lotus邮件归档设置及操作说明书.docx

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lotus邮件归档设置及操作说明书

综合办公系统（lotus）归档设置说明

一、原理及用途说明1

二、新建归档设置1

三、手动归档操作9

四、查看或更改归档设置12

五、多人共用请加强管理，谨慎使用13

一、原理及用途说明

归档是指把存储在服务器上的保存到本地计算机数据库中，这样可以减小占用服务器上容量的大小，能够更多、及时收发，以满足工作的需要。

二、新建归档设置

1、进入后请点击菜单“操作”---“归档”---“设置”，如下图：

图1：

2、选择“设置”选项卡，分别选择2个默认的归档名称，点击“删除”按钮。

如下图：

图2：

3、删除后点击“添加”按钮，如下图：

图3：

4、输入“归档条件设置描述名”（可随意），例：

我的归档文件；点击“归档数据库按钮”，如下图：

图4：

5、点击文件名后面的图标，如下图：

图5

6、在计算机中选择存放存档文件的目录（请勿选择系统分区），文件夹可自行建立，并无特殊要求，保证空间即可。

如下图：

图6

7、目录选择好以后，在“文件名”处输入要使用的存档文件名称（可根据自己工作方便命名），点击“选择”按钮。

如下图：

图7

8、点击“确定”按钮。

如下图：

图8

9、点击“确定”按钮。

如下图：

图9

10、点击“确定”按钮。

如下图：

图10

11、归档设置完成后，在收件箱左侧列表中出现“归档”文件夹，但从未进行过归档操作时，请不要点击归档。

如下图：

图11

三、手动归档操作

1、选择要进行归档的，可多选。

如下图：

图12

2、点击菜单“操作”---“归档”---“选择文档”，如下图：

图13

3、出现归档提示对话框，点击“是”按钮。

如下图：

图14

4、归档后选择归档的从收件箱消失，点击左侧“归档”文件夹。

如下图：

图15

5、归档与在服务器上的收件箱有相同的视图与操作规则。

如下图：

图16

四、查看或更改归档设置

1、点击菜单“操作”---“归档”---“设置”，如图1。

2、在“设置”选项卡，下方的文字说明框可以查看到数据库名以及存放目录；如需要更改请点击“编辑”按钮。

如下图：

图17

3、然后归档设置更改按照一、4及以后步骤操作。

五、多人共用请加强管理，谨慎使用。