迈克集团行政管理手册.doc

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迈克集团行政管理手册

第一章接待工作

第一条总台接待工作

（一）接待人员应制造优雅、清新的接待环境。

（二）接待人员应做到仪表端正、言行得体，并按规定着装。

（三）接待人员应对来客热情大方、礼貌周到、不卑不亢、微笑服务。

有客户来访，应立即起身接待。

（四）接待人员应了解来客的身份、意图，根据需要与有关部门联系，做好引见工作。

（五）接待人员应配合各部门搞好接待服务工作。

（六）接待人员须负责公司接待室茶具的清洗、管理和茶水供应。

（七）接待人员须负责所在办公区鲜花、盆景、绿色植物的配置、管理工作及报夹管理工作。

第二条部门接待工作

（一）接待人员应问明对方姓名、单位、来访意图，请示领导是否接待。

如接待，则引客人到会客间，并奉茶（若事先有约定，可将茶水发上，每10-15分钟续水一次），接待时应注意观察领导是否有茶、笔记本、笔等，若没有及时送上，如因种种原因不能接待，应婉言转告或另约。

（二）带客人外出观光，应做到有礼有节，并按照公司有关费用标准开支。

第二章电话接听

第一条办公室电话接听应使用普通话，首先使用"您好，迈克"或"您好，××部门"或"××办公室"，然后问明对方姓名、单位、电话号码，重要的做好电话记录，接听电话语言应亲切、温和。

第二条电话总机服务工作是公司对外联系的窗口，总机人员的服务态度，语言艺术，操作熟练程度决定整个话务质量，体现着公司形象和声誉。

第三条电话总机人员应严格注意仪容仪表，精神面貌。

第四条电话总机人员在上班时间应坚持使用热情、礼貌、温和的服务语言，使用普通话，接电话时使用以下语言"您好"、"请稍等"、"请问先生（小姐）贵姓"、"他不在"等标准语言，处理无人接或占线的电话，主动提议是否需要给受话者留言或请稍后再打来。

受理长途电话时要注意听清、简洁。

第五条总机接线员在上班时间应坚守岗位，不得擅自离岗。

出现情况要沉着冷静，按公司有关规定执行。

总机人员应努力学习业务，扩大知识面，在电话服务中为客户提供方便，尽可能多记忆电话号码，多熟悉客户声音。

第六条总机人员严禁用总机滥打私人电话。

第七条分机拨出传呼需转接应通知总机人员，否则不予转接，不得在总机处高声喧哗。

第三章法律工作

公司聘请常年法律顾问配合公司人员处理公司内外法律事务，其主要工作职责如下：

第一条对公司员工进行法制宣传和法制教育工作

第二条对公司的重大经营决策活动提供法律依据和法律建议，以保证其合法性和可行性。

第三条审查集团公司对外签订的经济合同，并提出书面意见，以保证合同条款的合法性并在法律上对公司有利。

第四条解决或协助解决集团公司对外法律纠纷。

第五条办理或协同办理集团公司非诉讼法律事务（如商标注册、专利申请等）。

第六条解答法律询问。

第七条协助有关部门查处侵害公司利益的人和事。

第八条加强与当地政法机关联系，为集团公司创造良好的法律环境。

第九条办理公司领导交办的其他工作。

公司员工应具备法律基本常识，遇到有关法律问题时，应保持缄默，并立即通知法律顾问帮助解决。

第四章通讯

第一条通讯设备包括：

办公用集团交换机、办公电话、移动电话、传呼机等。

第二条通讯设备的配置根据工作需要提出申请报主管领导批准。

第三条移动电话自行自费配置。

第四条凡公司配置的通讯设备属公司资产，部门或员工不得私自转让、调换。

正常变动须经主管同意由行管部办理。

第五条办公电话应长话短说，遵守电话使用规范。

第六条凡公司正式员工均可报销传呼费用，但应保证与公司的正常联系。

第七条移动电话费用：

部长级以上中高层管理人员实报，业务人员经主管部长批准同意后按级别报销。

B级报销话费的90%；C级报销话费的80%；D级报销话费的70%；非合同制业务人员报销话费的60%。

业务人员范围：

销售人员、驾驶人员、外勤采购人员。

第八条每月行管部按时应到电信局缴纳当月电话和手机话费，定期不定期的实行话费查询，对异常话费进行调查，对初次违规员工行政书面警告一次，扣罚200元，一季度内重犯二次者，停发当月奖金，记大过一次，一年内重犯三次者予以除名。

第九条通讯违规行为：

1、工作时间，私人电话市话超过5分钟；2、同一工作日，私人电话市话超过5次；3、非工作需要使用信息台者；4、非工作需要拨打长途电话

第十条因特殊原因需异常使用电话，应通知行管部门备案，按电信标准向公司缴纳电话通讯费用。

第十一条公司配置的通讯设备遗失，个人负责承担赔偿设备及传呼费用。

第五章名片印制

第一条员工印制名片按公司规定的统一格式由行管部门印制，有特殊要求的，须经部门主管同意。

第二条每月印制名片日期为当月15日、30日，需印制者应提前通知行管部，特殊情况例外，一般员工不印制名片。

第三条新印制名片，如有错误，需由双方查出原因，由责任者承担费用。

第四条名片费用按归属记入部门费用。

第六章文具

第一条为使办公文具用品管理合理化，特订本办法。

第二条本办法所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。

（一）消耗品：

铅笔、刀片、胶水、胶带、浆糊、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、水腊、打印油、原子笔、钉书针等。

（二）管理消耗品：

签字笔、白板笔、笔式擦、荧光笔、修正液、打印台、电池等。

（三）管理品：

剪刀、美工刀、订书机、打孔机、大型削笔器、算盘、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳、计算机、直尺、印泥、打印台等。

第三条文具用品分为个人领用与部门领用两种。

"个人领用"系个人使用保管用品，如原子笔、橡皮擦、直尺等。

"部门领用"系本单位共同使用用品，如打孔机、大型订书机、打码机等。

第四条消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数），经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准（如原子笔每月每人发放一支），并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。

第五条管理消耗品文具应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，但纯消耗品不在此限。

第六条管理性文具列入移交，如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。

第七条文具的申请应于每月二十五日由各部门提出"文具用品申请单"交行管部统一采购，次月一日发放。

但管理性文具的请领不受上述时间限制。

第八条每人及每单位设立"文具用品领用记录卡"一张，由行管部统一保管，于文具领用时分别登录之，并控制文具领用状况。

第九条文具严禁取回家私用。

第十条行管部可向文具批发商采购，其必需品、采购不易或耗用量大者，应酌量库存，特殊文具行管部无法采购者，可以经行管部同意授权各单位自行采购。

第十一条新进人员到职时由各单位提出文具申请单向行管部请领文具，并列入领用卡，人员离职时，应将剩余文具及列管文具一并缴交行管部。

第十二条印刷品（如信纸、信封、表格等）除各单位特殊表单外，其印刷、保管均由行管部管理。

第七章文印

第一条文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。

对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室来取回，不得延误。

第二条私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以免影响公司的正常工作。

第三条员工应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。

第四条复（速）印文件资料要办理登记手续，详填复印时间、标题、密级、份数；复印后，需签字确认。

第五条复（速）印机由行管部人员保管使用，其他人员非经允许不得自行开机或使用。

第六条每月各公司按登记本所记录的费用支付复（速）印费，当月结清。

第八章计算机资源管理

为更好的管理和利用公司的计算机资源，特制定以下计算机管理条例：

第一条以下计算机资源是指迈克集团及其所属各公司和部门的计算机软硬件、计算机相关外设及计算机网络。

第二条计算机资源由迈克集团信息中心统一组织管理。

第三条各部门需要购买办公用计算机资源时应提出书面申请，经所属公司总经理批准后方可执行；各部门在计算机购入验收后由行管部办理入库和统一编号出库，并交信息中心备案。

第四条计算机资源是公司财产，任何人不得故意破坏、随意拆卸或私自带出公司。

凡因上述原因影响到该计算机资源的使用寿命、给管理和工作造成混乱、给公司带来损失的，视其情况损失总额的10%～100%进行赔偿；对造成严重损失的，将追究其法律责任。

第五条计算机资源的日常管理原则是：

谁使用，谁负责。

第六条划归各部门使用的计算机资源只能由该部门相关人员使用；一些有特殊工作任务的计算机只能由专人使用，任何人员不得随意开启使用非本部门或特殊用途的计算机资源。

第七条划归给部门使用的计算机资源是用于辅助该部门解决工作问题的工具，不得挪作它用。

禁止在计算机上安装与工作无关的软件，严禁使用计算机玩电脑游戏。

第八条计算机资源使用人员应提高计算机安全意识，定期对重要的文件资料备份保存，并定期查杀计算机病毒。

严禁在计算机机器网络上使用违反国家法规及公司规定的软件；严禁使用不明来历的光盘和磁盘等存储设备；严禁私自修改计算机配置，拷贝带走计算机文件资料。

第九条对于能接入国际互联网的计算机资源仅用于所属部门的工作需要，严禁利用计算机资源上网从事与工作无关的活动。

第十条计算机使用人员要定期（每周至少一次）做好计算机资源的清洁工作。

第十一条计算机资源一旦发生故障，操作人员应首先分析判断原因，如自己无法排除，则应通过主管经理与信息中心联系解决。

第十二条计算机使用人员要不断提高自己的计算机技能水平，公司将对其作定期的培训和考核。

第九章车辆

目的：

为加强本公司车辆管理以保证公务用车的正常运转，特制定本制度。

一、车辆管理办法

第一条车辆的使用

（一）各车由专职驾驶员负责，车辆实行运行登记，记录由该车专驾人员负责。

如遇特殊情况，由其他驾驶人员使用登记后，交该车专驾人员签名。

星期六，星期日或休息时间用车，需请示业务部经理或其委托的代言人。

（二）使用人于驾驶车辆前应对车辆做基本检查（如水箱，油量，轮胎等），如发现故障，配件失窃或损坏等现象，应立即报告。

（三）严格执行车辆返回公司制度。

因特殊原因不能回公司的，须经公司领导批准，并确保车辆在外停放安全。

（四）车辆的检查和验收上班时交由专驾人员实施。

登记情况包括：

1、每日车辆运行情况（出车时间，地点，用途等）；

2、车辆是否有故障或损坏。

如有，记录故障或损坏程度详情；

3、申请维修时间及实施情况；

4、每次加燃油时的里程表数目。

（五）工作时间内正常业务用车，一般由库房管理人员安排，特殊情况由业务部部长安排。

（六）公司员工私人用车：

1、工作时间内一般不允许，如遇紧急情况，报请业务部长同意后方可使用。

2、休息时间内私人用车，在与公司正常工作不冲突的情况下（原则上24小时应留有紧急业务用车），需报请业务部部长或委托的代言人同意后方可使用。

报请人需说明用车时间，目的及还车时间。

3、如业务部部长出差在外或其他原因未上班，用车人需报请总经理或委托的管理人员。

4、私人用车前仔细检查使用车辆的车况及里程表数，将检查记录记入该车运行登记本并注明私用，签名后交该车专驾人员核对签名后方可使用。

如不检查，用车后出现故障或损坏，维修费用一律由使用人承担。

使用费按实际使用数加倍收取。

5、车辆使用后应将使用情况详细记录在该车运行登记本，签名后交该车专驾人员，该车专驾人员在对车辆检查核对