编制红头文件格式.docx
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编制红头文件格式
编制红头文件格式
1、作业目的
红头文件是以其文件首页主题为红色而得名,表明它的严肃性和重要性。
红头文件是公司为了管理的需要,制定的针对一时或一事或者执行有关政策的具体措施、方法、决定、意见等。
关于文件以红头文件还是普通通知下发,主要根据文件的重要性和发文主体而定。
2、红头文件分类
2.1、发布性红头文件:
用于发布公司生产经营、行政管理等方面的规章制度;重大经营、生产、技术、管理等工作的决定;发布有关奖惩决定和通报。
2.2、任免性红头文件:
用于公司内部人事任免和聘用等事项。
2.3、批复性红头文件:
用于对下属企业上报文件的批复。
2.4、请示性红头文件:
用于对政府部门请示上报或协调性文件。
3、红头文件格式
3.1、组成红头文件的各要素
组成红头文件的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。
红头文件首页红线以上部分为眉首,红线(不含)以下至主题词(不含)之间部分称为主体,主题词以下部分称为版记。
3.2、眉首部分格式
3.2.1发文单位:
公司公文的发文单位《*****有限公司》,由红色字体标示。
使用时由集团行政办或分公司综合办统一印制,宋体,定号不限。
需要注意的是请示性红头文件为上行文,发文单位比普通红头文件低55mm左右,一方面方便政府部门批示,另一方面也表示尊敬。
上行文应注明签发人、会签人姓名,其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
3.2.2发文字号:
与发文单位标识下空1行,发文字号由发文单位代字(如太原市阳光实业有限公司对内下发管理制度,代字“并阳办字”)、年份和序号组成,用仿宋三号字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数字标识;年份应标全称,用﹝﹞括入;序号不编虚位(即1不编为01),不加“第”字(如太原市阳光实业有限公司3号文件编为—“并阳办字﹝2014﹞3号”)。
3.2.3下划线:
由红色下划线划出。
3.3、主体部分格式
主体部分包括标题、主送单位、正文、附件、发文单位、成文时间、印章等组成。
3.3.1标题位于红色下划线下空1行,用宋体二号组成,可分为一行或多行居中排列;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
3.3.2主送单位:
用全称或规范化简称、统称,标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体。
但公告、通告等属周知性公文没有主送单位。
3.3.3正文
首页必须显示正文,正文从主送单位名称下一行开始排列,每自然段开头左空2字,回行顶格。
3.3.4附件
公文中如有附件,在正文下空1行左空2字,用3号仿宋体标识“附件”,后标全角冒号和名称,正文中附件如有序号使用阿拉伯数字(如“附件:
1、***”),数字上下要对齐。
附件是正文内容的组成部分,与正文一样具有同等效力。
附件应与公文一起装订,如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第一行顶格标识公文的附件号。
如转发或引用的附件为正文配套资料或内部资料,发文时不加日期,如转发附件为发文单位以外的文件,保持原有的格式及日期随正文下发。
3.3.5成文时间
用汉字将年、月、日标全,“0”写为“○”。
成文时间距上文空3行,右空4字。
成文时间确定的原则如下:
1)、会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准;
2)、领导签发的,以签发日期为准;
3)、规章制度以文件批准日期为准。
3.3.6印章(公文生效标识)
公文除会议纪要外,均需盖印章。
一般公文在落款处不署发文单位名称,只标识成文日期和盖章。
联合行文,请示或其它形式的上行文只盖主办单位章,下行文各主办单位均要盖章。
当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字,主办单位印章在前,采用同种加盖印章方式,保证印章排列整齐,两印章互不相交或相切,间隔不超过3mm。
3.4、版记部分格式
3.4.1主题词格式
主题词用黑体三号字,居左顶格标识,后标全角冒号,词用宋体三号字,词目之间空1字。
类别词——类属词——文种,除类别词外最多可选5个。
另外须注意,如文件内容在一页内并且带有附件,主题词须另起一页,不能跟正文放在一页。
3.4.2抄报、发格式
公文如有抄报,在主题词下一行,居左顶格用仿宋三号标识,后标全角冒号,抄报单位之间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄报单位对齐,在最后一个抄报单位后标句号。
3.4.3印发单位和印发日期
位于抄送单位之下(无抄送单位在主题词之下)占1行位置,用3号仿宋体。
印发单位左空1字,印发日期右空1字,印发日期以公文付印日期为准,用阿拉伯数码标识。
3.4.4校对和印数
校对一般为拟稿人,用3号仿宋体,校对后冒号与主题词后冒号对齐。
印数用3号仿宋体,右空4字。
红头文件格式(该页为下行及平行文首页格式)
中鲁办字〔2013〕11号
关于组织“2013年度述职报告会”的通知
集团各部门、各分公司领导:
2013年的工作历程即将结束,新的一年需要系统布局与安排,为了更好地总结过去,计划未来,发现问题,调整改进,集团公司决定组织2013年度述职工作,现将有关事宜通知如下:
一、组织部门:
集团人力资源部
二、述职人员:
集团:
投融资总监、人力资源总监、财务总监、行政总监;
地产事业部:
总经理、工程副总、经营副总、营销总监;
力鸿:
总经理;
居然物业:
总经理;
三、述职时间安排及地点:
(该页为上行文首页格式)
中鲁办字〔2014〕11号签发人:
关于×××××的请示报告
小店区公安局:
太原市政府正式出台《关于进一步改革户籍管理制度的意见》,决定在全太原市范围内取消农业户口和非农业户口的划分方式,实行城乡统一户口登记、“居民户口”管理。
从6月1日起,符合条件者即可到各派出所办理落户手续。
根据《太原市人民政府关于进一步改革户籍管理制度的意见》文件要求……
二〇一四年二月二十七日
(联系人:
,电话:
)
主题词:
×××请示报告
抄报:
董事长
山西中鲁物流有限公司2014年2月27日印发
校对:
共印2份
编制普通通知格式
1、作业目的
普通通知,是印发上级单位和本级单位有关公文,批转下级单位公文,传达上级单位指示,发布法规和规章,以及要求下级单位办理、执行或周知事项的公文。
2、通知的分类
根据适用范围的不同,可以分为以下几大类
2.1、批转性通知:
用于上级单位批转下级单位的公文,给所属人员,让其周知或执行。
2.2、转发性通知:
用于转发上级单位和不相隶属单位的公文给所属人员,让其周知或执行。
2.3、指示性通知:
用于上级单位指示下级单位如何开展工作。
2.4、事务性通知:
用于处理日常工作中带事务性的事情,常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关单位或人员。
2.5、发布性通知:
用于发布规章制度或规程等。
3、通知格式
3.1通知的编号
为方便查找,通知在页眉部可加编号,用宋体五号字齐右排列,编号规则为公司简称+年份+月份+日期+份数序号-文件密级(A一级、B二级、C三级、D四级),太原市阳光实业有限公司2013年12月6日发的第二份普通通知,编号为YGSY2013120602-D。
3.2通知的标题和主送单位
3.2.1标题用宋体三号字体加粗,可只写“通知”二字,如事情重要或紧急也可写“重要通知”或“紧急通知”,以引起注意。
也有在“通知”前写上发通知单位名称,或写上通知的主要内容。
3.2.2写被通知者姓名或单位名称,距标题间隔一行顶格写,宋体四号字。
3.3通知的正文,空两格宋体四号字体。
3.3.1通知缘由:
发布指示、安排工作的通知,这部分的写法跟决定、指示很接近,主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。
3.3.2通知事项:
这是通知的主体部分,所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等,都在这部分中有条理地组织表达。
内容复杂的需要分条列项。
3.3.3执行要求:
发布指示、安排工作的通知,可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。
如无必要,可以没有这一部分。
3.4落款:
行文日期写在正文右下方,距正文空3行,右空4字。
通知格式
编号:
YGSY2013120602-D
关于组织“2013年度述职报告会”的通知
集团各部门、各分公司领导:
2013年的工作历程即将结束,新的一年需要系统布局与安排,为了更好地总结过去,计划未来,发现问题,调整改进,集团公司决定组织2013年度述职工作,现将有关事宜通知如下:
一、组织部门:
集团人力资源部
二、述职人员:
集团:
投融资总监、人力资源总监、财务总监、行政总监;
地产事业部:
总经理、工程副总、经营副总、营销总监;
力鸿:
总经理;
二〇一三年十二月六日
编制会议纪要格式
1.作业目的
组织召开会议必须编制会议纪要,这是为了避免泛泛而谈,议而不决,决而不行;是为了提高会议效率,切实解决实际问题。
同时也是为了减少所谓“事出有因,查无实据”等扯皮现象。
编制人通过一定的编制和归纳技巧,把分散的意见以适当的文字引导成统一的决议,便于参会各方理清思路,加强遵照执行的自觉性。
2.主办单位
会议纪要由召集和主持的会议的单位指派人员负责编制。
3.作业描述
3.1会议纪要格式示范
单位:
太原市阳光实业有限公司(宋体三号加粗)
标题:
×××××会议纪要(宋体三号加粗)
文号:
[2014]第9次(宋体三号加粗)
文号写在标题的正下方,由年份、序号组成,用阿拉伯数字全称标出,并用“[]”括入,如:
[2014]第5次。
办公会议纪要对文号一般不做必须的要求,但是在办公例会中一般要有文号,如“第X次”,写在标题的正下方。
会议日期:
(年月日午时)
会议地点:
主持人:
出席对象:
出席单位、姓名
缺席人:
记录人:
上周工作:
(一部门一段)
本周工作任务:
(一部门一段)
领导布置工作任务:
(一事一段)
标题性文字用宋体四号加粗,正文统一用宋体四号字。
3.2作业要求
3.2.1正文部门是纪要的主体部分,是对会议的主要内容、主要精神、主要原则以及基本结论和今后任务等进行具体的综合和阐述。
具体要求如下:
3.2.1.1要从会议的客观实际出发,从会议的具体内容出发,抓中心,抓要点。
抓中心就是抓住会议中心思想、中心问题、中心工作。
所谓要点,就是会议主要内容,要对此进行条理化的纪要。
3.2.1.2会议纪要是以整个会议的名义表述的,因此,必须概括会议的共同决定,反映会议全貌。
凡没有形成一致意见的问题,则需要分别论述并写明分歧之所在。
3.2.1.3为了叙述方便,眉目清楚,常用“上周主要工作”、“本周工作任务”、“领导布置工作任务”等词语,作为段落的开头语。
也有用在段中的,仍起强调的作用。
3.2.1.4属于介绍性文字,记要者可以灵活自由叙述,但属于引用性文字,必须忠实于发言原意,不能篡改,也不可强加于人。
3.2.2由本单位主持的会议,会议纪要由本单位指定专人编制,本单位为主要出席对象的会议,本单位应主动要求承担编制会议纪要。
3.2.3对于个人发言先做好记录,意见统一的编入会议纪要。
如有持不同意见者坚持要求将其意见记入会议纪要的,决议表述力求清晰明确,不可含糊其词而引发歧义。
3.2.4会议纪要由专人编制完成后由主持人负责审核,确认无误后由编制人以电子形式转发所有参会人员。
会议纪要格式
山西中鲁物流有限公司
月度工作会议纪要
[2014]第4次
时间:
2014年2月20日8点30分
地点:
705会议室
主持人:
参会人员:
缺席人:
记录人:
会议内容:
一、上月主要工作内容
(一)集团XXX部:
1、1月份的工作基本已经按计划完成;
2、销售工作,……;
3、年底,……;
4、管理调整:
……。
(二)XXX公司
二、本月重点工作
(一)集团XXX部:
……。
1、本月计划工作情况,……。
2、重点工作:
……
(二)XXX公司……
三、领导布置的工作
(一)要切实汇报工作的完……。
(二)2014年……。
(纪要完毕)
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