物资管理办法.docx

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物资管理办法

物资管理办法

第一章总则

第一条为加强中铁三局集团电务工程有限公司（以下简称公司）物资管理工作，深入推进物资精细化管理和集中采购，规范物资管理行为，提升物资综合管理水平，促进物资管理的规范化、制度化、标准化、精细化、信息化，保障施工生产所需物资供应，降低物资采购和消耗成本，提高项目管理水平和盈利能力，根据股份公司《中国中铁股份有限公司物资管理办法》、《中国中铁股份有限公司采购管理办法》、《中铁三局集团物资管理办法》的相关要求，结合公司实际情况，特制订本办法。

第二条物资管理必须贯彻国家有关法律、法规、政策，执行行业规章和标准，确保供应物资符合质量、安全、工期、投资效益、环境保护和技术创新“六位一体”的管理要求。

第三条物资管理主要包括物资管理策划和交底、计划管理、采购管理、物资验收与仓储管理、发放管理、危险化学品管理、污染预防及环境保护、小型机具与周转材料管理、剩余物资管理和废旧物资处置管理、协作队伍物资管理、物资消耗核算与成本分析、调差与结（清）算、项目收尾物资管理、物资统计与信息化管理、物资管理人员队伍建设、检查与考核、物资工作纪律等。

第四条物资管理从公司整体利益出发，坚持“质量第一,服务生产”和“集中采购，分级负责”的原则，以“保证质量、控制价格、保障供应”为核心，加强“采购供应、验收仓储、限额核算、回收处置”等过程控制，实现“供应好，周转快，消耗低，费用省”的管理目标。

第五条本办法适用于公司及所属各单位施工板块的物资管理工作。

其它非施工板块项目物资管理工作参照此办法执行。

第六条顾客（建设单位或业主）有特殊要求的，执行其规定。

第二章管理机构与职责

第七条公司物资管理实行统一领导，分级管理，逐级负责的管理体制。

按股份公司和集团公司相关规定，结合公司实际情况，设公司、项目/分公司（包含公司直管指挥部/项目部、专业分公司/区域分公司，项目部含项目本部和项目分部或工区，下同）二级物资管理体制。

项目分部（工区）根据项目管理交底由项目/分公司（直管指挥部/项目部和专业分公司/区域分公司）管理。

上级物资部门对下级物资部门的业务实施协调、指导、监督、检查、考核。

第八条公司设物资管理部，项目/分公司（含项目分部或工区）分别设立物资机械部，作业队设专（兼）职材料员。

各物资管理单位根据管理权限承担公司施工生产所需的物资采购、供应和专业管理职责。

第九条各级物资部门是物资管理的专业归口部门，是物资管理工作的具体执行者。

其他有关部门按照职责分工参与物资管理工作，并对采购过程进行监督，但不得直接单独进行物资采购。

第十条公司物资管理部是公司物资管理的归口管理部门，主要职责：

（一）负责贯彻执行上级有关的制度和办法，建立物资管理体系，制定和完善公司物资管理办法及相关规章制度。

制定年度工作目标并分解和落实。

（二）督导基层单位落实公司的各项物资管理制度，管控基层单位物资管理过程，指导解决物资工作中存在的问题，推动物资管理工作的持续改进。

（三）负责物资内控体系和管理体系相关物资流程、管理程序的制定与运行。

（四）参与公司组织的直管、铁路大型、重难点项目及投资项目的施工调查，落实采购供应方案、策划项目物资管理，并进行物资管理交底。

（五）负责全面推行实施物资集中采购、公开采购、上网采购管理工作，负责权限范围内物资采购工作；监督、检查、考核各单位物资采购管理指标完成情况。

（六）负责物资采购（申请）计划的收集、审核、汇总；负责拟定物

资采购权限和流程办理；上报属于集团公司采购权限的采购方案，按照批复要求实施采购；负责权限范围内采购方案、招标文件的编制；对委托项目部实施的采购方案、招标文件进行审核。

组织权限内的物资采购管理。

（七）负责中国中铁电子商务平台、阿里巴巴电商平台、项目物资管理信息系统的推广和应用。

提高物资管理现代化、信息化水平。

（八）负责对基层上报的物资合格供方资料进行审核、建档，发布公司合格供方名册及限制交易工作。

（九）负责权限范围内物资合同评审、签订；负责审核基层新签采购合同、盖章，并对合同实施过程进行监督。

（十）发布主要物资采购指导限价和物资价格数据库。

（十一）推行限额领（发）料管理，掌握项目全过程物资“量、价、费”动态和供应情况。

（十二）负责物资消耗管理的控制与监督，指导项目开展材料核算与成本分析工作。

（十三）负责大额剩余物资和周转材料的鉴定、调剂及废旧物资的处置审批。

（十四）负责对危险化学品的管理、运输、储存、使用进行指导、监督和检查。

（十五）负责物资队伍建设，组织开展物资管理业务培训和考核，总结和推广物资管理先进经验。

（十六）负责物资采购数据和统计数据的收集、整理、汇总、分析、上报和存档工作。

（十七）负责检查、指导、考核各单位的物资管理工作。

第十一条项目/分公司（包含直管指挥部/项目部、专业分公司/区域分公司）物资部门主要职责：

（一）贯彻执行建设单位和公司物资管理办法，结合项目实际情况，编制本项目物资管理办法或实施细则。

（二）组织或参与项目前期物资市场调查、物资管理策划等。

（三）负责本项目物资的三标一体管理工作。

（四）按照甲方和公司标准化管理要求，规划设置满足要求的物资仓

储设施并满足消防、环保等需要。

辨识物资管理中“危险源”和“重要环境因素”，制订相应的控制措施和应急预案，满足“体系认证”要求。

编写主责程序的作业指导书，并指导实施。

（五）负责向建设单位报送甲供物资计划，配合建设单位组织甲供物资供应，并对甲供物资结算进行审核、登记等工作。

（六）负责编制上报物资采购（申请）计划。

负责权限范围内采购方案、招标文件的编制。

负责权限范围内的物资采购。

（七）负责中国中铁电子商务平台、阿里巴巴电商平台、项目物资管理信息系统的项目应用。

（八）负责项目物资合格供方资料的收集、调查、评价、考核、上报。

（九）负责采购权限范围内物资采购合同评审、签订、实施等具体工作。

（十）负责项目物资消耗管理的控制与监督，开展材料核算与成本分析工作。

（十一）负责项目限额领发料管理，掌握全过程物资“量、价、费”动态和供应情况。

（十二）负责项目/分公司物资发票管理。

（十二）负责项目物资队伍建设，总结物资管理先进经验。

（十三）负责项目剩余物资、周转材料鉴定、调剂、上报，负责权限范围内废旧物资处置工作。

（十四）负责项目小型机具的集中管理。

（十五）负责项目物资采购数据和物资统计数据的收集、整理、汇总、分析、上报和存档工作。

（十六）负责对项目危险化学品的管理、运输、储存、使用进行指导、监督和检查。

（十七）负责对项目分部（工区）物资计划、采购、验收、仓储、保管、发放、核算、废旧物品处理等工作进行督导检查。

发现问题督导整改，并上报公司物资管理部。

（十八）负责项目物资成本管理工作，制订物资成本目标并组织实施。

第十二条项目分部（工区）物资机械部主要职责和物资管理岗位设

置要求：

（一）主要职责：

（1）执行上级各项物资管理规定。

（2）开展物资市场调查，掌握物资市场行情，按照上级物资管理策划和交底编制详细物资管理措施并组织实施。

（3）及时编制、上报各类采购计划，根据上级授权负责权限内的物资采购供应，配合上级单位做好采购供应组织和实施工作。

负责采购合同评审及授权范围的合同签订工作，对供应商进行供方评价。

（4）按照甲方和项目部标准化管理要求，规划设置满足要求的物资仓储设施并满足消防、环保等需要。

辨识物资管理中“危险源”和“重要环境因素”，制订相应的控制措施和应急预案，满足“体系认证”要求。

编写主责程序的作业指导书并实施。

（5）负责进场物资的验收、试验（配合）、送检、（报验）、贮存、保管保养、发放、盘点、成本分析等现场管理工作；并建立物资收、发、存、技术文件管理台账，确保物资使用可追溯性；负责相应的物资合同和发票管理台账；做好周转材料、低值易耗品的管理，建立相关台账；对外部劳务队伍的现场物资领用、周转材料的租赁（使用）进行管理和控制。

（6）掌握并使用项目物资管理信息系统，确保数据录入及时、准确、完整，坚持项目月末物资盘点，月（季）物资“量价”分析核算，分析节超原因，制定纠偏措施，兑现奖惩。

（7）推行物资限额领（发）料制度，做好物资现场消耗管理，多（剩）余物资回收利用、调剂，废旧物资鉴定和保管工作，上报处置计划并按上级批复执行。

（8）负责项目物资结算，配合项目物资清算、抵税、调差等工作。

（9）按上级要求，按时上报各类物资计划、报表、资料。

（10）负责项目阶段物资管理总结，办理收尾项目物资资料移交，编制上报竣工项目的物资管理总结报告。

（11）负责项目分部（工区）危险化学品采购、运输、储存、使用管理等工作。

（12）负责项目分部（工区）工机具的购置计划提报、采购、管理工

作。

（二）项目部（含分部或工区）物资管理岗位设置

项目部（含分部或工区）物资机械部根据其任务和特点在物资管理方面应设置计划、采购、管库（验收入库、库存保管、发料出库）、核算、资料、信息统计等基本业务岗位，其中采购与管库为不相容岗位，同类物资的采购与管库不得由同一人兼任。

项目部（含分部或工区）应根据项目实际和人员配置情况建立责任矩阵（见附件1：

WZ-01表），明确人员岗位及其责任。

第十三条相关部门职责

（一）工程管理部门负责物资总控计划、技术规格书的编制及审核，需用量计划的核算，周转料具配置方案的确定并提出需用计划和加工标准。

参与物资供应商评审、物资采购文件、合同和采购结果的评审；参与物资的验收、剩余和废旧物资的技术质量鉴定和处置，材料的消耗分析等管理工作。

（二）工程经济部门负责提供材料预算单价、材料消耗定额标准，牵头进行材料调差索赔工作，参与材料的消耗分析、周转材料管理等相关工作。

（三）安质环保部门负责危险化学物品的安全监督管理，提供劳动保护用品类低值易耗品的配置标准，参与物资验收、不合格品处理，参与废旧物资鉴定等工作。

（四）机械设备部门负责配合各种配件、油品的采购、发放等管理工作。

（五）财务部门负责根据物资部门提供的相关手续对物资进行会计核算，配合物资招标相关工作，参与物资报废等管理工作。

（六）法律部门负责制定采购、租赁合同范本，负责物资采购（招标）文件的合法（规）性审核，参与物资采购（租赁）合同的评审，组织、指导物资采购管理法律纠纷的处置等。

（七）纪检监察部门负责招标采购过程和废旧物资处置的监督，开展集采管理效能监察及相关违规案件调查工作。

第三章物资分类

第十四条工程物资分为主要物资、辅助材料、周转材料三大类。

（一）主要物资：

指构成工程产品实体的物资、设备和形成工程产品过程中重要的消耗性材料。

按专业分类主要有：

（1）通信：

通信电杆、通信铁塔、通信线缆、光缆及电缆敷设器材、电缆防护槽（按照材质分含复合、水泥、钢质等，按照功能分:

直槽、角度槽、接头槽等）、电缆桥架（成品）、支架托架、发电机组、蓄电池组、通信器材、通信整机等；

（2）信号：

信号机柱、信号线缆、电缆桥架（成品）、支架托架、电缆槽（类别同通信）、信号整机、信号器材、钢轨绝缘、引接线、跳线、扼流线、接续线等；

（3）电力：

钢塔、混凝土电杆、电力线缆、裸电线、电缆附件、电缆桥架（成品）、支架托架、电瓷、金具、架线器材、灯塔、灯桥、避雷针、电工设备、高压电器、隧道照明电器电料；

（4）电气化：

金属支柱及附件、混凝土支柱、接触线、承力索、架空绞线、镀锌钢绞线、接触网电瓷、接触网零件、热镀锌加工类产品、电缆桥架（成品）、支架托架、接触网设备、牵引供电设备；

（5）城市轨道交通、公路交通机电安装工程和公路交通的通信、监控、收费综合系统的主要物资设备；

（6）房建工程：

水泥、门窗、石材、外墙砖、钢材（含建筑钢筋、型钢、钢板、钢管）、钢绞线、粉煤灰、矿粉、土工材料、防水材料等；

（7）机电安装工程：

风管、风口风阀、风机、空调机组、冷水机组、冷却塔、水管、水阀、泵、电缆、灯具、配电箱、配电柜、消防器材、支吊架、电缆的接头材料和电缆桥架、支架；

（8）当地物资：

砂石料（级配碎石）、商品混凝土等。

四电工程中，数量较少的钢材、钢管、水泥、砖、混凝土预制品。

（二）辅助材料：

指用于辅助施工生产的材料，主要包括五金电料、消防器材、标准紧固件、焊接材料、橡塑制品、小型机具、化工原料、竹木制品、装修装饰材料、玻璃制品及安全劳动防护用品、低值易耗品等。

（三）周转材料：

指能多次使用逐渐转移其价值但仍基本保持原有形态的材料，包括钢模板、大型型钢、脚手架、梯车、整杆器等。

第四章项目物资管理策划

第十五条物资前期调查

（一）项目中标后，项目物资管理部门应了解工程项目概况、主要物资需求情况、建设单位对物资管理的要求，索取本工程项目相关资料，包括不限于：

工程合同、概算、甲供和自购物资清单、设计说明、技术标准及与物资相关技术规格书和图纸等。

（二）由项目主管领导、项目物资、工程、工经部门，必要时邀请公司物资管理部、工程部等部门人员或有关专家组成调查小组。

直管、铁路大型、重难点项目及投资项目根据公司施工组织要求实施。

（三）调查内容包括但不限于：

工程概况、当地及周边的辅助材料及地材资源分布情况、市场价格情况、供应厂商（含租赁商等）及其生产供应能力、产品质量、报价情况等；道路交通状况、大型设备进场道路情况、物流运输企业分布及其运输能力、运费单价；中心料库设置、当地市场的物资供需波动规律以及当地的风土民情等。

（四）调查结束后，调查组应根据掌握资料和调查获取的信息编写项目物资调查报告，调查报告经调查小组签认后上报公司物资管理部。

物资市场调查报告编写可参照附件4的YB-01。

第十六条采购供应方案

公司物资管理部应根据物资调查报告及施工工期组织编制项目物资采购供应方案，主要内容应包括：

工程概况、主要物资需求时限情况、各类物资采购组织方式、重点周转材料、工器具配置建议、物资采购和供应重难点分析及应对等。

第十七条物资管理交底

公司物资管理部应组织对新中标项目进行施工阶段的物资管理交底。

交底内容包括但不限于：

项目物资调查报告，项目采购供应方案，海外工程项目物资管理账务核算基准货币，建设单位（业主）、上级单位及公司

的物资管理制度与工作要求等。

第十八条项目物资管理策划

项目物资机械部根据公司物资管理交底资料，组织开展项目物资管理策划，包括但不限于：

项目物资部门设置、物资采购供应方案、周转材料、工器具配置方案、仓储设施设置方案、物资质量管控重点及措施、物资采购、消耗等成本管控重点及措施、物资业务流程、物资现场管理等内容，策划结果纳入项目管理策划书。

直管、铁路大型、重难点项目及投资项目物资管理策划由公司物资管理部组织编制。

项目物资管理策划方案编制完成后，及时报公司物资管理部备案。

第五章物资计划管理

第十九条物资计划分为需求计划、采购（申请）计划二类，物资需求计划分为主要物资需求总计划、周转材料需求总计划、低值易耗品需求总计划。

物资采购（申请）计划依据物资需求总计划内容对应编制。

项目是编制物资计划的责任主体，公司物资管理部负责检查指导项目物资计划的编制、管理与执行情况。

物资计划的编制依据：

施工承包合同、设计文件、施工图纸、变更设计、施工组织设计、施工生产计划、物资消耗定额、物资预算和市场价格、物资库存等。

第二十条物资计划编制的责任划分

（一）项目工程技术部门负责提报物资需求计划，并编制主要物资需求总计划、周转材料需求总计划、低值易耗品需求总计划。

（二）项目机械使用部门负责编制机械配件及油料需用量计划。

（三）项目工程经济部门负责提供项目物资初设概算、投标概（预）算和行业信息价格、主要物资损耗系数等。

（四）项目安全质量管理部门负责提供安全环保设施及劳保防护用品需用量计划。

（五）项目工程部负责编制并汇总，并依据资源、主要物资损耗系数

和必要的储备情况做出《主要物资需用限（定）额数量总计划表》。

项目物资机械部根据《主要物资需用限（定）额数量总计划表》编制主要物资采购（申请）计划等，并上报审核、批准，建立计划管理台帐并负责计划执行。

（六）项目经理负责审批物资采购（申请）计划。

（七）公司物资管理部负责审核物资采购（申请）计划、划分采购权限、确认采购方式。

第二十一条需求总计划编制与上报

（一）主要物资需求总计划

项目工程部及时编制《分工号主要物资设计数量明细表》（见附件1：

WZ-02表），经项目总工程师审核后移交项目物资机械部。

《主要物资需用量计划》应在项目开工一个月内（或物资进场90日前）报送公司物资管理部。

项目工程部根据《分工号主要物资设计数量明细表》、主要物资损耗系数等，计算《分工号主要物资需用限（定）额数量明细表》（见附件1：

WZ-03表）、汇总编制《主要物资需用限（定）额数量总计划表》（见附件1：

WZ-04表）。

总计划表由项目工程部报相关部门审核，审核后的总计划表由项目物资机械部报公司物资管理部审核备案。

发生设计变更时，项目工程部要及时提交经项目总工程师审核的变更数量，项目物资机械部据此调整《主要物资需用限（定）额数量总计划表》并报公司物资管理部。

（二）周转材料需求总计划

项目工程部根据实施性施工组织设计、施工技术方案，编制周转材料需用清单，经总工程师审核后移交给物资机械部，物资机械部结合项目资源状况，编制周转材料需求总计划，经审核批准后上报公司物资管理部，作为公司制定项目部周转材料调配、采购或外部租赁的主要依据。

发生设计变更、施工方案调整时，项目工程部要及时提交经总工程师审核的周转材料变更数量，物资机械部据此调整周转材料需求总计划并报公司物资管理部。

第二十二条物资申购计划编制与上报

项目物资机械部根据《主要物资需用限（定）额数量总计划表》和公司规定的采购方式权限（见第三十条），识别确定集采的物资类别，编制物资申购计划（见附件1：

WZ-06表），经项目部总工程师审核、项目经理审批后按规定方式上报公司物资管理部。

公司范围内物资申购计划主要以总计划或分阶段计划为主，应急物资申购计划仅为应急时使用。

第二十三条物资采购（申请）计划和物资供应计划编制与报送。

（一）主要物资月（季、总、分阶段）度需用量计划和主要物资月（季、总、分阶段）度采购（申请）计划

项目工程部根据当月（季、总、分阶段）的施工生产计划等，编制《主要物资月（季、总、分阶段）度需用量计划表》（见附件1：

WZ-05表），经审核签认后移交给物资机械部，物资机械部结合库存数量情况、储备安排等，按采购权限对甲供、集采、自购物资分别编制《主要物资月（季、总、分阶段）度采购（申请）计划表》（见附件1：

WZ-06表）。

计划应按要求的时间、格式与程序提报。

《主要物资月（季、总、分阶段）度需用量计划表》、《主要物资月

（季、总、分阶段）度采购（申请）计划表》结合项目实际进行编制，对于零星、工期短的项目可一次编报。

大中型项目的《主要物资月（季、总、分阶段）度需用量计划表》、

《主要物资月（季、总、分阶段）度采购（申请）计划表》可结合项目实际情况进行总、分阶段或按月季年编报。

周转材料采购（申请）计划的编制与报送参照主要物资供应计划编制与报送要求执行。

（二）辅助材料采购（申请）计划

项目辅助材料由工程部提出书面用料申请，各申请单位填制《辅助材料月度用料申请计划表》（见附件1：

WZ-07表），经工程部、工经部审核、分管领导审批后交项目物机部。

项目物资机械部收集各申请单位的《辅助材料月度用料申请计划表》，汇总编制《辅助材料月度采购（申请）计划表》（见附件1：

WZ-08表），经项目经理审批后，上报公司物资管理部批准后实施。

（三）现场抢险救灾及其他临时应急采购计划

因设计变更或其它原因需紧急增补物资时，根据工程部提供的应急补充需用计划“临时申请购料单”，经项目主管领导批准和公司物资管理部许可后，项目物资部可先行购置。

购置行为发生后，及时上报公司物资管理部备案。

应在购置十日内补齐应急采购计划。

采购数量一般不超过该物资总计划量的20%。

第二十四条物资计划编制要求

（一）物资采购（申请）计划的内容应满足施工技术的要求，主要包括封面、编制说明和物资申请（采购）计划表。

采购计划表中明确需采购产品的名称、规格、型号、数量、单价、金额、到站、收货人、卸车地点、交货期等内容，对于采购产品的质量要求等应在编制说明中予以说明。

工程技术、工程经济、财务和物资等部门负责人或主管审核会签，报项目经理核准并加盖项目公章。

计划表内材料单价依据公司平台公布的物资价格信息填写或询价填写，此价格作为物资采购策划的依据之一。

对于技术复杂或制造工艺要求高的物资，在编制物资申请（采购）计划的同时应向技术人员索取相应的技术标准（技术规格书、图纸、相应标准等），以便在采购时向供方提供。

物资计划上报业主、上级单位物资管理部门并经公司相关部门审核后作为项目物资总量控制的依据。

各类物资计划要分类编号存放归档，妥善保管，以便查询。

第二十五条物资计划执行

物资计划执行的重点是主要物资月（季）度供应计划,参考《主要物资月（季、总、分阶段）度采购（申请）计划表》（见附件1：

WZ-06表）编制。

项目物资机械部应根据用料进度等实际情况编制批次进料计划，批次计划应明确发货依据、物资名称、规格、数量、技术标准及交货地点、交货条件、收货人等信息。

项目物资机械部在根据物资计划、现场实际情况、实施采购供应，建立计划供应台账，对影响物资计划执行情况的生产计划的调整、资源状况的变化、市场单价的波动、运输条件的改变等各种因素进行分析，及时对

物资计划进行调整。

每一批次进料计划应按规定或合同约定方式、程序及格式发送至供应机构或供应商（供货通知书参见附件4：

YB-03表），发生不能按计划如期供应的行为，物资机械部应予记录并保留证据。

当月的批次进料计划总量不能超出月度采购（申请）计划数量，超出范围应履行审批程序后，物资机械部方能组织进货。

第六章物资采购管理

第二十六条公司物资采购工作实行“一个采购平台、两级集中采购”管理体系，原则上在建项目所有主要物资和可批量采购的辅助材料均纳入股份公司和集团公司两级集中采购范围。

纳入两级集中采购范围的物资由公司物资管理部组织实施。

公司对物资集中采购实行全覆盖和授权制。

公司物资采购执行中国中铁股份公司物资采购相关管理办法和规定。

（见附件6：

ZD-01-23）

各级单位应严格执行《中国中铁采购组织形式及采购方式指引清单》的要求，按照规定的采购组织主体及采购方式实施物资采购工作。

第二十七条采购原则

（一）坚持依法合规、公开、公平、公正的原则。

（二）坚持集中采购、上网采购、公开采购，综合采购成本最低的原则。

（三）坚持先调剂利库后采购原则。

（四）坚持采购产品质量合格、售后服务好、供应及时的原则。

（五）坚持优先采购内部企业产品和框架协议采购的原则。

（六）严禁化整为零或规避集中采购。

（七）严禁劳务企业采购工程实体物资的原则。

第二十八条物资采购管理领导小组

公司成立物资采购管理领导小组，公司总经理任组长，公司分管物资工作的副总经理任副组长，组员由物资管理部、工程管理部、工程经济部、

安质环保部、财务会计部、法律合规部、经营开发部、技术开发部负责人组