档案分类及编号方案新教材.docx

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档案分类及编号方案新教材

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知单号

1目的

2依据与适用范围

3文书、科技类档案的分类和档号编制

3.1类目设置

3.2档号编制及标记符号

4声像、实物、电子类特殊载体档案的分类、代号和档号编制

5资料的种类和档号编制

6附表

档案分类及编号方案

1目的

为了规范公司对各类档案进行分类、编号、标识，便于检索利用。

2依据与适用范围

2.1参照国家档案局《工业企业档案分类试行规则》，结合公司实际特制定本方案。

2.2本方案规定了建设公司各种档案的分类及编号方法。

2.3本方案适用于公司档案实体的分类、编号。

3文书、科技类档案的分类和档号编制

3.1类目设置

3.1.1一级类目设置

根据工业企业档案分类设置的十个一级类目建设公司档案选用其中八个即：

党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、建筑产品类、科学技术研究类、自身基本建设类、会计档案类，其类号分别为1、2、3、4、5、6、7、8。

3.1.2二级类目

3.1.2.1党群工作共设六个二级类目：

即党务、组织、宣传、纪检监察、工会、共青团。

3.1.2.2行政工作共设九个二级类目：

即行政事务、法律事务、公安保卫、审计工作、人事劳动、职工教育、医疗卫生、后勤管理、外事工作。

3.1.2.3经营管理类共设六个二级类目：

即经营决策、计划工作、统计工作、财务管理、物资管理、设备管理、

3.1.2.4生产技术管理类共设七个二级类目：

即科技管理、质量管理、安全管理、环境保护、计量管理、标准化管理、信息管理。

3.1.2.5建筑产品、科学技术研究、自身基本建设类的档案按区域、、课题、项目设置二级类目。

3.2档号编制及标记符号

3.2.1标记符号

3.2.1.1本方案采用英文字母、阿拉伯数字编制。

3.2.1.2档号编制坚持系统、规范、简单、便于检索的原则。

3.2.1.31—4类文书档案（党群、行政、经营、生产技术）档号结构为：

档号＝目录号+年度+类别号+盒号+起止件号

例：

7——2002——1（2、3、4）——X·XX——X-XX

起止件号

盒号

类别号（一级类目）

1—党群、2—行政管理、3—经营管理、4—生产技术管理

年度

目录号（文书档案第7本）

3.2.1.45—7类科技档案（建筑产品、科学技术研究、自身基本建设）档号结构为：

档号＝类别号+项目代号（工程项目、科研课题）+案卷号

例：

5—×××.××—×××

案卷号（流水号）

项目代号（工程项目）

一级类目（5-建筑产品、6-科学技术

研究、7自身基本建设）

4声像、实物、电子类特殊载体档案的分类、代号和档号编制

4.1声像档案分照片、录音、录像三种类型，分别用Sz、Sy、Sx表示

4.1.1照片档案按年度结合类别分类，整理中按综合、业务项目顺序排列。

Sz—××

案卷号（流水号）

类型号

4.1.2录音带、录像带分别按形成时间的先后顺序排列。

Sy（Sx）—××

案卷号（流水号）

类型号

4.2实物档案由荣誉性实物和印章类实物组成

4.2.1荣誉性实物分奖状、奖杯（牌）、证书三种形式。

4.2.1.1奖状（A—省、部、市优质工程奖；B—科技进步奖；C—企业荣誉）

A（B、C）—××

案卷号（流水号）

类型号

4.2.1.2奖杯（牌）（奖杯—D；牌、匾—E）

D（E）—××

案卷号（流水号）

类型号

4.2.1.3企业资质证书、营业执照类

F—××

案卷号（流水号）

类型号

4.2.2印章类实物按机构排列，用字母G表示

G—××

案卷号

类型号

4.3电子档案分磁盘、光盘两种，结合纸制文件标注互见。

分别用Dc、Dg表示。

4.3.1磁盘

Dc—××

案卷号

类型号

4.3.2光盘

Dg—××

案卷号

类型号

5资料的种类和档号编制

5.1将资料分为图书和具有参考价值资料两大类

5.1.1图书资料指专业图书，如规范、手册、标准、图集等。

其档号编制按档号分类流水编制。

5.1.2具有参考价值资料按时间顺序排列编制档号，用字母“Z”表示。

6附表

6.1公司档案分类模块图。

6.2公司档案分类方案、归档范围、保管期限表（简称“三合一制度表”）。

6.3建设工程文件归档范围和保管期限表。

公司档案分类方案、归档范围、保管期限表

档案

种类

分类方案

归档范围

保

管

期

限

提

供

单

位

一级类目

二级类目

代

号

名

称

类

号

类

名

类

号

类名

W

文书档案

1

党群工作类

1

党务工作

公司及各单位党代会议、党委文件材料、会议纪录、党委事务工作。

党群干部任免；组织宣传工作、计划总结、民主评议、党支部管理、党员教育、争先创优活动、组织介绍信存根、党员名册、干部理论培训思想政治教育、政研会材料、普法工作、双文明创建活动细则办法、总结。

声像资料、纪检监察工作计划、党风治理、党纪检查廉政建设、工作总结、违纪案件的审查处理党员处分、通报；工会、团委、女工工作计划、总结、换届改选工作有关文件、劳动竞赛、劳动保护、劳动争议调解工作的有关文件、技术创新、合理化建议、各类协会工作协会理事文体活动；团员教育管理、各种表彰活动文件、统计报表；职代会（工代会）、团代会等大型会议材料、声像材料。

永久长期短期

各单位办公室

政工部

纪监审计部

2

组织工作

3

宣传工作

4

纪检监察

5

工会工作

6

团的工作

2

行政管理类

1

行政事务

公司及各单位更改名称、启用印章；公司章程、公司简介；工作条例、贺电、电报、传真情况简报、情况通报、情况反映；党委常委、董事会、监事会、办公会议记录本；行政工作计划、总结、重要通知、通报；信访、保密工作计划、管理办法、总结；大事记、介绍信存根；车辆管理、接待工作、审计工作计划、制度总结、各单位经理任期、离任经济审计、公司所属单位资产、负债、损益及财务收支、经济效益等经济活动的审计报告、工程项目承包的经济责任审计、审计报表；机构设置、成立、合并、撤销的请示及批复；员工考核聘任、任免、领导分工专业技术职务的评聘、管理办法；大中专毕业生派遣证、出国审批安置；职工的奖惩、解除和中止劳动合同；转业军人安置、转正、定级、工资管理办法；职工教育培训、技师考核评定工作下岗在就业；社会保险（养老、医疗、失业、工伤、生育）具体实施细则、办法等；干部名册、外单位调入或调出行政介绍信；各种统计报表；人口普查资料；征用、复查土地的申请、批复文件、土地证书、资料；图纸综合治理责任书、有关住房改革、政策、居委会工作管理、总结、卫生防疫、计划生育工作、医疗、爱委会工作。

法律常识普及工作，重要规章制度的审核工作，经营项目的法律评审和经济合同谈判及公司生产经营活动中相关法律事务。

永久长期短期

各单位

各部门

2

公安保卫

3

审计工作

4

人事劳动

5

职工教育

6

医疗卫生

7

后勤管理

8

外事工作

9

法律事务

3

经营管理类

1

经营决策

公司及各单位统计标准和管理办法；项目法管理、项目经理考核；招标、投标工作；工程索赔、经济合同管理办法、工程概预算、预算定额、工程取费标准、工程结算纠纷协调、仲裁、拖欠工程款；基建、施工计划、各类统计报表及综合统计分析；工作总结、企业证照管理、资质申办、增级和增项、注册登记、各类证照的年检、办证、换证；财务管理办法、工作计划总结；资金的筹措、使用、分配、成本核算；税收、贷款、财务预决算及上级批复；会计报表；设备物资管理制度、办法、工作计划；购置设备、设备更新、报废改造计划的请示、批复；物资、设备大检查工作、清产核资、总结；财产、设备移交凭证；机械设备、物资统计报表；岗位责任制等规章制度；企业中长期发展规划、企业管理调研、有关企业改革具体方案；经营承包方案及合同；工作总结；；质量管理体系认证工作的文件资料；；各种统计报表、总结、请示、批复、通知。

永久长期短期

各单位

工程部

财务部

2

计划工作

3

统计工作

4

财务管理

5

物资管理

6

设备管理

4

1

科技管理

2

质量管理

3

安全管理

公司档案分类方案、归档范围、保管期限表

档案

种类

分类方案

归档范围

保

管

期

限

提

供

单

位

一级

类目

二级类目

代

号

名

称

类

号

类

名

类

号

类名

W

文书档案

4

生产技术管理类

4

环境保护

公司及各单位安全、质量工作计划、管理办法、检查工作总结、重大质安事故的调查、分析、上报、处理工作；质量、安全统计报表及有关声像资料；科技工作计划、技术、计量、标准科技成果申办、科技进步奖；施工技术总结、论文；环境保护；工程设计管理、标准、办法、总结；各种统计报表；各类数据管理、电子计算机系统，情报工作，图书资料等工作。

档案管理工作计划、总结、各门类档案管理办法、编研材料、统计报表各门类档案交接凭证、档案销毁清册。

永久长期短期

各单位

工程部

科技信息部

5

计量管理

6

标准化管理

7

信息管理

K

科技档案

5

建筑产品类

1

核电建筑

工程文件归档范围包括招标签约工程准备、、施工文件、竣工图、竣工验收文件，详见“建设工程文件归档范围和保管期限表”。

各单位

项目部

2

工民建筑

6

科技研究

1

课题

科研准备阶段：

科研课题审批文件、任务书、委托书、课题报告、调研报告，方案论证和协议书、合同等文件；研究实验阶段：

各种载体的重要原始记录，实验报告，计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸、关键工艺文件，重要的来往技术文件等；总结鉴定验收阶段：

工作总结，科研报告，论文，专著，参加人员名单，技术鉴定材料，科研投资情况、决算材料等；成果和奖励申报阶段：

成果和奖励申报材料及审批材料，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等；推广应用阶段：

推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料，转让合同，用户反馈意见等。

长期

各单位

科技信息部

7

自身基建类

1

综合建筑

基建工程文件归档范围包括立项勘察测绘设计工程准备、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件，详见“建设工程文件归档范围和保管期限表”。

工程部

2

住宅

C

会计档案

8

会计档案类

1

会计凭证

原始凭证、记账凭证、汇总凭证

十五年

各单

位财

务部

2

会计帐薄

总账、明细账、日记账、辅助账薄（其中现金、银行存款日记帐保管期限25年）。

3

财务报告

月、季财务报告。

3年

年度财务报告（决算）。

永久

4