外贸跟单员的必备条件及前途.docx

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外贸跟单员的必备条件及前途

外贸跟单员的必备条件及前途

 所谓外贸跟单员，是指在国际贸易过程中，根据已签署的商务合约中有关出口商品的相关要求，代表公司选择生产加工企业，指导、监督其完成生产进度以确保合同如期完成的人员。

据悉，我省目前有外贸进出口权的企业达8万多家，一般进出口额在1500万美元以上的企业至少需要十四五名跟单员，中小进出口企业一般也需要两三名跟单员，相关从业人员达20多万人。

目前跟单员的供需比达1∶3以上，其薪金起点在2000元以上。

而跟单员的入行门槛并不高，中专或同等以上学历的各类人员都可以从事这一行业。

   问：

什么叫做跟单员？

   答：

跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的专业人员，是各企业开展各项业务，特别是外贸业务的基础性人才之一。

   问：

跟单员和国际商务单证员、外销员、报关员有什么不同？

   答：

跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的专业人员，是各企业开展各项业务，特别是外贸业务的基础性人才之一。

一名合格的跟单员需要掌握外销、物流管理、生产管理、单证与报关等综合知识。

   国际商务单证员处理的是国际间的商品买卖过程中的单证制作、验审等工作（解决单证从无到有的过程）。

他的工作范围是包括收证、审证、制单、审单、交单、归档等一系列业务活动。

   外销员是指在具有进出口经营权的企业从事进出口贸易工作的专业人员，主要工作内容有从事国际贸易交流活动、外贸立项、谈判、合同的制作、签定、执行等。

   报关员的主要工作就是根据国家的法律法规、海关的办事程序判断某些货物需要何种手续并准备相关文件，按要求制作报关单等并向海关申报，还要配合海关查验、缴纳相关税费等。

他的工作的主要目的是为了能让货物顺利出口，而单证员的工作则是为了制作符合信用证，合同规定的单证，实现顺利结汇、收汇。

   问：

跟单员需要培训吗？

   答：

培训属于常规功能外的管理内容，是一个复杂的系统工程，有效的培训需要严密的组织和筹划，需要认真严密的思考。

以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的跟单员是各生产企业开展外贸业务的基础性人才之一，由于当前外贸学历教育体系中针对该岗位的应用性培训内容的相对滞后，大量未经职业培训的人员使得外贸业务风险大大增加。

   也许你会问，我本来就从事外贸工作，有多年的工作经验，可不可以只报名考试，不参加培训吗？

多年的工作肯定积累不少的经验，但这些经验中未必都是好的。

有些有经验的工作者得到的可能是不规范的训练，并可能已形成不良的工作习惯，这些必须通过培训，结合你以前经验问题的症结来加以克服。

而且经验是对以往的总结，社会是向前发展的，我们的培训是总结过去，结合现在，放眼未来，将对跟单人员进行全方位系统的培训。

   问：

作为一个没有从事过跟单工作的人可以参加培训吗？

需要外语基础吗？

   答：

可以的。

高中及高中以上学历的或有一定工作经验的人员均可以。

外语现在在各行各业是不可避免的，特别是在中国进入WTO后，将在考试中越来越普遍，但是对于英语相对薄弱的你来说不用担心。

跟单员培训在所涉及到的单证和函电具有特定的格式，每行写什么或什么样的格式在课堂中我们老师在教学中肯定会讲的很详细，只要你清楚老师讲过的每一单证及每一种函电，考试中涉及到的英语就不在话下了。

   问：

上课的具体课程怎么安排？

   答：

跟单员的工作职责、通过外贸公司出口型企业跟单模式、自行出口型企业跟单模式、工厂管理流程、物料采购跟单、生产过程跟单、出口货物跟单、进口货物跟单、货物运输跟单、商业书信、跟单员与客户管理、跟单员工作策略、跟单员的沟通、跟单员管理学。

建议安排80课时。

   问：

跟单员的前景如何？

   答：

以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的跟单员是各外贸企业开展外贸业务的基础性人才。

随着我国入世后外贸产业的蓬勃发展，2004年底我国贸易企业准入实施备案制，企业只要在工商部门备案即可获得进出口权，进出口经营权不再是国有贸易公司的专利。

   这意味着：

目前集中在外贸企业代理出口的大量业务届时将分散至各生产企业，由各生产企业自营出口，而每一个企业都需要几个专职的跟单人员处理本企业的外贸业务，缺了这一环节企业运转不了。

   这也意味着：

在年内，跟单人员的社会需求将随着外贸企业的增长以几何数级增长。

   问：

为什么跟单员资格证书是由国家商业技师协会与全国商贸业务技术资格考评委员会颁发？

   答：

由于外经贸委已撤消，功能职权划分到国家商务部和国资委，颁发跟单员资格证书的部门隶属于国资委。

由中国商业技师协会、全国商贸业务技术资格考评委员会为考试合格的学员颁发全国通用的跟单员资格证书。

所谓外贸跟单员，是指在国际贸易过程中，根据已签署的商务合约中有关出口商品的相关要求，代表公司选择生产加工企业，指导、监督其完成生产进度以确保合同如期完成的人员。

据悉，我省目前有外贸进出口权的企业达8万多家，一般进出口额在1500万美元以上的企业至少需要十四五名跟单员，中小进出口企业一般也需要两三名跟单员，相关从业人员达20多万人。

目前跟单员的供需比达1∶3以上，其薪金起点在2000元以上。

而跟单员的入行门槛并不高，中专或同等以上学历的各类人员都可以从事这一行业。

   问：

什么叫做跟单员？

   答：

跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的专业人员，是各企业开展各项业务，特别是外贸业务的基础性人才之一。

   问：

跟单员和国际商务单证员、外销员、报关员有什么不同？

   答：

跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的专业人员，是各企业开展各项业务，特别是外贸业务的基础性人才之一。

一名合格的跟单员需要掌握外销、物流管理、生产管理、单证与报关等综合知识。

   国际商务单证员处理的是国际间的商品买卖过程中的单证制作、验审等工作（解决单证从无到有的过程）。

他的工作范围是包括收证、审证、制单、审单、交单、归档等一系列业务活动。

   外销员是指在具有进出口经营权的企业从事进出口贸易工作的专业人员，主要工作内容有从事国际贸易交流活动、外贸立项、谈判、合同的制作、签定、执行等。

   报关员的主要工作就是根据国家的法律法规、海关的办事程序判断某些货物需要何种手续并准备相关文件，按要求制作报关单等并向海关申报，还要配合海关查验、缴纳相关税费等。

他的工作的主要目的是为了能让货物顺利出口，而单证员的工作则是为了制作符合信用证，合同规定的单证，实现顺利结汇、收汇。

   问：

跟单员需要培训吗？

   答：

培训属于常规功能外的管理内容，是一个复杂的系统工程，有效的培训需要严密的组织和筹划，需要认真严密的思考。

以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的跟单员是各生产企业开展外贸业务的基础性人才之一，由于当前外贸学历教育体系中针对该岗位的应用性培训内容的相对滞后，大量未经职业培训的人员使得外贸业务风险大大增加。

   也许你会问，我本来就从事外贸工作，有多年的工作经验，可不可以只报名考试，不参加培训吗？

多年的工作肯定积累不少的经验，但这些经验中未必都是好的。

有些有经验的工作者得到的可能是不规范的训练，并可能已形成不良的工作习惯，这些必须通过培训，结合你以前经验问题的症结来加以克服。

而且经验是对以往的总结，社会是向前发展的，我们的培训是总结过去，结合现在，放眼未来，将对跟单人员进行全方位系统的培训。

   问：

作为一个没有从事过跟单工作的人可以参加培训吗？

需要外语基础吗？

   答：

可以的。

高中及高中以上学历的或有一定工作经验的人员均可以。

外语现在在各行各业是不可避免的，特别是在中国进入WTO后，将在考试中越来越普遍，但是对于英语相对薄弱的你来说不用担心。

跟单员培训在所涉及到的单证和函电具有特定的格式，每行写什么或什么样的格式在课堂中我们老师在教学中肯定会讲的很详细，只要你清楚老师讲过的每一单证及每一种函电，考试中涉及到的英语就不在话下了。

   问：

上课的具体课程怎么安排？

   答：

跟单员的工作职责、通过外贸公司出口型企业跟单模式、自行出口型企业跟单模式、工厂管理流程、物料采购跟单、生产过程跟单、出口货物跟单、进口货物跟单、货物运输跟单、商业书信、跟单员与客户管理、跟单员工作策略、跟单员的沟通、跟单员管理学。

建议安排80课时。

   问：

跟单员的前景如何？

   答：

以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的跟单员是各外贸企业开展外贸业务的基础性人才。

随着我国入世后外贸产业的蓬勃发展，2004年底我国贸易企业准入实施备案制，企业只要在工商部门备案即可获得进出口权，进出口经营权不再是国有贸易公司的专利。

   这意味着：

目前集中在外贸企业代理出口的大量业务届时将分散至各生产企业，由各生产企业自营出口，而每一个企业都需要几个专职的跟单人员处理本企业的外贸业务，缺了这一环节企业运转不了。

   这也意味着：

在年内，跟单人员的社会需求将随着外贸企业的增长以几何数级增长。

   问：

为什么跟单员资格证书是由国家商业技师协会与全国商贸业务技术资格考评委员会颁发？

   答：

由于外经贸委已撤消，功能职权划分到国家商务部和国资委，颁发跟单员资格证书的部门隶属于国资委。

由中国商业技师协会、全国商贸业务技术资格考评委员会为考试合格的学员颁发全国通用的跟单员资格证书。

跟单员手册

外贸业务跟单

　　本章要点：

接单与审单

　　进出口货物的基本程序

　　外贸业务主要就是进行货物的进出口交易。

我们分别来了解一下出口货物跟单和进口货物跟单的基本程序及跟单员所要做的工作。

　　货物的出口交易有二种形式，一种通过外贸公司出口，另一种是自营出口。

跟单员对出口货物的跟单工作主要有：

接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。

　　一．接单：

接单也即合同的签定，订单的取得。

合同的书面形式并不限于某种特定的格式。

任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。

　　1．下单方式：

客户下单的方式有：

通过电话，Fax,Email或书面合同等方式。

　　2．接单的途径：

交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。

　　3．接单的形式：

在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是：

（1）合同：

（CONTRACT）合同有销货合同（SALESCONTRACT）和购货合同（PURCHASECONTRACT）。

前者由卖方草拟，后者由买方草拟。

（2）确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。

对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。

它也有销货确认书（SALESCONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASECONFIRMATION）。

这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。

而合同用的比较正规。

机器设备，大棕贸易的进出口。

　　还有协议书，意向书，订单和委托订单等。

要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。

　　4．接单的程序：

接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。

（1）询盘：

（INQUIRY）又叫询价。

（2）发盘：

（OFFER）又叫发价。

是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。

在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。

　　（3）还盘：

（COUNTER-OFFER）又叫还价。

　　（4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。

　　二．审单：

即审核合同

　　1．审单内容：

　　确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。

　　2．审单方法：

（1）产品名称，规格：

　　审查时产品代码是不是自身的产品？

与我们的产品资料能否对上号？

　　有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。

（2）质量：

　　也称品质。

是货物的外观形态和内在质量的综合。

在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。

　　（3）数量：

　　应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。

　　约数：

如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。

国际上对约字的含义解释不一。

有的认为是2。

5%，有的认为是5%。

按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。

　　（4）单价，总额的审查：

　　1．客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？

总额有没有加错？

新客户下单，要查看我们给他的报价。

　　2．通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。

要注意的是要用在国际上流通的硬货币。

（英镑，港币，欧元）

　　（5）价格条款的审查：

　　出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：

　　FOB船上交货价（指装运港的价格条件）

　　C&F（FreightorCarriagePaidto…..）运费付至指定目地的交货

　　CIF成本+保险费+运费（指目的港）价格

　　常用的FOBCFRCIF几种价格的换算及公式介绍如下：

（1）FOB价格换算为其它价：

　　CFR价=FOB价+运费

　　FOB价+运费

　　CIF价=-----------------------

　　1-保险费率X投保加成

（2）CFR价格换算为其它价：

　　FOB价=CFR价–运费

　　CFR价

　　CIF价=----------------------------

　　1–保险费率X投保加成

　　（3）CIF价格换算为其它价：

　　FOB价=CIF价X（1–投保加成X保险费率）-运费

　　CFR价=CIF价X（1–投保加成X保险费率）

　　（6）付款方式审查：

　　1.付款方式是否能接受？

LC，付定金，等等。

　　2.支付的货币能否接受？

　　（7）包装要求的审查：

　　1．工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？

　　2．客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？

　　3．客户提供的包装资料是否齐全？

（内包装，外包装，标签，说明书）

　　内包装：

普合，白合，彩合，吸塑

　　外包装：

纸箱，木箱，桶装，编织袋。

最主要是唛头印刷。

　　（8）交货期的审查

（1）跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。

交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。

期限有长有短。

可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。

　　（9）交货方式的审查：

　　运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。

　　注：

如运费由客户支付，客户决定交货方式。

如我们付费，尽量用海运。

如报的价是连同海运价，而客户要求空运（赶销售），我们可要求客户承担多出部分的费用。

　　关于样品：

　　要获取订单，备好样品是很重要的一步。

　　1．寄目录，样本：

　　2．准备样品。

（1）工厂现有的款式

（2）新款

　　（3）客户来样。

　　要领：

无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。

特别是新品可能要反复修改几次。

跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。

在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。

作为跟单员，我们要做到：

（1）有完整的产品资料，主动进行宣传。

（2）新品的成本，价格要进行核算。

　　（3）新品的制作要留有实样。

　　（4）客户的来样要保存好原样。

　　三．形式发票：

PROFORMAINVOICE

　　买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。

这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。

为了区别于正式发票，它必须明显表明“形式发票”字样。

形式发票上一般要显示订单的相关信息。

（收货人，合同号，形式发票号，开出日期）。

产品信息（品名，数量，价格，交货期）。

合同条款（价格条款，付款方法）。

此外，提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。

　　注意几点：

　　1.单价条款要明确（FOB,CFR,CIF）

　　2.交期要明确

　　3.付款条件要明确（LC,TT）

　　四．出口货物跟单的基本程序：

　　出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。

它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，（报关，报验，装船），制单，结汇等环节。

我们将这些程序概括为：

（1）.筹备货物：

按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。

（2）.催审单证：

大多数的支付方式是L/C。

对安全收汇有保障，因它是银行信用。

只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。

跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。

　　催证：

货物快完成时，要催证。

　　审证：

审证是银行和公司的共同职责，但在范围和内容上有所不同。

银行从政策面上，开证的国家有无贸易往来？

开证行的资信？

公司审开证人和受益人对否？

L/C的货物和金额与合同是否相同？

装期？

特别条款？

　　改证：

审证后发现问题是常事。

包装上，总金额，效期，包括拼写错误。

要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。

　　（3）.订仓装船：

货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。

按CFR和CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。

首先：

　　出货装柜：

（P。

28）跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。

这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。

　　A．货柜选择：

（P。

29）根据货物的不同而选择不同的货柜。

常用的有：

20’29–30立方/17.5吨40’58–61立方/22.5吨40’H68–71立方/27.5吨

　　B．制作装箱单：

（P。

30）装箱单着重表现货物的包装情况。

应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。

　　C．跟踪装柜：

（P。

31）出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。

协助生产部门安排好人员装柜。

货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。

如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。

　　（4）制单结汇：

是出口货物跟单的最后一个环节。

　　A.制单：

货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。

　　要在L/C的有效期内将单据送交银行。

　　出口单据主要有：

汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。

　　B.结汇:

如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。

　　单据要求：

正确，完整，及时，简明，整洁

　　五．进口货物跟单的基本程序：

（1）就是跟进进口合同的履行。

其程序为：

租船订仓，申请开证，催交装运，办理保险，商检报关及接货验收等。

　　第三讲

　　物料采购及物料进仓跟踪

　　这一章里，我们要掌握：

物料采购跟单的基本要求

　　物料采购跟单的原因

　　物料采购跟单的流程

　　物料采购跟单的方法策略

　　物料采购跟单是指跟单员按采购订单所载明的物料，品名，规格，数量及交期更进行跟踪。

目的：

满足企业生产活动对物料的需求，在必要的时候，获得必要的物料，避免停工待料。

　　一．采购跟单的基本要求：

适当的交货时间，适当的交货质量，适当的交货地点，适当的交货数量及适当的交货价格。

（适时，适质，适地，适量，适价）

　　二．物料采购跟单的原因：

　　以下原因造成我们要对物料进行跟催：

（1）供应商方面的原因：

由于供应商方面的原因造成交货不及时，而使我们必须跟单的原因有：

超过产能的接单和超过技术水准的接单。

制程管理不良，质量管理不充分而造成不良品的增多。

来自低工资的员工工作效率低，完不成。

等原因。

（2）企业方面的原因：

供应商的选定有误，对他的产能和技术调查不足。

所要求的品质没说清楚。

价格的决定很勉强。

进度的掌握和督促不力。

下订单到过远的地方。

　　（3）沟通方面的原因：

信息交换不及时。

　　三.物料采购跟单流程：

（1）制作订购单:

　　跟单员接到所需部门的请购单，要制成订购单传给供应商。

制订购单时注意：

审查请购单。

熟悉订购的物料，价格确认，确认质量标准。

确认物料需求量，制定订单说明书，发出订购单。

（制作采购单P。

26），将要采购的物料名称，规格型号，数量，价格。

交期等要求表达清楚。

采购单经审核无误后发给供应商，并要求供应商签字回传。

（2）订单跟踪

　　对长期合作的，信誉好的供应商可以不进行跟踪。

跟踪加工工艺，跟踪原材料，跟踪加工过程，跟踪组装总测，跟踪包装入库。

　　（3）物料检验

　　确定检验日期，通知检验人员，进行物料检验，处理检验问题

　　（4）物料进仓

　　协调送货，协调接受，通知送货，物料入库，处理接受问题

　　四．物料采购跟单的方法策略：

　　催单的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的物料，使企业的经营成本降低。

　　1．催单的方法：

（1）按订单跟催。

按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。

　　有：

联单法：

将订购单按日期顺序排列好，提前一定时间进行跟催。

　　统计法：

将订购单统计成报表，提前一定时间进行跟催。

　　跟催箱：

制作一个31格的跟催箱，将订购单依照日期顺序放入跟催箱，每天跟催相应的订单。

（2）定期跟催。

于每周固定时间，将要跟催的订单整理好，打印成报表定期统一跟催。

　　第四讲

　　生产跟踪：

（生产过程跟单）

　　本章要掌握：

生产过程跟单的基本要求

　　生产过程跟单的流程

　　生产过程跟单主要是了解企业的生产进度能否满足定单的交货期，产品是否按订单生产，因此跟单员要深入企业的生产车间查验产品的质量与生产进度，发现问题要及时处理。

因为生产过程跟单的基本要求是使企业能按订单即时交货及按订单约定的质量交货。

所以我们要深入到生产线，查看进度，查看质量。

　　一．生产过程跟单的基本要求：

　　1按时交货：

要使生产进度与订单交货期相吻合，做到不提前也不推迟。

按时交货跟单的要点：

　　2按质交货：

生产出来的产品符合订单的质量要求。

　　（

　　二．生产过程跟单的流程：

　　1．下达生产通知书。