涉外秘书学概论.docx

涉外秘书学概论.docx

《涉外秘书学概论.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《涉外秘书学概论.docx（15页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

涉外秘书学概论

涉外秘书学概论

第一章涉外秘书和涉外秘书学

第一节什么是秘书

一、国外秘书的定义

1.秘书一词源出于拉丁文，Secretarius,意思是“可靠的职员”。

2.秘书最早产生于英国克伦威尔资产阶级革命中，克伦威尔聘请汉密尔顿为秘书，帮助自己起草文书、处理文书和日常事务。

3.在法国资产阶级大革命，激进派罗伯斯庇尔也聘用了秘书。

从此，政府招聘，企业雇佣，王公大臣，贵族富豪，社会名流都以雇有秘书为荣，秘书在欧洲迅速风行起来。

4.现代西方认为秘书一词包含三种含义：

1）指一种职位或职业；

2）指具有这种职位、从事此一职业的职员或人员；

3）指一种高级职员。

5.秘书在各国相当于：

英国：

国务大臣

德国：

常务副部长

法国：

独立国务秘书（部长），总理府国务秘书（副部长级），部长的国务秘书（部长助理）

日本：

内阁客房长官

6.在西方国家中，秘书主要指：

秘书、书记、干事、负责日常事务者等诸人。

7.国际职业秘书协会，是美国和加拿大联合发起组织的全球最大的秘书团体。

定义：

“秘书应是主管人员的一位特殊的助手，她掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确判断的能力并且在所给子的权力范围内作出决定。

”

8.美国的秘书学专家也有同样的论述:

“当然，秘书已经成为决策者和执行者之间的一座桥梁，但是，随着经理的作用不断增强，如今，一位精千面可靠的秘书不仅是经理和工作人员之间的桥梁，但是，随着经理的作用不断增强，如今，一位精干而可靠的秘书不仅是经理和工作人员之间的桥梁，而且，还应当是协助经理的左右手。

二、我国秘书的定义

1.我国古代“秘书”一词的含义

第一，指官禁中的秘藏之书。

第二，指谶纬图录等类书。

出自《说文》

第三，指职位名称。

第四，指官署名称。

最早从事秘书工作的人叫做：

史官，最早的朝廷秘书机构是产生于商末周初的太史寮。

2.1905年，孙中山在日本组织同盟会时，就曾先后任命马君武、胡汉民为同盟会总部秘书。

三、我国秘书的分类

按服务对象划分：

公务秘书私人秘书

按所在系统划分：

行政秘书行业秘书

按职责划分：

文字秘书机要秘书公关秘书董事会秘书事务秘书

第二节什么是涉外秘书

一、涉外秘书的定义

涉外秘书是指在我国“三资”企业、外国驻华机构、我国涉外单位和部门、在国外的企业，办事处沙外民营企业等处，辅助上司实施涉外经济话动或涉外事务管理的专门人才，是改革开放后产生的新型的外向型秘书。

"三资企业”是指改革开放后在我国出现的中外合资、中外合作、外商独资企业。

二、涉外秘书的称呼

涉外秘书在单位一般被称为秘书，也有称行政助理，行政秘书的。

三、涉外秘书的分类

1.根据所在单位性质分类

1）“三资”企业秘书（人数最多，社会需求量最大，招聘、应聘最为热烈，流动性也最大）

2）外国驻华机构秘书（层次最高、招聘要求最高、待遇最为丰厚，但是，人数最少）

3）国内涉外单位秘书

4）民营私营企业涉外秘书

5）私人涉外秘书

2.根据所在岗位层次分类

董事会秘书

总经理秘书

总经理助理秘书

总经理办公室秘书

经理秘书

经理办公室秘书

3.根据基本职责、地位分类

秘书文员

第三节涉外秘书与机关秘书的区别

涉外秘书

机关秘书

工作范围

对外

对内

工作要求

精通外语，处理事务，等级考核严格

熟悉党的政策，有公文写作水平，办文办事，辅助决策

工作目的

为了国家利益，拥有一定的话语权

为了人民的利益

性别差异

女性为主

男性为主

秘书职业化进程

已经职业化

处于初级阶段

我国的涉外秘书类似于日本的“欧美型”秘书，是国内一种新型的秘书。

第四节什么是涉外秘书学

一、涉外秘书学的由来

我国现代的秘书学研究起步于20世纪80年代初

国内最高教育管理部门的承认，标志着涉外秘书学就此正式诞生。

二、涉外秘书学的研究目的和内容

目的

1）理论水平进一步提升

2）实践工作更富有成效

内容：

三部分

1）涉外秘书工作的主体---涉外秘书

2）涉外秘书工作的客体---涉外秘书工作

3）国外和香港秘书工作概况

三、涉外秘书学的研究方法

1.立足于实际

2.运用科学发展观

秘书工作要求

操作电脑，利用信息高速公路，从事电子商务、电子政务

自身的修养，职业道德，对中外文化差异的了解，处理人际关系的能力

心理素质，有国际眼光，善于发现新问题、研究新问题，具有超前意识。

第二章涉外秘书的发展及前景

第一节涉外秘书的产生与发展

一、涉外秘书的产生

产生于何时：

新中国成立后，秘书称呼产生于何时：

20世纪80年代

毛泽东四大秘书：

田家英，胡乔木，陈伯达，叶子龙

二、涉外秘书发展的三次高潮

1.81年代的第一次发展高潮：

开放沿海城市

2.90年代的第二次发展高潮：

开发开发上海浦东新区

3.方兴未艾的第三次高潮：

2001年，加入WTO

第二节涉外秘书的发展趋势

一、社会大量需求

1.“三资”企业持续增加

2.国内经济体制改革的需要

3.涉外秘书需不断补充

二、大批青年应聘涉外秘书

1.收入较高

2.层次较高

3.技能较高

4.效率较高

第三节涉外秘书性别年龄趋向

一、涉外秘书女性居多

1.父权思想的浸润

2.任用机制的束缚

3.世俗偏见的影响

二、涉外秘书女性居多的原因

内因：

擅长公关、有条不紊、博闻强识、强于打字、自觉保密、自立自强、环境适宜

外因：

1.数量居多，2.能力强

A.国外思潮的涌入

B.先进机制的接轨

C.社会招聘的公开

D.女性地位的提高

三、摈弃对女秘书的曲解

1985年第三次世界妇女大会还通过了《内罗毕战略》这一国际文件，以保护青年女性不受性骚扰。

女性涉外秘书在工作中需要注意

1.角色转换：

是女性涉外秘书迎接挑战的前提

2.终身学习：

是女性涉外秘书发展的利器

3.自我保护：

是女性涉外秘书成长的保障

4.职业规划：

是女性涉外秘书职业成功的秘诀

四、男性涉外秘书

1.男性涉外秘书的现状

2.男性涉外秘书的优势

3.男性涉外秘书在增加

五、涉外秘书的年龄走向

目前涉外秘书是年轻人为主体的职业

第四节涉外秘书与信息高速公路

一、信息高速公路对涉外秘书工作的作用

1.大大便利了获取信息

2.便利了沟通联系

3.电子政务

4.电子商务

二、信息高速公路对涉外秘书的影响

1）工作手段高度电子化和信息化

2）对英语的要求提高

3）技能要求提高

4）使职位竞争加剧

第三章涉外秘书的工作环境和隶属关系

第一节“三资”企业的管理模式

一、董事会制度

最早设立的是英国

二、“三资”企业管理权的归属

1.双方共管型

2.一方为主型

3.委托第三方型

4.一方承包、租赁型

三、“三资”企业的组织机构

1.事业部制，又叫M型结构（上合组织）按产品、地区或者顾客等分设若干个自主经营，独立核算的事业部（分公司）

主要特点：

自主性强、专业化管理、高效。

主要适用于：

规模庞大、产业多元化、经营范围广、技术复杂的大型企业。

如宝洁公司、美的公司按产品类别划分为事业部，麦当劳公司按区域成立事业部。

局限性：

管理层次有重叠现象，管理费用增多，且各事业部易产生各自为政、本位主义的倾向。

采用：

美国、日本。

最早起源于美国的通用汽车公司，近几年我国一些大型企业也采用了这种模式。

2.矩阵制（阿特劳）

优势：

是一种混合体，职能型组织机构和项目型组织机构的混合。

它既有项目型组织机构注重项目和客户的特点，也保留了职能型组织机构的职能特点。

这种结构将职能与任务很好地结合在一起，既可满足对专业技术的要求，又可满足对每一项任务快速反应的要求。

劣势：

组织中信息和权力等资一旦不能共享，项目经理与职能经理之间势必会为争取有限的资源或权力不平衡而发生盾,这反而会产生适得其反的后果,协调处理这些为矛盾必然要牵扯管理者更多的精力,并付出更多组织成本。

另外，一些项目成员接受双重领导,他们要具备较好的沟通能力和平衡协调矛盾的技能,成员之间还可能会存在任务分配不明确、权责不统一的问题，这同样会影响组织效率的发挥。

3.网络制（ECA旅游公司）（苹果公司、微软公司、耐克公司、雀巢公司）

优势：

简单、精练、高效，可以降低管理成本，通过管理效益。

同时，由于组织中的大多数活动都是外包的，因而实现了企业在全世界范围内供应链与销售环节的整合

劣势：

管理风险大，管理难度大。

四、“三资”企业的管理风格

1.美国式管理

2.日本式管理

五、“三资”企业的管理特点

1.精干高效

（1）机构精干；

（2）人员高效

2.政令畅通3.制度严明4.唯才是用博采众长

第二节“三资”企业的企业文化

一、企业文化的含义

涉外秘书处理事务的原则：

了解、尊重、属地、得体

二、“三资”企业企业文化的特点

涉外文化的特质:

习得性、群体性、差异性、共性、约束力

涉外秘书的价值观（美国.菲利普R.哈里斯）

国际管理者的观念、跨文化传统的观念、文化敏感的观念、文化适应的观念、文化的管理影响观念、异文化中有效工作的观念、改变国际经营的观念、文化协调的观念、工作文化的观念、世界文化的观念

培养文化的敏感力

三、“三资”企业企业文化的作用

1.增强员工的向心力和凝聚力

2.增强员工的自豪感、社会责任感

3.有利于改善人际关系

4.有利于树立企业形象

5.促进企业现代化

涉外秘书的素养

首先：

涉外秘书要训练和提高自己的文化敏感力，具有对不同文化环境的反应和适应能力，能够及时而准确地识别文化差异，化解文化摩擦，克服跨文化带来的障碍，成为跨文化管理方面的行家助手。

其次：

涉外秘书要树立强烈的跨文化管理意识，积累和研究相关理论知识，熟悉掌握本企业跨文化管理的现状，辅助企业领导者协调目标、沟通信息、优化决策，通过文化调控机制，构建企业的价值和伦理体系及文化规范，实现企业结构与发展的全面优化。

再次：

在“三资”企业文化建设中，涉外秘书要做好宣传工作。

最后，做好职工关心工作。

涉外秘书的辅助管理

作为辅助管理者的涉外秘书，涉外秘书只有对不同文化的差异性，保持敏感和适应调节的能力，才能在更大范围的背景中发挥作用，成为领导者的有力助手。

四、涉外秘书和企业文化

1.办好企业报2.编制宣传小册子3.受命筹办、组织活动4.关心员工

国际文化及企业文化

（一）美国的文化特征与企业文化

1.美国具有独特的国情

2.美国人锐意进取，注重实效（实用主义）

3.强烈的个人奋斗精神和注重实务的务实精神

4.个人主义的自我保护，较强的法制观念

5.冒险精神和创新意识，注重建构企业理念

6.具有典型的“契约”文化特征，注重人才

美国企业文化的改变

在企业发展目标、人事管理、领导观念、组织机构、生产关系、激励机制、分配方式上都发生了改变。

（二）日本的文化特征和企业文化

1.群体至上为整体献身的精神

2.注重人际关系、有强烈的家庭意识和等级观念

3.对优秀文化具有包容和学习的能力

4.强烈的理性精神

（三）“儒教文化圈”的文化特征和企业文化

1.政府注重对宏观经济的控制

2.以人为本是管理哲学的价值取向

3.企业文化中注重伦理道德的教育和培养

4.家族文化色彩浓厚倾向于以家庭成员的核心缔建企业组织

企业文化：

1.廪议决策制2.终身雇佣制3.年功序列工资制4.企业工会权利制

第三节涉外秘书的隶属关系

涉外秘书的隶属关系

1.在不同的外资企业中，秘书的隶属关系有所不同

在外商独资企业中，秘书的隶属关系采用的是外国模式，秘书与上司多采用“一对一”的配备方法，一般是一位上司配备一名秘书，秘书直接隶属于上司，即总经理直接领导下的总经理秘书，总监领导下的秘书和经理、主管手下的秘书、文员。

2.合作企业秘书隶属关系根据实际情况有所不同

1）在合资企业中，一般来说，秘书的隶属与双方的投资比例有一定的关系。

外商投资比重越大的企业，秘书的隶属关系就越倾向于国外“一对一”的模式，反之，则接近于国内模式，即秘书归办公室编制，由办公室主任管辖。

2）国内涉外企事业单位秘书与国内企事业单位的模式基本相同。

他们都被编制于办公室内，归办公室主任管辖。

秘书部门的办公室与其他职能部门、基层单位都处于平行地位。

大型的涉外单位，由于秘书部门业务比较多，常将秘书部门综合办公职能进行相对分工，设置若干平行的部门。

如：

办公室、接待处、联络处等。

第四章涉外秘书工作的整体功能

第一节涉外秘书的作用

一、枢纽作用

贯通上下、联系左右、顾及内外

二、综合作用

三、协调作用

沟通协调的程序：

调查研究---听取意见---分析论证---拟定方案---选择方式---择机而行---进入角色---汇报上司

沟通协调的形式：

文字式、会议式、面商式、相机式

四、窗口作用

第二节涉外秘书的职业特征

一、辅助性二、服务性三、被动性

四、隐匿性五、涉外性

第三节涉外秘书的职责

一、涉外秘书的职责

常规性工作、指派性工作、能动性工作

涉外秘书的职责

1.玛丽.A.德弗里斯的观点（美国）著作《涉外秘书全书》

（1）通过各种存储媒体管理大量的记录材料

（2）为各种不同的信息建立收发系统（包括文字系统和电子系统）,准备倍件和文件。

（3）进行多种运程的通信操作、处理文字和电子邮件。

（4）与国内和国际用户、消费者及其他人泛的接触。

（5）帮助雇员执行或操作各种新的高科技系统。

（6）管理好助手,能与办公室、其他部门和组织人员友好合作。

（7）协调和管理特殊计划,处理好特殊任务。

（8）分析问题,选用重要的决策技巧。

（9）寻找深造和事业发展的机会。

2.约翰.哈里斯的观点（英国）

国内外秘书工作的不同点：

国外效率更高、事务更细、任务更重

二、涉外秘书工作的要求

1.掌握政策

2.准确无误

3.迅速高效

4.保守秘密

第四节董事会秘书的职权和地位

1.最早1844年《合同股份公司法》，在1841年就出现了公司秘书。

2.董事会秘书的产生必须严格遵守确定、公告、备案三个程序。

、

第五章涉外秘书的任职资格

美国秘书的职业化

1.秘书职业分类精细化

2.秘书职业考核明晰化

3.秘书职业分级合理化

美国20世纪30年代开始了职业化建设，50-60年代得到了迅速发展，至今，实现了高度的秘书职业化和成熟的职业保障机制。

纵向分类所依据的标准

（一）依据所服务的领导人职位高低进行划分

1）所在组织规模的大小，人员的多少，以及业务量

2）领导人所在的管理局高低，所管理人数的多少。

（二）依据秘书人员所承担的责任的大小进行划分

1）一是LR-1级

2）二是LR-2级

横向分类所依据的标准

根据所从事行业的不同

（1）政府秘书

（2）行政秘书（3）法律秘书（4）医学秘书（5）教育秘书

（6）通信秘书（7）技术秘书（8）财经秘书

秘书职业考核明晰法

第一：

掌握一定的专业技能知识和基础文化知识；

第二：

具备基本的秘书素养和实践操作能力；

第三：

具有良好的心理素质和职业道德素质。

秘书职业分级合理化

秘书在任职资格、工作范围、薪酬等方面都有明确规定，41个类别，2-15个等级

经理秘书＞A＞B

美国秘书高度职业化的原因

1942年建立了国家秘书协会

1982.4月更名为“国家职业秘书协会”

四月最后一周的周三“秘书节”

涉外秘书的技能要求

（1）熟练地掌握外语

（2）娴熟地操作办公自动化设备

（3）快捷地速记

（4）掌握写作技能和书法艺术

（5）涉外秘书应该是通才

第六章涉外秘书的人际关系

人际关系这个词是20世纪初由美国人事管理协会率先提出的，也被称为人际关系论，1933年由美国哈佛大学教授梅约创立的。

1.莫里诺：

社会测量法

彼得罗夫斯金：

参照测量法

贝尔斯：

贝尔斯测量法

2.涉外秘书人际关系的重要性

1）获取信息，开阔视野，有效发挥作用；

2）增强团结，赢得主持，提高工作效率；

3）调节心态，化解障碍，促进身体健康。

3.涉外秘书人际关系的特点

业缘性、广泛性、代表性、强制性

4.涉外秘书处理人际关系的原则

平等原则、互利原则、诚信原则、相容原则