收货流程及退换货流程管理模板.docx
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收货流程及退换货流程管理模板
收货流程及退换货
流程管理模板
北京华联综合超市有限公司
营运规范
收货手册
二零零二年八月
第一单元前言
第二单元收货区域常见器械解释
第三单元收货流程
第四单元收货差异.错误处理方法
第五单元库存要求
第六单元条形码
第七单元退货流程
第八单元换货流程
第九单元赠品收货注意事项
第十单元收货部安全防范措施
第十一单元收货部卫生要求
第一单元前言
—.适用范围
本手册适用综合超市各门店的验收货、退换货等工作。
二目的
制订本手册的目的是：
各门店在正常营运中的商品验收工作有程序可遵循，以便收货部人员结合当地实际情况再制订适合于当地的各种管理细则和工作程序。
三.益处
快速而准确的验收货工作有以下益处：
1、把握销售时机，创造最大销售额；
2、与供应商财务结算清楚，避免繁琐的对单工作；
3、减少对供应商退货的发生；
4、减少顾客对商品质量问题的投诉；
5、提供准确的库存数量；
6、避免触犯国家法律法规；
7、加快商品周转。
经过对本手册规范内容的学习，使有关部门管理人员及员工能够在较短的时间内掌握收货的工作内容及操作要求，帮助从业人员
更好的从事其本职工作。
四.概念解释
验收货即指各门店对供应商所送的商品，经过专职人员的检验,
做收入工作的过程。
第二单元收货区域常见器械解释
-、叉车:
对放在卡板上的货物进行运输之工具。
（如下图）
二、栈板:
储货、码货用，使货物与地庖有间隔，起到防湿、防碎
的作用，更为叉车运输方便的工具。
（如下图）
电子秤：
对某些称重商品或需进行第二次加工包装的商品（如生鲜）
做准确称重的工具（如下图）
三、电脑：
用于商品实收数量的录入，订单的核查，供应商及商品的核实。
（如下图）
四、POS机：
检查商品条码是否可读，商品描述与其商品是否一
致。
（如下图）
五、条形码打印机:
打印店内码胶帖。
（如下图）
六、打印机:
打印验货清单。
（略）
第三单元收货流程
一・文件流程
X供应商投单:
是指供应商持我方采购部所发订单（见下表）递交收货窗口。
订货单
PURCHASEORDER
武汉华联综合超市有
厂
744-宀-^7-
.A
地址
430017
湖北省武汉市
LT占尺7*m主二A1UD
士W
V
丿
送货地址：
商场名称：
武汉华联综合超
（市太平洋店
K丿
送货日期
12-06-
iyyo/o/1o
订货日期
11-06-
丿
Z1
采购
更□□名称
订货
备注
货号
订购单位、
订购
数量
F8
正广和菠萝味果汗粉350£
袋/
♦
；25001
1OA
1
丿
2、核单：
当收货员接到订单后，对订单上所列各项仔细核对，核查其中
包括供应商编号、供应商地址、电话.传真、送货地址.送货
日期、订单号码、总页数、采购、货品名称、货号、订购单位、订购数量等项目是否清楚，是否是快讯商品，同时检查文件档案中是否有待退商品，然后填写收货清单（见下表），分发卸货卡号,等待卸货。
□
□
□
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□
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勺&奂如
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期K>
填写说明:
1.按年、月、日各两位填写
2.按电脑确认的5位填写
3.商品的中分类（如:
文化用品、冲调饮品）
4.厂家送货人姓名
5.XXXXXXXX
ABC
A:
年份，一般可不写
B:
本年内太阳日期
C:
当日序号：
001-399食品收货序号400-499食品退货序号
500-899百货收货序号900-999百货退货序号
6.收货主管签字
注:
每页只限填写当日收货，并按顺序填写
3、打印验货清单：
经核对无误后，在电脑上经过订单上订单号码打印出验货清单（见下表）一式二联，再填写华联综合超市收货号码，收货号码为8位数：
AA-BBB-CCCO其中AA二年份代号，BBB二太阳日，CCC二验收序号。
其中食品类序号为001—499,百货类序号为500-999（如下图）。
将供应商联贴在验货清单第一联，收货联贴在验货清单第二联。
验货清单
供应商：
金达塑胶五金制品有限公司武汉经营部nf3电话:
3857151传真：
3840206
地址:
桥□区长丰乡东风村特1号
供货日期:
13-JUL-98
；日期：
13-JUL-98
类型:
百货
页数/总页数:
1/1
货号
货品名称单位
条码
价签实收数量
76297
金诙西装衣架46CM1个
4
0
76765
金达手提垃圾铲9314〃1个
9
0
77519
金达长柄手提垃圾铲/个1个
2
0
77584
金达双层杂物架/个1个
8
0
78494
金达吸盘墙角架/个1个
5
0
83343
金达浴室墙角架2件/个1个
7
0
85332
金达胶柄薯仔刨/个1个
7
0
登记员验货员标签确认员备注
4.外箱辨识：
检查外包装杲否有破损，再详细检查外箱上商品描述、含量、规格杲否与订单内容相符。
5.检查数量品质：
抽箱拆封检查某一箱内商品单品的条形码、包装、商品标识、保质期限、重量，并做数量统计，收货员在完成以上工作后在验货清单验货员处签字。
6.复查数量品质：
同一商品再由号一位收货员做复查，经核实无差异后，收货员与供应商分别在验货清单上签字，收货员盖收货章（见下表）O将验货清单供应商联交给供应商，供应商的送货单附于验货清单收货联其后。
验货清单
供应商号码:
20247订单号码：
194022
收货号
供应商：
金达塑胶五金制品有限公司武汉经营部nf3电话:
3857151传真：
3840206
地址:
桥□区长丰乡东风村特1号供货日期:
13-JUL-98日期：
13-JUL-98
类型:
百货页数/总页数:
1/1
货号
货品名称
价签实收数量
单位
76297
金诙西装衣架46CM1个
4
0
76765
金达手提垃圾铲9314〃1个
9
0
77519
金达长柄手提垃圾铲/个1个
2
0
77584
金达双层杂物架/个1个
8
0
78494
金达吸盘墙角架/个1个
5
0
83343
金达浴室墙角架2件/个1个
7
0
85332
金达胶柄薯仔刨/个1个
7
0
外箱数符合品质及
登记员验货员标签确认员备注
7.输入电脑：
完成上述验货工作后，将验货清单收货联交给电脑录入员，录入员仔细核查验货清单上所列项目，特别是数量填写是否清楚，再做电脑录入。
（如下图）
8.单据复核：
1.每天收货工作结束后，录入员应核对每一笔验货清单上所填数量与电脑录入数量是否相同。
2.第二天收货部副主管复查收货报表数量与前一天验货数量是否相同。
9、归档:
收货部副主管依据日期、商品类别将验收单据分类保管,收货资料保存期为一年。
二.实物流程
（―）•干货.百货
投单卸货：
首先核对订单号与供应商名称，再核实订单上的包装描述、
数量、规格、订货日期、送货日期、送货地址等内容，凡符合以
下条件皆可收货：
1.可从电脑中查询到订单
2•永续订单（见下表）
3.交货量等于订货量
永续订单
订单
号码
■
订购
日期
□
交货
日期
送货人
签名
供
应
商
编号
a
传真
a
联络人
□
□
电话
a
名称
□
地址
回
序号
货号
品名
规格
单位
单价
数量
金额
1
2
凹
剧1
凹
回
回
回
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
合计
收货员签名
回
楼面签名
回
填写说明:
1.根据电脑所出订单号码填写
2.根据电脑所出订单日期填写
3.收货日期
4.送货人员签名
5.按5位填写
6.按地区号+传真号码填写
7.能解决所送商品问题的供应商人员
8.按地区号+电话号码填写
9.按电脑确认的填写
10.供应商营业地址
11.按电脑确认的6位填写
12.按电脑确认的填写
13.按电脑确认的包装单位填写
14.销售单位:
个.公斤、盒、袋、包、扌-瓶等
15.每单位商品的价格
16.实际收货数量
17.商品合计金额
18.收货部的收货员签字
19.楼面主管收货签字，特殊情况由部门经理指定人员收货签
字
在投单处送货人应准备：
1.由供应商交货
供应商应在送货单与订单复印件上同时注明实际送货量。
2•由货运行交货：
货运行应持货运单.两联供应商送货单及本公司订单传真件投单。
收货员应告知送货人在何处卸货、货物在卡板上如何码放.在何处等待点数。
经收货主管同意后方可帮助货运行卸化更O
外箱辩识：
为防止供应商的非订单商品验收进场，验货人员需详细检
查.仔细核对验货单上品项与实物品项：
1.如有非订单商品时一律拒收货,退还供应商。
2.所有收货均为整批收货，未交品项将被自动取消,若需再订货则由采购部或楼廂启下订单。
3•如有破箱、破件的商品，该收货员工可将破损货物直接还给供应商。
第一次检验数量品质：
1・数量：
A.如每整箱是华联的销售单位，应照华联量贩销售单位点收。
已贴华联标签商品，应检视标签位置是否符合公司要求。
B.如箱内包含数个华联销售单位的商品，收货员需开箱抽检内
含华联单位商品是否符合要求，清点箱数，统计华联单位商品总数。
C.认真检查包装内含华联销售单位个数及包装是否牢固。
D.送货数量多或少于订货量（高或低于10%以上）时，由收货部副主管通知楼⑥主管，楼⑥主管决定收货或不收货。
如楼面主管当时同意收，由其签字，收货员在验货清单上填写正确收货数量，然后由收货员与供应商在验货清单上签字，并按实际送货量收货。
如由货运行送货，实际送货量多于或少于订货量时,则由楼直主管同意并在验货清单上签字方可收货，收货部电脑录入员将按实际收货数量录入电脑，并由收货部开具收货差异通知单（见下表），多于订货量的商品由收货部通知供应商载回；少于订货量时，由收货部通知供应商己按实际送货量收货。
商品退货单/收货差异通知单
品名
商品货号
单位
原因
Rfik
Rsl一
1—1
1.如为退货商品・诉于十日内至上列分店Z收货部/回.
2.逾时冷木公可将自动将其退回或川亍以氏它方代处理，因此产生ZHI关成展山贵公可负限
笫
联
塡茨人
经理
华联综合超市验收
经办
签字
日期
回
a
号码
收货主管
E3
J3
日期
日期
电脑输入者
凶
ET
J3
1
货运公司名称
E3
填写说明:
1.按电脑确认的填写
2.按5位填写
3.供应商营业地址
4.、5.供应商的地区号+号码
6.原送货时编号
7.原送货时验收单编号
8.本公司名称
9.分店简称
10.分店的营业地址
11.、12.分店的地区号+号码
13.区分退货或差异通知单，在相应的”□”内打”/
14.商品名称
15.六位货号
16.销售单位
17.数量
18.原因说明
19.、20.填表人签字并填写签字日期，年、月、日各两位
21.、22.部门副经理以上签字批准并填写签字日期，年、月、日各两位
23.退货给厂商时，退货单收验号码或差异单原收货验收号码
24..25.收货主管签字并填写签字日期，年、月、日各两位
26.、27.电脑输入者签字并填写签字日期，年、月、日各两位
28.退货时货运公司名称
A・品名：
收货员检查商品品名是否清楚，核对商品品名与验货清单上的商品描述是否一致，着重检查华联销售单位包装的描述。
B.条形码：
抽取一个华联销售单位商品在POS机上扫描条
码，核对POS机界面所显ZJX的商品描述和商品品名杲否一致,如POS机界面显示条码非法字样则需加贴店内码（如下图）。
C.克重:
检查商品实际克重与POS机界廂所显示商品克重描述是否一致。
D.保质期:
检查商品是否已过保质期或快到保质期。
E.中文标识：
检查进□商品上的中文标识，若无中文标识收货员应拒收。
F.防伪标记:
检查特殊商品的防伪标记,收货员应拒收假冒商品。
如烟、酒等商品。
G.说明书:
检查家电等商品的使用说明书。
H.检验合格证：
检查商品是否带有质量检验合格证或卫生检
合格证。
综上所述，收货员若发现有商品品名描述不清或不对.条形码无法解读.克重不符、保质期己过等商品均应拒收，以下各类商品如出现下列情况均应拒收：
食品类：
•罐头食品:
凹凸罐，外壳生锈,有刮痕，有油渍等；
•腌制食品:
包装破损，有液汁流出;
有腐臭味道；
液汁浑浊或液汁太少;
真空包装己漏气。
•调味品:
罐盖不密封；
有杂物掺入；
包装破损潮湿;
有油渍。
•食用油:
漏油；
包装生锈；
油脂混浊不清;
有沉淀物或泡沫。
•钦料类:
包装不完整，有漏气;
有凝聚物或其它沉淀物；
有杂物、凹凸罐。
•糖果饼干:
包装破损或不完整；
内含物破碎、受潮；
有发霉现象。
•冲调饮品:
包装不完整,有破损，凹凸罐;
内含物因受潮成块状；
真空包装漏气。
•米及面食:
内含物混有杂物；
内含物受潮、结块；
内含物生虫或经虫蛀；
内含物发芽或发霉。
百货类：
商品有破损、断裂、划伤；
外表有油渍不净者；
商品有瑕疵。
第二次检验数量品质：
号一位收货员重复第一次的检验工作。
送卖场:
经两次检验数量品质后，符合要求的商品由一检员、二检员、送货人三方在验货清单上签字，并贴上绿色”OK”签（如图）,由收货员将货送至卖场相应位置。
如有疑问，贴上桔红色”？
”签（如图），等待解决运出。
（二）•生鲜食品：
非称重生鲜食品收货流程按照干、百货收货流程执行。
称重生鲜品流程如下：
投单：
供应商携带一张空白或已填写生鲜商品品名（无数量）的
永续订单即可进行生鲜商品收货。
质量检验：
1・冷冻食品:
A.注意解冻商品是否有软化现象，若有则表示此商品温度过
高，有变质的可能；
B.商品形状应完整，颜色正常,不能有破碎、变色情形发生。
2.加工肉品：
A.商品不应发黑无光泽；
B.商品过白的则表示可能有漂白剂存在。
3.冷藏食品：
A.奶制品不应颜色混浊、有沉淀物、结块；
B.豆制品不应发霉，有酸臭味及粘液。
称重：
1.如有容器、栈板或筐等包装,在称重时要将其重量扣除；
2.将过磅后的重量填入永续订单内；
3.有重量差异时，应以现场过磅重量为准，经收货员、供应商、生鲜部人员三方签字后方可收货；
4.如永续订单没有填写重量，应由供应商、收货员.生鲜部人员共同对商品进行称重。
永续订单填写：
因生鲜商品价格变化幅度大，需生鲜部人员每日与供应商当场⑥议价格，确定重量后再填写永续订单上的价格、重量。
电脑录入:
电脑界⑥上录入收货号后即可录入商品货号，并在实收数量中录入实收数量，同时产生订货数量，订货数量等于实收数量，然后录入商品单价、进货单价，一般情况下此类商品变价频繁，故在确定商品逬货数量后，必须重新做商品价格录入，存盘后即产生订单号，在永续定单上填写订货号及收货号。
送卖场：
验收后的生鲜食品需迅速送卖场，否则会影响生鲜食品的品质。
第四单元收货差异.错误处理方法
收货数量差异：
参照第三单元中实物流程部分第一次检验数量、品质,数量类D项。
收货数量错误：
收货员在收货时，常出现实收数量填写错误或由于某种原因在收货确认后才发现商品短缺，从而使实收数量发生错误。
若在两天内发现这种情况，收货部可直接填写收货数量更正单（见下表）并在商品收货系统中逬行收货数量差异更正；若超过两天则需填写电脑输入数量更正单（见下表）,并交店经理签字同意后,方可在ALC中进行电脑系统库存更正。
冷取t*Ttr
1LIMIIMMCf1
收货数■
更正单
供应商名称
供应商编码
收货编号
□
□
货号
数址差异
品名
备注
□
注：
正数时请加“+”，负数时诸加“一”
日期：
同I填表者：
回I收货主管：
回副理：
国输入者^回
填写说明:
1.按电脑确认的名称填写
2.五位数按每空格一个填写
3.六位数按每空格一个填写
4.六位数按每空格一个填写
5.正数时请用数前加”+”，负数时请用数前加”-”o
6.按电脑确认的名称填写
7.注明原因
8.按年、月、日各两位填写
9.收货员填写
10.收货主管核实签字同意
H.部门副经理以上人员签字
12.ALC电脑输入者签字
注:
用于修改收货两日之内商品。
电脑输入数更正单
店别：
四日期：
日
订单号码
够收单•号
商品名祢
数册（电脑〉
差异
烦录入
实际
rn
pi
m
□
□
U
kJ
□
□主悅凹店K（核准人八□
爸注，1•本单•列仪限收货超过2天内无法克接更正.R由财务处或厂商色询活所作tthlifl加之更正.
2.为便干厂商無款・请塡妥此融抵肓快递至财务处.冋时W1:
-部
门联络函•'以便审核
填写说明:
1.
分店名称
2.
年、月、日各两位填写
3.
填写订单号码
4.
填写验收单号码
5.
按电脑认可的填写
6.
电脑内原录入数量
7.
实际数量
8.
实际数量与录入数量的差异
9.
填单人签字
10.
收货主管签字
11・
店长冋意签字
第五单元库存要求
库存要求：
I.任何商品在收货区内不得停留24小时；
2・大箱包装应标示商品进货日期；
3.商品应按卖场商品分类储存；
4.为防止商品受潮及方便运输，商品需码放在栈板上；
5.为充分利用周转库空间，库内应架设钢架、木架；
6.库存商品码放时不可与墙壁接触,需留有空隙；
7.体积大而又较重商品应码放于底层，轻而小的商品应放在上面，以防商品被压碎；
8.为方便补货，轻而小的商品应码放在体积大、重量重的商品前廂；
9.清洁日化用品与食品不应码放在一起，以防食品受污染；
10.商品应按收货先进先出这一规则出库；
II.为防止商品变质,周转库应保持干燥、通风；
12.周转库内需备有防火设备；
13.禁止闲杂人员出入周转库，以维护商品安全；
14.保持周转库每日清洁卫生；
15.需退货、换货及报废商品应集中于固定区域内，并定期处理。
第六单元条形码
为保证卖场内所有商品条形码的可读性、节省顾客时间、加快收银速度，收货部应严把条形码关。
1.当一批与订单描述相符的商品送到收货部时，在检验过程中除其保质期、产品合格证、中文标识等不可忽视外,最重要的是对国际条形码的检验，如商品没有国际条形码，需申请打印店内条形码。
2.不同商品的国际条形码所在位置也不同。
3.检验此批商品条形码是否可读，需抽取一个销售单位的商品,用收货部POS机扫描（如下图），如果界面所显示商品描述与商品包装描述完全相符，该商品条形码经过检验。
4.当界⑥所显示条形码为非法字样或与此不同的描述，应填写标签打印申请单（见下表），经收货主管签字后，条形码打印机将打印出店内条形码。
序号
品名
货号
数址
备注
1
Jit
pi
[71
2
-tj-
3
4
5
6
7
8
目年
月
Id
第
装
联
订
X
线
X
中请人：
2
批准人：
匡］
操作人：
日
填写说明:
9.打印人员签字
注:
供应商也可使用此表
5.贴条形码时，店内条形码应覆盖非法的国际条形码（如下
图）O如因店内条码太小，无法盖过国际条码，则相错而贴。
6.无国际条形码的商品需贴店内码，请遵循下图所示:
（如下图）
7・剩余的店内码，应收回交给收货主管并统一销毁。
条形码打印管理规定
凡于本店收货部行政组打印条形码的单位或部门均应遵守以下管理规定：
1.申请人应填写”标签申请打印表”并经收货主管级人员签字;
2.”标签打印申请表”应填写工整、清楚；
3.
升级会员 