精EPC技术标+货物采购管理方案.docx

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精EPC技术标+货物采购管理方案

十八、货物采购管理方案

1.货物采购工作目标

⑴开发并保证质量可靠的、商务可信赖的供应来源；

⑵根据最经济的原则，展开具有竞争力的采购业务；

⑶按照项目技术、质量、进度、费用控制要求保证货物的供应；

⑷建立保证完成项目采购任务的技术体系和数据库。

2.项目采购工作原则

项目采购工作要保证按项目的质量、数量、时间要求，以合理的价格和恰当的供应来源，获得所需的货物、材料及有关服务，在具体的执行过程中要体现如下工作原则。

2.1.货比三家，公平竞争，“四适采购”原则

原则上应选择三个以上的询价对象，严格控制独家供货，用制度来保证报价者间的公平竞争，以获取采购效益。

在工作各环节要体现“四适采购”。

2.2.采购过程程序化、标准化、公开化，符合质保体系的原则

实行采购程序化作业，增加制约措施，严格授权程序，实现民主决策，体现公司意志。

严明采购业务纪律，最大程序地杜绝个人行为，为防止腐败和杜绝行业不正之风奠定法制基础。

包括计划格式、询价文件、报价文件、报价评价文件、合同文件、所有状态报告、质量记录、文件建档等基本上实现了标准化。

执行报价审批制度，报价技术评价、商务评价独立进行，在此基础上进行报价的综合评价，确定供货厂商。

2.3.设计、采购、施工分工明确，密切合作的原则

设计人员不仅负责请购文件的编制，还要参与供货方协调会、负责技术谈判、报价技术评价、参与报价综合评价、负责图纸资料确认，必要时参与现场开箱检验和现场技术服务。

在项目建设的中后期，项目工作的重点转移到施工现场，项目采购部门的工作是围绕施工而展开的，采购的物资供应的好坏在相当大程序上决定了施工进度和质量的好坏。

设计、采购、施工是项目建设工作流上的密切相关的三条主线，即相对独立，但有时又高度交叉相容。

这更要求设计、采购、施工管理人员要严格执行公司关于设计、采购、施工管理的分工规定，切实履行各自的职责，提倡互相尊重和互相支持，保持良好的协作关系。

2.4.质量、进度、费用、材料、合同全面控制的原则

全面执行ISO9001质量体系，制订可行的质量计划，接受质量保证工程师的质量检查和指导，以保证采购工作质量和货物、材料的供应质量。

培养职工全新的计划观念，树立计划的权威性，做到工作有计划，进度要跟踪，资源实耗能及时准确地统计。

采用赢得值定量评估原理检测采购实施效果，分析存在问题及原因，指导下阶段采购业务，必要时修订实施计划。

按照项目费用控制要求，将采购相关的费用进行分解，逐级控制，保证项目费用控制目标的实现。

在项目采购全过程中对材料实施有效的控制，按照“适时”、“适量”的采购原则，在保证项目材料供应的前提下，追求材料“零库存”和“零结余”。

加强对采购合同的管理工作，最大限度地降低合同风险，保证项目采购的顺利进行。

3.项目采购工作程序

采购工作按以下程序实施：

⑴采购计划

施工部门与采购部门负责组织编制项目采购计划，经评审、批准，报监理备案。

⑵采购实施

①制订采购方案，提出项目采购申请。

②编制和评审采购文件，必要时监理参与采购文件的评审。

③进行公开采购的项目须依法在法定的媒介上发布采购公告。

④资格审查（预审或后审）

⑤发售采购文件（或询价文件）

⑥接收投标文件（或报价文件）

⑦开标

⑧投标文件澄清（必要时）

⑨评标

⑩定标与合同签订

⑶设计联络会

⑷货物的监造

⑸催交：

包括在办公室和现场对所订购的货物材料及其图纸、资料进行催交。

⑹检验:

包括合同约定的前期、中期、出厂前检验以及其他特殊检验。

⑺运输与交付:

包括合同约定的包装、运输、交货形态和交付方式。

⑻现场服务的管理：

包括采购技术服务、供货质量问题的处理、供货商专家服务的联络和协调等内容。

⑼仓库管理：

包括开箱检验、仓储管理、出入库管理等内容。

⑽采购结束工作：

包括订单关闭、文件归档、剩余材料处理、供货商评价、采购完工报告编制以及项目采购工作总结等内容。

4.采购计划

采购计划由物资设备部部长组织编制，通过评审经项目经理批准后实施，并需报发包人备案。

4.1.采购计划编制

根据总承包合同承担的工作范围及相关条款的约定，结合工程项目采购计划、施工进度计划，编制项目采购计划、拟订项目采购进度时间表，并通过相关部门专家的评审，经项目经理批准后实施。

采购计划需报监理备案。

4.2.采购计划内容

⑴编制依据

⑵项目概况

⑶采购原则。

包括策略及管理原则，安全、质量、进度、费用、控制原则，货物交付原则等。

⑷采购工作范围和内容。

⑸采购的职能岗位设置及其主要职责。

⑹采购进度的主要控制目标和要求，长周期货物和特殊货物采购的计划安排。

⑺采购费用控制的主要目标、要求和措施。

⑻采购质量控制的主要目标、要求和措施。

⑼采购协调程序。

⑽特殊采购事项的处理原则。

⑾现场采购管理要求。

⑿项目采购人员应严格按采购计划开展工作。

物资设备部部长应对采购计划的实施进行管理和监控。

4.3.采购工作实施

⑴物资设备部根据采购项目的规模标准，制订采购方案，提出项目采购申请，经审批后实施。

采购申请应包括以下内容：

①采购方案。

②货物规格书和数据表。

③设计图纸。

④采购说明书（商务条款）。

⑤适用的标准、规范。

⑥其它有关的资料、文件。

项目采购工作程序见下图。

⑵编制和评审采购文件。

采购文件中应明确的主要内容（包括但不限于）：

招标公告（或投标邀请书）、投标须知、工程概况、招标范围、招标方式、招标代理机构、技术要求（采用工程量清单招标的，应当提供工程量清单）、资质要求、业绩要求、投标文件格式、投标报价要求、评标标准和方法、拟签订合同的主要条款、要求投标人提交的其他材料等。

招标文件的编制工作由施工部门、采购部门会同设计部门完成，项目部组织专家和公司有关人员对招标文件进行审定。

⑶进行公开采购的项目须依法在法定的媒介上发布招标公告。

⑷资格审查

①进行资格预审的采购项目，应以资格预审通知书的形式，对资格预审合格的潜在投标人应告知：

获取招标文件的时间、地点和方法等；对资格预审不合格的潜在投标人，应告知资格预审结果。

资格预审合格的潜在投标人不足三个的，应重新进行组织招标。

②进行资格后审的采购项目，投标人递交投标文件后由评标委员会按确定的后审标准和方法对参加投标的投标人进行后审，对资格后审不合格的投标人，评标委员会应当对其投标按否决投标处理。

后审结果作为评标的结论，写入评标报告。

⑸发售招标文件（或询价文件）

按招标文件的要求，向符合资格、资质的潜在投标人发售招标文件，并及时获取潜在投标人的确认。

⑹补遗澄清

如有必要时，物资设备部会同施工部门、设计部门可召开标前会，解答投标人提出的问题。

对招投标过程中的补遗或澄清必须采用正式书面文件（函）；对发售、发送的招标文件或补遗澄清文件，招标人必须及时获取投标人已接收的确认函件。

⑺递交投标文件

未通过资格预审的申请人递交的投标文件，以及逾期送达或者不按照招标文件要求送达、密封的投标文件，招标人应当拒收。

招标人应当如实记载投标文件的送达时间和密封情况，并存档备查。

⑻开标

开标工作由招标人主持，如已委托招标代理机构的应由招标代理机构主持，并邀请所有投标人参加，开标顺序一般由现场抽签决定，所有投标人的补充或修正报价，均必须密封，与标书同时开启，同时宣读。

开标过程由公司检监察审计部或公证机构进行全过程监督。

开标结果记录表须由招标人、投标人、监督人员、公证人员等进行签字确认，存档备查。

⑼开标后，必要时可由评标委员会主任（或负责人）召开澄清会，要求有关投标人澄清有关问题并形成正式会议纪要，也可拟定澄清文件，要求有关投标人书面澄清。

澄清文件必须由招标人代表和评标委员会主任（或负责人）共同签发。

所有澄清答疑均不得改变投标文件的实质性内容，投标人的澄清答疑文件，作为评标依据，送所有评标委员会成员。

⑽评标工作。

①评标委员会的组成

评标委员会成员由相关的技术、经济方面的专家及招标人代表、业主/监理代表组成，专家应当从专家库或招标代理机构的专家库名单中随机抽取。

任何单位和个人不得以明示、暗示等任何方式指定或变相指定参加评标委员会的专家成员。

评标委员会可设立技术、商务等专业小组，所有评标委员会成员，都只能在本专业小组内独立行使评审权。

在评标委员会全体会议上，可就其他专业小组的评议内容，独立发表意见。

评标委员会主任负责召集评标委员会全体会议；根据评标委员会评审的排序结果，组织撰写评标报告。

②评标

评标必须在严格保密的情况下进行，依据招标文件中确定的评标标准和方法进行评审。

评标结束后，由评标委员会专家按相关规定编制并提交完整的评标报告，评标报告应经评标委员会全体成员和监督人员签字确认。

评标报告主要内容（包括但不限于）：

招标过程（工程概况、招标范围、招标方式）、标书交验情况、开标过程、评标过程（评委的确定、评标组织机构、评标方法、评标情况：

综合评分汇总表）、评标结果和推荐的中标候选人顺序及相关的附件（标书交验一览表、投标报价记录表、初步评审表、工程总报价得分表、工程量报价对比表、业绩资信对比表、商务评分统计表、技术评分统计表、得分汇总表、澄清答疑函件等资料）、合同洽谈建议及注意事项。

⑾定标与合同签订

招标人在收到评标报告后，及时召开招标领导小组会议，招标领导小组根据评标委员会提出的评标报告和推荐的中标候选人顺序，选定中标人，形成会议纪要。

中标人确定后，招标人或招标代理机构应发布中标公示。

公示期满后，若无异议，及时向中标人发出中标通知书，同时通知未中标人。

中标人的投标保证金（保函）在合同签订后15个工作日内中标人按照招标文件规定提交了合格履约保函及其他相关资料后予以退还。

在中标通知书发出后招标人及时组织与中标人进行合同谈判，并在中标通知书发出后的30个工作日内，按照招标文件和中标人的投标文件（承诺函）等与中标人洽谈签订采购合同，采购合同需报监理备案。

5.设计联络会

根据货物合同的要求，在货物制造商提供设计联络会审查图和资料后，原则上在货物制造商所在地召开设计联络会。

5.1.人员安排

参加设计联络会的买方人员为监理代表、设计人员、项目部相关人员、监造人员以及特邀专家等，卖方人员包括主管领导、设计人员、项目销售人员、项目（合同）负责人、生产负责人等。

5.2.会议纪要

会议讨论完成后，应形成会议纪要。

会议纪要包括讨论后确定的意见和建议，并由监理方、施工部门、设计部门和卖方各自代表签字后生效，并作为合同的补充具有与合同文件同等效应。

会后若还有设计未确定的，可再次召开设计联络会或传真方式加以确认，确认的书面文件方式也与合同文件同等效应。

6.货物的监造

为了保证货物的质量、供货进度，同供应商保持及时、必要的工作联系及沟通，由项目部负责组织货物的监造工作。

货物监造分为驻厂监造和巡视监造。

主要工作内容包括：

⑴组织专业监造工程师编制货物监造计划。

⑵组织专业监造人员熟悉货物制造图纸及有关技术说明和标准，掌握设计意图和各项货物制造的工艺规程以及货物供货合同中的各项规定，主持货物制造图纸的设计交底。

⑶审核供应商提交的生产计划、制造设计图纸、制造工艺方案和制造技术措施。

符合要求后予以批准，并报项目部和监理。

⑷制造质量控制，审查制造厂的质量保证体系和技术措施，对合同产品及其零部件是否符合合同要求予以确认。

严格执行国家各项规定和工厂的有关制度，支持工厂检验部门的工作，充分发挥和依靠工厂内部检验部门的监督作用，了解和掌握合同产品的生产质量情况。

负责制造工艺、程序、方法的检查和原材料、外购配套件、元器件、标准件以及坯料质量的检查，对重要部位和重要工序实行旁站监理，对制造质量进行评价，签发“质量见证书”及“产品监造证书”。

⑸审查制造厂提交的合同产品的开始制造申请报告，并对监造货物的供货计划进行督促检查。

⑹检查制造厂参与制造相关人员的上岗资格，审查原材料、外购配套件、元器件。

标准件以及坯料的质量证明文件、检验报告和制造厂对外购器件、外协加工件和材料的质量验收情况，督促和检查制造厂的制造进度计划的完成情况，协调解决制造厂发生的相关问题；定期召开进度检查会议；签发工厂监造指令和有关监造会议纪要。

⑺定期编制货物制造监制质量报告。

对认为有质量问题的部件，应监督制造厂进行复检，复检后若发现不合格，必须要求重新加工直至改换原材料和外购件。

在出现重大质量事故时，可发出停工令，勒令停工整改直至符合质量保证体系的要求。

7.货物的催交

为了促使供应商切实履行卖方合同义务，按时提交制造厂文件、图纸资料和最终产品，保证货物的供货进度，物资设备部部长应根据货物的重要性和一旦延期交付对项目总进度产生影响的程度，划分催交等级，确定催交方式和频度，制订催交计划并监督实施。

7.1.催交方式

⑴办公室催交：

通过电话、传真、信件、网络等通信手段来实现。

⑵工厂催交：

催交人员直接进驻供应商的制造厂进行敦促和督办。

⑶会议催交：

催交人员和供应商以会议方式讨论和解决制造、交货进度方面的问题，并形成会议纪要。

7.2.催交工作内容

⑴熟悉采购合同及附件。

⑵确定货物材料的催交等级，制订催交计划，明确主要检查内容和控制点。

⑶要求供货商按时提供制造进度计划。

⑷检查供货商、货物材料制造、供货及提交的图纸、资料是否符合采购合同要求。

⑸督促供货商按计划提交有效的图纸、资料，供设计审查和确认，并确保图纸、资料按时返回供货商。

⑹检查运输计划和货运文件的准备情况，催交合同规定的最终资料。

⑺按规定编制催交状态报告。

8.货物的运输和交接

8.1.货物的运输

⑴采购部门应根据采购合同规定的交货条件制定货物材料运输计划并实施。

计划内容一般应包括运输前的准备工作、运输时间、运输方式、运输路线、人员安排和费用计划等。

⑵采购部门应督促供货商按照采购合同规定进行包装和运输。

⑶对超大件或超重件和有特殊要求的货物的运输，采购部门应制定专项的运输方案，并委托专门的运输机构承担。

同时负责向交通管理部门办理申请手续，业主给予协助。

采购部门应落实接货条件，制定卸货方案，做好现场接货工作。

8.2.货物的移交

货物运至指定地点后，由接收人员对照送货单进行逐项清点，签收时应注明到货状态及其完整性，及时填写接收报告并归档。

货物接收工作由施工部门、采购部门人员负责，并报请监理。

包括确定移交地点，落实装卸工具，组织开箱检验，接收货物及资料等工作。

工作内容如下：

⑴核查货运文件。

⑵数量验收：

可以是过目点数，过磅测重，量方检尺或理论换算。

⑶外包装及裸装货物、材料的外观质量、标识检查。

⑷对照清单逐项核查随货图纸、资料，并加以记录。

开箱检验必须以合同为依据进行，按实际情况决定开箱检验工作范围和检验深度。

工作内容如下：

⑴开箱检验时，应按规定通知有关责任方代表参加，按规定程序实施。

⑵在检验记录表上准确填写开箱日期、装箱单号、货物名称、到货日期、货物编号、位号、合同号、重量、体积。

⑶包装箱标志检验。

⑷货物数量检验。

⑸货物外观质量检验

⑹箱内资料检验。

⑺货物规格型号核查。

⑻备品备件的检验。

开箱检验完成后，对检验内容、程序、方法、结果及存在的问题进行总结。

经开箱检验合格的货物，连同资料、证明文件、检验记录移交货物安装单位，填写“货物开箱检验记录单”。

货物移交时制造厂资料和备品备件由施工部门保管，货物安装、调试的承办人使用货物资料的复印件。

9.货物采购的保障措施

⑴本公司若承接本工程的EPC总承包工作，将按项目部要求，尽快开展材料及货物的采购工作程序。

⑵本公司与国内外大批知名的、质量有保证的货物供应商建立了长期合作关系。

⑶与业主、监理在技术信息的沟通交流方面更顺畅、快捷，能尽早确定货物的技术参数、技术要求等，能加快货物的采购进程。

⑷我单位将派出经验丰富的驻厂监造，对主要货物制造的质量、进度进行现场跟踪监督，及时反馈货物生产情况，并参与货物出厂试验。

生产过程、运输环节跟踪到每一台货物。

⑸细化现场施工、货物到货和运输环节的联系，尽量做到紧密衔接，做到有问题及时解决。

⑹把好出厂关，关注运输安全，注重现场检验。

⑺由公司物资部门对项目采购部门的货物的采购工作进行指导、管理、协调。

⑻明确采购部门的职责和分工，制订适合本工程的采购管理办法和工作流程。

⑼项目采购的进度控制目标应服从整个项目的进度控制目标。

在项目采购计划中应明确规定项目采购进度控制的主要要求和目标。

给出长周期货物采购的初步安排。

⑽项目采购的费用控制目标应服从整个项目的费用控制目标。

在项目采购计划中应明确规定项目采购费用控制的主要要求、目标和实现目标的主要措施。

10.仓库管理

⑴作业队在施工现场设置仓库管理人员，在项目部物资设备部部长领导下负责仓库作业活动和仓库管理工作。

⑵货物正式入库前，应根据采购合同要求组织专门的开箱检验组进行开箱检验。

开箱检验应有规定的有关责任方代表在场，填写检验记录，并经有关参检人员签字。

进口货物的开箱检验必须严格执行国家有关法律、法规及其采购合同规定进行。

⑶经开箱检验合格的货物，在资料、证明文件、检验记录齐全，具备规定的入库条件时，应提出入库申请。

经仓库管理人员验收后，填写《入库单》并办理入库手续。

⑷仓库管理工作应包括物资保管，技术档案、单据、账目管理和仓库安全管理等。

仓库管理应建立“物资动态明细台账”，所有物资应注明货位、档案编号、标识码以便查找。

仓库管理员要及时登帐,经常核对，保证账物相符。

11.采购工作总结、评价

施工部门、采购部门、设计部门会同监理对采购工作进行阶段性的总结和评价工作，主要包括：

采购工作的完成情况；采购项目的质量、成本、进度等的控制情况；供货商的履约能力、资信、服务等的综合评价。