松阳县党政机关.docx

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松阳县党政机关

松阳县党政机关

商密传输系统

用

户

操

作

手

册

杭州信雅达科技有限公司

2006年10月

目录

1引言4

1.1文档目的4

1.2使用要求4

2操作过程6

2.1系统登入6

2.1.1操作界面6

2.1.2操作步骤6

2.2文件发送7

2.2.1红头文件发送7

2.2.1.1操作界面7

2.2.1.2操作步骤7

2.2.2附件文件发送13

2.2.2.1操作界面13

2.2.2.2附件文件发送13

2.2.3扫描文件的发送17

2.2.3.1操作界面17

2.2.3.2操作步骤17

2.2.4已发文件24

2.2.5文件删除25

2.3文件接收27

2.3.1红头文件的接收27

2.3.1.1操作界面27

2.3.1.2操作步骤28

2.3.2附件文件的接收31

2.3.2.1操作界面31

2.3.2.2操作步骤31

2.3.3扫描文件的接收33

2.3.3.1操作界面33

2.3.3.2操作步骤33

2.3.4已收文件38

2.4文件查询39

2.4.1操作界面39

2.4.2操作步骤39

2.5类型管理40

2.5.1操作界面40

2.5.2操作步骤40

2.6扫描控件下载43

2.6.1操作界面43

2.6.2操作步骤43

2.7修改密码44

2.7.1操作界面44

2.7.2操作步骤44

2.8常见问题回答45

1引言

1.1文档目的

为了用户更方便地操作商密传输系统，特编写此操作手册。

本手册适用于所有使用商密传输系统的人员。

1.2使用要求

（1）客户端：

WINDOWS98、WINDOWS2000、WINDOWSXP操作系统，IE6.0以上，建议分辨率1024*768。

（2）客户端IE浏览器安全设置。

修改Internet区域安全设置：

打开浏览器－>工具菜单－>Internet选项菜单－>安全页－>Internet区域（图1.1）。

点击自定义级别，然后将浏览器中所有有关ActiveX控件和插件的选项作图示选择（图1.2；图1.3）。

图1.1

图1.2

图1.3

（3）客户端要求安装扫描控件。

具体请参阅扫描控件下载说明。

（4）客户端要求安装WORD2000或者WORD2003

（5）客户端如没有安装系统自带的图片处理软件（如XP系统的图片和传真浏览器），则需安装图片处理软件（如Acdsee等）。

2操作过程

2.1系统登入

验证用户身份的合法性，并登录系统。

2.1.1操作界面

图2.1.1

2.1.2操作步骤

1）打开浏览器（如InternetExplorer），在地址栏中输入商密传输系统地址：

部门：

http:

//10.28.254.253；乡镇：

http:

//192.168.0.1/。

登录界面如图2.1.1，输入用户名、密码。

2）按“登录”，则系统检测输入的用户名和密码是否合法。

3）如果用户名和密码正确，则进入到系统主界面。

2.2文件发送

文件发送包括“待发文件”和“已发文件”，分别显示临时保存的没发送的文件和已经发送过的文件。

点击“待发文件”中显示的临时保存的文件标题，显示文件的内容，并可对文件进行编辑或发布操作。

点击“已发文件”显示所有已经发布的文件，点击文件标题显示文件内容。

2.2.1红头文件发送

2.2.1.1操作界面

2.2.1.2操作步骤

1）新建红头文件：

在界面中，直接点击“新建红头文件”如图2.2.1，出现图2.2.2操作界面。

在下拉菜单中，选择用户所需要的模板（模板的制作请参阅模板管理），点击“确定”，出现图2.2.3。

图2.2.1

图2.2.2

图2.2.3

2）编辑红头文件：

在编辑word文件中，用户根据文件的实际内容填写，填写时注意除文件正文内容外，其余的都应填入对应的“［］”中，并不得将“［］”删除。

3）文号栏是根据用户所需的实际情况来选择当前文件的文号,一旦选择后系统会自动把文号填写到word中相应的位置,如图2.2.3。

如果在图2.2.3中的文号栏中找不到用户所需的文号，有以下两种操作可以对文号进行修改：

♦直接在文号栏对所选择文号中的序号进行修改（其中文号中的机关代字和年份是默认的，不允许修改的），则word中相应的文号内容会做相应的改变，但是所修改的文号只是对现在修改的红头文件有效，当用户再次选择此文号时，系统仍然以原先的文号为准。

♦如果要彻底的修改或者添加文号，可以在主界面中“类型管理—>文号管理“界面中来进行操作，如图2.2.4。

修改文号可直接在对应的框内进行修改，修改完后点击“保存”；添加新文号则点击“增加”按钮，出现一条空的记录，在空的记录中输入你想要的文号，再点击“保存”，则相应的文号就可以在图2.2.3中的文号栏里出现。

图2.2.4

4）附件：

如果用户想在发送的红头文件中附加上附件，则在图2.2.3附件这栏中点击“浏览”，具体操作参照附件文件的发送。

5）发布范围：

点击“发布范围”旁边的“>>”弹出系统地址本如图2.2.5，选择用户所需要发布范围（当选择的组织其有二级部门甚至更多级的部门，只要选择了第一级的部门，其相应的下级部门也自动会被选中），点击“确定”，相应的部门里的用户就会显示在发布范围栏里（其显示的只是部门里的用户，对于组织结构的名称是不显示的）。

点击“取消”则取消本次范围选择。

图2.2.5

6）短信提醒：

点击选择是否“短信提醒”，如果选择“是”，系统会自动给发布范围内的用户发送一条手机短信，提醒其用户接收红头文件。

选择“否”，则不实现此功能。

7）盖章（此功能暂不用）：

点击“盖章”按钮，出现如图2.2.6，在出现的窗体中，用户可以选择红头文件所需的印章，点击“选择”，弹出图2.2.7窗体，输入相应的印章口令，印章则自动的出现在红头文件中，如图2.2.8，此时印章的位置位于红头文件的左上方，如果用户想把印章放于其它地方，需要手动的点住印章拖动，使其移动到相应的位置上。

图2.2.6

图2.2.7

图2.2.8

8）暂存：

点击“暂存”按钮，则红头文件临时保存在“待发文件”中。

如果用户想发送、修改或者删除此文件，可以直接在“待发文件”栏中找到此文件，进行相应的操作。

9）发布：

点击“发布”按钮，则红头文件就发送到发布范围内的用户。

系统将会自动记录文件的发布情况，已发布的红头文件会自动转入到“已发文件”中。

2.2.2附件文件发送

2.2.2.1操作界面

图2.2.9

2.2.2.2附件文件发送

1）新建附件：

在界面中，如图2.2.10直接点击“新建附件文件”，出现图2.2.11操作界面，其中带*的为必填项。

图2.2.10

图2.2.11

2）正文附件：

在图2.2.11正文附件这栏中，点击“浏览”按钮出现图2.2.12，在“查找范围”中，找到你所想要发送的附件，点击“打开”则相应的附件就添加到附件这栏中，完成对附件的添加。

在“附件说明”中填写对附件文件的说明。

如果发送的附件超过一份，用户可以在附件这拦的下方点击“增加”按钮，继续添加所要发送的附件。

一旦已添加的附件不符合用户的发送要求，用户可以通过“删除”按钮来删除附件。

图2.2.12

3）发布范围：

点击“发布范围”旁边的“>>”弹出系统地址本选择如图2.2.13，选择用户所需要发布范围，具体操作参见“红头文件发送”中的发布范围。

4）短信提醒：

点击选择是否“短信提醒”，如果选择“是”，系统会自动给发布范围内的用户发送一条手机短信，提醒其用户接收附件文件。

选择“否”，则不实现此功能。

5）暂存：

点击“暂存”按钮，则附件文件临时保存在“待发文件”中。

如果用户想对此文件进行操作，可以直接在“待发文件”栏中找到此文件，点击标题打开附件文件如图2.2.14。

若用户想不发送此附件文件，可以直接点击“删除”按钮，点击“发布”则直接发布此附件文件。

若用户只是想要删除添加好的附件，则勾选已添加的附件，再点击“删除附件”；要新添加附件则按“浏览”键进行操作。

图2.2.13

图2.2.14

4）发布：

点击“发布”按钮，则附件文件就发送到发布范围内的用户。

系统将会自动记录文件的发布情况，已发布的附件文件会自动转入到“已发文件”中。

2.2.3扫描文件的发送

2.2.3.1操作界面

正确的用户名和密码登入后，出现下图所示界面。

2.2.3.2操作步骤

2）新建扫描文件：

直接点击“新建扫描文件”出现图2.2.15，操作其中带*的为必填项，否则系统就会弹出警告信息。

图2.2.15

1）平板扫描正文：

系统主要对纸质文件进行逐页扫描，文件正文必须用平板扫描仪扫描成图片发送，操作界面如图2.2.15。

通过点击“平板扫描”按钮来对文件进行扫描，在扫描前，必须将要扫描的纸质文件放入扫描仪中。

◆“显示扫描界面”选项是调用扫描仪本身自带的扫描界面进行扫描，在界面中能设置扫描仪的各种参数，一般情况下，不需要勾选显示扫描界面。

◆“分辨率”选项是设置扫描图片的精度，对于第一次使用本系统，最好先确定本扫描仪具有哪些分辨率档次，如96、100、150、200、300、600等，然后确定采用哪一档次分辨率进行扫描，若所采用的分辨率不在“分辨率”选项下拉框中，则可以“分辨率”选项中直接输入。

例如分辨率选项有96、100、150、200、300、600档次，假设所采用的扫描仪用400分辨率进行扫描，并不在分辨率选项中，则可以直接修改分辨率选项中的值即可，在以后扫描，系统会自动记忆这一选项。

本次扫描的分辨率将作为下次扫描的默认分辨率。

◆“象素”选项目前有黑白、灰度、彩色。

可以根据需要进行设置。

其具体操作：

若不勾选“显示扫描界面”，点击“平板扫描”，选择你所用的扫描仪后，就会出现如图2.2.16，可以看到扫描进度。

扫描结束后系统会自动提示“还要扫描下一页吗？

”，若需要继续扫描，则先更换扫描仪中待扫文件，然后点击“是”则继续扫描；若不需要继续扫描，则点击“否”停止扫描。

扫描完毕后，点击“文件上传”，系统自动提示：

“你确定要上传文件吗？

”点击“是”则显示文件上传的进度条如图2.2.18.2，点击“否”，就取消文件上传。

“显示文件”则是对扫描好的文件进行显示。

图2.2.16

若勾选“显示扫描界面”，点击“平板扫描”，选择你所用的扫描仪后，就会出现类似如图2.2.17（具体因扫描仪不同界面有所不同），可以看到整个扫描过程以及对扫描文件的“预览”和设置，点击“确定”即可以扫描相应的文件。

一旦扫描结束，系统会自动提示一条信息“还要扫描下一页吗？

”，若需要继续扫描，则先更换扫描仪中待扫文件，然后点击“是”则继续扫描；若不需要继续扫描，则点击“否”则停止扫描。

扫描完毕后，如果用户需要查看此扫描文件，直接点击“显示文件“，就可以查看扫描文件的内容。

如果用户不需要此扫描文件，即要删除刚才扫描的文件，则在扫描正文框中选中需要删除的文件，然后点击鼠标右键，再选择删除即可，如图2.2.18.1。

如果用户想发送或者暂存此扫描文件，则先把扫描文件上传，其操作过程是：

点击“文件上传”系统自动会提示一条信息：

“你确定要上传文件吗？

”点击“是”则显示文件上传的进度条如图2.2.18.2，点击“否”，就取消文件上传。

注：

已上传的扫描文件无法通过删除扫描正文框内文件的方法删除。

图2.2.17

图2.2.18.1

图2.2.18.2

若要选择以前扫描的存放在硬盘上的文件，则在扫描正文框中点击鼠标右键，选择“选择文件”菜单选取文件。

如图2.2.18.3

图2.2.18.3

若要查看刚才扫描的文件，则在扫描控件中选中需要查看的扫描文件，然后点击“显示文件”按钮即可，如图2.2.18.3。

2）高速扫描正文：

系统主要对纸质文件进行批量扫描，文件正文必须用高速扫描仪扫描成图片发送，操作界面如图2.2.15。

通过点击“高速扫描”按钮来对文件进行扫描，在扫描前，必须将要扫描的纸质文件全部放入扫描仪中。

其它步骤同平板扫描。

3）附件：

如果用户想在发送的扫描文件中附加上附件，则在图2.2.15附件这栏中点击“浏览”，具体操作参照附件文件发送。

4）发布范围：

点击“发布范围”旁边的“>>”弹出系统地址本选择如图2.2.15，选择用户所需要发布范围，具体参见红头文件中的发布范围操作。

5）短信提醒：

点击选择是否“短信提醒”，如果选择“是”，系统会自动给发布范围内的用户发送一条手机短信，提醒其用户接收扫描文件。

选择“否”，则不实现此功能。

6）暂存：

点击“暂存”按钮，则扫描文件临时保存在“待发文件”中。

如果用户想对此文件再次进行操作，可以直接在“待发文件”栏中找到此文件，点击标题打开扫描文件如图2.2.19。

若用户想删除已扫描正文，则勾选要删除的文件，点击“删除附件”按扭；要删除整个扫描文件，直接点击文件底部的“删除”按钮即可；点击“发布”则直接发布此扫描文件。

8）发布：

点击“发布”按钮，则扫描文件就发送到发布范围内的用户。

系统将会自动记录文件的发布情况，已发布的扫描文件会自动转入到“已发文件”中。

图2.2.19

2.2.4已发文件

正确的用户名和密码登入后，就停留在“待收文件”界面中。

点击“已发文件”链接，转到相应的已发文件界面中如图2.2.20,界面中显示所有已经发送过的文件，点击文件标题可以查看文件内容和发送情况图2.2.21。

图2.2.20

图2.2.21

2.2.5文件删除

删除文件：

对文件的删除权限，只有系统管理员和发此文件的用户才能有权限删除此文件，其他的接收用户，只有查看的权限，无法对文件进行删除。

1）红头文件的删除

如果系统管理员或者发此红头文件的用户发现不需要此红头文件，可以直接点击“删除”按钮如图2.2.22，对文件进行删除操作。

图2.2.22

2）附件文件的删除

如果系统管理员或者发此文件的用户发现不需要此附件文件，可以直接点击“删除”按钮如图2.2.23，对文件进行删除操作。

图2.2.23

3）扫描文件的删除

如果系统管理员或者发此扫描文件的用户发现不需要此扫描文件，可以直接点击“删除”按钮如图2.2.24，对文件进行删除操作。

图2.2.24

2.3文件接收

文件接收包括“待收文件”和“已收文件”，分别显示需要接收的文件和已经接收过的文件。

2.3.1红头文件的接收

2.3.1.1操作界面

正确的用户名和密码登入后，出现图2.3.1的界面。

用户一旦登入，就停留在“待收文件”界面中。

在“待收文件”界面中，一旦有未收文件，则系统会自动提醒用户：

弹出“您有待收文件”的对话框提示信息（如图2.3.2），并且伴有提示音乐，在几秒后此对话框会自动关闭。

系统间隔一定时间自动检测是否有待收的文件。

如果用户一直没有签收文件，则系统会定时的弹出此对话框，直到用户签收完所有的待收文件为止。

图2.3.1

图2.3.2

2.3.1.2操作步骤

1）红头文件接收

用户点击需要接收的红头文件的标题（如图2.3.3，当用户需要接收名为“rrrr”的文件，直接点击标题“rrrr”），进入文件内容显示界面如图2.3.4。

系统将会自动记录文件的接收情况，已接收的红头文件会自动转入到“已收文件”中。

图2.3.3

图2.3.4

2）红头文件打印

在文件内容显示界面中，如果用户需要打印此红头文件，有两种方式可以供用户选择。

♦点击word菜单栏中的“文件”，在下拉菜单中，直接点击“打印”即可以打印红头文件如图2.3.5。

（注：

您的PC机已经和打印机相连或者可以共享打印机）。

♦在文件内容显示界面的底部，有“打印”的此按钮如图2.3.6，直接点击“打印”按钮，即可以打印红头文件。

图2.3.5

图2.3.6

3）附件下载和查看

在接收的红头的文件中，如果包含了附件，用户可下载或查看，具体操作参照附件文件的接收。

2.3.2附件文件的接收

2.3.2.1操作界面

正确的用户名和密码登入后，出现图2.2.1的界面。

2.3.2.2操作步骤

1）附件的接收

用户一旦登入，就停留在“待收文件”界面中。

在“待收文件”界面中用户点击需要接收的附件文件的标题（操作如红头文件接收），进入附件的内容显示界面如图2.3.7，系统将会自动记录文件的接收情况，已接收的附件文件会自动转入到“已收文件”中。

图2.3.7

2）附件下载和查看

用户需要保存或者查看此附件的内容时，以下操作可以供用户选择：

♦如果用户想下载附件，并保存到自己的PC上时，直接用左健点击附件出现图2.3.8，点击“保存”出现图2.3.9，点击“保存在”的下拉按钮，选择用户想要保存的地方，再点击“保存”，即可把文件保存在PC机上相应的地方。

如果用户不想保存文件，可以直接点击“打开”按钮，就可以查看文件。

图2.3.8

图2.3.9

2.3.3扫描文件的接收

2.3.3.1操作界面

正确的用户名和密码登入后，出现图2.2.1的界面。

2.3.3.2操作步骤

1）扫描文件的接收

在“待收文件”界面中用户点击需要接收的扫描文件的标题（操作如红头文件接收），进入扫描文件的内容显示界面图2.3.11，系统将会自动记录文件的接收情况，已接收的扫描文件会自动转入到“已收文件”中。

图2.3.11

2）扫描文件的查看和打印

在接收的扫描文件中，如果用户需要查看或者打印此扫描文件的时，以下操作可以供用户选择：

♦如果用户想下载扫描文件，并保存到自己的PC上时，直接左健点击扫描正文中的“imageX”（X代表扫描文件的文件编号）出现图2.3.12，点击“保存”出现图2.3.13，点击“保存在”的下拉按钮，选择用户想要保存的地方并给文件输入易辨认的文件名，再点击“保存”，即可把文件保存在PC机上相应的地方。

如图2.3.14将文件保存到桌面上。

图2.3.12

图2.3.13

图2.3.14

♦如果用户不想保存文件，可以直接点击“打开”按钮，就可以查看或者打印此扫描文件。

打开文件如图2.3.15（在此操作系统中，用户已经安装了ACDsee等其它的图片查看工具，此例中，所用的是ACDsee6.0的图片查看工具），如果用户想打印此查看的文件，可以直接点击图中的打印机，出现图2.3.16，选择合适的打印机型号，点击“打印”，即可以打印此扫描文件（前提是您的PC机已经和打印机相连或者可以共享打印机）。

图2.3.15

图2.3.16

注意：

当用户第一次打开扫描文件时，是依据系统中所安装的图片查看工具或者系统自带的图片查看工具，以后每次打开此扫描文件，都是内嵌在IE中打开如图2.3.17，如果此时用户想打印此文件，可以先把文件下载到PC机上，再进行打印或者直接点击图中的打印机。

图2.3.17

3）附件的下载和查看

扫描文件中如果包含了附件，用户可下载或查看，具体操作参照附件文件的接收。

2.3.4已收文件

正确的用户名和密码登入后，就停留在“待收文件”界面中。

点击“已收文件”链接，转到相应的已收文件界面中如图2.3.19,界面中显示所有已经接收过的文件，点击文件标题可以查看文件内容和接收情况，如已经签收的单位和未签收的单位，图2.3.20。

并且在接收文件时候可以操作的步骤，在已收文件中都可以进行相应的操作。

图2.3.19

图2.3.20

2.4文件查询

文件查询实现按照输入条件查询已收文件的功能。

2.4.1操作界面

2.4.2操作步骤

1）点击“文件查询”链接打开查询界面，在文件标题中输入需要查询的文件标题关键字，选择文件创建时间的范围，点击“查询”按钮执行查询，显示符合查询条件的已收文件。

2）点击“取消”，则界面返回到主界面中。

图2.4

2.5类型管理

类型管理包括“文号管理”、“模板管理”以及“自定义组”，分别定义文件文号、红头文件的模板以及发送的组别。

2.5.1操作界面

图2.5.1

2.5.2操作步骤

1）点击“文号管理”显示所有已定义的文件文号，可以直接修改已有的文号，点击“删除”可以删除文号，点击“增加”可以增加新的文号。

操作完成后按“保存”。

2）点击“模板管理”显示所有已定义红头文件模板，点击“编辑”可以在打开的界面中编辑模板，点击“增加”可以增加新的模板。

模板编辑后必须在WORD界面及模板管理界面分别都按“保存”。

（注意编辑时不要将模板中原有的“［］”删除）

图2.5.2

3）自定义组实现每个用户个性化的定义常用地址本的功能，起操作界面如图2.5.3。

用户可删除、修改或新增自定义组，操作完成后按“保存”。

图2.5.3

如果用户想新增加自定义组，其操作如下：

点击“增加”添加新的自定义组，填写组名称，然后点击操作界面中地址本标志的图标，出现地址本的窗体，如图2.5.4，选择用户自己所想要组织的用户（在组织机构中，选择第一级的组织名称，其下的组织机构都会自动的被选中），则相应的用户名称就会在“组用户“栏里显示。

添加好后，点击“保存”，相应的自定义组添加成功。

图2.5.4

2.6扫描控件下载

扫描控件下载实现下载扫描控件的功能。

扫描控件用在发布扫描文件时，从扫描仪中扫描文件并上传文件的功能。

2.6.1操作界面

图2.6.1

2.6.2操作步骤

1）控件下载：

点击“扫描控件下载”链接，选择“保存”，选择用户想要保存的地方，再点击“保存”。

2）安装扫描控件：

单击“扫描控件.exe”，根据提示即可完成安装。

（若已安装过扫描驱动程序，则系统将提示必须先卸载。

）

3）卸载扫描控件：

单击“扫描控件.exe”,系统提示“扫描控件已存在，你希望完全卸载扫描控件注册程序吗？

”，按确定即可完成卸载。

注：

扫描控件的安装和卸载是个反复的过程，控件安装成功后一般不用再对其进行操作，所以不要将“扫描控件.exe”放在桌面上，以免误操作。

2.7修改密码

修改密码实现每个用户更改自己登录密码的功能。

2.7.1操作界面

图2.7.1

2.7.2操作步骤

点击系统界面右上角“修改密码”链接，输入旧密码和要更改的新密码，并重复输入做确认。

2.8常见问题回答

✧问题：

为什么提示“系统登录失败”？

解答：

首先请确认输入的用户名和密码是否正确，如果忘记密码，请与管理员联系找回密码。

如果需要增加新的用户帐户，请与管理员联系。

✧问题：

为什么发送“扫描文件”时，IE浏览器会报错并自动关闭？

解答：

这是因为没有正确安装“扫描控件”，请按照2.6扫描控件下载一节的操作方法，下载并正确安装扫描控件。

✧问题：

为什么发送“红头文件”时，提示“请下载WORD控件”？

解答：

这是因为没有正确下载安装“office编辑控件”，请按照1.2使用要求一节中“IE浏览器安全设置”的操作方法设置好IE浏览器的安全性，刷新发送红头文件的页面，按照提示安装office编辑控件。

✧问题：

为什么发送“红头文件”时，找不到本单位需要的文件模板和文号？

解答：

请按照2.5类型管理一节的操作方法，定义本单位的文件模