行政管理规范制度.docx
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行政管理规范制度
（一）前台接待管理制度
一、前台接待上班须着工作装、化淡妆。
二、总台接待对待员工或其他客人，要礼貌大方，热情周到，对来找高层领导的客人，要问清事先有无预约，并主动通知被找领导。
三、前台上班时，应坚守岗位，在接听电话时，做到：
1、找相关部门时需要礼貌用语，并告之对方所找部门电话。
2、接听电话必须说“您好!
海王星辰”，电话用语简洁、清晰、回话礼貌、耐心。
四、负责将外来部门、机构的传真、信件或包裹等及时交至公司相关部门或个人，并做好登记。
若传真、信件未标明主送部门或个人的，则交行政办处理。
五、负责应聘人员在前台填写的《人员面试登记表》转交至人事部。
六、负责公司对外信件、杂志、报刊的整理、收集并放到指定位置。
七、负责员工上下班打卡监督管理，及时制止违反规定的打卡行为并通知人事部。
八、负责对传真机、打卡机、外出登记本进行维护。
九、前台人员负责做好公司人员对外拨打长途、传真的记录。
十、部门安装有长途电话的，前台人员有权拒绝该部门人员拨打长途电话。
十一、若前台人员违反上述规定或遭投诉则，按投诉处罚规定执行。
十二、负责公司收发印章的管理工作，确保收发印章的安全使用。
十三、负责员工工装的计划、进销存账务。
（二）档案管理制度
一、所称的档案，是指任何记载公司文件资料的书面资产与记录文件资料的磁片、光碟等。
二、坚持部门收集、管理文件材料制度。
由各部门指定专人负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定，人员由部门经理指定与调换，但须到行政办备案。
三、凡公司所有内部及外部往来的文件及档案，应一律予以存档，并配合公司网络的规划做好适当的存放。
四、凡公司发出的公文（含定稿和两份打印的正本与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由行政办公室统一收集管理。
五、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集归档。
会议文件由会议主办部门收集归档，行政办备档。
六、归档范围：
1、重要的会议材料，包括会议的通知、请示、报告、决议、总结、领导讲话、会议纪要等。
2、公司发至各部门的决定、决议、指示、命令、制度、规定、计划等文件材料。
3、部门对外的正式发文以及有关部门往来的文件。
4、部门反映主要职能活动的报告、总结。
5、部门各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、各类报表。
6、部门与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
7、本部门职员任免的文件材料以及关于职员奖励、处分的文件材料。
8、本部门员工薪资、福利方面的文件材料。
七、部门内各人员手边档案装订，应以年度为装订单位，不得跨年度装订。
并将每一种类的文件依其属性作单一归纳存档管理。
八、所有部门的各种文件归档时，应统一以公文夹做归档管理，以求统一。
九、部门各人员的档案归纳，应由各人员依存放档案的种类，于档案夹外以电脑打印“档名标签”后粘贴于该档案夹外侧面，但如因档案太多须另增加档案夹存放时，其“档名标签”应冠以序号，方式例如：
2000年社保申报资料
（一）、
（二）等。
十、部门内各人员的档案文件资料归档工作，除应依本办法的规定作文件资料归档外，更重要的是各人员应于每个文件夹内页的第一页，装订本档案夹内的所有资料内容名称索引，以利查阅使用。
并将该页定期缴至该所属文件资料保管人手上，再由各部门指定专人汇总至行政办公室档案室存放，以建立中央档案管理制度。
十一、各部门的档案资料，应于存放归档之前将文件资料冠以流水序号，以利日后登录及查询。
十二、部门档案管理人员应将所有档案存放位置，以表格方式分年度终了，不定时（如档案新增或存放位置异动时），填写表单呈缴该部门主管及行政办公室档案室存档备查，以做为公司部门所有档案管理的索引档。
十三、公司任何使用或新创的制式文件与表单，一律应冠以文件编号，否则一律不准于公司内部使用，其文件编码制式规范如下：
总经理办公室zb人力资源部rs门店管理部md
采购部cg商品部sp市场部sc质量部zl
发展部fz配送中心ps财务部cw电脑部dn
各门店以店号为准
上述为各部门的编号，在拟定文件时，按以下方法编号：
部门编号-2009-文件序号（001）。
例如：
总经经办公室签发关于“文件统一编号的通知”，则该文件编号应为：
zb-2009-001
十四、公司各部门应将所发行使用的文件表单汇整成总表，以备日后查询对照之用。
十五、公司文件资料装订规范如下：
1、文件均以左边装订为原则，装订文件资料及其附件，应对准左上角装订对齐订牢。
2、文件如有破损应予粘贴补正，执照证件应另加透明封套。
十六、各部门根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷使用的“案卷类目”，“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
十七、各部门都要建立健全平时归档制度。
承办人应及时将办理完毕或经有关领导批存的文件资料，收集齐全，并加以整理，送交本部门专（兼）职秘书归档。
十八、部门秘书应将已归档的文件资料按照“案卷类目”条款，放入相应的文件夹中，并在收发文件登记本上注明。
十九、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
二十、在归档的文件材料中，应将每份文件的正本与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷;绝密文件单独立卷。
二十一、卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。
装订的案卷应统一
在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左角打印页号。
二十二、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。
填写字迹要工整，卷内目录放在卷首。
二十三、各部门对于过期文件应依照文件作废及销毁程序，填单向上级核准主管申请文件销毁。
二十四、档案管理人员如对于其经营的文件有遗失或外流现象者，应主动报部门主管核备，并承担应负担的责任。
二十五、依文件调阅程序而所得可阅览的文件资料，应妥善保管，不得误用，遗失或外借他人。
另外借出档案应准时归还，不得任意无故延期。
二十六、凡公司所产生文件资料为磁片、光碟者，其电脑磁片、光碟统一由公司档案室保管。
二十七、前条各部门所报缴的磁片、光碟，应于其上注明单位名称及档案名称。
其次为防止外来的磁片带来不必要的病毒，公司内部一律不准使用未经主管核准的外来磁片。
二十八、各部门成文的文件只有各部门具有借阅权，且不得外借。
二十九、各部门文件需要外借时需到行政办登记。
（三）合同管理制度
合同：
指与公司经营业务活动有关的一切书面形式的协议/约定，合同由双方代表签字盖章之后方能生效。
包括年度购货合同、新商品试销合同、各种协议（返利协议、促销协议、专柜协议等）。
一、权责
1、行政办：
负责对除采购部、商品部、工程部、拓展部、市场部签定的合同进行审核。
2、采购部：
负责与供应商协商合同条款，跟进合同的执行情况。
3、商品部：
负责审核采购合同并设立合同管理员，对合同的执行情况进行审核、记录、存档并跟踪、并按月对合同执行情况做登记及汇总。
4、拓展部：
负责与房主协商房屋租赁合同条款，跟进合同的执行情况。
5、市场部：
负责与厂家协商媒体、制作等合同条款，跟进合同的执行情况。
6、财务部：
负责对合同、协议的原件进行存档，记录合同条款的具体执行情况。
二、内容
1、控制目标：
所有的合同在签订之前都要经过审核，整个合同有效期内合同执行情况要有专人跟进，有合同执行情况的记录。
2、具体工作流程：
（1）公司采购人员依据公司各类收费标准（见附件：
终端资源费用收取标准、促销费用收费标准以及公司规定的其它谈判标准）与供应商代表协商合同具体条款，将协商结果以书面合同形式交由商品部审核。
如通过审核，可盖章签字，合同生效；如未通过审核，需继续与供应商代表协商各项条款。
（2）生效后的合同一式三份，原件交由财务部存档，并在商品部和供应商处各留一份复印件存档。
（3）合同管理员必须在合同生效的2个工作日内对合同的条款进行记录存档。
（4）合同管理员于每月5日之前对合同中该月到期的扣款/费用以列表形式做一个统计，发至财务部、采购部，采购部需跟进供应商的合同执行情况。
下月5日前财务部须返回合同执行情况如扣除货款/费用等（见附件：
月度合同执行情况表），由商品部合同管理专员整理后上报商品总部、总经理、采购部。
（5）对于到期未执行的条款，商品部要督促采购部人员的跟进工作，采购部要积极与供应商联系，保证条款按时执行。
（6）各部门要对执行完毕的合同和暂未执行的合同分类存档。
（7）财务部每个季度第一个月对合同管理情况进行抽查，抽查内容为：
商品部：
合同复印件的存档情况，合同条款的记录情况，月度合同执行情况。
财务部：
合同原件的存档情况，扣款和费用的到位情况及记录。
三、工作要求
（1）采购人员：
合同条款的执行最晚不能晚于到期日后的1个月，采购人员须对供应商交纳的费用及扣款确认书进行合同或协议的标注。
（2）商品部：
合同管理员必须按时记录文档条款，确保合同条款记录完整、准确。
（3）市场部：
合同管理员必须按时记录文档条款，确保合同条款记录完整、准确。
（4）拓展部：
合同管理员必须按时记录文档条款，确保合同条款记录完整、准确。
（5）财务部：
与供应商发生的所有财务行为（扣款行为、供应商交纳费用以及其他财务行为）应该有合同依据，并在付款凭证里对合同编号作备注。
四、附件
（1）合同内容记录表
合同编号
供应商
代码
供应商名称
采购经理
签订时间
有效日期
合同主要条款
备注
（2）月度合同执行情况表
合同编号
条款内容
供应商代码
供应商名称
采购经理
本期到帐
科目
执行情况
（四）印章管理制度
1．目的
为进一步规范公司对印章的管理使用及操作流程，保证印章的严肃性，防范各种风险，特制定本制度。
2．范围
2．1人员范围:
公司内全体员工
2．2资料范围:
对外函件、合同、票据、帐目、报表、承诺或证明等
3．定义
本制度中印章是指公司公章、财务专用章、合同专用章。
4．权责
4．1全体员工均有申请加盖印章的权力；
4．2部门经理核准；
4．3总经理或其授权代表最终审批后方能盖章。
5．作业内容
5．1刻制：
所有印章的刻制必须由总经理批准；印章刻制完成后，印章管理员应填写、保管《印章登记表》，并传真至总部总经理办公室备案。
5．2保管：
对于各种印章，责任人要妥善保管，不得遗失；责任人如有变动，要做好交接工作，并填写《印章交接单》，并传真至总部总经理办公室备案。
5．2．1公章、财务专用章、合同专用章是代表公司权利、义务、责任的章，按本流程规定使用。
公章由总经理负责并责专人保管，财务专用章由财务经理负责并责专人保管，合同专用章由商品部经理负责并责专人保管。
5．2．2其他业务专用章，如：
发票专用章等，由各部门经理负责并责专人保管，不按本流程规定使用。
5．2．3 部门公章，如：
人事部章等，由各部门经理负责并责专人保管，不按本流程规定使用。
5．2．4 部门同时保存有法人印章的，要实行相互制约的管理方法，责两人分别保管。
5．3 使用流程
5．3．1 “公章”对外使用流程：
流程权责 备注
印章管理员
5．3．2“财务专用章”对外使用流程
流程 权责 备注
当事人 “使用印章申请表”
财务部经理
印章保管员
注：
对财务数据真实、合理或经批准的付款，财务经理终审生效。
5．3．3 “合同专用章”对外使用流程
流程 权责 备注
当事人 “使用印章申请表”
采购部经理
商品部经理
印章保管员
注：
1、合同专用章仅供签订采购业务合同使用，且必须使用公司通用合同文本；
2、合同专用章作其他用途使用同5.3.1流程。
5．3．4 各核准或终审人因故口头同意的，事后需补签字。
5．3．5 印章管理员应按月保管“使用印章申请表”并分类存档。
5．3．6 内部文件往来：
部门与部门之间、总部与分部之间的内部文件往来由部门负责人签字，无需盖章。
5．4借用流程
5．4．1 为严肃法纪、规范员工行为，任何部门和个人不得将印章带出办公室，特殊情况确实需要者，经办人必须填写“借用印章申请表”，同5.3.1 流程。
5．5移交流程：
流程 权责 备注
原印章责任人
总经理
移交人/接收人/监交人
印章管理员
5．5．1经理级以上人员负责监交
5．5．2印章移交时，印章管理员应同时将全部表单编号移交。
5．6门店公章及财务专用章的刻制、保管、使用同公司公章及财务专用章作业流程。
5．7保管、使用印章的违纪处罚：
负责保管、使用印章的责任人要认真履行自己的职责，按本规定要求运作，各部门领导要经常检查，监督印章的保管、使用情况。
对玩忽职守、徇私舞弊者、不按公司规定保管、使用印章的行为，一经查出，严肃处理，造成后果者，除追究当事人外，部门经理负连带责任。
6．相关文件
无
7．附件
7．1 附件一：
“使用印章申请表”
7．2 附件二：
“借用印章申请表”
7．3 附件三：
“印章登记表”
7．4 附件四：
“印章交接单”
（五）电话管理制度
一、本公司电话，为方便与外界沟通及业务联系之用，禁止员工打私人电话，接听私人电话必须简短明了。
二、员工打电话、用语尽量简洁、明确，以减少通话时间。
三、接听外线电话应使用标准用语“您好!
海王星辰XX部”,电话响三声必须接听，以提高办事效率。
四、为使公司降低办公费用，现对长途电话的使用部门做如下要求：
1、需要拨打长途的部门须事先向行政办提出申请，总经理签字审批后行政办负责执行。
2、各可以拨打长途电话的部门给予安装有锁式电话，自行管理。
3、可以拨打长途电话的部门须自行建立拨打长途电话登记本，每次拨打长途必须登记，部门经理签字。
4、各部门长途电话负责人为部门经理，负责在每月将登记本与电话明细进行核对。
结果于2日内报行政办审核，若核对后不符，则超额部分由该电话负责人承担。
办公座机不得拨打信息台电话，若产生该项费用，由该部门负责全额交回公司财务部。
行政办定期审核话费明晰，若产生不合理费用，该费用由该电话所在部门负责全额交回公司财务部。
五、有长途电话的部门不得到前台拨打，若须发传真，则要按照《前台管理规定》中的相关条款执行，即：
做好登记工作。
六、部门经理手机需24小时开通，报销手机话费的人员开机时间为早7：
00—22：
00。
八、有违反上述第一至第五条规定者处罚50元，执行规定见《处罚流程》。
九、违反第六条规定的取消当月手机话费报销资格。
（六）小灵通管理制度
一、为节省公司电话费用开支，公司购进小灵通，配发给门店、职能部门小灵通各一部。
二、采购管理：
1、小灵通由行政办负责采购，技术问题如：
型号、规格由电脑部负责把关。
2、新增小灵通由需求部门提出申请，行政办负责采购，进行正常出入库流程（见《项目申请单》）。
三、保管权责：
1、小灵通属于公司资产，不得外借他人使用，不得换号，不得换取任何零部件。
2、配发到门店的小灵通由店长负责保管，店长交接时该项须列入交接范围，并确认小灵通是否损坏；配发到部门的小灵通由部门经理负责保管，属于部门电话，部门经理工作交接时，该项须列入交接范围，并确认小灵通是否损坏；配发到个人的小灵通由本人负责保管，调职或离司时，该项须列入交接范围，并确认小灵通是否损坏。
3、小灵通发生人为损坏时，由保管责任人负责赔偿，向公司财务部缴纳400元购机款。
四、费用管理：
1、小灵通固定月租费20元，内部通话（公司配发的小灵通之间通话）免费，该月租费费用由公司承担。
2、除月租费外的其他项目（如彩铃、来电显示等）费用公司不予报销。
3、配发小灵通的费用报销遵循以下原则：
（1）门店：
每月35元
（2）个人：
每月35元。
特殊情况的，由总经理特批。
4、小灵通费用采取充值方式，公司第一次统一充入话费200元，则个人或门店按报销额度（35元/月）计算，实际使用期限：
5.7个月，若在使用期间发生话费不足，则由保管人自行充值，公司不负担该费用。
五、报销：
1、话费报销采取公司统一方式，即公司统一购买充值卡，每张面值100元。
行政办根据上次话费使用期限额度，统一采购充值卡下发。
六、使用规定
1、在单位要进行通话时，不得使用座机拨打公司配发小灵通或使用小灵通拨打公司座机。
2、公司范围内人员之间沟通时，尽量使用内部通话免费的方式：
总部之间使用座机拨后四位小号；门店之间拨打小灵通；门店与总部之间拨打小灵通。
3、无论配发给门店的小灵通、部门的小灵通、个人的小灵通都不得拨打长途电话。
七、违反上述规定的人员，给予罚款50——100元不等。
（六）会议管理制度
为加强对公司会议的管理，减少不必要的会议，综合缩短会议时间，提高会议质量，特制订本制度。
一、每周各部门负责人如有会议则应先与与会人员沟通后在会议前一天OA会议通知给行政办，会议通知应包含如下内容：
时间、地点、与会人员、议题等。
二、行政办在接到会议通知后由行政办统一安排会议进程，并当天发OA通知相关与会人员会议安排。
三、若行政办在规定时间内没有接到会议通知则不予安排，特殊情况除外。
四、本会议安排不包含部门内部会议、固定会议（见附件）等，固定会议不另行通知，若固定会议有变动，则应提前一天通知行政办发出取消通知。
五、会议安排不得与固定会议冲突
六、若出席会议人员迟到或手机响则罚款20元，若固定会议变动，行政办未通知则处罚责任人20元。
七、本规定解释权在行政办。
固定会议时间表
序号
星期
内容
时间
备注
1
周一
店长会
13：
30
公司例会
17：
30
2
周四
新商品会
16：
00
（七）车辆管理制度
一、车辆使用细则
1、公司车辆本着高效、节约为原则，合理使用和调配。
2、各部门外出联系工作原则上乘公共汽车，若挟批量物品、重要文件资料或大额钱款以及接送公司重要客人，或为处理紧急事件，公司方予派车。
3、各部门用车应有计划性，用车须提前一天通知行政办，若未提前通知，行政办有权根据用车情况，延迟安排。
4、货车工作时间由配送中心调度，保证各部门送货任务，除此之外，由行政办统一安排，任何人不得私自调派货车。
5、QR商品用车由行政办负责调配。
6、无专项用车的部门正常工作申请用车应填写用车申请单，交行政办行政办，由行政办安排出车。
7、非紧急情况，公司车辆均由行政办统一调派，其他任何人无权调动司机出车；紧急情况下应先通知行政办行政主任，行政主任可根据情况安排公司所属任何车辆出车，车辆使用部门须无条件执行。
8、各部门均有责任严格控制用车，对于不具备用车条件的申请，行政办有权拒绝安排出车。
9、对已安排出车的，由于自身工作失误造成其他部门不能按期（隔天）使用车辆的，行政办将对其责任人处以5—50元罚款，或并处通报批评。
二、车辆主管工作职责
严格遵守公司各项管理制度，尽职尽责，保证及时准确的调配车辆，提高效率，降低成本，圆满完成领导交办的各项任务。
1、负责整个公司车辆、司机的管理（包括司机的考核和车辆的维修、保养、考核、审查等）。
2、跟踪、记录每辆车的费用，每月底进行统计，保证车辆使用费不高于预算。
3、负责所有车辆的养路费、年审、保险、运营等证件的办理及管理。
4、建立健全所有车辆的档案，制定、完善车辆管理制度。
5、定期组织司机学习，总结工作情况，提高司机的安全意识和工作热情。
6、经常不定期检查车辆，保证车辆设备完整，车容整洁，车况良好。
7、定期对司机的工作进行考核。
8、负责协调车队内外关系，提供优质服务。
9、完成领导交办的其他工作。
三、司机守则
1、严格遵守交通规则和操作规程，文明驾驶，避免行车事故，保障行车安全。
2、对自己的车辆全面负责，定期进行维修保养，定期洗车，保持车辆整洁。
3、车辆因故需要维修，应书面陈述原因，得到车辆主管同意后，经行政办负责人签字认可方能到指定维修厂维修，不得私自送维修厂修理，否则公司不予负担维修费。
4、离车时，检查车辆，上好防盗设施，并将车辆行驶证及附加费携带于身，不得留在车内。
5、司机应做到优质服务，说话和气，协助用车人做些力所能及的工作。
6、司机出车应填写出车单，返回公司后须经用车人确认。
7、禁止在驾驶室内过夜，未经行政办主管同意，不得将车辆交于他人使用。
非紧急情况下，不得在无总经理或行政办授权的情况下私自出车。
8、运送货物要清点数量，办好交接手续，运送做到及时、准确、安全。
9、下班后，所有车辆一律停放在公司指定的停车场，司机不得擅自停放在其他地方，否则因此而引起的一切后果由当事人负责。
10、司机应妥善保管车辆物品（钥匙、行驶证等各项车辆证件），擅自将物品交于他人使用者，对司机罚款50元，若造成损失的司机将负50%连带责任，非司机人员私自动用车辆的罚款100元，若造成损失的负100%责任。
11、奖惩
A、违章罚款一律不予报销，并扣除不能行车天数的工资。
B、丢失物品应及时报告，提供证明，因自身责任造成的，由本人承担全部损失。
非自身责任造成的，个人承担全部损失的10%。
C、无出车任务时，车辆应停泊在指定停车场，违者每次罚款50元，由此产生的停车费由司机本人承担。
D、车辆事故必须8小时以内上报公司，逾期不报者，全部费用由司机本人承担。
事故占次要责任的司机，承担保险公司赔偿不足部分费用的30%；事故占主要责任的司机，承担保险公司赔偿不足部分的50%。
（八）宿舍管理制度
为了使员工宿舍保持整洁有序的生活环境，使住宿员工得到充分的休息，现结合公司的具体情况，制定本办法。
一、员工申请住宿条件
1、本地招聘人员不在申请范围。
2、欲住宿的员工应首先向门店部经理提出申请报告，由人事部、门店部共同审核，通过后交总经理审批，批准后行政办进行备档及租赁宿舍，并通知门店部住址，由门店部负责安排。
若需要对住宿人员进行调整，由门店部提出，则须经人事部、行政办审核同意后，方可调整。
二、符合住宿条件的员工，由公司行政办安排住宿并领取钥匙。
领取钥匙之日即为入住时间。
三、住宿员工按公司规定按比例承担房租费。
1、员工按月工资的10%收取房租；
2、房租费在当月的工资中扣除；
3、住宿员工要按时缴纳管理费、水电煤气费等，此类费用由住宿人平均承担，由室长负责收取和缴纳。
如到期未缴纳或迟缴纳水电煤气费等费用的，所发生的滞纳金由住宿员工共同承担，并且对住宿人员每人处10元罚款。
4、行政办负责租赁房屋，并负责安排住宿人员数量。
四、如遇特殊或紧急情况，经行政办同意，需住宿人员进行房间、人员的重新调整，被调人及其它住宿员工应积极配合。
五、本公司提供员工宿舍系现住人尚在本公司服务为条件，倘若员工离职（包括自动辞职、受免职、解职等）时，对房屋的使用权终止，届时该员工应
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