A出口贸易过程控制程序.docx
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A出口贸易过程控制程序
编号:
QP/PR06
程序文件
版号:
A
标题:
出口贸易过程控制程序
页码:
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1.0目的
确保出口贸易全过程的顺利完成。
2.0适用范围
本程序适用于各种出口贸易过程。
3.0职责
3.1业务公司(部):
负责执行整个出口贸易过程。
3.1.1负责与顾客进行联系,安排样品生产。
3.1.2对供应商进行评估。
3.1.3组织各类合同,并负责对其合法性、完整性、明确性和业务协调方面的内容进行评审。
3.1.4办理贸易过程中各类必备的文件。
3.1.5安排供应商生产、监督产品的品质、货期。
3.1.6提供运输服务所需的文件。
3.1.7提供各种文件以保证公司安全收汇。
3.1.8核对供应商的发票,申请支付货款。
3.2质检员:
3.2.1负责对合同中有关产品验收标准的内容进行评审。
3.2.2对样品进行检测、进行。
3.2.3对大批量生产的产品进行检修,填写《验货报告书》。
3.3主管经理:
对业务公司(部)在进行出口贸易全过程中的监督、审核。
3.3.1负责对供应商评估的审核。
3.3.2审核各类合同的合法性、可操作性。
3.3.3对每宗贸易成本的审核,对支付货款/加工款进行审核。
3.4总经理:
3.4.1审批各类合同。
3.4.2对支付定金、货款/加工款的审批。
编号:
QP/PR06
程序文件
版号:
A
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出口贸易过程控制程序
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3.5办公室:
3.5.1对办理海关手册的审批。
3.5.2对支付供应商定金的审批。
3.6报关员:
办理进出口清关工作、对海关手册进行核销。
3.7船务部:
3.7.1选择提供运输服务的供应商。
3.7.2选择提供货物保险的供应商。
3.7.3开具有关进口原材料/辅料的信用证。
3.8财务部:
3.8.1审核每宗业务成本。
3.8.2支付定金,审核供应商的发票(增值税发票/缴款书),支付货款/加工款。
3.8.3收汇后进行外汇核销,申请退税。
4.0工作程序
4.1出口贸易的分类
4.1.1A类:
一般贸易
4.1.1.1A1类:
一般贸易中的新顾客/新产品。
4.1.1.2A2类:
一般贸易中的老顾客/翻单/大陆货。
4.1.2B类:
来料加工/进料加工(加工贸易)
4.1.2.1B1类:
加工贸易中的新顾客/新产品。
4.1.2.2B2类:
加工贸易中的老顾客/翻单/大陆货。
4.1.3C类:
代理出口贸易
4.2样品的确认
业务公司(部)通过电话、面谈、电子邮件等方式与顾客进行沟通,获息顾客的需要后,安排生产样品,完成后由质检员根据《样品管理程序》进行检验,填写《样品检验报告》。
提供样品给顾客确认。
业务公司(部)对顾客关
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QP/PR06
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A
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出口贸易过程控制程序
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于样品评语的传真记录备案并通知质检员。
4.3对供应商评估
对所有出口贸易,业务公司(部)都必须根据《供应商评估程序》对供应商采用不同方式进行评估,主管经理审核供应商的供应能力是否合格。
4.4洽谈外销合同、(对外)加工合同、代理出口合同
业务公司(部)根据《顾客资信评估程序》对顾客划分不同等级,针对不同等级的顾客采用不同的付款条件。
4.4.1洽谈《外销合同》
适用于A类贸易,业务公司(部)根据《出口合同评审程序》,与顾客拟订《外销合同》,由主管经理审核,经总经理审批,以决定是否签约。
如果是采用信用证的支付形式,信用证内容须由主管经理审核。
4.4.2洽谈《(对外)加工合同》
适用于B类贸易,工作程序与4.4.1相同,业务公司(部)与顾客洽谈后签订《(对外)加工合同》。
在加工合同中须注明来料/进料部分是否由顾客不作价提供。
如果是作价的情况,是在货款中扣除来料/进料款项,这是由公司支付外汇购买,是否需要开信用证给国外。
具体情况须详细在合同中注明。
由主管经理审核,总经理审核通过后执行。
4.4.3洽谈《代理出口合同》
适用于C类贸易,业务公司(部)与顾客洽谈代理出口货物的名称、规格、型号、数量、价格、付款方式、代理出口时间、代理手续费等,经双方确认后,拟定《代理出口合同》,同主管经理审核签字。
合同未通过评审的由业务员重新与顾客商谈。
合员评审通过后,呈送总经理审批通过,合同盖章生效,由业务员传回顾客确认。
4.5洽谈采购合同/(国内)加工合同
适用于A、B类贸易,在对外合同签订后,业务公司(部)根据《采购控制程序》、《供应商评估程序》洽谈并签订《采购合同》(适用于A类贸易)或《(国内)加工合同》(适于B类贸易,由主管经理审核,总经理审核通过。
《(国
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内)加工合同》应注明公司提供给供应商的原材料/辅料是否作价,规定供应商对公司提供的原材料/辅料使用不得超出的损耗数量。
4.6办理海关手册
适用于B类贸易,在签订内/外加工合同后,经办公室评审,送经有关部门(如外经委、海关等)办理相应的海关手册。
4.7进口原材料/辅料
如果在《(对外)加工合同》中注明须由公司开具信用证给国外的,根据《进口贸易过程控制程序》开具信用证,办理进口手续。
不作价的原材料/辅料,或者是作价但是在货款中扣除的情况,则在国外原材料/辅料运到时,提货后由质检员进行检验及核对,合格无误
后送往供应商,由供应商在《送货单上》签收。
4.8生产/加工产品
对A、B类贸易,业务公司(部)根据《采购控制程序》及内外合同安排监督供应商生产/加工产品,控制生产加工货期。
4.9产品检验
4.9.1对A、B类贸易,在产品生产过程中,以后产品完成后,质检员根据《验货监控程序》进行中期/尾期查验产品,填写《验货报告书》将情况反馈给业务公司(部)。
业务公司(部)安排供应商改进缺陷。
4.9.2对C类贸易,业务公司(部)在顾客通知备货完毕后,对产品的规格、型号、数量进行检验核对,审核有无违反国家和海关规定的产品。
4.9.3对所有类别的出口的贸易,业务公司(部)对产品的海关税号进行审核,若海关要求商检局出具《商检证书》,须向商检局申请办理。
4.9.4如果顾客有指定特别机构(如SGS等)查验及出具特别证书的,业务公司(部)须及时联系有关机构办理。
4.10联系运输
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QP/PR06
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A
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出口贸易过程控制程序
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根据《产品交付程序》业务公司制作《九联单》及装箱单交船务部,船务部制作《托运单》,选择提供运输服务的供应商承运产品,报关后取得提供或其它运输单据。
4.11报关出口产品,B类贸易进行《海关手册》核销
4.11.1业务公司(部)备妥所有报关文件交报关员,如果要《出口许可证》或《出口配额》的产品,业务公司(部)须提前向有关机构申请获取。
4.11.2根据《产品交付程序》,报关员向海关审报出口产品,取回《出品报关单》、《核销单》。
4.11.3出口完毕,由业务公司(部)通知顾客装运日期。
如果由公司购买货物保险的,船务部须及时选择提供保险服务的供应商购买相关的保险。
4.11.4对B类贸易,在每次出口清关后,报关员须对《海关手册》进行核销。
4、12收汇
对应不同的付款方式,船务部编制各类单据,由业务公司(部)审核无误后交银行收汇。
外汇到帐后,财务部凭银行水单通知业务公司(部)进行审对并作记录。
同时对相应的《核销单》进行外汇核销。
4.13支付供应商货款/加工款
4.13.1收到外汇后,业务公司(部)通知供应商开具发票。
4.13.1.1A、C类贸易中非一般纳税人的供应商和不作退税的供应商,或B类贸易中来料加工的供应商开具普通发票。
4.13.1.2A、C类贸易中属一般纳税人并出口产品作退税的供应商,B类贸易中进料加工产品作退税的供应商,开具增值税发票和缴款书。
4.13.2业务公司(部)填写《出口商品结算清单》,同时提供九联单,供应商发票(普通发票/增值税发票和缴款书)申请付款,由主管经理审核,再由总经理审批后,财务部支付供应商有关的货款/加工款。
4.13.3如要退税的产品,财务部备齐所有文件向退税处申办退税。