华为员工报销流程最新版.docx
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华为员工报销流程最新版
华为的员工报销流程
在华为员工报销费用，可能既见不着会计人员，也见不着出纳。
华为实现了费用报销IT流程化处理。
十年前，智能手机尚未普及，华为就已在互联网上开发了SSE费用报销系统。
能上网的地方华为员工就能登录SSE系统填写费用报销单，填写完毕后费用报销单系统会自动提交领导审批。
以员工报销差旅费为例：
首先上网填报费用报销信息，信息流转到主管处；
主管需确认差旅事项的真实性及费用的合理性；
主管确认后，再由上级权签人审批。
同时，报销人员需将费用报销单打印出来，附上相应发票，提交给部门秘书。
华为每个部门都配备有秘书，秘书会集中将部门的费用报销单快递至财务共享中心。
财务共享中心签收后，出纳会集中打款，这时，整个报销流程结束，剩下的就是会计做账了。
在员工费用的过程中，华为财务对几个环节进行了优化。
审批环节，由电子审批代替人工审批。
以前报销员必须找到领导面对面签字，现在，电子流审批即可。
单据流转环节，实现集中快递处理。
以前是报销人员挨个拿着单据送到财务部，现在只需快递寄至财务共享中心。
付款环节，系统批量处理代替了逐笔打款。
以前要由出纳一笔一笔给报销人员打款，现在系统能归集员工姓名、身份证号、银行账号等信息，与网银对接后可批量转账，大幅减少出纳的工作量。
账务处理环节，由系统自动化处理代替手工录入。
以前每报销一笔费用，会计就要做一笔分录，这样不仅效率低下，而且容易出错。
现在，通过SSE费用报销系统与财务软件对接可直接生成会计凭证。
华为的财务总监孟晚舟女士在2017年新年致辞《却顾所来径，苍苍横翠微》中提到，在会计核算领域，我们积极尝试自动化、智能化，将标准业务场景的会计核算工作交给机器完成。
目前，年平均约120万单的员工费用报销，员工在自助报销的同时，机器根据既定规则直接生成会计凭证。
对比看，一般企业的报销流程可能会导致审核流程过长，效率低下，并且增加财务部门工作的负担。
这对整个公司工作的运转都是不利的。
那么，华为的费用报销又是怎么审批的呢？
我们来具体看一下！
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02
华为的费用报销审批制度曝光
华为对员工出差有着非常严格的规定，在审批上更是严格把关，充分放权，员工和主管都必须承担相应的责任，避免弄虚作假。
★员工应承担以下责任：
1、出差前填写出差申请并提交直接主管批准。
2、对发生的差旅费用进行合理的成本控制。
3、对各项差旅费用，在发生之前已经充分理解本制度对此的规定。
4、任何与本制度不符、或超出本制度所规定标准的费用，须事先获得财务权签人批准，并将财务权签人的批示附在费用报销单后，没有批示将按正常标准或范围报销，超过标准或范围的部分由个人承担。
5、出差返回后，及时填写正确的费用报销单据并附上相应原始票据，报销费用。
6、保证费用发生的真实性，如实申报本人所发生的出差费用及相关补助，严禁私费公报。
7、对于财务的询问及问题反馈，及时予以回答和处理。
★主管应承担以下责任：
1、对部门的出差需求进行合理有效的成本控制。
2、员工出差前，由直接主管审批员工的出差申请，避免不必要的出差，以控制成本。
3、对员工所报销费用的必要性、真实性、合理性进行全面审核，确保所发生各项费用符合本制度。
4、对财务反馈的员工报销问题予以关注。
华为对费用报销审批有以下几点要求：
首先，由主管领导对下属费用报销的真实性和合理性把关。
华为的会计人员一般不对费用发票做实质性审核，不审核有几个原因：
第一，费用的真实性应由报销人员的主管领导把关，因为他们才真正知情；
第二，费用审核工作量很大，成本效益上不划算。
譬如，公司全年120万笔费用报销，每一单审核需要3分钟的话，总计耗时需360万分钟。
这360万分钟的费用审核需要多少人工去完成呢？
有人担心，有人虚假报销怎么办呢？
除了前端主管领导的把关，华为在后端通过审计抽查对此予以监督。
审计抽查是一种事后监控模式，如果抽查发现有问题，弄虚作假者会受到较重的处罚。
其次，限定领导电子审批的时间。
为了保证费用报销审批的及时性，华为规定了电子审批的时限。
自电子流流转到审批人之日起超过一定时间没有审批的，系统将自动跳转到下个环节，默认本环节审批人已经同意。
当然，默认审批通过出了问题的，仍需由该审批人承担。
另外，公司会定期提取审批时效记录予以通报，超时审批会给予批评。
第三，限定员工费用报销的时限。
华为员工费用报销原则上要在费用发生后三个月内进行。
如超过三个月，但未超过六个月，需说明未及时报销的原因申请特批。
超过六个月的，不能报销。
第四，丢失发票只报销费用的50%。
如果员工不小心将发票弄丢了，只要能证明费用真实发生了，也可报销。
但报销时需要写详细的情况说明。
审批通过后可报销费用的一半。
为什么只报销一半呢？
一方面，发票丢失了，所报销的费用不能在所得税前扣除，这意味着公司要承担25%的所得税损失，这部分损失是员工造成的，理应由员工负担。
另外的25%带有处罚性质，可视作对个人粗心大意弄丢发票的警示
03
华为内审对员工费用报销的监督
太严了！
华为给每个员工都建立了费用报销诚信档案，每个员工都有诚信分值。
这个分值会决定个人费用报销被审计抽查的概率。
员工刚入职时初始分为80分，B等。
以后每报销一笔费用，没有出现差错的话，就可以加1分，最高可累加到120分。
诚信分数为80-90分，内审的抽查比例是20%；
90分以上，抽查比例是10%；100分以上，抽查比例是5%。
分数在80分以下，所有的费用报销都需要检查。
另外，分数低于70的，每笔费用报销财务都要事先审核，这将导致费用报销时限拉长，对报销人不利。
华为审计对费用报销的抽查非常较真，即便对任正非本人也不例外。
任正非有一次到日本去出差，被审计出来在酒店洗的衣服放在报销里面，审计部的头儿就找任正非谈话，对不起得退回来，退回来还得写检讨。
华为所有的人不能坐飞机头等舱，任正非当时毕竟69岁了，到全世界各地他得坐头等舱，对不起，多出的钱你自己朝里填。
所以，每出一次出国任正非就“亏损”一次。
很多人可能在朋友圈看到过这样一张照片，任总自己拖着拉杆箱排队等出租车。
华为的创始人难道出行没有下属陪同吗？
华为的差旅费报销制度规定，只有病员出差才允许有人陪同，领导出差时陪同人员的机票不能在公司报销，需由领导个人负担。
如果主管领导把关不严，对下属的费用报销未能认真履责，导致很多不当费用报销，会怎么处理呢？
第一，要求这位领导承担连带赔偿责任，如不当报销费用的员工已离职，由审批人赔付不当报销金额。
第二，停止这位领导费用报销权签权力三年。
如果这位领导本人希望恢复该项权力，需自费请两名注册会计师对他过去三年所审批的费用报销单做一番审计；审计如发现还有不当报销，也像前面那样承担连带赔偿责任。
由此可看出，内部流程梳理及对员工行为的把控，对差旅管理起到重要作用。
从内部管理着手，梳理清晰、管理到位后，再配合想要管理工具，形成完整的端到端的管控模式，才能达到事半功倍，降本增效的管理效果。
04
费用报销4大方法
从华为的报销流程中就可以看出来，小小的费用报销，其中却蕴含着很多的知识！
其实，只要掌握了一些小诀窍，我们平时的费用报销工作，也能像华为那样轻松。
小编给大家总结了几个方法，大家可以对照一下：
一、填写报销单一定要规范
（1）小写金额与人民币符号之间有空格
（2）大写金额无数字部分没有用零或ⓧ补齐
要求：
大写金额无数字部分用零或ⓧ补齐；
（3）报销单上字迹有涂改和勾抹
要求：
报销单不得涂改，如有错误，需要重新填写；
（4）大写金额书写有误
要求：
金额填写规范，无书写错误；
大写数字示例：
零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万
（5）大写金额与小写金额不一致
要求：
小写金额与大写金额保持一致；
（6）项目填写不完整，报销部门、报销日期、附件张数有漏填写的
要求：
项目要填写完整，报销部门、报销时间、报销项目、附件张数要填写完整。
二、报销单上负责人签字一定要齐全
要求：
费用报销单或差费报销单上报销人、财务负责人、部门负责人均要签字，分公司当地没有财务的，兼职财务人员在财务负责人处签字，部门负责人为分公司经理。
三、报销凭证一定要齐全
（1）取得发票上没有加盖销售方发票章
要求：
发票上要盖有销售方发票专用章，并且与销售方名称一致，否则不得报销；
（2）取得收据上没有加盖销售方财务章
要求：
收据上要求盖有销售方财务章，没有财务章不得报销；
（3）出差日期和行程不同，报销的手撕非机打车票连号或同一号段报销
要求：
出差日期和行程不同，报销的手撕非机打车票不得连号或同一号段报销。
四、票据粘贴要规范
（1）票据粘贴杂乱无章
要求：
票据先分类，再按时间排序，依次粘贴到粘贴单上；小张的票据需要均匀的粘贴，不能厚薄不均，确保单据平整；
（2）票据使用订书机装订、固体胶粘贴
要求：
要用胶水粘贴附件；
（3）火车票上日期、票价重要信息，被胶水粘住，无法查看
要求：
票据上的金额、日期等重要信息不得被胶水粘贴住，要保证票据信息可见可查。
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