采购部各岗位职责2p.docx
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采购部各岗位职责2p
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采购部各岗位职责
1.0
版号
修改页次
拟稿
审核
批准
生效日期
一、采购部各级人员岗位职责
1、采购科长
1.1分配采购人员日常工作
1.2负责主要原料和物料的采购。
1.3协助采购人员与供应商谈判价格，付款方式，交货日期等。
1.4采购进度追踪。
1.5审核一般物料采购
1.6市场调查
1.7定期开展供应商考核
2.采购员
2.1一般物料的采购。
2.2查访厂商
2.3与供应商谈判价格，付款方式，交货日期等。
2.4处理退货
3材料检验员
3.1对材料的检验。
3.2填写材料检验单
4.仓库人员
4.1对所需的物品填写采购申请单
4.2对物料的核对与签收
5统计员
5.1对原材料与五金用品方面的数据统计与核对。
供应商评估制度
1供应商的登录与初步评价。
1.1由采购部视公司实际需求寻找适合的供应商，同时收集多方面的资料，如质量、服务、交货期、价格等作为筛选依据。
1.2采购部在对原料供应商进行初步评价时，需确定采购的原料是否符合政府法律法规的要求和安全要求，对于有毒品、危险品，需要求供应商提供相关证明文件。
2样件需求及供应商送样
2.1如公司有样件需求，采购人员需对样件提出详细的技术质量要求，如品名、规格包装方式等。
2.2样件应为供应商正常生产情况下的代表性产品，数量应多于2件。
3合格供应商名单
3.1在《原料供应商评价记录》评价完成后，技术质检部将符合条件的供应商列入《合格供应商名录》，交总经理批准。
3.2原则上一种原料，需两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。
3.3《合格供应商名录》在每次的供应商考核结果得出后修订，删除不合格供应商，修订后的《合格供应商名录》由总经理批准生效。
4供应商的考核
4.1考核对象：
列入《合格供应商名录》的所有供应商。
4.2考核方法：
对供应商实行评分分级制度，分三级，A（大于80）B（60-80）
C（小于60），A级为优秀供应商，B级为优良供应商，C级为不合格供应商。
4.3考核结果的处理
（1）考核结果在A级的供应商，优先采购。
（2）考核结果在B级的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认。
（3）对考核结果在C级的供应商，需从《合格供应商名录》中删除，并终止对其采购。
采购计划管理制度
1采购部根据总经理\分管副总已批准的计划单，向供应商发出订货合同后，必须对订货合同进行跟踪。
防止出现延期供货的情况，影响工程施工进度或其他部门的政策工作。
2采购人员未能按采购进度采购时，填写“采购进度异常报告单”，注明异常的原因及预计完成日期，经分管副总\总经理审核后转送采购部门，根据采购部门的意见拟定对策进行处理。
3采购的货物到达后，采购人员应办理相应的接受手续，并配合相关人员对采购的货物进行验收。
请购与审批控制流程
序
责任
配合/支持
不相容
监督检查
业务流程
号
部门/人
部门
职责
方法
检查需求单等是
需求
审核
1
采购部
否填写规范，资
部门
审批
料是否完备
1.根据需求提出
采购需求申请
检查采购需求汇
审核
2
采购部
总表单是否填写
审批
2.汇总各部门的
正确，规范
采购需求
监督需求分析，
3
采购部
仓储部
库存分析方法是
3.库存分析，物资
需求分析
否科学，合理
检查申请是否
审核
4.编制采购申请单，
4
采购部
填写规范，资料
提出申请
审批
是否齐全
财务部
检查是否按规定
5.权限范围内审批
主管
采购
权限范围进行审
5
副总
申请
批，有无越权现
6.指定并完善采购
总经理
象
实施方案
检查采购方案是
审核
6
采购部
否科学，是否经
7.实施采购
审批
过审批过程
监督采购过程是
仓储部
7
采购部
否符合国家与企
质检部
业相关规定
询价及定价制度
1公司各有关单位和部门均有义务协助提供价格讯息，以便采购部进行比价参考。
2采购部根据调查价格信息对采购物资成本进行分析，目的在于确定物资成本的合理性和适当性。
3公司通过对物资价格的计算确定供应商的价格底线，并协助进行采购谈判。
4采购价格审核审批。
4.1采购人员询价，议价完成后，于《请购单》上填写询价或议价结果，必要时附上书面说明。
4.2采购部经理进行审核，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由采购部经理亲自与供应商议价，并将议价结果报公司主管副总与总经理审核。
4.3主管副总，总经理均可视需要再行议价或要求采购部进一步议价。
5已核定的采购单价如需上涨或降低，应以《单价审核单》形式重新报批，并附上书面的原因说明。
6对于单价涨跌的审核，应参照价格的审核审批流程执行。
7采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价。
采购合同管理制度
采购合同的编写
1.公司采购部是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。
2.公司一次性采购的物品必须签订采购合同；外地采购必须签订合同。
3.采购合同的编写程序。
1）选择供应商。
必须是公司认可合格供应商。
2）进行谈判。
采购部应与合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物料的价格、数量、质量、供货方式、货款支付等方面的谈判，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商。
3）拟定草案并评审。
采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，报送总经理\分管副总进行审批。
4）拟写正式的采购合同。
采购部应根据各相关部门、及总经理\分管副总的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。
4.正式的采购合同必须包括以下九个方面的主要内容。
1）合同签订双方的姓名、地址和联系方式。
2）采购物品的单价、总价。
3）采购物品的数量与规格型号。
4）采购物品的品质和技术要求。
5）采购物品的履约方式、期限、到货地点。
6）采购物品的验收标准和方式。
7）付款方式和期限。
8）售后服务和其他优惠条件。
9）违约责任和解决争议的方法。
5.采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。
采购合同的签订
1.与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代签，采购部应审验其委托证明。
2.公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。
3.对于供应商敲公司合同章（红章）比较困难的，可以采用传真的方式进行签订，即公司将合同拟订好后传送给供应商，供应商进行盖章签字后回传，公司盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。
4.签订后的合同由财务部保管。
采购合同的执行与控制
1.合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时向供应商发送订货单，使供应商及时准备公司所需的物品。
2.采购部应配合质量管理部做好采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。
3.采购部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。
4.对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比较复杂的现象，要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到公司。
如果供应商提供的物料将延缓公司的生产，采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。
5.在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，便于在生产旺季加大物料采购时能够及时供应，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。
6.采购部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制工作，既保证仓库中的采购物料库存最低，同时还能保证采购物料满足生产的需求。
采购合同的修改与终止
1.在合同执行过程中，因供应商的原因造成无法按量供应的采购物料，采购部经调查核实，可与供应商签订新的采购物料的数量规定，作为采购合同的附件进行执行。
2.在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化（例如原材料价格或工资出现上涨，供应商无法按合同规定的价格交货）采购部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。
3.在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，采购部经过核实后，可与供应商进行协商签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件执行。
4.有下列情形之一者，视为合同终止。
1）因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。
2）因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。
3）出现违背合同条款的状况。
4）逾期没有履行合同约定的。
5）发生符合合同条款中合约解除的事项。
合同纠纷的处理与合同管理
1.当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时，其一般采取如下处理方法。
1）与供应商协商解决
2）请第三方协调解决。
3）由仲裁机构进行仲裁。
4）通过法律途径解决。
2.采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律，有下列情形之一者，公司将根据情节的轻重进行相应的处理。
1）泄露合同内容。
2）私自更改合同内容。
3）丢失合同。
4）在合同签订做资料保管中损害公司利益。
3.参与采购合同履行与监督的人员违反公司的相关规定，给公司造成经济损失和其他损失的，公司将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚，情节严重者将
依法追究其法律责任。
附则
1.本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。
2.本制度自总经理\分管副总办公会议审议后执行。
材料检验管理制度
1采购验收时必须有采购人员，质检员，收货员三方同时在场，指定的第一验收人员不在时可让替补验收员验收，但必须有指定的三方人员验收。
2验收结束后，采购人员，质检员，收货员三方应当在《验收单》上签字，方可报送财务部做账务处理。
3内购物资核单点收
3.1物资运达后，收货人员应检查供应商所提供的发票，送货单，出厂检验报告等资料是否齐全，并检查送货单上的物资名称，编码，规格，订单编号等内容是否填写完备。
3.2收货员点收时，应先核对其送货单内容于订购单有无错误或是否存在超交现象，并核对实物。
3.3收货员如发现数量，品种，规格有异时，应通知采购部处理，对于数量短缺的，应由供应商在送货单上注明，并由供方送货人员签字确认。
4外购物资核单点收
4.1物资送达后，收货人员依照装箱单以及订购开箱核查物资的名称，规格，数量等。
4.2开箱后，收货人员若发现所装物资与装箱货物订购单内容不一致时，应通知采购部经办人进行处理。
5物资质量检验
5.1质检员应按照供应商提供的各项技术指标或按照指标文件中承诺的技术指标，功能和检测方式进行验收。
5.2若验收过程中发现货物有倾覆，破损，变质，受潮等异常情况且达到一定程度时，质检员应及时告知采购人员通知供应商前来处理或联络公证处前来公证，并尽可能维持其状态以利于公证作业的进行。
5.3供应商或公证单位确认后，采购部开立《索赔单》呈部门负责人核实。
5.4质检部应详细记录验收情况并出具验收报告，严格按照合同的品名，规格，型号等逐项验收，对所有不合格项进行记录，以便及时与供应商或公证单位索赔，交涉。
5.5验收完毕后，质检部应当对验收合格的物资编制一式多联，预先编号的验收报告，内容包括供应商名称，收货日期，货物名称，数量，质量以及运货人名称，原购货订单编号等，作为验收商品或劳务的依据，并及时报告采购部和财务部。
6验收结果处理
6.1交货数量超过订购量的部分应退回供应商；属于自然溢余的，在验收单“备注”栏注明自然溢余数量或重量，经采购部经理同意后进行收货，并告知采购人员。
6.2交货数量未达到订购数量，以要求补足为原则，由采购人员联络供应商进行处理。
6.3对于验收合格的物资，检验人员于外包装上贴上合格标签，再由仓库人员入库定位。
6.4对于验收不合格标准的物资，检验人员应贴上不合格标签，并于验收报告上注明不合格的原因，经负责人核实后通知采购部门送回货物，办理退货。
采购与验收控制流程
序
责任
配合/支持
不相容
监督检查
业务流程
号
部门/人
部门
职责
方法
检查采购活动是否按
1
采购部
相关部门
审核
照计划与方案进行
1.指定并执行采购
技术部
检查是否按规定筛选
计划与方案
审核
2
采购部
生产部
供应商，采购价格是
审批
质检部
否合理
2.供应商筛选，谈
判，确定价格
检查采购合同是否符
采购部
法务部
审核
3
合国家与企业规定，
总经理
行政部
审批
3.签订采购合同或
是否经审批程序
协议
检查是否执行到货核
4
仓储部
采购部
对，物资与采购单是
4.到货核对
否相符
采购部
检查是否按照规定的
5
质检部
采购
5.物资验收
仓储部
验收程序进行验收
检查质检报告内容的
采购部
审核
6
质检部
真实性和数据的准确
6.出具验收报告
仓储部
审批
性
检查解决方案的可行
采购部
7.相关问题报告
7
采购部
审批
性以及是否符合企业
供应商
利益
检查入库台账编制是
8.物资入库与合账
8
仓储部
采购部
登记
否规范帐实是否相符
材料采购流程
1公司采购部根据采购物资的性质选择采购方式，一般采用招标采购，询价议价采购，定价采购，公开市场采购等方式。
2供应商选择程序
2.1采购人员不定期收集供应商信息，收集内容包括供应商的资质，经营范围，服务质量等。
2.2采购人员应从生产需求，价格，质量，数量，供货周期，合作历史记录等角度考察供应商，根据考察结果编写《供应商情况分析表》，详细登记供应商各方面的情况。
2.3采购部经理根据《供应商情况分析表》初步筛选符合条件的供应商，分析各供应商优劣，确定两家以上备选合作供应商。
2.4采购部相关人员与备选供应商谈判，主要以产品规格，交货期确认，价格和后期服务为重点谈判项目，其中，采购价格要符合公司底价制订要求。
2.5采购部门相关人员根据谈判结果拟定供应商选定方案，报主管副总与总经理审核。
2.6采购部根据审批结果选定供应商，并拟定采购合同。
3采购部协同生产部经理，质检部经理，财务部经理，法务人员等召开采购合同评审会，根据《供应商情况分析表》等对采购合同进行评审，提出评审意见，并确定供应商的采购份额。
4若采购合同金额在总经理审批权限内，采购合同由公司总经理批准执行；若采购合同金额超出总经理审批权限，采购合同需上报董事会审批，同事递交评审会意见。
5采购部代表公司签署采购合同，采购部人员执行采购，并将《采购申请表》和采购合同转交财务部进行结算付款。
6采购部人员负责跟进供应商履约情况，填写《采购工作日报》并上报相关部门
确保按进度完成采购作业。
具体采购流程
（一）、设备采购流程
1.1设备部提出申请，填写“设备请购单”，呈部门主管、总经理审批
。
设备请购单单据编号：
设备名称
规格
请购数量
单位
设备要求祥述
需求日期
存放位置
用途
备注
请购人/日期：
部门审核/日期：
总经理审批/日期：
1.2审批通过的“设备请购单”交采购部门采购。
1.3采购部按照要求寻求供应商，并要求供应商提供“报价单”以书面形式报价。
1.4供应商提供的“报价单”呈部门主管及总经理审批，确认采购单价。
1.5依据总经理签名确认的报价单，与供应商签定采购合同（报价单需要加盖供应商的公章或合同章为证，由采购部门保存）。
。
1.6采购部门依据合同交货期追踪交货。
1.7货到指定地点，由设备部门负责验收，并填写“设备验收单”。
设备验收单
编号:
验收日期：
年月日
供应商
合同号
请购单号
验收内容：
验收意见：
验收组人员签字：
1.8设备部将“设备验收单”及供应商提供的“送货单”交采购部门。
（留存一份设备验收单）
1.9采购部门负责核对发票与报价单上的单价，数量与送货单上的数量一致。
申请付款时，将发票、“设备验收单”、“设备请购单”、送货单作为附件，报送财务，缺一不可。
财务部审核单据完整与真实性，按照付款流程付款。
（二）、各类物料的采购流程
2.1依据生产计划表和生产工艺图，结合仓库现有物料结存情况，仓管提出采购需求。
填写原物料请购单。
原物料请购单
序号
物料名称
规格
请购数量
单位
需求日期
备注
请购人/日期：
部门审核/日期：
总经理审批/日期：
2.2审批通过的“原物料请购单”交采购部门采购。
2.3采购部按照要求寻求供应商，并要求供应商提供“报价单”以书面形式报价。
2.4供应商提供的“报价单”呈部门主管及总经理审批，确认采购单价。
（报价单需要加盖供应商的公章或合同章为证，由采购部门保存）
2.5依据总经理签名确认的报价单，与供应商签定采购合同。
2.6采购部门依据合同交货期追踪交货。
2.7货到指定地点，仓库依据“物料流转程序”规定，办理入库手续。
2.8采购部门负责核对发票与报价单上的单价，数量与送货单、入库单上的数量一致。
2.9核对无误的发票由采购部负责交财务部入帐。
发票后需要的附件为：
送货单、入库单。
嘉善新华昌办公及日常用品请购单
请购日期:
序号
名称
规格/型号（品牌/产地）
材质
用途
数量
单位
请购时间
请购部门
请购人
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
备注：
采购人：
审核：
批准：
3.2审批通过的“办公及日常用品请购单”交管理部，管理部汇总所有部门的需求之后交采购部门采购。
3.3采购部按照要求寻求供应商，并要求供应商提供“报价单”以书面形式报价。
3.4供应商提供的“报价单”呈部门主管及总经理审批，确认采购单价。
（报价单需要加盖供应商的公章或合同章为证，由采购部门保存）
3.5依据总经理签名确认的报价单采购所需物品。
3.6采购到货的物品由管理部负责清点接收，并做好登记与分发手续。
3.7采购部门负责核对发票与报价单上的单价，数量与送货单上的数量一致。
3.8核对无误的发票由采购部负责交财务部入帐，发票后需要附送货单（或物料清单）。
3.9财务部依据付款流程付款。
采购统计管理制度
1增加供应商
2完善供应商资料
3数据的输入
4报表的汇总
5报表合同数据的上报
6数据查询
7数据统计分析
采购审批制度
1物资需求部门填写《物资需求单》，详细注明需求物资的品名，型号，技术标准，数量，预计价格，需求原因，要求到位时间等，并提交部门经理审批。
2物资需求部门将经部门经理审批通过后的《物资需求单》提交采购部，采购部汇总并结合年度采购计划和库存情况编制公司的《采购申请单》，按权限规定报相关领导审批。
3采购部将经审批通过的《采购申请单》交财务部，财务部根据本期预算及财务总监的意见审核批准并盖章。
4若无法于需用日期办妥采购申请单，必须及时通知请购部门。
5物资需求部门若需要变更申请采购物资的规格或数量，必须立即通知采购部，及时根据实际情况更改采购计划。
6紧急采购应填写《紧急采购申请表》，经部门经理审批后，由公司采购总监核准后才能列入采购范围。
7紧急采购时，由请购部门于“备注”栏注明原因并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送。
8材料检验须试车方能实施者，物资需求部门应于“备注”栏注明“试车检验”及“预定试车期限
9免开请购单事项规定如下。
公司规定零星采购及小额零星采购物资项目，招待用品采购项目免开请购单，请购部门填写《行政总务品申请单》委托行政部办理。
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