采购业务流程及说明.doc

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采购业务流程及说明

一、采购的内容

本流程所指的采购业务是指对采购生产性物料（原材料、包装材料、五金配件、低值易耗品）和非生产性物料（办公劳保用品）的供应计划、采购作业、物料入库、付款结算等业务流程中的重要节点进行全面监控和管理。

二、采购流程

财务科

经济运行部

采购部门

使用部门

仓库

与供应商对账

相关部门审核

记账制单

采购结算

购货发票

入库单

安排具体采购作业

编制采购计划

使用部门提出采购申请

部门主管审批

验收入库

三、采购流程说明

Œ由资产的使用部门提出采购申请，填制《采购申请单》；

《采购申请单》交资产使用部门主管领导审批；

Ž将经审批的《采购申请单》报经济运行部，由经济运行部进行审核并备案。

由经济运行部开具《采购订单》，并将《采购订单》传递给采购部门。

采购部门据此制定采购计划；

采购员根据采购计划具体安排采购作业，

‘采购物资回来后，由采购员、对方销售人员（或运输人员）以及仓库管理人员负责办理材料入库。

并索取销售发票；

’仓库管理人员认真检验核实采购的物资后，开具《材料入库单》；

“将由对方开具的销售发票和《材料入库单》传递给财务部门；

”请购人员填制《付款审批卡》，经请购部门主管领导审批后；

•财务部门根据销售发票和《材料入库单》做账务处理；

四、关键控制点

l各使用部门的需求和请购

l采购申请的审批和审核

l采购计划制定

l采购定价

l合同签订和审核

l付款方式和程序

l与供应商的对账

五、部门设置与职责

Ø采购部：

1直接参与制定公司在既定会计期间内整体采购政策和预算安排，规划采购部内部具体业务的管理模式；

1实施物资的采购、运输、仓储，相关的物资购存进度及结构规划、物料实物管理、物料流转帐表和报告、物料成本控制、物料信息管理；

1定期对原始信息数据进行分类汇总和其他形式的加工，充实基本数据库，提交相应报表，为管理部门提供多层次的决策信息支持；

1采购部内部设一名采购主管，采购员2—3名；

Ø经济运行部：

1经济运行部是公司采购业务的归口管理部门；

1按业务控制要点和权限划分范围参与采购、仓储、存货管理等采购业务控制，主要职权包括采购计划和资金计划的审定、重要合同会签、参与和监督招标议标采购、以及相关控制评价工作。

1对采购合同进行法律条款审定，协调仲裁采购纠纷，并负责最后合同签章。

1负责建立健全采购信息数据库，收集、整理供应商和材料市场的基础信息；

1汇总、归集、建档、维护、更新所有采购业务的相关信息及文档，包括供应商档案、合同订单档案、材料市场价格信息库、招标采购工作档案等；

1经济运行部内部设采购经理、招投标管理员、法律事务员各一名；

Ø财务科：

1定期获得和汇总相关票据和明细帐表，按照会计准则进行核算；

1负责重点环节审核、票据审核；

1定期与供应商进行对账；

Ø仓库：

1仓库物料的收料、发料、退料、存储、清查、盘核、检验、销毁等实物管理，在库物资仓储保管。

1实施物料编码、仓储货位编码、制单和单据传递、定期库存分析、相关帐表汇总和报告等信息监管，在单据管理和库存信息分析管理上与财务管理部形成工作接口；

1仓库管理组内岗位包括仓库管理员、收料员、发料员、质检员。

六、岗位设置于职责

l采购主管：

1协调和规划部门内具体工作，落实供应部相关预算任务，并根据预算限额控制本部门的业务运作；

1汇总、审核、修订各部门年度采购计划，根据计划审定结果下达采购指令，监督采购计划实施完成情况；

1制订和调整供应商管理与合作的原则和政策；选择供应商并报经济运行部审批；具体协调与供应商的合作关系，落实供应部与供应商的交易合作策略；收集供应商基本信息，参加供应商考核和评审。

1负责收集、汇总和上报供应市场行业信息，提出供应商规划建议。

1审定进货价格成本控制目标并指导具体推进措施；

1审定存货流转的改进目标并指导具体推进措施，审核和提交存货资产损溢的定期处理报告；

1负责合同、订单，采购数据、价格数据供应商文件的归档、维护、更新，进行重要信息汇总统计，每月出据分类汇总报表；

1根据采购信息，对管理部门和经济运行部提供材料采购月报表，物料管理月报表；

1根据各部门上报的年度采购计划审批《采购申请单》；

1下达采购指令，安排和组织采购作业的具体实施工作；

l采购经理

1审核各单位上报的《采购申请单》，并做好采购业务的信息统计工作；

1审批采购主管上报的供应商名单，对供应商资质进行审查；

1对采购主管提供的供应商询比价进行基本控制审核，组织收集供应商和原材料市场的一般数据资料；

1审定各部门上报的采购计划和资金计划；

1根据基本进货成本信息和财务科传递的成本变动数据，提交重点物料进价成本管理改进目标的建议；

1签订采购合同，做好采购合同信息采集；

1审批供应商管理与合作的原则和政策，组织年度供应商考评和更替工作；

1参与和监督招标议标采购；

l仓库管理员

1负责仓库的日常管理，组织和监督仓库员工日常工作，提交盘赢盘亏处理报告，报废存货、滞存物资处理报告。

1制订库存管理改进目标和推进具体控制措施，组织监控存货资产非生产性损耗，提交存货异常状态解决方案。

1定期分析库存规模、结构和周转情况，向仓库主管和财务管理部提交库存分析相关报表和报告；

l收料员

1物资正常入库、退料入库、盘盈入库等收料环节交接，物料入库数量清点和制单，日常在库物资仓储作业。

l发料员：

1物资正常出库、毁损出库、盘亏出库、退货出库等发料环节交接，物料出库数量清点和制单，日常在库物资仓储作业。

l质检员：

1参予入库交接环节和原辅料不定期抽检，外包装初检和质检抽样，填写请验单，协助质量技术部质检员进行检验工作。