文书学复习重要知识点梳理.docx
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文书学复习重要知识点梳理
文书学复习重要知识点梳理
文件、公文、文书的概念及关系（Ｐ４）
▲含义：
文件是指社会组织或个人在各项活动中形成的、具有特定效用的凭证性信息记录；公文是指社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的凭证性信息记录；文书有两层含义，一是在清代以前通指文件，二是引申为文书的一种职业称谓。
▲关系：
从内涵来看，它们在许多情况下通用，具有同一性。
文书的主体部分是公务文书，即公文；公文既包括18种法定公文，也包括机关常用应用文，而18种法定公文即通常所指称的“红头文件”。
行政机关习惯上将公务文书称为“公文”，党的机关则称“文件”。
文件可分为公务文件（公文）和私人文件两类。
2、公文的特点P7▲老师的课件：
公文作用的策令性；特有的严密程式性；公文撰拟的专任性；严格的时间性；作者与阅者的特定性。
▲书本上要点：
由法定的作者制发；据有法定的权威性和现行效用；具有规范的体式和特定的处理程序。
3、公文种类（多选题）P9
▲分类目的：
对大量的文件进行分门别类，以便准确、恰当的使用每一种文件，把握不同种类文件的撰写、处理和处置要求，从而提高文件工作的质量和效率，加速文件工作规范和科学化的进程，使其发挥更大的效益。
▲不同标准的分类方法：
①从物质载体的角度分类1.纸质文件2.感光介质文件3.磁介质文件4.电子文件
②从内容性质的角度分类
1.规范类文件2.领导指导类文件3.报请类文件4.知照类文件5.契约类文件6.会议文件
③从涉密程度的角度分类
绝密级文件2.机密级文件3.秘密级文件4.内部文件5.限国内公开的文件6.对外公开的文件
④从办理时限的角度分类1.特急件2.急件3.平件
⑤从行文方向的角度分类1.上行文2.平行文3.下行文
⑥从机关授受公文的角度分类1.发文2.收文
4、文中及其选用规则P12
▲如何正确选用文种的规则：
据发文目的选择；据行文关系选择；据发文机关的权限选择；据国家有关规定而选择。
▲通用文种及其用途（五类）
①规范类文件：
条例、规定、办法②领导指导类文件：
命令、决定、批复
③报请类文件：
议案、报告、请示④知照类文件：
公告、通稿、通知、通报、公函
⑤会议文件：
会议纪要此外，还有如意见等文种
上述五类按行文关系可分为：
①上行文种：
请示、报告、意见、议案
②下行文种：
批复（批示）、指示、决定、决议、通知、通报、会议纪要、意见
③平行文种：
函、意见（具平行行文功能）④公布类文种：
公告、通告、公报
5、公文的稿本P16
草稿；定稿；正本（还有试行本、暂行本、修订本三种特殊形式）；副本；不同文字的稿本
6、电子文件P17
▲概念：
电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
▲电子文件的主要种类
从信息表现形式和存储格式的角度来看，对电子文件可作如下划分:
文本文件（Text）、图形文件（Graphic）、图像文件（Image）、影像文件（Video）、声音文件（Audio）、多媒体文件（Multimedia）、超文本文件（Hypertext）、程序文件（Program、数据文件（data）等。
▲电子文件的技术特性
编码形式特性
1.非人工识读性2.对系统的依赖性3.多媒体集成性4.信息的集散性5.信息的易更改性
（二）载体特性1.信息的可转载性2.载体的不稳定性
▲电子文件的管理目标：
真实性、完整性、可读性、效率提高、方便使用（课件）
▲电子文件的著录：
通过获取、核对、分析、组织和记录关于文件内容、结构、背景和管理过程的信息，准确描述电子文件的过程及结果。
7、文件生命周期理论P20
文件生命周期是指文件从产生直至因丧失作用而被销毁或因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。
一、文件生命周期理论
▲基本内容
①关于文件生命阶段的划分：
较权威的是现行、半现行和非现行三阶段式划分法；
②建立文件周期理论的依据：
主要依据是文件价值形态及其有规律的转化；
③核心内容可归纳为三要点：
文件从形成到最后处置是一个完整的运动过程；价值形态的变化使这一过程可划分为若干阶段；不同阶段的文件和各要素之间存在着内在对应关系。
二、文件连续体理论
▲形成背景：
信息技术革命的影响，电子文件对纸质文件的冲击，引起了人们对电子文件的生命周期的概念、阶段划分、各阶段对应关系的重新理解与思考。
▲主要内容：
四个坐标轴：
保管形式轴；价值表现轴；业务活动轴；形成者轴。
（多选）
▲文件连续体实质：
是对文件生命周期理论的修正和补充，而非变革和突破。
（详见P30）
三、对文件管理的启示
文件生命周期理论表明，从文件阶段到档案阶段是一个连续统一、前后衔接的运动过程，必须把从文件到档案的管理看作一个系统工程，采取统一的工作制度、程序和方法来控制各有特点但却始终相互关联和前后衔接的整体过程。
电子文件的产生和连续体理论的出现又提出了前端控制、全程控制等思想体系和方法。
8、文件工作的涵义和任务P43
▲一般而言，文件工作是指应机构开展各类业务活动的需要，酝酿生成文件直至办理完毕可以有效管理的全部活动，包括文件的撰制、传递、运转、整理编目、检索查阅、归档保存等项工作环节。
▲文件工作的任务，即文件工作所应担负的职责和使命，它是文件工作的性质和作用的具体体现。
具体表现为发文处理；收文处理；文件处理过程中的管理活动；办毕公文的处置；文件的保管、借阅工作；文件的组织和有效控制等。
9、古代文件工作制度要点（术语解释）P35
▲用印制度。
始于春秋后期，到战国时期已形成一种制度，要求各国相互往来的文件均要用印，一是表示权威，二是作为凭证。
▲贴黄制度。
贴黄，也称押黄，是唐代首创的公文改错制度。
唐代的效书用黄纸书写，当公文有错误需要改正时，使用同样的黄纸，覆盖住有错误的地方。
▲引黄制度。
宋朝规定百官上报的奏章要将其内容要点、日期、理由书于封面或者文首，这一制度称为引黄制度。
引黄制度的实行，极大地提高了文件处理的效率。
▲票拟制度。
亦称条旨制度，始于明代。
即在向皇帝呈送公文时，必须在公文上面签押纸条，写出处理意见，以供皇帝审批。
后来有所变化，凡呈皇帝的奏章，都由专职官员用红笔批出，然后呈皇帝阅读。
▲勘合制度。
文件加盖印信，分为两半，当事者各执一半，查验骑缝半印，作为凭证。
10、文件工作的发展趋势P41、P241
发展趋势可归纳为三点：
标准化、现代化以及文档一体化管理
一、标准化。
▲文件工作的标准化是指对文件工作中反复使用的概念、循环往复的处理程序及其它规律性的管理活动，通过制定、实施标准获得文件工作的最佳效能的活动过程。
▲动因：
①文件工作标准化是文件工作现代化的前提和基础；②是实现文件工作科学管理的重要手段；③是提高文件工作质量及效率的内在要求。
▲体现：
①简化原理：
种类的简化、格式的简化、工作环节的简化、发文数量的简化；②统一原理：
概念的统一、格式的统一、管理制度的统一、载体和设备用具的统一；③协调原理：
标准内部要素的协调、标准之间的协调、文件工作和文献工作等相关领域标准之间的协调；④优化原理：
确定目标、明确限制条件、分析和决策。
二、现代化。
▲文件工作现代化是指将处于领先地位的科学管理方法和技术手段运用于文件工作，使文件工作达到先进的科学管理水平。
▲动因：
①外在动力—信息技术革命；②内在需求—提高文件工作效能；③是文档一体化的必要条件。
▲体现：
①管理机制现代化；②技术设备现代化；③人员素质现代化。
三、文档一体化。
▲文件、档案一体化管理，常简称为“文档一体化”。
▲动因：
①文件工作与档案工作的内在联系要求实行文档一体化②有效管理电子文件的前提是实现文档一体化
▲表现：
①文件、档案生成控制一体化；②文件、档案管理流程一体化；③文件、档案信息利用一体化。
▲国外重要思想：
①前端控制—指对电子文件的管理应在文件形成之前便对文件的形成直至档案管理的整个过程予以通盘规划，把预先可能设定的管理功能纳入系统之中，并对形成和维护阶段进行监督。
②全程管理—是根据电子文件的特点和要求，建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存的整个生命周期进行全程的管理。
11、文件工作组织形式P47
是指在社会组织内部围绕文件工作的活动程序，确定各部门之间的分工、组合的形式。
其实质是文件工作机构结构问题，对整个文件工作的管理与控制具有重要影响。
▲文件工作组织形式的类别（选择或判定，详见P48）
①集中型②分散型③（集中、分散）复合型④分级型
▲文件工作的组织机构与作用机制
文件工作的组织机构，由主体机构（发文、收文机关领导班子）和有关辅佐班子构成。
▲文件工作组织形式的变化
传统办公环境下，文件信息的最终形态主要表现为纸介质，信息载体和信息内容是个不可分割的复合体，同一份文件在同一时间往往只能单向线性地运行，难以实现信息共享。
网络环境下文件工作形式的出现，使得其组织形式向下列方式转变：
①双向互动式；②多点分布式；③数据库方式；④网络发布方式。
（详见P51）
12、文件工作的规则P71—74
文件工作具有全程管理、全员参与的特点，对标准化、规范化要求很高，必须遵从相应规则，才能保证各方面协同工作。
文件工作规则具有层次性，包括适用于全部文件工作的基本原则，以及针对某些文件处理环节的具体规则（如行文规则）。
一、基本原则①准确原则（质量原则）②及时原则（效能原则）③安全原则④精简原则
二、行文规则（案例分析题目）
▲遵守行文规则的必要性，做到遵守行为规则，方可做到：
①有效控制行文方向，保证文件传递的准确、快捷；
②有效的控制行文方式，维护正常的工作秩序和运作效率；
③有效控制行文数量，合理精简文件、简化手续，反对文牍主义。
▲行文规则的主要内容：
（含义的理解）
①根据机关之间的工作关系确立行文方向；
②选择适宜的行文方式，一般不得越级行文；
③正确选择主送机关和抄送机关；
④坚持党政分开的原则；
⑤联合行文时作者应是同级机关，并在行文前就有关问题协商一致；
⑥严格控制文件数量，简化行文手续。
13、公文处理程序的特点P238
①规范性②有序性③“双轨制”④非线性
“双轨制”：
是指纸质文件和电子文件同步随业务流程运转。
即在文件进入运行程序时就形成电子文件和纸质文件两种版本，文件人员等要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理，“双轨制”也导致了“双套制”归档。
14、公文处理流程重组P244
公文处理流程重组是指以文件、档案一体化管理理念为先导，打破文件工作、档案工作互相分家的局面，对原有的文件管理流程和档案管理流程进行统筹规划，重新设置合理的工作流程，旨在简化重复环节、提高效率、满足电子文件的全程管理需求。
一、流程重组的必要性公文处理程序缺乏规划或设计不当，已经成为电子文件难以在网络环境中正常运转的瓶颈，电子系统中的文件、档案一体化管理也就无从实现。
因此，必须加强对公文处理程序的科学规划和有效控制，在完善纸质公文处理程序的基础上充分考虑电子文件的形成规律和运转特点，重新考虑电子公文处理程序的重组问题，优化处理流程，以便和电子文件管理系统有效衔接。
二、流程重组的方式
①环节前置：
提前并实时归档；提前鉴定、并与鉴别同步；提前著录。
②环节后延：
归档、鉴定、著录等在提前时也需延后。
③环节叠交：
各环节可能同时进行，如鉴定、著录、归档可同时在文件形成之际进行。
三、流程重组在系统中的实现
文件生命周期理论启示人们在软件设计上应充分体现全程管理和一体化管理的理念，文档一体化是电子时代文件管理工作的必然发展趋势，文件管理软件的设计不应仅仅局限于文件的现行处理阶段，而是应基于文件生命周期，全面考虑从文件管理到档案管理的系统功能需求。
表现在：
一、在电子文件管理平台上，一体化与全程管理的理念应体现的更加彻底；二、管理软件应突破辅助管理的地位。
15、收文处理程序P250
▲接收、登记
一、接收接收是收取并对外机关发送来的文件从内容到形式进行全面的检查和核对，确保接收的信息是对开展本机关业务和管理活动有用的文件信息。
（一）接收工作的步骤与方法
在传统纸质文件的接收过程中，通常分两次完成文件的接收工作，即外收发和内收发。
（二）接收工作的主要内容及作用（作用：
信息、办事、办文）
1.对来文进行安全性检查2.筛选、鉴别信息3.确认收文情况
二、登记收文登记，指收到来文后，文件工作人员对文件进行分门别类的登录活动。
▲审核、分发
一、审核收文审核，指按照有关规定和规范对收文进行检查核实的活动。
通过审核，剔出无效和无用文件，保证内容和格式符合要求的文件进入收文办理流程，提高收文办理的时效性和有效性。
审核内容包括：
①上级、平行或不相隶属的机关来文，要检查其是否属本机关职权范围内应办理的文件；②对下级机关来文除了审核是否属于本机关职权内的文件外，还要审核其行文规则、是否符合国家法律法规及其他规定、涉及其它部门等事项是否业经会商和会签、文种格式及文种是否规范。
二、分发即按照机构内部业务分工和来文的内容和要求，将其分送到各主管部门予以办理的活动。
分发工作的目的在于根据职能分工，实现文件的分工处理，实现行文目的。
分发要求：
①分门别类处理；②预先建立文件分发系统。
分发原则：
①领导亲收文件应有文件工作人员按照收文处理程序有序运转；②业务性文件按业务分工径送各业务部门；③综合性文件径送综合办公部门；④只需阅知的文件直接组织传阅；⑤对需要办理而无明确办理部门、办法、措施的文件，应直接送领导人或综合部门负责人进行拟办或拟办后，再行分发。
▲办理、传阅
根据处理文件的不同方式，可以将一个机构的收文分为两大类:
办理件（办件）和阅知件（阅件）。
办理件，指需要由具体的业务部门或人员通过一定方式贯彻实施信息内容的文件;阅知件，指需要机构负责人、部门负责人或相关业务人员阅读了解信息内容的文件。
一、拟办指由综合办公部门或业务部门的负责人及有关人员对需要办理的公文提出建议性处理意见的参谋性活动。
（一）拟办的作用：
领导人角度（参考价值）；拟办人角度（职责、服务）。
（二）拟办的范围
（三）拟办的要求：
拟办人员素质要求；拟办活动的要求；拟办意见撰写要求。
二、批办是指由机构或部门领导人对文件办理提出最终处理意见的决策性活动。
（一）作用：
行使职权、履行职责的重要手段；了解相关情况的途径；提高办文质量。
（二）范围
（三）要求：
坚持集中与分散相统一的批办原则；灵活处理批办顺序；规范撰写批办意见；
三、承办是指通过对公文的阅读、贯彻执行与办理（或回复），而使公文内容所针对的事务与问题得以处理和解决的活动。
（一）作用
1.承办是收文办理工作的重要环节2.承办工作是检验批办意见是否正确的惟一途径
（二）范围通常需承办的公文有:
上级机关或本机关的指示，有的需向下传达贯彻，有的在本机关内部执行;上级领导交办的事项或需要办复的公文;来自下级机关的请示以及重要的报告;平行机关或其他不相隶属机关要求协作的函电、合同等;人大代表的议案、建议和政协委员的提案。
（三）要求1.确认承办责任2.处理好承办原则性和灵活性的关系3.维护文件的时效性
四、组织传阅阅知类文件通常是由一个机构的综合办公机构负责处理。
（一）组织传阅的作用
1.为领导决策和有关管理人员执行决策提供重要的信息支持
2.有效控制机构中文件信息的流动方向和速度
（二）组织传阅的方式与传统纸质文件相比，电子文件信息的可转载性、共享性等特点为高效地组织传阅提供了纸质文件所不具备的优势。
（三）传阅的要求
1.准确筛选阅件2.合理安排阅文顺序3.保证阅件的安全4.科学组织文件传阅
16、发文处理程序P271
▲酝酿、草拟
酝酿和草拟是发文流程中的基础或起始性工作。
酝酿文稿又是草拟文稿的基础，酝酿充分、成熟，是草拟出逻辑严密、语言流畅的文稿的前提。
由于酝酿和草拟各自的原则与内容有所不同，在处理方法上也会呈现出不同的特点。
一、酝酿指文稿撰写者根据写作目标和意图，广泛收集、阅读、选择材料，设计表达文稿主旨的一系列思维活动的过程。
一般步骤：
首先，准确解读领导交办写作任务的意图；其次，在收集阅读材料的过程中酝酿结构；第三，采用各种思维方法设计文稿框架。
二、草拟是按照构思或者写作提纲撰写文件草稿的活动。
如果说酝酿还是一个思维活动过程的话，那么，草拟文稿就是写作活动的第一个具体行动环节。
（一）草拟文稿的要求
1.撰写者应站在发文机关的立场，从法定作者的角度起草文稿
2.按照构思或写作提纲撰拟文稿
（二）草拟文稿的注意事项
1.体现领导意图，依法制文2.反映现实工作需要和实际情况
3.符合文件写作规范4.树立时间观念，及时成文
▲审核、签发
草拟而成的文稿仍然是草稿，还不是一份具有法定效用的正式文件。
文稿是否符合行文的目的和要求，是否真正体现了领导的意图，是否满足现实工作的需要，还必须经过有关部门或人员的审核和签发，以确认文件的规范性和合法性，保证行文目的的顺利实现。
一、审核又称核稿，指由机构综合办公部门对文稿质量进行全面系统地检查、修正的活动。
通常由机构综合办公部门的负责人或专职核稿人统筹组织或负责公文的审核工作。
（一）审核的主要内容
1.明确是否有发文的必要2.确定文稿内容是否符合要求
3.核查文稿文面是否符合规范4.检查文稿是否符合行文规则
（二）审核文稿的方法一般情况下，除综合办公部门的秘书负责综合性文稿的撰写工作外，各业务部门应自行拟稿，之后转送部门负责人核稿。
P278
二、签发是发文机关领导人对已经审核的文稿进行核查并签注意见的活动。
签发工作是机关领导人行使职权、履行职责的重要手段，是对核查无误的文稿赋予法定效用的必要环节。
签发的作用
1.再次全面核查文稿2.正式赋予文件法定效用3.为印制正式文本提供依据
（二）签发的种类1.正签2.代签3.核签4.会签
（三）签发的原则
第一，以机关名义制发的文件，由机关领导人签发，其中内容重要或涉及面广的文件由正职领导人或主持日常工作的副职领导人签发，部分文件也可由机关办公厅（室）秘书长或主任根据机关领导人的授权代签。
第二，以机关内设部门名义发文时由部门领导人签发，重要文件也可由本机关领导人核签。
第三，会议讨论通过的决议、会议纪要等，由会议主持人签发。
第四，联合行文时应先由主办单位签发，后由各协办单位签发，并实行“对等”签发，即主办单位由哪一级领导签发，其他协办单位也由相应级别的领导会签。
（四）签发的要求
1.正确选用签发类型，明确签发责任2.坚持先核稿后签发，有助于经济、高效地制发公文
3.保证签发的有效性与合法性4.规范签发意见的位置
▲复核、校对
《国家行政机关公文处理办法》规定:
发文审核应分两次进行，目的在于确保发文质量。
经过复核、校对确认无误后，方可继续流转。
一、复核指由文秘部门对制作文件正本之前对文件定稿及其生成过程再次进行核查。
是对文件质量全程控制的重要环节，可以避免文件在印制中或印制后，甚至发出后出现问题。
内容1.检查审核签发手续是否完备；2.检查文件管理信息是否正确；
3.检查附件材料是否齐全；4.检查格式是否统一、规范。
二、校对校对，指以定稿和规范格式为基准，对排版后的印版校样所做的全面核对检查，旨在发现并纠正各种错漏，确保文件质量的活动。
内容1.校正与定稿不符的各种字符2.校正与定稿不符的语句、行段
3.校正标点符号、公式、图表方面的错漏4.纠正排版格式方面的差错
方法1.对校法2.折校法3.读校法
▲用印、登记
印章，代表一个机关的权力，是文件生效的标志。
用印（或签署）的目的是赋予文件法律效力，保障文件的真实性和凭证性。
用印或签署后，文件不能直接发出，还需履行登记手续等。
一、用印用印，指为了表明对文件承担法律责任和对文件法律效力的认可，由发文机关在文件上加盖机关印章的活动。
（一）用印的原则
为了顺利实现发文的目的、保障文件的效用，用印时，应遵循分层、分职用印的原则，以保证用印的规范性和有效性。
（二）用印的方法
根据发文机关的情况不同，印章应加盖在文件的不同位置。
以国家行政机关为例，一般文件的用印位置在正文后的落款处，联合下行文每个机关都应加盖印章，联合上行文，只需加盖主办单位的印章即可。
（三）用印的要求1.指定专人保管2.监管用印过程3.印迹必须端正、清晰、完整
二、登记发文登记，指将拟发出的文件正本中的信息和发送对象、发送范围等情况登录在案的活动。
▲发出、公布
为了有效传递信息，文件的正本通常要借助于一定的传递方式发送到收文机关，或者通过一定的渠道向一定范围公布，这是文件真正发挥现行执行效用的重要途径。
一、发出发出，指通过一定的方式将文件信息传递给受文者的活动。
文件发送的方式要保证文件信息能够经济、高效的传送。
二、公布在OA平台上的文件公布子系统一般都应该具有如下功能:
系统将自动发送邮件通知有关人员并将本文件相关工作执行情况反馈回来;文件发布与查阅的每一项操作，系统在工作日志管理中均有详细的记录，在文件发布系统中，针对非公布性文件，应严格控制文件的阅读权限，除单位规定的特权用户和允许的人员外，其他人不能阅读文件内容。
17、办毕公文的处置P294
▲办毕公文的去与留
办毕公文处置的目的是将真正有保存价值的公文留存下来，使之最大限度地满足人们的利用需要。
一、办毕公文去与留的依据在一个特定的机构中，判断一份公文去留主要取决于公文的保存价值。
公文是否具有保存价值是通过公文的内容、形式、形成者、公文对本机关的凭证价值和对社会长远的参考价值等多方面因素决定的。
二、办毕公文的处置方法按照有关公文处置的要求以及公文自身的保存价值，对一个机构的公文来说，通常可以采取四种不同的处置方法:
整理归档、销毁、清退和暂存。
（一）整理归档公文整理，指文件人员将已经办理完毕、具有查考利用价值的公文材料，按照一定的原则和方法组成有机联系的组合体的过程。
（二）销毁公文的销毁，是指经鉴定确认已不具备留存价值的公文材料，采取妥善的方法予以删除信息或毁灭记载公文信息的载体。
（三）清退公文的清退，指按照有关规定或要求，将办结公文退还原发文机关或指定机关。
（四）暂存公文的暂存，指对既不应立卷归档或清退，又暂时不宜销毁的公文，暂时留存一定时间以备查用、再作处置。
▲归档文件的整理方法
在OA环境下，归档文件整理立卷是指借助于计算机，通过人机合作将公文进行有序化整理的过程，旨在方便公文的保管和利用。
一、分类方法分年度；分组织机构；分问题；分保管期限
二、分类方案在现行机关，应根据上述分类方法，结合本机关的主要职能、内部组织机构分布、文件形成的数量等情况，编制本单位的全部文件的分类方案。
分类方案作为预先编制的立卷条目，是保持一个机关内文件整理立卷的连续性、稳定性和客观性的重要指南。
三、整理程序根据上述分类方法或分类方案，将整个机关文件或者立卷部门的文件划分到适宜数量的属类、小类，然后在分类层次的最低一层小类文件中找出这一小类文件在作者、内容、时间、地区、通讯者、文种等方面具有的共同特点，将具有共同特点的文件集合成案卷。
（一）预立案卷
（二）登录卷内文件（三）定卷与修改
▲立卷改
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