酒店前厅部工作流程.docx

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酒店前厅部工作流程

酒店前厅部工作流程

前厅部的工作流程

前厅部之所以是酒店与宾客建立良好关系的重要环节，是因为前厅部处于酒店与宾客的中介桥梁位置上，也是与宾客接触最多的部门。

根据希尔顿酒店手册，在与宾客的关系中每一位员工都是“希尔顿”、在宾客面前都是希尔顿大使，必须与宾客建立良好的关系。

酒店服务质量从宾客角度来分析，“宾客满意程度”是重要的评价指标，而提高宾客满意程度的重要因素就是建立良好的宾客关系。

一、前厅经理工作程序

1、根据饭店的实际情况安排全年和各月份的经营计划，制定营业指标。

2、每日根据部门管理工作的需要制定部门的工作计划和任务。

3、定期召开本部门的管理人员会议，通过会议方式来传达、督导部门工作计划完成情况。

4、通过<<每日客房收入报表>>来控制客房价格。

5、通过检查预订部流量情况,来控制客房流量。

6、负责每日将客房分析报表呈交销售部经理和总经理。

7、解决客人提出的重大投诉和大堂值班经理无法处理的帐务问题。

8、综合进行人员的调配和使用,对有管理才能的服务人员给予培养和提升,对工作情况不理想的员工进行教育和处理。

9、协调部门各班组的关系,使之运转正常。

10、负责评定部门员工的效益工资。

11、定期向饭店销售部门和总经理提出客房推销情部的分析和价格报告及客源结构的意见。

二、大堂值班经理工作程序

1、协助部门经理指导，检查前厅部和其他部门的日常工作和业务。

2、认真检查大堂各处，使之安静。

3、代表饭店总经理接受宾客对店内所有部门和地区的一切投诉。

4、回答宾客询问并为宾客提供一切必要的帮助的服务。

5、当发生紧急情况时，要及时报告并代表总经理做出处理决定。

6、检查对重要宾客接待工作的准备情况并陪同重要宾客登记入住和迁出。

7、解决宾客提出有关的帐务问题，负责索赔和催收。

8、当宾客违反饭店规定时，向宾客解释饭店有关规定和经律。

9、管理和支配万能钥匙的使用。

10、参与新员工的培训工作，使之达到上岗的要求。

11、协助总服务台控制房间流量。

12、负责是报表的核准和夜间饭店的一切业务。

13、在查明宾客身份后，为宾客打开客房重锁。

14、沟通前台与饭店其他部门间的信息联系。

15、完整地做好每日当班记录。

三、前台工作程序

（一）、散客接待程序

1、当宾客来到前台，问候并询问宾客是否有预订。

2、查阅宾客证件，在电脑中找出宾客预订，并找出客客预定单和宾客确认预定内容。

3、递给宾客住宿登记卡及笔，指导宾客填写每一项内容。

4、根据宾客要求选择好房间，填好住记手册，并请宾客在手册上签上自己的姓名。

5、检查宾客填写的住宿登记卡是否完整并与其核对证件号码，簦证是否有更改，无变化后，根据领队分配的房号，请宾客填写登记卡，发钥匙，餐券，（此右有集体签证，可不填写登记卡），最后询问叫早时间，离店时间和出行李时间。

6、将资料放入住店团队资料夹中备查，并把离店团资料存档。

（二）、重要宾客接待程序

1、在重要宾客到达的当天早晨，要预先做好房间分配，并填写重要客人接待报告。

2、通知大堂值班经理检查房间是否有问题。

3、预先将登记卡，欢迎信封，住房手册打印好。

4、将名费招待表送到餐饮部。

5、重要宾客到达时，需同大堂值班经理在饭店门口迎候，并陪同宾客去房间登记，介强客房设施。

6、通知客房部送欢迎茶。

7、前台员工要做到人人熟知当天以在的上述重要宾客的姓名等一切有关资料。

（三）、房间销售及状态控制程序

1、明确当天及未来几天的出租情况。

2、检查宾客预计到达表和预计离店表，了解当天宾客出入人数。

3、每天分早，中，晚与客房部做房态查对。

4、中午12：

00以后，与预期离店但尚未结帐的客客核对确切离店时间。

5、晚上18：

00以后，取消只保留到当晚18：

00的预定（在房间紧张的情况下采用）。

6、保证有足够的房间出租给已经确认预定的宾客。

（四）、房间钥匙控制

1、散客与人的钥匙发放。

（1）须同宾客出示住房手册，或与电脑核对清楚后方可发给钥匙。

（2）如果宾客同意某个人可以拿此房间钥匙，需有宾客的正式通知及书面证明。

（3）如宾客将钥匙忘记在房间里，应通知大堂值班经理处理。

（4）如宾客丢失钥匙，应立即通知大堂经理。

（5）任何可疑人来取钥匙，须马上通知值班经理和保安部。

2、长住户的钥匙发放。

（1）对于长住饭店的宾客，必须熟记宾客的姓名，特征，相貌，尽量主动地发给宾客钥匙。

（2）当不熟悉的宾客来取长住户的钥匙时，要礼貌地寻向宾客的名字，核对电脑，如有长住户本人留言及签字方可将钥匙发给来人。

（五）、房间分配原则

1、对于散客

（1）对于同一公司的宾客尽量安排在同一楼层。

（2）对于同日离店的宾客尽时安排在同一楼层。

（3）根据宾客特殊要求他配房间。

2、对于团队

（1）同一团队分配于同一楼层。

（2）不同楼次的团队，区别安排在不同的区域。

（六）、邮件，信件，信息，电传，传真等处量。

1、所有宾客讯息在到之之时都需的处理

2、保证所有宾客讯息准确无误的较交宾客。

3、对于预计到达的宾客讯息，须在电脑预定中为宾客留言，并由夜班或未来预定，应暂时保留。

4、对于已离店宾客的讯息或不是本饭店的讯息，经查有过历史记录或未来预定，应暂时保留。

5、对已离店宾客的邮件，信件，经查存其历史记录有预定，应暂时保留。

6、如宾客前来寄存贵重礼品，一律不与接收；对于大件物品，告诉宾客到行李部寄存。

7、宾客的特快专递，加急电传，电报应立达往宾客房间。

（七）、房间更换，房价更改程序

1、填写房间更换通知单，或房价更改通知单，为客人重新填写住房手册。

2、在宾客方便的时候，通知行李员协助宾客换房。

（房价更改时指更改电脑记录和客人帐单上的价格，无需提供换房服务）。

3、发送房间更改通知单或房价更改通知单给前台结帐处，客房部，电话总机，行李部。

4、注意回收原住客房钥匙并更改电脑中记录。

（八）、对确保预订及预订未到的处理

1、确保预订

（1）在电脑关机之前，须将此预订进行登记。

（2）将离店日期更改为第二天。

（3）团队确保预订也须在电脑关机前做好团队登记，并只收取一天的房费。

2、预订未到

（1）对于预订未到的散客，早班须将预订单打上“预订而不到”，送回预订部处理。

（2）对于预订未到的团队，与销售部尽快联系，确定其延期或取消。

 （九）、客房差异核对程序

1、对比客房部的房间状态核对单民按房号排列的住店客人表，看两部门所显示的房间状态是否有差异。

2、如有差异，报告客房部再做再次检查。

（十）、接收宾客留言

1、对问候宾客的，问清留言接收人姓名、房号，并确定此人是否在饭店居住。

2、记录留言者留言内容、记录留言者姓名、联系方法及留言时间。

3、把留言条的第一联送至客人房间，第二联、第三联留存于留言夹中。

4、待宾客取留言签字后，交第二联，第三联作为留底，并存放于留言夹中。

（十一）、处理宾客投诉

1、耐心听取宾客讲述他的遭遇，从中了解情况。

2、保持冷静，不要急躁。

3、为宾客着想，不要推卸责任。

4、以恰当的方式向宾客了解真实情况。

5、依照事实情况，根据饭店政策处理。

6、通知宾客处理结果，征求其意见，并感谢宾客对饭店工作的批评，指导。

7、向宾客表示歉意。

（十二）、叫醒服务

1、记录宾客叫醒时间。

2、在叫醒记录单上逐项登记。

3、与宾客核对房间号、姓名。

4、在午夜将叫醒记录单送交电话总机。

四、预订部工作程序

预订部预订业务是前台工作的中心环节，零散客人订房都要通过预订来实现，预订是饭店接待工作的开始，它工作的好与坏将直接影响接待工作的进行，前台预订部工作分配如下：

1、早班。

（1）首先查看昨日出租情况，制定当天预定工作。

（2）散客预订员首先查看昨日预订中有无未到者，然后与订房人联系，了解宾客是否延时抵达饭店，如是确保预订，查明有关费用。

（3）散客预订员要确认当日到达宾客中是否有重要客人，查看资料是否详尽，并根据需要安排宾客房间所需提供的食品及物品。

（4）根据主管的安排接洽预订。

（5）团队接待员要同销售部确认第二日的团队预订的有无变化。

2、中班。

（1）根据上一班情况制定下午接洽预订情况。

（2）准备第二日宾客预计到达表，并与订房人确认有无变化。

（3）将第二日到达的团队资料整理好。

（4）将所有第二日到达的宾客资料送交前台等有关部门。

3、其他工作。

（1）每周六制定并预测下周出租情况，并将资料送交前厅部等有关部门。

（2）根据饭店出租率情况与饭店有良好关系的长住宾客或公司进行联系，保证饭店客源。

（3）预订部有一定的房价优惠权。

（4）经常检查有无黑名单、内部通报中禁止入住的，查到后及时通知有关部门。

（5）对于饭店制定房间价格有参与和提供有关数据的义务。

（6）对常客登记提供有关资料。

（7）对长住公司及外部公司在适当时机签定协议并可制定公司协议价格。

4、接待零散客人预订程序。

（1）填写预订单。

即根据订房者的申请，将预订宾客的姓名、国籍、到店时间、交通工具、费用方式、离店时间等填写在预订单上。

（2）在输入计算机前，首先检查宾客是否住过本店。

（3）根据计算机的操作要求，将宾客预订信息输入计算机。

（4）将预订单按时间顺序存好。

（5）若预订员接到宾客或预订人取消订房通知后，应将预订单抽出，加盖取消图章，注明取消人及日期，如果订房变动（增加预订房间、提前或延后日期等），则要根据房间预订情况，将上述资料重新调整。

 五、行李部工作程序

（一）、散客进店程序

1、宾客进店时，行李员要首先同客人确认行李件数，再将宾客引导到登记处，并告诉宾客行李放在哪里，将行李拴上牌，等宾客登记后将宾客带入客房。

2、在电梯上要灵活的向宾客介绍饭店设施。

到客房后要先按门铃，进房后迅速确认房间状态，把行李放在架子上，请宾客清点行李，然后向宾客简单介绍房间设施及如何使用（电话：

IDD、DDD、外线、总机、电话指南、电话、电视节目单、床头控制板、冰箱、卫生间〕方法，然后退出房间，轻轻将门带上，乘工作梯下楼，回到柜台后将整个工作填入“散客进店登记表”。

3、在整个过程中，员工都要自始至终以恰当的速度走在宾客前面，给其带路，乘电梯时要用手挡一下门，请宾客先上，下电梯时，可以先下来，但一定要讲“对不起”，然后用手挡门并请宾客下来，员工乘电梯发现电梯里有宾客时，也要讲“对不起”。

（二）、散客离店程序

1、接到宾客离店通知时，首先要有礼貌的问清房号，行李件数。

2、到宾客房间时，应按门铃并说明自己的身份。

3、进屋后问宾客是哪些行李，里面是否有易碎或贵重物品，提示宾客将行李锁好，然后再向宾客证实行李件数，并告诉宾客行李将被放在行李柜台，请宾客结帐后到那里领取。

4、回到柜台后，将行李拴上离店牌，标注上房号、件数、离店等字样，并将此过程记录在离店记录表上。

5、宾客离店时要有礼貌的向宾客道别，并向宾客要离店卡，如果没有，请宾客到结帐处查问。

6、确认宾客在店还是离店，都要始终保持热情、礼貌的服务态度。

（三）、团队行李进店程序

1、团队行李进店时，首先要核对件数并记录在该团资料上。

2、行李员要签字记录车号。

3、然后把每件行李拴上牌码放整齐，用网盖上并用纸写上该团名称，行李件数注明是进店团，等待前台传过来最新信息。

4、对照姓名注上房号将行李送入宾客房间并记录在册。

5、然后将行李单钉在该团的资料上一起保管，等待该团离店时使用。

（四）、团队行李离店程序

1、团队离店时，行李要严格按照行李单上的时间、房号收行李，认真填写单据。

2、行李取下后须放在统一的地方，用网盖好，标明件数、团名，并注上离店字样，等待旅行社来取。

3、旅行社来取行李时，要严格对照团名，件数核对无误并记录车号。

4、同结帐处确认该团帐目是否结清，钥匙是否交齐后，方可放行。

5、取行李人要在资料上签名，资料须保存一段时间。

6、夜班人员首先要将第二天离店团体的资料准备好，并与前台核实无误，将房号、出行李时间抄在行李单上，钉在该团资料上，然后将第二天进店团资料做好，夹在另一夹板上，这些工作必须保证准确无误。

（五）、行李存入程序

1、长存行李一定要宾客自己办理，不得委托他人。

2、要登记在册，亲自存入行李房，并将所有行李拴在一起。

3、行李要婉言谢绝易燃、易破损及敞开口的行李的存放。

4、对宾客的行李要轻拿轻放，妥善保管，对于没有上锁的行李要提醒其锁上。

5、短存行李除同长存行李要求相同外，要通知前厅部办公室并登记在册。

（六）、行李取出程序

1、宾客取行李时，首先要对照行李牌号码、行李件数，确认无误后，方可将行李交予宾客。

2、长存行李要填写取出时间，宾客去向并请客人签字，认可。

3、交班时，双方领班要严格查实，件件核对。

4、宾客的物品取走要在记录上有所显示。

六、商务中心宾客信息资料收发工作程序

（一）、传真收发程序

1、收：

（1）接到传真时，首先要与电脑核实后，再通知宾客。

（如果没有写清房号，一定要设法查清）。

（2）宾客来取传真时，开出收费帐单，宾客付款后，再将传真件给宾客，并带领宾客到前台结帐领取收据。

2、发：

（1）问清宾客发送地，请宾客填好传真发送表，（包括：

国家代码、地区代码、传真号、宾客姓名、房号、预计离店时期、宾客签字）。

（2）填表后，告诉宾客价格（三分钟起价，加收15％服务费以及纸费），确定一下国家及地区代码。

（3）按机器操作程序发送，发送成功后，向宾客讲时要出示原稿上传真机打印的小标记，然后将原稿还给客人。

（4）将发送报告钉在帐单的第三联上连同现款一起交给结帐处，将帐单的第一联交给宾客，第二联留底。

（如果宾客签单，将第二联留底，第一，三两联交给结帐处）。

（二）、电传收发程序

1、收：

（1）收到电传后，首先要与电脑核实后，按宾客要求及时通知领取人。

（2）将收到的两传（一份复印）中复印件留底。

（3）将电传交给宾客并收款，帐单第一联给宾客，第二联留底，第三联给结帐处。

2、发：

（1）宾客发电传时，首先向宾客讲明价格三分钟起价，服务费在22：

00以前加收20％，22：

00以后加收30％。

（2）按原稿打出一份，请宾客校对无误后，按操作程序发出。

（3）发送成功后，复印件留底，另一份交宾客后收款，帐单的第一联交给宾客，第二联留底，第三联交结帐处。

（如果住店宾客要签单，将第一三联交结帐处）。

（三）、复印程序

1、拿到原稿后，首先识别纸的规格，先告知宾客复印价格，并问明复印张数，填写复印登记表。

2、打开机器，挑选适当的纸匣，按操作程序复印。

3、交复印件及原稿交给宾客后收费，复印件应尽量清淅。

（四）、中英文打字程序

1、拿到初稿时，首先向宾客讲清打印价格，然后认真阅读每一个字，看不清楚的字句要及时与宾客核对。

2、打开机器，按要求的规格进行打印、排版。

3、打出一份，请宾客校对。

4、修改无误后，打出正式件，和原稿一起交给宾客查收。

5、开帐单收费。

6、熟练程度为中文要求80字/分钟，英文要求200字/分钟。

七、电话总机服务工作程序

（一）、接转一般内，外线电话

1、在电话铃响三声之内，接起电话，用礼貌用语向宾客问好，

对外线：

你好，.......................饭店

对内线：

你好,总机。

2、根据宾客的要求，迅速、准确的接转电话。

3、接电话时，声音要柔和、清晰、对宾客提出的问题，要耐心、细致的回答。

4、对宾客提出的要求，要尽可能的满足，如不能满足时，要对宾客讲明原因，并主动道歉。

5、宾客留言时，要记清宾客房间号码、姓名、留言人姓名、内容、时间、并及时通知留言处输入电脑。

6、熟记150个常用电话号码，当宾客询问时，常用的要脱口而出，不常用的要及时查找尽快回答客人。

7、遇有紧急事件，应立即通知值班经理。

（二）、长途电话

1、人工转接长途电话（国际，国内）

（1）首先问清受话国家、城市名称。

（2）问清受话电话号码，若没有电话号码，问清受话单位名称。

（3）分清是找人电话还是叫号电话，如果找人电话，问清受话人姓名。

（4）国际电话要问清是自付电话还是受付电话或信用卡电话。

（5）问清发话人的姓名、房间号码，并在电脑上进行核实。

（6）听清宾客所要的电话种类，如果是加急电话，要在电话单上注明“加急”，并向宾客解释清楚费用加倍。

（7）写清挂号日期、时间及自己的工号。

（8）及时报长途台，国际电话报115，国内电话报113，173，并要问清“流水”。

（9）长途台通知时间时，要重复一遍，得到认可后，互报工号。

（10）将帐单及时送往帐台。

2、受付、信用卡电话

（1）问清发话人房间号码及姓名，并立即与电脑核实。

（2）受付电话一律没有叫号电话，要问清受话人姓名。

（3）信用卡电话问清信用卡号码。

（4）及时报长途台，互报工号。

（5）长途通知讲好后，互报工号。

（6）将帐单及时送往帐台。

3、国际、国内直拨长途电话

（1）直拨电话的使用：

国际电话：

8＋00＋国家代码＋城市代码＋电话号码

国内电话：

8＋0＋城市代码＋电话号码

（2）接到前台通知的宾客住房登记表时，要与电脑核实，凡是已结帐的宾客，一律不开通直拨电话线路，以免跑帐。

（3）帐台通知宾客结帐时，要问清房间号码，并立即关闭直拨电话线路。

（4）切记国际直拨电话不开放受付、信用卡、叫人电话业务。

4、叫早服务

（1）当班人员应记清叫醒时间、房间号码、并注明日期，叫醒表要注明记录人员的姓名，记录完毕后，要主动向客人道：

“晚安，先生（小姐）。

”

（2）叫早时要讲：

早上好，先生（小姐），这是你（时间）叫早服务。

（3）前台通知的叫早服务，一律填写叫早表，电话通知的叫早服务，总机一律不得接受。

（4）发现前台送来的叫早表记录的时间或房间号码不清楚时，应立即要求送单人确认，如有更改应请当事人签字。

5、人工长途电话控制单

（1）将当日的长途电话单按国际、受付、信用卡、国内、几项分类，分别抄在长途电话控制单上。

（2）分别做好直拨长途及人工长途电话总额表，包括总电话费、总服务费、总费等，与电脑输入的总费相符后，方可送往帐台，并请收单人签字，总机留底一份。

（3）将每日的公付电话帐单、各公司自付电话，做出总报表，计算出总额后，装钉好，放在规定的夹子里，以便月结。

（4）将所有的人工帐单号顺序排好，并钉好注明日期，作废帐单一律不得销毁。

（5）将所有的直拨电话帐单，送往帐台，并请收单人签字。

6、现付电话

（1）凡住店但已结帐的宾客的长途电话，一律到一号楼帐台交押金（国内50元，国际200元〕，经确认后，总机方可挂接，与住店宾客一样，收取服务费15％。

（2）未住店宾客打长途电话，到商务中心挂接人工电话并交押金后，由服务员负责通知总机，经确认后，总机方可挂接，收取服务费一律为15％。

八、前台问讯

（一）、国内业务

1、订票程序

（1）由宾客填写机票订座单，订座单内容包括：

旅客姓名、国籍、性别、工作单位及职务、所持证件号码、客票等级、航程、航班号、乘机日期、工作单位及联系电话。

（另外，凡是本店的宾客或通过我店员工介绍的旅客还要填写本店印制的订座单。

此订票单共两联，第一联作为存档，由饭店保存；另一联作为凭证，由中国民航服务公司保存）。

（2）根据旅客需要，为其选择航班，并为旅客提供咨询服务。

（3）填写好机票，要进行检查核实，做到万无一失。

2、对订票时所持证件及介绍信的要求：

（1）内宾：

凡购买国内机票的旅客，必须持有居民身份证件；人民解放军、人民武装警察官兵及其文职干部、离退休干部，分别使用军官证、警察证、士兵证、文职干部证、或离退休干部证明；16岁以下未成人，可使用学生证、户口簿或暂住证。

证件上要印有本人照片并加盖印章，注明姓名、年龄、身份、有效期等。

没有身份证件者，可持护照。

如两种证件都不具备，则不予办理，介绍信上要注明旅客姓名、身份、旅行起止地点和有效期、加盖行政公章，如果不是本单位须注明乘机人的单位。

（2）外宾：

可直接购买机票，不需要身份证明，但必须提供正确的乘机人姓名，否则，延误乘机责任由旅客自负。

（二）、国际业务

国际业务与国内业务大致相同，但需简便，只要旅客提供正确的乘机人姓名即可售票，其订座程序如下：

（1）旅客人订机票时，可直接打电话与本店民航代理柜台联系。

（2）旅客订票时，要提供正确的姓名、乘机日期、客票等级、联系电话。

（凡住在本店的宾客或通过我店员工介绍来我店购买票的宾客，还需填写一张由本店印制订座单。

订座单的第一联作为存根由我店保存，第二联作为凭证由订票单位保留，以便月末结帐用）。

（3）订好座位的后，要告诉宾客最晚的取票时限，座位将不予保留。

九、旅游部工作程序

（一）、为宾客代订机票

A、国内业务

1、订票时对客队所持证件及介绍信的要求

（1）内宾：

凡购买国内机票的客人，必须持有居民身份证（或军人证）和介绍信。

16岁以下可使学生证、户口簿、介绍信要注明乘机人姓名、起止地点、加盖行政公章，无身份证可持本人护照直接办理。

（2）外宾：

可直接订购机票，但必须提供正确的乘机人姓名，否则会延误乘机。

2、填写旅客订座单

其中包括乘机人姓名、性别、国籍、身份证号码、航程时间、联系电话。

3、根据客人的要求，为宾客选定航班并出票。

B、国际业务

1、客人订机票，可直接打电话与本店民航代售下联系，提供正确和乘机人姓名、航班、日期。

2、订好座位后，要告诉宾客最晚的取票时限，否则座位将不予保留。

（二）、确认机票

1、查看客人机票的航班号，确认是哪家航空公司的座位，然后拨通该航空公司的电话。

2、读出乘机人姓名、航班号、起飞日期、票号。

3、确认完毕后，记录下电脑编号。

（三）、提供旅游服务

1、根据客人的要求，为客人安排旅游路线旅游景点。

2、为客人安排导游人员，提供交通工具，如果是全天游览，要为客人在适当有餐厅预订午餐。

3、游览回来后，要征求客人的意见，感谢客人的光临。

（四）、为客人代订火车票

1、问清客人所要乘坐的车次、日期、座别、铺别。

2、通知购票人员，按期送票。

3、拿到票后要进行核对，正确无误才能交于客人。