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论档案馆的功能精选
论档案馆的功能
档案馆作为一种较为特殊的社会机构，具有多重的属性。
一方面，从档案事业角度而言，档案馆是档案事业的主体，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。
另一方面，作为一种科学文化事业机构，档案馆又具有与其他的档案机构所不同的特点，表现出更为强烈的社会属性。
随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立与健全，对档案馆功能的再认识是很有必要的。
一、档案馆的属性决定了档案馆的功能，（也可称为职能）。
所谓“功能”，据《辞海》的解释，即为某一事物的“功效、作用”。
在不同的历史时期，不同的国家，档案馆的功能往往有不同的表现形式。
各国的档案法规对档案馆的功能也有过不同的表述。
如《日本国家档案馆章程》中规定：
“国家档案馆接收并收集国家全部行政方面的档案、图书和古代文献史料，予以妥善保存和管理，其目的在于防止国家行政机关行政和历史方面重要记录的散失和损坏，并向国家机关和学术研究者广泛地提供利用，以便有效地促进我国文化的繁荣发展。
⑴《瑞士联邦档案馆条例》规定：
“联邦档案馆对已进馆的文件负责保存、管理和提供利用”。
⑵《意大利共和国关于国家档案管理机构和管理人员的法令》第一条规定：
“国家档案管理机构的职能是“一、保存：
（一）意大利统一以前的国家档案；
（二）一般情况下不常用的国家立法，司法和行政方面的文件；（三）属于国家的或国家根据法律规定和以其他名义保存的档案或文件。
二、对下列档案进行监督：
（一）公共机构的档案；
（二）私人的任何名义拥有、占有或保存的具有重要历史价值的档案。
国家档案管理机构的另一职能是：
“向读者提供本条第二款所指的档案和文件，供科学研究和提供证据用”。
⑶《巴西国家档案馆条例》第一章第一条指出：
“为了使公众了解巴西民族文献遗产所包含的科学与文化的内容，为了活跃对民族发展的基础及其前景的研究，国家档案馆在收集、保管巴西民族的文献遗产方面履行自己的职责”。
⑷《中华人民共和国档案法》第二章第八条规定：
“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案”。
⑸在《中华人民共和国档案法实施办法》中又具体规定了中央和地方各级各类档案馆的主要职责是：
“
（一）收集和接收本馆管理范围内具有保存价值的档案资料；
（二）对所保存的档案进行科学的整理和保管；（三）采取各种形式开发档案信息资源，为社会提供服务”。
⑹联合国教科文组织和国际档案理事会为了促进各成员国的文件与档案管理工作，于１９７９年发起了一项活动——文件与档案管理规划（ＲＡＭＰ）。
这项活动采取的方式是：
由联合国教科文组织提供财政资助，由国际档案理事会聘请档案工作专家组成工作组，就文件与档案管理的某些专题性、地区性问题进行调研，拟写有关的调研报告，制订有关的工作标准和准则。
法国档案学家罗伯特?
亨利?
鲍蒂埃教授在题为《档案馆的责任与档案工作者的职责》的调查报告中写道：
“在我们收到的不同国家的答复中，有没有可能发现一个综合不同观点并能为大家所接受的定义呢？
我们相信这是可能的，即便这届圆桌会议的讨论不会就此取得一致的意见。
因而我们将把档案馆定义为：
一个具有一定行政管理职能的学术性组织”。
⑺鲍蒂埃教授继续指出：
“区分同一机构的这两个方面的作用是困难的，匈牙利在这方面的情况是很明显的。
至于其他国家，典型的有法国、罗马尼亚和南斯拉夫，他们愿意给这个定义增加一些参考内容，即档案馆的文化与教育功能。
我们认为这个方面的确很重要，但并不是第一位的，因为有了档案馆的学术作用，才会随之产生档案馆的文化与教育功能。
应该承认，档案馆需要举办展览，接待学术团体，出版文件汇编，因为这些活动都源于档案馆的主要责任或者说是它的双重责任，即保护档案的责任以及想尽各种办法提供利用大量文献的责任”。
⑻我国档案学家对档案馆的功能也进行过积极的探讨。
吴宝康先生在他主编的《档案学概论》中认为档案馆有四大社会职能，即：
积累和管理国家档案财富的职能；传播档案信息为社会服务的职能；提供原始凭证维护历史真实面貌的职能和承担宣传教育的职能。
⑼韩伟之先生等主编的《档案馆理论与实践》则对档案馆的职能作了一定的划分，认为档案馆具有基本职能和社会职能两个方面。
其基本职能是古今中外，各级各类档案馆所共有的，即：
“收集存贮档案和提供利用档案”。
⑽其社会职能是不稳定的，是受时间和社会的影响而变化的。
“具有保存文化遗产、发挥档案作用、发展科学文化、进行社会教育等职能”。
⑾李培清先生在其编著的《档案馆学》一书中，将档案馆的职能归纳为一个“基地”、三个“中心”，即：
档案馆是集中统一永久保管党和国家的档案，保障档案的完整和安全，维护党和国家历史真实面貌的重要基地；是满足科学研究和各方面工作利用档案史料的要求，广泛为社会服务的中心；是存贮、处理、传递和开发利用档案信息资源的中心；今后各级各类档案馆，还将成为各自的档案目录中心。
王德俊先生在第十三届国际档案大会上所作的报告《档案立法、档案机构和档案基础建设的连续性与变化》中，对档案馆的主要职能概括为：
“接收和征集有长远保存价值的档案和资料；积累和保管档案，维护档案的完整与安全；开展馆藏档案资料的登记、整理和编目，编制档案检索工具和编辑档案史料、参考资料，进行档案史料研究；为档案用户提供所需档案利用，开展参考咨询活动；公布档案文件，举办档案文件陈列展览，出版专业刊物，对社会和公民进行宣传教育等”。
⑿薛匡勇先生在他的《档案馆论》一书中则认为：
“档案馆职能由存史职能、服务职能以及科学管理职能等三方面构成”。
⒀以上各国档案法规的表述和有关专家的论述，为我们展示了档案馆功能研究的现状，拓宽了我们研究这个问题的思路，同时也足以引起我们对这个问题的思考。
在这些表述中，我们可以发现有这样几种类型：
第一种观点是表达了档案馆的直观的，基本的功能。
持这种观点的主要是一些国家的档案法规、法令。
如《中华人民共和国档案法》以及瑞士、意大利的有关档案法规。
第二种观点对档案馆的功能作了进一步的探索，在一个层面上对档案馆的功能作了并列的划分：
如日本、巴西等国的档案法规和吴宝康、鲍蒂埃等学者的观点。
第三种观点是对档案馆的功能作了某种划分，如韩伟之先生主编的《档案馆理论与实践》即持这一观点。
通过以上分析，我们可以发现，档案馆的功能是多方面的，从其在人类社会中所承担的角色而言，档案馆本身就是人类社会的一个组成部分，因此，这些功能都可以称之为“社会功能”，但具体而言，我们也可以将其细分为档案馆的基本功能和档案馆的社会功能。
所谓档案馆的基本功能，是指档案馆在人类社会中所起的最本质的初始功能。
这种基本功能是由人类社会对档案的利用需要而决定的。
这种基本功能往往也是档案馆的一种首要的功能，是档案馆其他功能得以正常发挥的基础。
档案馆的基本功能就是对一定范围内的档案的收集和存贮的功能。
在档案馆的基本功能中，收集是首要的功能，它是档案馆工作得以正常进行的基础。
如果没有档案的收集，没有一定数量的档案这一物质基础，档案馆的其他功能将无从谈起，档案馆也就不成其为档案馆。
同时，存贮也是档案馆的基本功能之一，对收集起来的档案应进行科学的管理，维护档案的完整和安全，为档案的提供利用做好基础工作。
二、档案馆通过其向社会提供档案信息来实现其社会功能。
档案馆社会功能的发挥，首先取决于所处的社会形态。
随着社会的进步和发展，档案馆的社会功能将不断地拓展。
从以往较为狭窄的保存史料、编史修志而开始趋向于多元化。
其次，档案馆社会功能的发挥，也取决于档案馆本身的工作状态。
如果档案馆的工作处于一种良性循环状态，如馆藏较为丰富，管理比较科学，工作人员素质较高，档案馆的社会功能就容易得到发挥和拓展。
反之，则将受到遏制。
我国现已加入ＷＴＯ，随着全球化的进程和知识经济时代的到来，我国档案馆的社会功能也应有进一步的拓展。
一般应具备以下功能：
１、历史记忆功能
所谓“历史记忆功能”即具有记载历史、保存历史记录的功能。
档案是人们在社会活动中形成的一种历史记录，它客观地记录了人们在政治、经济、科学、技术、文化等各个方面的历史发展过程。
从整个人类文明的进步而言，档案是人类文明在有记载的领域所达到的程度的一种反映和记录。
因此，也可以说，档案是“人类的记忆”。
同时，人类社会的发展，又必须建立在以往取得的成就的基础上。
人类社会的任何进步，都离不开前人或旁人的成果，我们只有站在巨人的肩上才能超越巨人，而这个“巨人”就是历史。
然而要将人类社会以往的文明完整地、系统地保存下来，单靠处于基层的档案室是不能胜任的。
我们必须通过档案馆这一能大量集中档案的组织形式，才有可能完成历史赋予档案工作的这一使命。
为了完整地、系统地保存档案这一历史记录，我国已初步建成了全国规模的档案馆网络系统。
在这一体系中，以区域为界限的综合性档案馆占了绝大多数，这相对于１９４９年以前没有档案馆事业当然是一大进步。
但是，随着人们对档案事业认识的深化，也开始感到，单靠综合性档案馆的收藏，往往难以反映人类社会丰富多彩的各个侧面。
人们需要建立不同侧面的、不同系统的，各种类型的档案馆，以便能从不同的角度，对人类社会进行全方位的记录。
目前，我国已建有以综合性档案馆为主体的档案馆事业，其中还包括了专业档案馆、部门档案馆、大型企、事业单位档案馆等。
将来，随着人们对档案馆这一事物认识的深化，还应出现诸如私人档案馆、专题档案馆等，以便达到不仅记录人类社会的政治史，同时也记录人类社会的经济、科学、技术、文化等各个方面的历史。
档案馆的历史记忆功能，应该说是档案馆之所以产生并得到发展的重要原因，也是档案馆诸社会功能中的首要功能。
为了充分发挥档案馆的历史记忆功能，各级各类的档案馆应合理地构筑本馆的馆藏结构。
首先，每个档案馆都应具有鲜明的馆藏特色，即使是同类型的不同档案馆，也绝不雷同，其次，在坚持本馆特色的基础上，应做到，从纵向而言，要尽可能延伸档案所涉及的时间跨度，不但应该有现代的档案和近代的档案，甚至还应该有古代的档案；从横向而言，则应尽可能拓展档案所涉及的领域的广度和深度，使其能完整地记录和反映历史。
２．资政决策功能
档案馆为资政决策服务，这也是社会设立档案馆的一个很重要的原因。
为了使人们的各项活动能顺利地进行，国家机器得以正常的运转，社会的组织和领导者都将不断地调整有关的方针、政策，以使社会朝着预期的目标向前发展。
对社会化大生产带来的社会活动的根本变革，如社会活动的复杂性、多样性以及社会活动产生的影响增大等方面。
这些特点都要求现代领导者实现从经验决策到科学决策的转变。
在科学决策中，只有充分地占有信息，才能系统地对大量的信息进行分析、比较、筛选、甄别，以避免认识上的局限性，进而制定正确的政策。
档案馆资政决策功能的表现是多方面的。
其首先表现在对社会的组织管理方面。
由于以往的历史记录大都是政治活动的记录。
记载了统治者大量的治乱兴衰的经验和教训，通过利用这种档案信息，能为决策者提供解决各种问题的思路与方法，从而为科学决策提供依据，使决策者在认识问题，处理问题时具有历史的深度。
如上海市档案馆编的《档案情况摘报》，就是根据各个阶段的中心工作，及时地提供馆藏档案中的有关信息，为领导决策提供坚实的历史基础，受到市领导的好评。
档案馆的资政决策功能还表现在对人类社会赖以生存的经济建设方面，随着党的中心工作的转移，我国正以经济建设为中心飞速发展。
综观人类社会发展的历史过程，经济建设始终是人类社会生活的主要内容。
因此，档案馆保存了大量的人们认识自然、改造自然过程中形成的历史记录。
通过提供这方面的档案，在各项重大的经济建设决策中，起到了一定的参考、借鉴的作用。
如三峡大坝的建设，就参考了大量的有关水文、水位、降雨量等方面的记录，为科学的决策提供了坚实的理论支撑。
３．社会教育功能
世界范围内以信息技术为主要标志的科技进步日新月异，知识经济初见端倪，促使全球经济、社会的发展乃至人们生活方式不断发生重大变革。
科技竞争，特别是人才竞争，已经成为世界各国竞争的焦点。
许多国家都把提高国民的科学文化素质看成是２１世纪竞争成功的关键。
为适应世界潮流，迎接新世纪挑战，把我国经济建设的推动力转移到依靠科技进步和提高劳动者素质的轨道上来，档案馆应当承担起传播科学文化知识，提高公民科学文化素质的重任。
档案馆具有社会教育功能首先在于其教育对象的多样性。
档案馆的教育对象是整个社会的广大成员。
档案馆不同于学校，不存在某一特定的受教群体。
不同专业、不同职业、不同年龄、不同文化水平的用户，都能从档案馆中获取科学文化知识，从而提高自身的素质。
同时，档案馆社会教育功能的发挥也在于其所提供的知识内容具有多样性。
档案是人类社会实践活动的记录，内容涉及到人类活动的政治、经济、军事、科学、技术、文化等各个方面。
档案是人类社会的记忆，档案也是人类社会得以继续发展的阶梯。
不同的用户，完全可以在档案馆获得其所需要的科学文化知识。
档案馆社会教育功能的发挥还在于其教育形式的多样性。
档案馆可以根据外界的需要，结合馆藏特点开设各类讲座，传播科学文化知识，档案馆也可以定期到各类学校，针对不同的对象，讲授地方史。
针对社会热点，档案馆可以利用自身馆藏丰富的优势，举办各种展览，向社会充分展示馆藏特色。
如上海市档案馆针对上海城市建设大发展的社会热点，最近在上海市最繁华的南京路步行街举办了《母亲河》展览。
用２３０多幅珍贵的照片和史料，以黄浦江为载体，述说了上海的“昨天”、“今天”和“明天”。
使上海市民与旅游者都受到了一次生动的教育，增长了见识。
档案馆还应通过组织参观等形式，将自己建成一个教育基地。
使人们通过参观，了解我国艰难的历史发展过程，增强爱国主义意识。
档案馆在履行社会教育功能的过程中，除了应结合社会热点开展教育活动外，还应充分利用自己的浓厚的历史文化底蕴，敏锐地捕捉各种信息，有意识地引导社会的关注点，真正起到社会教育的作用。
４．学术研究功能
科学技术是第一生产力。
是推动经济发展和社会进步的重要变革力量。
大力开展各门科学的学术研究活动，是现代化建设的可靠保证。
各门科学的学术研究，从本质上而言，就是要研究自然界和人类社会各项事物发展的客观规律性，从而顺应自然，推动社会的发展。
档案馆学术研究功能的发挥取决于其丰富的馆藏。
档案是人们社会活动的历史记录，是人们认识自然，认识社会的经验与教训的总汇。
记载了人类社会文明发展的历史过程。
正如澳大利亚档案学家怀特在美国档案学家谢伦伯格的《现代档案——原则与技术》一书前言中所指出的那样：
“档案机构决不是古老的被人遗忘的文件的坟墓。
档案的实质在于它不仅记录了成就，而且记录了获得成就的过程”。
科学史告诉我们，任何学术研究都要从前人的研究成果中吸收、借鉴有益的成果，正如牛顿说过的：
“如果我比笛卡尔看得远些，那是因为我站在巨人们的肩上的缘故”。
科学性的劳动是具有继承性的，这种劳动部分地以今人的协作为条件，部分地又以对前人劳动的利用为条件。
档案馆丰富的馆藏，正是“前人劳动”的结晶，它又经过档案馆工作者的收集、整理、鉴定等一系列工作环节，而成为系统的、有价值的档案信息，这同时也蕴含了档案馆工作者的科学劳动。
所以，当这种“档案信息”提供给社会上的科研工作者利用时，它已经不仅仅是“前人劳动”的成果，而且也是档案工作者与社会上科研工作者之间“今人协作”的一种形式。
这种“协作”，主要不是直接参与科研工作者的具体科研工作，而是以向他们提供经系统整理的，科学鉴定的档案信息的形式来实现的，这就为他们的学术研究活动提供了必要的条件。
从这个意义上讲，档案馆向社会提供档案信息，实际上是科学研究的前期工作，它直接促进了学术研究的发展。
因此，档案馆在学术研究事业中是不可缺少的组成部分，是学术研究工作得以正常开展的基础。
同时，档案馆工作本身也具有学术研究的内容。
一方面，档案馆工作人员要研究馆藏结构。
研究档案价值、研究档案保护、研究档案管理的客观规律性，这些本身都具有学术研究的性质。
另一方面，档案馆工作者本身也有可能成为一个学术研究人员。
由于档案馆工作本身的特性所决定，某些档案馆工作者因长期接触某一方面的档案，自然，他就可能成为有关方面的专家。
当然，最有可能的是成为一个历史学家。
档案馆工作者自身就可以承担某个历史研究的课题，其也可以参与社会上其他方面编史修志的学术研究。
５．信息传递功能
随着社会信息化程度的不断提高，人类正从工业社会向信息社会迈进。
信息是物资、能源之后的“第三级资源”，是人类社会的宝贵财富。
我国第十个五年计划纲要指出：
“加强信息资源开发，强化信息资源共享，推动信息技术在国民经济和社会发展各领域的广泛应用”是全国人民在２００１~２００５年的奋斗目标之一。
在当今知识经济时代，信息资源开发与利用的水平已成为衡量一个国家发展状况和综合国力的重要尺度。
档案是信息的重要组成部分，档案馆作为保存档案的史料中心，在信息传递方面有较大的优越性。
档案馆内的档案信息，是对众多档案室的档案信息进行了充分的甄别和选择之后收集进馆的，因此，这一种档案信息是经过整合的，有较高利用价值的档案信息，是一种信息资源，其外延相当宽泛，可以涉及到人类活动的有记载的所有领域。
档案馆的信息传递功能首先表现在纵向的传播，借助于文字，图像和声音等载录方式，我们能够获得前人积累在档案中的丰富的经验和教训，通过对信息资源的开发，使我们能够获得丰富的历史信息，以指导我们的实践。
其次，档案信息的传递功能也表现在横向方面，通过对档案信息资源的开发，我们能够获得旁人已取得的经验和教训，并以此作为起点开展我们的工作和研究。
在档案馆信息传递功能的认识方面，以往人们往往较多的是注意到其纵向的传递，较多的是从历史记录的角度考虑这个问题，并且这个历史记录也往往是几十年以前的“记录”，而对近期的“历史记录”则依赖于各机关档案室。
随着我国社会主义市场经济体制的逐步健全，社会对档案馆功能的认识也在逐步地深化。
虽然现行规定档案室的档案将在１０年或２０年后移交给有关的档案馆，但这也并不排除档案馆对近期的，或称为“现行文件”的收集。
从某种意义上讲，这种“现行文件”，也是历史的，昨天就是今天的历史。
档案馆及时地收集现行的文件，并致力于这类信息的传播，正是对当今的信息传递渠道起到了某种拾遗补缺的作用。
上海市档案馆开展的现行文件查阅工作，正是一种从新的角度开发档案的信息资源的尝试。
６．智力开发功能
档案是文明的产物，档案馆馆藏档案信息资源是人类文化遗产中重要的组成部分。
其客观地记述了人类社会文化发展、科学进步的历史进程，记录了人类认识自然过程中的心得体会、实践经验和理论精华，是一座人类科学、文化的思想宝库。
正如国际档案理事会主席让?
皮埃尔?
瓦洛在第十三届国际档案大会开幕式上的致词中所说的那样：
“它反映出社会行为者作出决定的背景、各自的责任、目标、理想、价值观、信条和心理，反映出规范社会生活的各种法律、约束、义务和制度的结构。
因此，人类的每一代，都要询问过去，以便找到或恢复它所需要的，对当代各种问题的答案，即真理。
我们档案工作者所保存的不仅仅是一些文献，而是（人类的）良知，是随着时代而演变的良知”。
⒂
档案馆中收藏的档案信息资源，是一种智力资源。
与其他资源一样，只有经过开发，才能为人类社会服务，造福于人类。
这种资源与自然资源不同，自然资源是非再生性资源，数量是有限的，不断开发使用终究会枯竭。
而智力资源则不同，它可以长期使用，重复使用，而且，随着不断的使用，还能再生出新的资源，这是智力资源的一个很重要的特点。
档案馆作为这种智力资源的保藏地，应该主动发挥开发智力资源的功能。
为了充分发挥档案馆开发智力资源的功能，档案馆应对馆藏档案信息进行细致的分析和研究，运用各种技术手段和现代化设备，使馆藏档案信息得到最充分的开发，真正起到人类思想库的作用。
档案馆的智力开发功能还应表现在通过提供档案信息，直接开发人的智力资源，如激发人们的求知欲望、激励人们的探索精神、启发人们开辟新的研究领域，从而提高人们的知识水平、提高人们的思维能力，对人类本身的智力资源的开发起到直接的推动作用。
档案馆应通过举办展览进行学术交流，举办专题讲座等多种形式，向社会多侧面、多角度地展示丰富的馆藏，吸引社会用户来馆利用档案信息，开发利用档案信息资源。
７．公共消遣功能
在若干年前若谈到这一话题肯定会被人认为是痴人说梦。
然而随着我国ＧＤＰ的不断增长，我国社会步入“小康”的步伐越来越快。
人们的闲暇时间日益增多，社会原有的各种机构，在新的历史时期都在重新定位，其总的趋势应该是向“社会化”，“开放化”发展。
档案馆就其性质而言，一直被称为是“科学文化事业机构”，然而和其他的科学文化事业机构，如图书馆、博物馆相比，似乎总有些特别，似乎还是“犹抱琵琶半遮面”。
而且，这“科学文化事业机构”的性质还只是在业内人士中谈及或流行，社会对此性质并不完全认同。
在一般人的观念中，档案馆与国家机密有着千丝万缕的关系，人们往往敬而远之。
同时，档案馆的馆址往往也是一个问题。
其不是被设在政府机关大院内，就是被安排在僻远的地方，更使人们缺乏亲近的条件。
为了适应社会的发展，为使档案馆工作在新时代不至于落伍，档案工作者应该主动承担起开发档案馆在公共消遣方面功能的责任。
首先，档案工作者应增强为社会最大多数人们服务的意识，并应认识到这是我们事业发展的最重要的基石。
同时，档案工作者也应认识到，在档案馆馆藏中，真正不适宜开放的部分是极少数，决不能为了某种局部利益再去人为地扩大保密范围，重铸壁垒。
档案工作者还应积极地准备多方面的物质条件，并广泛地向社会各方面进行宣传，普及社会的档案意识，吸引人们到档案馆来消遣。
当然，档案馆的公共消遣功能不能仅仅表现为“大厅参观式”。
（虽然，离这一点我们还有很长的路要走。
）我们对档案馆“公共消遣”功能的发挥还应具有更强的前瞻性，我们应着眼于对馆藏档案信息的更深层次的开发和利用。
除了将档案馆作为一个旅游的保留景点外，还可开展各种专题旅游、特色旅游。
通过提供各种窗口和展示厅，使馆藏档案的价值得到多层面的体现。
如上海市档案馆，在中共上海市委、上海市政府领导的关心下，最近将在上海的黄金宝地——外滩开出一个展示窗口，为广大市民和旅游者提供多方位的服务，充分展示上海市档案馆的馆藏魅力。
随着我国经济建设的高速发展，社会对档案馆工作也将提出更多的的要求。
这无疑为档案馆工作注入了新的活力，同时，也将为档案馆功能的拓展提供更多的舞台。
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