采购部管理制度修改后.docx

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采购部管理制度修改后

采购部管理制度

文件编号：

版本：

A/0

控制状态：

发放编号：

使用部门：

2013年12月17日发布2013年12月17日实施

编制：

采购部审核：

审批：

第一章采购物资计划管理办法

为合理使用资金控制适量库存，满足需求、保证物资采购符合适质、适量、适价、适时的要求特制定本办法。

1.计划的分类

1.1月度计划。

各中心、各部门应按生产及项目计划对原辅材料、包装材料（合成产品）、设备、电器、仪表、仪器、劳保用品、办公用品，试剂、安全消防设施、生活用品等实际需要申报月度采购计划，凡可申报月度采购计划的，都应当申报月度采购计划。

1.2周计划。

生产管理中心合成、加工、设备、安环等部门应对备品备件按实际需要申报周计划。

1.3临时计划。

临时增加生产任务、设备临时整改等所需物资，加工产品涉及的采购物资，招待用品及备品备件等急需的物资，申报临时计划。

1.4项目计划。

涉及新上项目，项目整改、基建项目应申报项目计划。

2.计划的申报部门与审批

2.1生产管理中心所需的原辅材料、包装材料等物资由生产部门审报、财务保管、财务负责人、生产总监、分管总经理审批。

2.2生产管理中心所需的设备、配件、电器、仪表等物资，由生产部门申报，财务保管、财务负责人、设备部、分管总经理审批。

2.3安环部所需的设备、仪器、配件、化学试剂、机电仪、安全消防设施、劳保用品等物资由安环部申报，财务保管、财务负责人、设备部、EHS总监、分管总经理审批。

2.4品管部、技术部所需的设备、仪器、化学试剂等物资分别由品管部、技术部申报，财务保管、财务负责人、分管副总经理、分管总经理审批。

2.5办公用品、生活用品、招待用品等物资由综合部申报，综合部负责人，分管总监、分管副总裁审批。

2.6新项目、项目整改、基建所需材料，由负责该项目的部门审报、财务保管、技术总工、分管总经理审批。

2.7相关部门所需的其他特殊物资,由相关部门负责人申报、该部门分管总经理审批。

2.8相关人员的审批权限，由董事长授权，另行规定。

2.9详细见ERP审批流程。

3.计划的申报时间与要求

3.1月度计划在上月25号申报（申报下个月的月计划）。

3.2周计划在本周的星期五申报（本周报下周计划）。

3.3临时计划在相关部门收到工作任务落实单（联络单）、要货计划及有关领导指令即时申报。

3.4新项目、项目整改及基建计划在项目实施前申报。

3.5申报部门填写申报计划时，要充分考虑库存情况和实际需求，要注明所需物资的数量、规格型号、质量标准及到货日期等。

3.5.1申报定制设备、仪器及有特殊要求的物资，要附图或附样品。

申报设备配件时要注明设备的生产厂家。

3.5.2申报工程计划时要有详细的工程量、质量要求、工期、承包方式及负责本工程项目人员联系方式等信息。

3.5.3申报设备维修计划时质保期内的使用工作联系单直接报采购部（详细写清楚设备生产厂家、合同号、简单的故障描述及跟踪联系人的信息等）；质保期之外的维修计划应通过ERP系统进行申报（注明设备的生产厂家、购进日期、简单的故障描述及跟踪联系人的信息等），维修计划表作为维修计划的附件使用；

3.5.4特殊情况急需采购的物资（停电或网终出现故障等），可采用手工计划单，但手工计划单的审批程序仍按上述规定执行；使用手工申报的计划单应在24小时内通过ERP补报采购计划，同时在摘要中注明补报计划。

3.5.5募集项目的采购计划在申报计划时应注明募集项目名称。

3.5.6申报人员对所报物资的名称应力求规范，系统中不得出现一种物料多个名称。

3.5.7新增物料名称时需由采购部、生产部、设备部、信息部等相关部门共同签字确认。

急需采购的物资，申报部门应在采购计划表中标明加急。

3.5.8申报部门对所购物资质量要求（或特殊要求）必须填写清楚，并由相关部门确认后申报。

4.计划的变更与撤消

4.1计划需增加、减少、变更（规格、型号、质量要求等）的，原申报部门应立即向采购部门通报。

书面增补计划或书面说明计划减少的数量及变更的具体要求。

4.2计划需撤消的，原申报部门应立即书面通知采购部门、停止采购。

并说明撤消的原因。

4.3计划减少、变更、撤消，原申报部门都应当在采购合同签订前通知采购部门。

5.计划的落实与跟踪

5.1采购部接到审批后的计划单，应及时核对计划中采购物资的品种、数量、规格、型号、质量等要求，发现计划填写不全或有疑问之处，及时与申报部门沟通。

5.2采购部应根据申报计划的缓急合理安排采购，急需物资应当优先采购。

5.3采购部在充分了解需购物资要求的前提下,按《采购前后台管理制度》中的相关要求，调查市场行情。

当供应商交货期无法满足需求的，应当书面告知原申报部门，并与申报部门共同研究落实采取补救措施。

5.4业务经办人在接到《供应商推荐意见表》及提交的物资采购计划单，及时与供应商联系，有不明之处，及时与原申报部门沟通，按《采购采购前后台管理制度》中的相关要求签订采购合同。

5.5采购部跟踪合同（计划）履行，当发现供应商无法在约定的期限交货，及时书面通报原计划申报部门、调研部采取补救措施。

5.6对相关部门未能及时申报计划、多报、错报或采购部门未能按计划及时采购、错报多购的，要及时追查原因，落实相关人员的责任。

5.7对特殊材料的包材计划允许放5-10%的余量，如超此范围申报造成浪费，对计划申报人、审核人、审批人予以追究，分别承担浪费部分总金额的20%、10%、5%。

5.8对错报采购计划或发现采购后未使用（不含备用），造成损失的，计划申报人、审核人、审批人应受到相应处罚。

5.9仓库要按日上报库存情况，保管发现不正常库存的物资（指的是购进未使用或经验收不合格的物资），要及时上报相关部门，有问题不及时上报造成损失的，要追究保管员的责任。

5.10所有申请必须按规范操作，采购部有权退回非规范申请直至符合规范要求。

本办法由采购部负责起草，如在试行过程中发现问题需时修订完善。

第二章采购前后台管理制度

1.目的

为了降低采购成本，提高经济效益，更好地防范采购风险，制定本办法。

2.范围

本办法适用于本公司所有物资的采购。

3.操作部门

物资采购由采购调研部（俗称前台）和采购操作部（俗称后台）共同完成。

4.采购调研部（前台）

4.1职责：

指对供应商进行调查、认证、评估、确认、筛选合格供应商。

4.1.2调查客户的基本概况、组织管理、经营状况、财务信息、行业信息等。

4.1.3合格供应商的标准：

价格合理，保质保量，供货及时，服务优秀，履约保证有效，结算环境宽松等。

4.1.4建立重要原材料、包装材料、设备及配件供应商的信息库，并进行动态跟踪与管理。

4.2操作程序

4.2.1根据公司、子公司系统提交审批的物资采购计划单，认真核查所需物资名称、规格、数量、质量要求等内容。

工程计划必须先进行预算，并将预算结果交设备部及总经理确认后再填写施工单位推荐意见表转后台订合同。

4.2.2组织对供应商进行前期调研认证，对同类的重要物资和一般物资，应同时选择几家供方进行筛选原则上三名，最低两名的合格供应商向后台推荐。

4.2.3调研内容按本办法第1条和《供应商推荐意见表》中的要求进行。

4.2.4外出调研实行不少于两人制度，其中应有相对应专业人员参加，必要时可聘请专业中介参加。

4.2.5调研结束于次日或下一个工作日前完成经分析后填写的《推荐意见表》，意见表经两名调查人员和采购负责人签字并报总经理审鉴后连同相关资料交后台负责人。

4.2.6急需采购的物资，一时难以全面调查，可根据客户档案资料，填写《推荐意见表》，向后台直接推荐相应的供应商。

4.2.7根据年度调研认证，和客户档案资料，填写《推荐意见表》直接向后台推荐生活用品、办公用品、劳保用品、招待物品等相应的合格供应商。

4.2.8对涉及到较大工程、较大设备、大宗原料等按议标或招标管理办法执行。

填写供应商推荐意见表并由分管领导审批后交后台与其订立合同，并跟踪合同的履行。

4.2.9及时了解掌握采购合同的履行情况，监督后台规范操作。

5.采购操作部（后台）

5.1职责之一：

评价《推荐意见表》，签订并跟踪履行合同，建立客户信息管理档案。

5.1.1对《推荐意见表》再次进行货比三家、价比三家、条件比三家的分析，后台可以但只能以优于的标准选定新的供应商，签订合同评审时按公司合同评审办法执行。

5.1.2签订的合同力求使用国家或工商部门发布的示范文本（格式合同或公司专用合同）。

5.1.3订立合同必须按完备合同条款书写全面，不得留有空白。

5.1.4明确纠纷管辖，选择本司（合同签订地）法院管辖。

5.1.5及时登记合同台帐。

5.2职责之二：

跟踪履行合同

5.2.1接收标的必须经严格的验收或商检程序,对不符合质量的标的应在约定的期限及时提出书面异议。

5.2.2履行过程中情况发生变化，及时向相关分管领导报告，采取补救措施。

5.2.3合同变更和解除及时向分管领导请示，及时将变更和解除协议向前台通报。

5.2.4合同结算通过ERP（系统）程序转财务部进行。

对合法有效的合同，财务部应在合同约定的期限内结算，对已通过结算的合同及时登记在合同台帐中。

5.2.5凡与合同有关的文书、电传、信函都应作为履约证据留存。

5.2.6传真订立的合同，应有双方设置的传真电话号码和日期。

5.2.7收到供应商通过邮递与合同有关部门的法律文书，应连同信封一并保存，向供应商发出的通过邮递与合同有关法律的文书，必须使用挂号信函，并保存邮局收据、回执备案。

5.3职责之三：

建立客户信息管理档案，如实记录合同履行情况。

年度会同前台、相关部门、子公司及分管总经理共同对供应商进行评审、定级、授信。

与未经过评审后的供应商签订合同时必须按新供方评审程序进行评审。

5.4操作要求：

5.4.1对前台推荐的供应商进行分析，否定的应退回前台补充调查，也可直接自行调查认证，调查结果优于前台的，应向前台通报，征得采购负责人同意另行确定新的供应商；特殊原因采购负责人未批准的情况下也可直接向总经理请示，由总经理确定。

5.4.2供应链负责人和采购总监每月必须以优于的条件，否定前台所推荐的供应商两次或5%以上（不含已评审的供应商）；后台每月必须否定前台两次或5%以上，并建立详细记录以便考核。

5.4.3物资进库前按财务要求制定物资订单，并通知质检人员（相关专业人员）及时检验（合格后由仓库入库），在验收过程中出现的问题及时汇报处理，办理相关物资的退货手续，同时做好相关记录，对需过磅的物资及时参与过磅验收。

5.4.4负责按合同或订单约定申请资金付款单及按财务规定的发票报帐工作，所有货款汇票（承兑汇票）一律由客户到财务部办理（后台协助），对于急需办理的资金或款到发货的资金应在资金单子注明。

5.4.5将前台提供的客户资料包括“一书一签“（安全技术说明书和安全标签）及相关标准及时传送给公司相关部门，协助客户对运输危险化学品的控制与管理。

本办法在试行过程中发现问题及时补充完善。

6.前后台奖惩细则

6.1在同等或更低价格中找到更好产品质量的供应商，根据产品使用量与金额奖励200-500元。

6.2同等质量或更低价格中，找到产能更大，交期更准时的供应商，根据产品使用量与金额奖励200-300元。

6.3提供价格更优惠的替代产品信息，按成本下降率，奖励200-2000元。

6.4在原供商的基础上，主动将价格谈至历史最低采购价降低2%以上（含），根据情况及采购量奖励200元/次，若连续谈价下调，可多次奖励。

6.5市场价格确定涨价时，采购人员可保持原价或将价格谈到范围之下的，根据采购量与金额，给予不少于200元奖惩。

6.6付款方式有明显改进，多使用承兑结算的，年终按部门项目奖分配。

6.7外包商付款方式有明显改进，如前期付款额度减小，付款周期增长的奖励100-500元/次。

6.8推荐新供应商代替现有供应商（增一减一），通过供应商评审奖励300元/次，提供合理依据否定一个不合格供应商奖励200元/次。

6.9采购业务员和内勤不能及时完成任务和处理事情不及时且没有向上级汇报的，处罚50-100元/次。

6.10采购单内容不全面，价格错误、交期错误、付款方式错误、税率错误、数量错误等处罚100元/次，如造成损失的按公司相关制度处理。

6.11当供应商供货质量异常，不能及时督促及调整而导至对生产质量或生产周期造成影响的，视程度的大小处罚100-300元/次。

6.12正常供应物资若因采购交期延误，主观因素影响生产运行的视影响程度处罚100-500元/次。

6.13在审批过程中或在以后查核中明显高于现市场价10%的（指定经评审的供应商除外），一次性罚款200元；高于现市场价20%的（指定经评审的供应商除外），一次性罚款500元；累计3次以上或此项累计罚款金额在1000元以上的，对工作安排作调整。

6.14不执行供应商评审制度和《供应商名录》管理制度的处罚200元/次，情节严重造成影响的处罚500-1000元。

6.15无审批计划采购的，处罚业务员200元/次。

6.16不按要求新增和否定供应商，处罚200元/次。

6.17泄露商业秘密，发现一次处罚100-500元。

6.18采购人员不得擅自与供应商会餐、娱乐，不得接受供应商的行贿或款待等，一经发现视情况处200-500元罚款，情节严重的作转岗或开除处理。

7.子公司共同采购操作流程

7.1采购调研部员工主要职责（子公司委派）：

对供应商进行调查、认证、评估、确认、筛选合格供应商。

7.1.1调查客户的基本概况、组织管理、经营状况、财务信息、行业信息等。

7.1.2合格供应商的标准：

资质合法、价格合理，保质保量，供货及时，服务优秀，履约保证有效，结算环境宽松等。

7.2操作程序：

7.2.1根据子公司提交审批的物资采购计划单，认真核查所需物资名称、规格、数量、质量要求等内容。

7.2.2组织对供应商进行前期调研认证，对同类的重要物资和一般物资，应同时选择几家供方进行筛选，原则上三名，最少推荐两名合格供应商。

7.2.3调研内容按本办法第1条和《供应商推荐意见表》中的要求进行。

7.2.4急需采购的物资，一时难以全面调查，可根据客户档案资料直接填写《推荐意见表》推荐相应的供应商。

7.2.5对涉及到较大工程、较大设备、大宗原料等按邀标、投标或议标管理办法执行。

7.3采购操作部员工主要职责（子公司委派）：

按审批确认后《推荐意见表》，签订并跟踪合同的履行，建立客户信息管理档案。

7.3.1对《推荐意见表》再次进行比质、比价、比条件，只能以优于前台推荐的供应商标准从新选定新的供应商，并按公司供应商评定办法执行。

7.3.2签订的合同力求使用国家或工商部门发布的示范文本（格式合同或公司专用合同）。

7.3.4订立合同必须按合同中的条款填写全面，不得留有空白。

7.3.5明确纠纷管辖，选择本司（合同签订地）法院管辖。

7.3.6跟踪履行合同，履行过程中情况发生变化，及时向相关分管领导报告，采取补救措施。

7.3.7合同变更和解除及时向相关分管领导请示，及时将变更和解除协议向前台通报。

7.3.8凡与合同有关的文书、电传、信函都应作为履约证据留存。

7.4招标办员工主要职责（子公司可委派专业人员参加）

7.4.1负责招标全过程的组织管理工作。

7.4.2负责协调、组织完成各项招标工作计划，逐步完善招标工作流程和办法。

7.4.3负责推荐招标代理机构，合理安排招标日程。

7.4.4参与对投标单位的资质审查及按相关规定和程序推荐邀标、投标或议标单位。

7.4.5牵头组织开标工作。

7.4.6参与招标小组评标讨论会，跟踪评标及定标工作。

7.4.7参与确认定中标单位，签定中标合同。

7.4.8负责全部招投标资料及过程文件的整理、归档。

7.4.9处理招标过程中的其他工作。

7.5操作流程

7.5.1计划审报流程：

子公司通过ERP、K3或OA系统申报物资采购计划单（按原料、包装、设备、工程及配件类分开报）→子公司仓库保管（查库存情况）→子公司分管负责人→总公司采购部负责人→提交子公司业务员（此流程按各子公司的要求可增加审批人员）；

7.5.2调研确认流程：

子公司调研经办人（填写推荐表）→总公司采购负责人→总公司供应链负责人→子公司负责人（同意转子公司操作部订合同，不同意转总公司采购负责人从新确认）→子公司操作部；

7.5.3合同审批流程：

子公司经办人→总公司采购负责人→总公司供应链负责人→子公司负责人→子公司经办人；

7.5.4资金付款流程：

子公司经办人（填写资金申请单）→总公司采购负责人→总公司供应链负责人→子公司往来会计→子公司财务负责人→子公司负责人→子公司会计（对外汇款）→子公司经办人；

7.5.5招标流程：

子公司经办人（负责编制招标计划）→子公司项目负责人（负责各种文件批复、质量标准、技术要求、工期要求及经济标标底）→子公司经办人（推荐招标代理及邀标、投议标单位）→总公司采购负责人→总公司供应链负责人→子公司负责人→子公司经办人（签订招标代理合同）→招标代理公司（编制招标文件）→子公司项目负责人（确认招标文件）→子公司总公司（开标、评标、定标）→招标公司（发中标通知书）→子公司经办人（签订中标合同）。

备注：

以上流程适用于除生活用品、办公用品、招待用品等后勤保障物资之外所有的物资采购

标或

8.附则

8.1本制度涉及奖惩标准与公司其他相关奖惩制度出现重复、不一致情况，以本制度为准。

8.2本制度自公布之日起实施。

第三章采购合同管理制度

一、总则

1.目的作用

为了加强采购合同管理工作，防范采购风险，维护公司利益，现依据国家相关法律法规及公司管理规定，物制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于采购合同的管理工作。

3.管理职责

公司采购部是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。

二、合同的编写

1.确定合同额的形式

采购合同的订立必须采取书面形式，经签约双方协商的有关修改采购合同的文书、传真、电子邮件、报价书和会签表等，均属于合同的范围。

2.采购合同的编写内容

2.1采购人员编制的采购合同在采用公司统一格式合同版本的同时，还应包括以下九个方面的内容。

2.1.1合同签订双方的姓名、地址和联系方式。

2.1.2采购物资的单价、总价。

2.1.3采购物资的数量及规格型号。

2.1.4采购物资的质量及技术要求。

2.1.5采购物资的履约方式、期限、到货地点。

2.1.6采购物资的验收标准和方式。

2.1.7付款方式的期限。

2.1.8售后服务和其他优惠条件。

2.1.9违约责任和解决争议的方法。

2.2编写采购合同需经过以下程序

2.2.1选择供应商。

公司通过筛选、确认合格的供应商。

2.2.2进行谈判。

采购部应与合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物料的价格、数量、质量、供货方式、货款支付等，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商填写供方推荐表并评审（具体参照采购前后如管理办法）。

2.2.3拟写正式的采购合同。

采购部应根据各相关部门、采购负责人、法律顾问及供应链负责人的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。

2.3采购合同的编写要求

2.3.1采购合同的条款内容必须齐全、明确、具体，表达必须严谨。

三、合同的签订

1.采购签订权限的规定

采购合同的签订必须按照公司规定的审批权限来进行。

2.供应商的要求

2.1与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托他人代签，采购部应审验其委托证明。

2.2签订合同之前，需对供应商进行全面的了解，确保供应商的信用、资格、能力满足公司的要求。

3.采购合同的审批

3.1采购负责人对合同的内容进行初审、确保合同内容与谈判的内容相符，并查看有无变动或更改的必要。

3.2财务部对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等内容进行审查并提出审查意见。

3.3法律顾问对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见。

3.4相关人员审查通过后，报供应链负责人审批，然后由采购人员与供应商会签。

4.采购合同的保管

4.1合同签订之后，由公司采购部派专人保管。

四、采购合同的执行与控制

1.发出订购单

合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时向供应商发出“订货单”，使供应商及时准备公司所需的物品。

2.采购进度的控制

2.1对于供应商需按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工周期长、变数多、监控过程比较复杂的现象，采购部应要求供应商提供进度安排表。

2.2采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能及时运送公司指定地点。

2.3如果供应商提供的进度安排将延缓公司的生产，采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系增加采购数量。

2.4采购部应本着经济性的原则做好物料的采购进度控制工作，既要保证仓库中的采购物料库存最低，同时还要保证采购物料满足生产的需求。

3.采购物资验收

采购部应配合质量管理部门做好采购物资的进司验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的的质量要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。

4.采购帐务处理

采购部应建立合同履约管理台帐，对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。

5.供应商的管理

在合同的执行过程中，采购部要处理好与供应商之间的关系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，便于在生产需求增加、市场紧张时供应商能够及时供应。

五、采购合同的修改与终止

1.采购合同的修改

1.1在合同执行过程中，因供应商原因造成无法按数量供应的采购物料，采购部经调查核实采购供应链负责人确认，可与供应商签订新的采购物料数量协议，作为采购合同的附件执行。

1.2在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化（例如原材料价格上涨幅度大，供应商无法按合同约定履行合同）经采购供应链负责人确认，采购部与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。

1.3在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货时，采购部经过核实后，可与供应商进行协商，签订延期交货协议，作为合同的附件执行。

2.采购合同的终止

有下列情形之一者，视为合同终止

2.1因不可抗力导致合同无法履行，双方同意取消合同。

2.2因市场环境或需求发生变化一方提出取消合同的，由双方协商解决赔偿事宜。

2.3出现违背合同条款的状况或逾期没有履行合同约定的。

2.4发生符合合同条款中合约解除事项的情况。

六、合同纠纷的处理与合同管理

1.合同纠纷处理

当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时，其一般采取如下处理方法：

1.1与供应商协商解决。

1.2请第三方协调解决。

1.3由仲裁机构进行仲裁。

1.4通过法律途径解决。

2.合同管理

2.1采购合同的签订与资料管理人员要遵守合同的管理纪律。

有下列情形之一的，公司将根据情节的轻重对相关责任人进行相应的处理。

2.1.1泄露或私自更改合同内容。

2.1.2丢失合同。

2.1.3在合同保管过程中损害公司利益。

2.2参与采购合同履行与监督的人员违反公司的相关规定，给公司造成经济损失或其他损失的，公司将根据性质与情节轻重者对责任人进行行政或经济处罚，情节严重者将依法追究其法律责任。

七、附则

本制度未尽事宜，依照国家相关的法律，法规各政策执行。

第四章供应商管理制度

1.总则

1.1目的

选择合格的供应商并对其进行持续监控，以确保其为企业提供合格的产品与服务。

1.2适用范