公文写作基本知识讲稿.docx

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公文写作基本知识讲稿

公文写作基本知识讲稿

一、公文的含义及种类

;公文是国家机关和其它社会组织在行使职权和实施管理的过程中，形成的具有法定效用的与规范格式的文件材料。

国家机关公文（包括电报，下同）是行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

;国家机关的公文种类（文种）包括两方面：

一是按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，分为13种：

命令（令）、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。

二是按《中国共产党机关公文处理条例》（1996年5月）规定，分为14种：

报告、请示、函、决定、通知、意见、通报、批复、会议纪要、指示、决议、条例、规定、公报。

;二、公文的特点及作用

;

（一）公文的特点：

;1、鲜明的政治内容。

公文在内容上具有鲜明的政治性。

我国是中国共产党领导下的社会主义国家，运行于我国各机关的公文，必须贯彻党和国家的路线、方针、政策，有利于社会主义制度，维护人民的利益。

;2、法定的权威性和约束功能。

公文的法定作者是合法的制发机关，而非执笔者个人。

机关的制发权力是经法定认可确定的，因此，各级机关所发公文在有效的时限、范围内，具有国家法律所赋予的权威性和约束力。

公文一经制发，有关的受文机关和人员就必须严肃认真地对待，这就保证了它的执行效能。

;3、一定范围和使用时间。

一份公文对应某一方面的工作、发给一定的受文对象，这就限定了公文的空间范围，超出该范围，公文便失去其效能。

此外，公文的效能还受一定时间的限制。

公文皆为解决现实问题而制发，一般要求限期传达执行，紧急公文更强调了它的现实执行性。

公文总是在规定的空间范围内和时间效力范围内生效，一旦工作完成了，问题解决了，或新的有关公文制发出来了，原公文的效用也结束了。

;4、规范性的文体形式。

公文是一种高度程式化的应用文体。

公文在长期实践中形成了独特的写作格式和一套制发规范，并用国家法规予以规定，任何机关都不得另搞一套，各行其是。

公文的规范化对提高行政机关工作效率、推动文书工作现代化有着重要的作用。

;5、准确庄重的文风。

撰制公文是一项严肃的工作，公文要维护其政治性和权威性，就必须保持准确、严肃、庄重的文体特点。

这就要求反映事物客观实际，表达意见态度明朗，选词用语严谨准确，从而形成理正辞严、简练明达、庄重有力的公文风格。

;

（二）公文的作用：

;1、发布政令，传达决策。

党的各项方针、政策，国家的各项政令、法规、决定，各级各类机关的决策意图，需要发布开来、推行下去，报告上来、传递出去，这就要借助公文，通过公文运行渠道来实现。

从发布最高一级机关制订的大政方针，到传递最低一级机关的报告、请示，无不依靠公文这个工具。

;2、指导、推动工作。

由于公文是一种具有权威性的特殊文体，各级机关运用公文手段来推行决策意图。

领导机关用它来组织和指导各系统、部门、地区的具体工作；下级机关用它来汇报情况或求得批准支持，以开展工作。

公文是推动行政机关工作的一项不可缺少的重要工具。

一、请示的概念

请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。

请示主要用于：

1.在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；2.工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；3.超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。

请示和报告既有相同之处，又有区别。

相同之处是两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。

区别是：

第一，时间有别。

请示跟报告相比，时间要求更紧迫。

请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；第二，内容的侧重点有别。

请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。

三、请示的写法

请示按请示目的分，可分为批准性请示和呈转性请示两类。

批准性请示内容比较简单、具体，往往是一些较为细小的实际事项的请求。

请示被批准后，执行机关范围也比较小，常常就是请示单位自己。

批准性请示一般由三部分组成：

请示理由、请示内容、请示结语。

请示理由是文章的开头部分，常是导语式的，要扼要地讲明请示的背景和根据，及概括地写出请示事项。

复杂的一般写成一段话，简单的则就以一句话为之。

请示理由之后，许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语。

它们的基本的格式是现将;报告如下，随之点上冒号。

但有些极短小的请求也可不写。

请示内容是请示的中心部分，要写得具体，条理清楚，说服力强。

请示内容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容。

提出请示事项要详细，阐述说明道理要充分，只有这样才能使有关领导心中有数，易下决心。

有些情况简单，有条文和规定可依据，只是出于组织原则报给上级知道，请示批准的请示。

请示内容部分只需提出请示事项即可，不必阐释道理。

请示结语是请示的结尾部分，一般是另起一行空两格书写，请示结语语气要谦恭。

请示结语的通常写法是：

特此请示，请审批、以上意见当否，请指示、特些请示，请批复等。

呈转性请示，请示事项较为重大复杂，具有一定的普遍意义，不但需要上级批准，还需要上级转发。

呈转性请示和呈转性报告的区别主要有两点：

呈转性请示不但要求上级批转，而且一定要有复文。

呈转性报告虽也要求上级批转，但不要求上级复文；呈转性请示里要求批转的意见往往是较具体的作法、措施；呈转性报告里要求批转的意见往往是较原则、较概括的政策性意见。

批准性请示和呈转性请示也有较大区别，不仅是要求目的上的区别，而且在执行范围上也有区别。

批准性请示执行范围较窄，一般就是请示单位自己；呈转性请示执行范围较宽泛，往往不仅是请示者的本单位，而且还要包括其他很多有关单位共同执行。

呈转性请示一般由三部分组成：

请示理由、请示内容、请示结语。

请示理由和批准性请示的写法基本相同，只不过有时语气较批准性请示更为庄重一些，由于这种请示批准转发后带有指导性，所以有时理由交待得要较详细，以期更加引起领导重视。

请示理由之后的过渡语和批准性请示相同。

请示内容，一般都是请示单位的设想和建议。

因为比较复杂，提出请示事项和阐述说明道理两条，缺一不可。

阐释道理时，可采取引用理论根据或摆明事实根据两种写法。

呈转性请示内容部分在书写时要更注意条理分明，较长者要分条分项来写。

请示结语，呈转性请示结语也要另起一行空两格书写。

写法与批准性请示结尾略有不同，通常写法是：

以上报告，如无不妥，请批转各地贯彻执行、以上意见，如属可行，请批转有关单位执行，或其他一些类似的说法。

在写请示时，应当注意以下一些事项：

要坚持一文一事；请示事项必须明确、具体、可行；不要搞多头请示（请示应主送直接主管机关或主管领导，其他确需了解请示事项的领导机关或领导人，采取抄报形式处理。

如是受双重领导的机关，也应根据请示内容，择要送一处领导机关，由主送机关答复请示的问题，对另一领导机关采取抄报形式）；一般不得越级请示，个别需要越级请示的，常采用两种方式：

一种是转呈式，可以既避免越级，又明确主送机关；另一种是在越级请求的同时，把请示抄报被越过的主管部门；不要把请示写成报告或请示报告；除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，或既写主送机关，又同时主送、抄送给主送机关领导人。

一般情况下，也不得在上报请示的同时抄送平级和下级机关。

工作计划的概念

;1、工作计划就是对即将开展的工作的设想和安排，如提出任务、指标、完成时间和步骤方法等。

　　2、工作计划是提高工作效率的有效手段。

　　3、工作计划是我们走向积极式工作的起点。

　　4、工作计划能力是干部管理水平的体现。

　　为什么要写工作计划

　　古代孙武曾说：

用兵之道，以计为首。

其实，无论是单位还是个人，无论办什么事情，事先都应有个打算和安排。

有了计划，工作就有了明确的目标和具体的步骤，就可以协调大家的行动，增强工作的主动性，减少盲目性，使工作有条不紊地进行。

同时，计划本身又是对工作进度和质量的考核标准，对大家有较强的约束和督促作用。

　　计划对工作既有指导作用，又有推动作用，搞好工作计划，是建立正常的工作秩序，提高工作效率的重要手段。

　　作为一个管理者，必须知道你的部门的工作任务与目标，明确方向，知道自己的工作内容，如何来干好这些工作，什么人来干这些工作，工作进度怎么安排，掌握哪些可以使用的资源？

　　一个管理干部通过工作计划，利用可以使用的资源，统筹规划，按照事先设定策略、方法、完成时间与要求，完成各项工作目标。

这就体现了你的管理水平与能力。

　　写工作计划实际上就是对我们自己工作的一次盘点。

让自己做到清清楚楚、明明白白。

　　工作计划两种形式

　　1、消极式的工作（救火式的工作：

灾难和错误已经发生后再赶快处理）

　　2、积极式的工作（防火式的工作：

预见灾难和错误，提前计划，消除错误）

　　写好工作计划的要求

　　1、工作计划不是写出来的，而是做出来的。

　　2、计划的内容远比形式来的重要。

要拒绝华丽的词藻，欢迎实实在在的内容。

　　3、工作计划要求简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。

　　4、简单、清楚、可操作是工作计划要达到的基本要求。

　　制订好工作计划须经过的步骤

　　1、根据上级的指示精神和市场的现实情况，确定工作方针、工作任务、工作要求，再据此确定工作的具体办法和措施，确定工作具体步骤。

环环紧扣，付诸实现。

　　2、根据工作中可能出现的偏差、缺点、障碍、困难，确定预定克服的办法和措施，以免发生问题时，工作陷于被动。

　　3、根据工作任务的需要，组织并分配力量、资源，明确分工。

　　4、计划草案制定后，应交相关联的人员讨论。

　　5、在实践中进一步修订、补充和完善计划

　　工作计划的表现形式

　　1、条文形式：

一般详细的计划多采用条文形式。

　　2、表格形式：

简单的计划多采用表格形式。

　　3、文件形式：

时限长的计划多采用文件形式。

　　工作计划的一般格式

▲标题

　　1、计划的标题，有四种成分：

计划单位的名称；计划时限；计划内容摘要；计划名称。

　　2、计划单位名称，要用规范的称呼。

　　3、计划时限要具体写明，一般时限不明显的，可以省略。

　　4、计划内容要标明计划所针对的问题。

　　5、计划名称要根据计划的实际，确切地使用名称。

　　6、如所订计划还需要讨论定稿或经上级批准，就应该在标题的后面或下方用括号加注草案、初稿或讨论稿字样。

　　7、如果是个人计划，则不必在标题中写上名字，而须在正文右下方的日期之上具名。

▲正文

　　1、情况分析（制定计划的根据）。

　　制定计划前，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的，是依据什么来制定这个计划的。

　　2、工作目标、任务和要求（做什么）。

　　这是计划的灵魂。

计划就是为了完成一定任务而制订的。

目标是计划产生的导因，也是计划奋斗方向。

因此，计划应根据需要与可能，规定出在一定时间内所完成的任务和应达到的要求。

任务和要求应该具体明确，有的还要定出数量、质量和时间要求。

　　3、工作的方法、步骤和措施（怎样做）。

　　在明确了工作任务以后，还需要根据主客观条件，确定工作的方法和步骤，采取必要的措施与策略，以保证工作任务的完成。

　　写好工作计划四大要素

　　1、工作内容：

做什么（）工作目标、任务。

　　计划应规定出在一定时间内所完成的目标、任务和应达到要求。

任务和要求应该具体明确，有的还要定出数量、质量和时间要求。

　　2、工作方法：

怎么做（）采取措施、策略。

　　要明确何时实现目标和完成任务，就必须制定出相应的措施和办法，这是实现计划的保证。

措施和方法主要指达到既定目标需要采取什么手段，动员哪些力量与资源，创造什么条件，排除哪些困难等。

总之，要根据客观条件，统筹安排，将怎么做写得明确具体，切实可行。

特别是针对工作总结中存在问题的分析，拟定解决问题的方法。

　　3、工作分工：

谁来做（）工作负责。

　　这是指执行计划的工作程序和时间安排。

每项任务，在完成过程中都有阶段性，而每个阶段又有许多环节，它们之间常常是互相交错的。

因此，订计划必须胸有全局，妥善安排，哪些先干，哪些后干，应合理安排。

而在实施当中，又有轻重缓急之，哪是重点，哪是一般，也应该明确。

　　在时间安排上，要有总的时限，又要有每个阶段的时间要求，以及人力、物力的安排。

这样，使有关单位和人员知道在一定的时间内，一定的条件下，把工作做到什么程度，以便争取主动，有条不紊地协调进行。

　　4、工作进度：

什么时间做（）完成期限。

　　工作计划写作的注意事项

　　写好工作计划五大原则：

　　1、对上负责的原则。

要坚决执行上级的指示精神，服从全局利益，反对本位主义。

　　2、切实可行的原则。

要从实际情况出发定目标、定任务、定标准。

　　3、集思广益的原则。

广泛听取意见、博采众长，众人参与，反对主观臆断。

　　4、突出重点的原则。

分清轻重缓急，突出重点，以点带面，不能眉毛胡子一把抓。

　　5、防患未然的原则。

写明相关保护或者防备的措施。

　　编制计划要求胸怀全局，计划目标要科学、先进，是跳起来能够摘到的桃子，如果不用跳轻易便可摘到，既不利于企业的发展，也不利于调动企业经营者与员工的积极性，反过来，如果付出巨大的努力，再跳也摘不到桃子，那么，这样的经营计划便具有虚假欺骗性，不完全具有可操作性。

　　要有实现计划的具体保障措施和出现意外的补救措施。

没有实现计划的具体保障措施和补救措施，只是纸上的计划，再完善也只是一个画饼

　　另外，工作计划应该是可以调整的。

当工作计划的执行偏离或违背了我们的目的时，需要对其做出调整，不能为了计划而计划。

　　还有，在工作计划的执行过程中，销售经理要经常跟踪检查执行情况和进度。

发现问题时，就地解决并继续前进。

　　怎样保证工作计划得到有效的执行？

　　工作计划写出来，目的就是要执行。

执行不是人们通常所认为的我的方案已经拿出来了，执行是执行人员的事情。

出了问题也是执行人员自身的水平问题，计划能不能真正得到贯彻执行，不仅仅是执行人员的问题，也是写计划的人的问题。

　　1、首先，要调查实际情况，根据本部门结合企业现实情况，做出的计划才会被很好执行。

　　2、其次，各部门每月的工作计划应该拿到例会上进行公开讨论。

　　3、最后，修订后的工作计划应该有企业领导审核与签字，并负责跟踪执行和检查。