三）逾期提示
根据系统设计，当某单位的会签时间超过规定期限时，系统将向该单位的公文管理员发出提示，提醒其抓紧办理。
同时，系统可以自动生成指定时间段内的各单位逾期数和逾期率的柱状折线图。
上图是系统生成的2008年各单位逾期数和逾期率柱状-折线图。
可以看出，逾期数和逾期率的指示并非完全一致的，例如，党办、工会虽然逾期数很少，但由于其会签公文总数也很少，所以逾期率有可能很高。
（四）纵向比较
以上三项功能都是为进行横向比较而开发的，系统也可以帮助我们以效率改善率为基础进行纵向比较。
下图就是系统生成的2005-2008年效率指数年均增长率柱状图。
从中可以看出，大部分单位的效率指数年均增长率为正，表明其会签效率在三年中有所改善；有三个单位的年均增长率为负，表明会签效率在三年中出现了下滑。
（五）其他功能
在进行公文效率统计的同时，统计系统还可以兼顾一些其他功能。
例如，可以通过对某一时间段各单位会签文件数量的统计来观察各单位办文的工作量。
下图是根据虚拟数据生成的2008年各单位会签总数的柱状图，从中可以看出单位间会签量的巨大差异。
四、注意事项
要使电子公文系统中的公文效率统计功能反映真实的情况，进而在公文管理中发挥作用，不仅要有实用的软件，而且需要与之配套的管理办法和工作方法。
（一）指标精确性控制
在编程开发代码时，对办文时间的判定应剔除周末和节假日因素。
同时，由于企业经营所面临的情势复杂多变，有时在公文流转过程中，业务情况发生了突然变化，相应地需要对公文内容进行修改，所以造成了被动的会签时间的延迟。
也可能出现个别公文在办理途中发生终止。
必须将这些特殊数据剔除出统计，才能反映各单位真实的办文效率。
（二）指标分析
对于利用系统得到的所有指标，我们不可以简单地以平均会签时间评价一个部门办文的快慢。
由于各部门功能各异，办理公文的数量差别巨大，复杂程度各有不同，因而评价一个部门的公文办理效率要综合各方面的因素统筹分析，一般以逾期率、同文效率指数、效率改善率为侧重指标，重点关注这个部门的效率改进情况和指标的稳定性。
（三）指标应用
公文效率统计功能的开发是为了科学地评价各办文单位的办文效率，以便各级公文管理部门了解公文运转的客观情况，促进公文效率的提高。
在具体操作中，可在系统中赋予各办文单位班子成员和公文管理员查询全部统计指标的权限，并将效率指标适当地纳入业绩考核指标体系。
（注：
本文所举示例均为虚拟案例，所有图表数据均为虚拟值）
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