会计档案管理.docx

会计档案管理.docx

《会计档案管理.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《会计档案管理.docx（15页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

会计档案管理

会计档案管理

王淑杰

第一节 会计档案概述

一、会计档案的概念

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》；《会计法》；《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局联合发布）。

二、会计档案的管理体制、职责要求

管理体制：

各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案立卷、归档、移交、查阅、销毁等制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

明确职责：

各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

三、会计档案的种类及归档范围

（一）会计凭证类

会计凭证分原始凭证和记账凭证两种（企业会计中还有汇总凭证）。

1．原始凭证是经济业务发生时，所填写的书面证明，是会计核算的原始依据；原始凭证分自制和外来凭证两种。

自制凭证是由本单位填写的（如验收单、领料单、借款单），外来凭证是在外单位、部门和个人取回来的。

如由供货单位开给的发票和结算凭证，由收款单位开给的现金收据等。

2．记账凭证是会计人员根据原始凭证加以归类整理编制的，分为收款凭证，付款凭证、转账凭证三种。

企业还有汇总凭证。

3．工资表是按照“各尽所能，按劳分配”原则分配给劳动者供个人消费的部分国民收入。

应归入会计档案凭证类的是工资发放名册和各种奖金发放单。

会计凭证归档范围包括：

原始凭证和记账凭证、汇总凭证以及工资表。

（二）会计账簿类

会计账簿是全面地、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。

会计凭证只能反映某项经济业务，而账簿能全面、系统地反映经济状况、形成一种经济信息体系。

账簿主要有下面几种：

1．序时账簿（又称日记账）、出纳账、银行账；

2．分类账簿：

分类账簿分总账和明细账两种。

（1）总账（总分类账），即按总分类账户分类登记的账簿。

（2）明细账（明细分类账），即按明细账户分类登记的账簿。

3．辅助账（备查账簿），还有固定资产明细账（卡片）各种登记簿等都要归档，即在明细账里不能记载的事项而进行补充登记的账簿。

（三）财务报告类

财务报告（即会计报表）是用统一的货币计量单位，综合地反映机关团体、企事业单位在一定时期内的经济活动，财务收支计划情况的报告文件。

是根据账簿的记载，加以归纳、整理和汇总编制出来的。

财务报告（即会计报表）种类，主要有：

1．从内容分：

资金平衡表、产品成本计算表、年终奖金结算表等；

2．从时间分：

旬报、月报、季报、年报等；

3．从单位分：

基层报表、汇总表等。

（按各机关在编制会计报表时，所作的文字说明和分析材料是报表的重要组成部分要与报表一起归档。

）

（四）其他类

主要包括：

会计档案移交清册；会计档案保管清册；会计档案销毁清册；银行存款余额调节表、银行对账单；其他应当保存的会计核算专业资料。

各单位的财务会计制度、预算、计划、总结等材料，不属于会计档案范围，应移交文书部门整理归档。

实行会计电算化的单位，有关的电子数据和相应软件资料也应归档。

四、会计档案的归档时间

会计档案的归档时间是会计人员或会计部门应当向本单位档案人员或档案部门移交整理好的会计档案的时间。

当年的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年后，期满以后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。

会计人员或会计机构向本单位档案人员或档案部门移交整理好的会计档案应办理相关手续。

五、会计档案的保管期限

会计档案的保管期限是依据会计档案的价值大小及其发挥作用的时间长短所确定的会计档案的保管年限。

判断一份会计文件价值有多大、发挥作用的时间有多长主要有两个方面的标准：

一是会计档案自身属性和保存状况；另一个是社会对会计档案有哪些利用需求。

会计档案的保管期限分为永久、定期两类。

定期保管期限分为3年、5年、15年、25年。

会计档案的保管期限，从会计年度终结后的第一天算起。

保管期限5年以下（含5年）的会计档案，可由会计机构自行保管至期满销毁。

六、会计档案分类方案的制定

分类方案是以文字或表格的形式表示档案的分类体系，是进行档案分类的依据，编制分类方案首先要选择分类方法。

常用的会计档案分类方法主要有：

会计年度、会计类型、会计文件种类和会计文件名称。

在工作实践中制定会计档案的分类方案通常是将几种分类方法结合起来使用，也就是多级类目的形式。

例如：

某行政单位会计档案的分类方案

这个方案先将不同的会计类型分开来即设会计类型（如预算会计、工会会计等）为二级类目，再分不同的会计文件种类（如凭证类、账簿类、财务报告类、其他类）即设会计文件种类为三级类目，再以会计文件名称（如原始记账凭证、总账、明细账、年度财务报告等）为四级类目。

例如：

某行政单位会计档案的分类方案（三级分类）

分类号示例如下：

预·凭·1

预——代指会计类型：

预算会计

凭——代指会计文件种类：

凭证

1——代指会计文件名称：

原始记账凭证

第二节 会计档案的整理

会计档案的整理，是指按照一定的方法和程序，将零散和需要进一步条理化的会计资料，通过分类、组合、立卷、排列和编目，组成有序体系的过程。

一、会计凭证的整理

1．组卷

会计人员在完成报账手续后，将各种记账凭证连同所附的原始凭证、原始凭证汇总表，按照记账的先后顺序，根据其数量多少，每月装订成一册或数册，每册厚度一般不超过2厘米，一册即是一个保管单位（卷）。

会计凭证封面格式：

封面尺寸规格采用245mm×130mm（长×宽）或245mm×150mm（长×宽）。

封底尺寸同封面尺寸。

封面项目包括单位名称、会计凭证名称、时间、册数、册次、记账凭证起止号、记账凭证数、附件数、会计凭证总数、会计主管、装订人、装订时间、备注。

各项目具体位置、尺寸。

2．填写凭证封面与封底

封面上一般都有固定的项目,填写时要求齐全完整。

封底一般是登记抽出原始凭证的名称、数量以及记账凭证缺号等的情况说明。

3．凭证包角格式及填写

   4．封面项目的填写方法

（1）单位名称：

填写形成会计档案的单位名称，必须用全称或通用简称。

如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国卫生部”简称为“卫生部”；“云南省人民政府财政厅”简称为“云南省财政厅”。

不得简称“本部”、“本委”、“本省财政厅”等。

（2）会计凭证名称：

填写能够反映会计凭证用途或内容的名称，如：

“收款会计凭证”、“付款会计凭证”、“转账会计凭证”或“基建会计凭证”、“工会会计凭证”、“预算外会计凭证”等。

（3）时间：

填写本册会计凭证的起止年月日。

（4）册数：

填写会计凭证的册数。

（5）册次：

填写本册会计凭证的序号。

（6）记账凭证起止号：

填写本册记账凭证起号和止号。

（7）记账凭证数：

填写记账凭证的张数。

（8）附件数：

填写本册会计凭证的附件张数。

（9）会计凭证总数：

填写本册所有凭证的合计张数。

（10）会计主管：

填写单位内部具体负责会计工作的中层领导人员。

（11）装订人：

填写负责该本会计凭证装订的人员。

（12）装订时间：

填写该本会计凭证装订结束的时间。

（13）备注：

填写该本凭证需要说明的事项。

二、工资表的整理

为免去在鉴定时拆卷、重新装订等的工作量，可将需要永久保存的原始凭证进行复印，将复印件作为记账凭证的附件装订，原件单独装订保管；或是在形成时一式多联，然后分别保管。

立卷、编目：

各单位可视本单位工资单的数量多少可一年一卷或数卷，也可数年合并装订一卷，参照财务报告的方式整理，案卷号编制跨年度流水号。

三、会计账簿的整理

账簿的形成时一般都有固定的格式和明确的分类，可在年终结账后整理立卷。

一般机关、团体、学校等预算会计单位的会计账簿有日记账、总账、明细分类账、现金出纳账、银行存款账、固定资产明细账等。

1．组卷

一本账簿就是一个会计档案的保管单位，也是一个案卷。

按形成的账簿，一册一卷，毎本账簿在原封面背脊底边向上4.5厘米处贴会计档案“小标签”，并按标签上内容填写。

2．编制页码

订本式账簿不用拆去空白页，保持其原貌，在背脊底边向上4.5厘米处粘贴标签。

活页式、卡片式账簿，在年终结账后，应拆除硬封面，抽出空页，将已记账的账页依次编定页码，页号编写位置：

单面书写的文件材料在其右上角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角编写页号。

采用电算化的单位，打印出来的账簿也要装订，封面可以根据账簿的大小到档案服务部进行统一印制。

3．填写卷内目录

4．填写备考表（样式如图）

5．拟写案卷标题

案卷标题应注明本册案卷的责任者、时间、会计类型、会计文件名称等要素。

如：

“市档案局2005年度预算会计明细账”。

6．填写封面（样式如图）

7．编制案卷号

案卷号指的是一册账簿（案卷）在整理过程中排列的序号。

账簿按分类若干年统一编案卷顺序号，即跨年度流水号。

8．编制标签（样式如图）

9．编制案卷目录（一式两份）如图

10．账簿启用及接交表项目和填写方法

账簿启用及接交表正面项目包括单位名称、账簿名称及编号、账簿页数、账簿起止日期、经管人员、接交记录、备注、档号、贴印花税。

各项目具体位置、尺寸：

单位名称：

填写形成会计档案的单位名称，并加盖公章，填写要求与记账凭证封面上的“单位名称”相同。

账簿名称及编号：

填写该账簿所属的类别及其排列顺序号。

账簿页数：

填写该账簿中有内容记载的账簿页数（空白账页除外）。

账簿起止时期：

填写该账簿启用和终止的年月日。

经管人员：

填写单位内管理财务的负责人姓名、会计姓名、复核姓名、出纳姓名。

接交记录：

该账簿在使用过程中人员发生变化时，由接管和交出双方分别签名，并填写接交日期，同时，经管人员要填写职别并签名。

注：

此条为有人员变化时填写，无人员变化时可空。

备注：

填写该账簿中需要特别说明的情况。

印花税：

在印有“贴印花税”的空格处贴上印花税票。

档号：

按照本单位档案分类编号方案的要求填写该账簿的编号。

注：

会计账簿必须使用并填写账簿启用及接交表，表上档号必须填上，可代替档号章。

账簿启用及接交表背面项目和填写方法

（1）科目名称：

根据该账簿设置的科目名称依次填写。

（2）页次：

在编写该账簿页码总流水顺序号的基础上，分别填写各个科目在该账簿中的页码位置。

采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。

（《会计档案管理办法》第十二条）

跨年度使用的账簿，归入终止年度。

四、会计报表的整理

1．分类组卷

会计报表按年报、季报、月报分开，年报应单独立卷；季报和月报，可根据张数多少，立成一卷或数卷。

对报表进行分析和说明的文字，如财务情况说明、财务报告等，是会计报表的重要组成部分，要与报表一同组卷归档。

2．编制页码

会计报表卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号。

每卷单独编号，页号从“1”开始。

页号编写位置：

单面书写的文件材料在其右上角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角编写页号。

3．填写卷内目录（样式如图）

4．填写备考表（样式如图）

5．拟写案卷标题

由于会计报表的格式、要求、用途比较专一、严格，全国标准比较统一，所以这类案卷的标题也比较规范。

如：

“市档案局2005年度预算会计决算报表”

6．填写封面（样式如图）

7．编制案卷号

案卷号指的是一卷报表（案卷）在整理过程中排列的序号。

报表按分类若干年统一编案卷顺序号，即跨年度流水号。

8．编制标签（样式如图）

标签说明：

标签的样式有两种，主要体现在颜色上：

保管期限为永久的档案用红色标签

保管期限25年以下的为定期用黑色标签

五、其他类的整理

银行存款余额调节表，银行对账单等要求装订成册。

装订方法参照会计报表的装订。

保管：

在会计机构内部指定专人保管会计档案。

出纳人员不得兼管会计档案。

各单位保存的会计档案不得借出。

如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。

查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度，及时登记会计档案利用情况。

六、会计档案的鉴定与销毁

1．鉴定组织建设

成立鉴定小组，由分管领导及有关人员组成；

会计档案鉴定的依据：

会计档案的保管期限，根据其特点分为：

永久、定期两种。

会计档案保管期限中的永久保存为50年以上。

定期保管分为：

25年、15年、10年、5年等。

2．鉴定

到期会计档案的鉴定，一般采用直接鉴定法，即按类按年逐卷逐件地进行鉴定，将需要继续保存的材料从原案卷中抽出另行立卷保管。

凡涉及到下列内容的材料，必须从中抽出，继续保存：

（1）未了结的债权债务原始凭证（保留到债权债务结清时为止）；

（2）涉及外事的会计凭证账簿和财务报告；

（3）每月的工资花名册、工资单；

（4）涉及林、地、房产的产权购买、转让契约；

（5）有关证券、图纸；

（6）金银移交凭证、公私伤亡支付凭证；

（7）会计年度财务报告缺少的，月报或季报应上升作为永久保管；

（8）正在项目建设期间的建设单位的会计档案；

（9）其他需要保存的材料。

3．销毁程序

第一步，单位档案部门会同会计部门提出销毁意见，按年度编造会计档案销毁汇总封面及销毁清册；

第二步，机关、团体和事业单位报本单位领导批准，在会计档案销毁清册上签署意见后销毁；企业经本单位审查，报上级主管单位批准后销毁。

第三步，各单位按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门共同派员参加监销。

国家机关销毁会计档案时，应由同级财政部门、审计部门派员参加监销；各级财政部门销毁会计档案时应当由同级审计机关派员参加监销。

监销人在销毁会计档案前，应当按照销毁清册进行清点核对，在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

4．销毁清单表（样式如图）

东奥会计在线版权所有