职场英语邮件的写作规范及详解.docx
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职场英语邮件的写作规范及详解
职场英语：
邮件写作规范详解
一、基本要素
英文电子邮件的基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署名。
1.主题（Subject）：
电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开邮箱阅读邮件时，第一眼看到的就是邮件的主题。
所以，主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。
英文邮件的主题需要注意不超过35个字母，将位于句首的单词和专有名词首字母大写。
比如：
Some questions about C++.在比较正式的格式中，需要把每个单词的首字母大写（介词、冠词除外）。
例如：
YES：
Suppliertraining
NO：
professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany（太长）
主题框的内容切忌含糊不清。
NO：
像Newsaboutthemeeting这样的表达，
YES：
应改为Tomorrow'smeetingcanceled。
一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。
另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。
YES：
NewE-mailAddressNotification；Detailedcalculation
NO：
detailedcalculation
视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（ForYourInformation，供参考），如：
URGENT：
Submityourreporttoday!
2.称谓（称呼Salutation）：
如果是第一次给对方写信，那么称谓最好用“Dear+全名”，注意首字母均大写，这样会让人感觉比较正式。
如果对方以非正式口吻来信，我们也可以类似非正式地回复。
比如：
“Hello/Hi Lillian”。
在实际通信中可能遇到不知道对方姓名，可以用“Dear+对方头衔”，如“Dear President”，或者“Dear+Sir/Madam”形式。
英国人习惯在称呼后加“，”，美国人习惯在称谓后加“：
”，有时也可以不加任何标点，是具体情况而定。
注意：
（1）在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。
YES：
Tommy，或者Mr.Smith。
（2） 称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。
如：
Jimmy,
IreceivedyourmemoandwilldiscussitwithEriconWednesday.
Best,
（3）人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样,头衔都不要错.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的:
HowardE.Wyatt,Dr.HowardE.Hyatt
（4）多过一个男性,用Messrs（[ˈmesəz]各位先生的意思）,就是Misters的意思,其后不要跟名字，只跟姓就可以。
如：
Messrs.Smith,Wyatt,andFury。
反正，如果多过一位女性，用Mesdames/Mmes./Mses.同样不要跟名字.例子:
Mses.Farb,Lionel,andGray。
假如男女一起呢？
弄清楚称呼就行，例如:
Dr.andMrs.HaroldWright/Mr.HaroldWrightandDr.MargaretWright/Mr.andMrs.HarveyAdams-Quinn。
（5）有人有自己头衔就要跟紧，例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时不知道对方头衔，就用Ms.比如：
Ms.SarahGray 。
（6）职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:
KenGreen,President／KenGreen／VicePresidentofInternationalOperations
NO：
KenGreen／VicePresidentofUnicomChina
YES：
KenGreen／VicePresident,UnicomChina
（7）老外的名字有时有Jr.或Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确：
YES：
MichaelJ.Smith,Jr.／MichaelJ.SmithSr.
（8）用人家的名字总好过人家的头衔称呼.如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些：
DearCommitteeMember:
DearMeetingPlanner:
DearColleagues:
ToAllSalesReps:
ToWhomItMayConcern:
DearSirorMadam:
DearMadamorSir:
DearPurchasingAgent:
如果是全公司：
YES：
GentlemenorLadies:
/LadiesorGentlemen:
（9）有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看:
YES：
DearMr.Jones:
（非常正规）/DearJoan:
DearJim,/Jim,（非正规）
2.正文（Body）：
在书写正文时，把最重要的事情写在正文最前面或者邮件内容较长时写在第一段。
为了让收件人阅读邮件比较舒服，我们需要注意邮件正文结构的美感，邮件段落最好控制在两三段之内。
如果一封电子邮件涉及多个信息点，我们可以采用分条目的方法，如符号、小标题、编号来使得邮件想要表达的内容层次清晰。
邮件内容应注意单词的拼写、大小写、标点、语法等。
所谓以小见大。
写信给别人时一般常用How are you been recently?
回复别人邮件时一般常用I am happy to receive your e-mail.
3.结尾语：
在正文之后添加结束语。
注意一般结尾语中只有第一个单词首字母大写而剩余单词都小写，此处与称呼不同。
比如：
一般电子邮件：
Sincerely/Sincerely yours......
私人电子邮件：
Regards/Best wishes/Best regards/With best wishes/Wish best regards/Yours/Cheers
书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:
（1）VeryFormal非常正规的（例如给政府官员的）
Respectfullyyours,Yoursrespectfully,
（2）Formal正规的（例如客户公司之间啦）
Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,
（3）LessFormal不太正规的（例如客户）
Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,
（4）Informal非正规的（例如朋友,同事之类）
Regards,Warmregards,Withkindestregards,Withmybestregards,Mybest,GivemybesttoMary,Fondly,Thanks,Seeyounextweek!
另外，有时在we,I,andyou之间选择是很烦的事--
如果是公司代表联络生意之类,可以用:
Wewillreimburseyoufortheselegalexpenses.Sinopecwillreimburseyoufortheselegalexpenses.
如果单纯说你自己,可以用Ifoundthebrochureveryinformative.
有时可以一起用啦...:
Wearepleasedtoofferyouthepositionofsalesdirector,andIamlookingforwardtoourTuesdaymorningmeeting.
那么I和you呢?
一般来说，收信人的利益比较重要，名义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了。
多用you有时会有隔阂的感觉，比如：
Youwillbepleasedtolearnthatyouhavebeenselectedtoserveonouradvisoryboard.Yourpromptresponsewillbeappreciated.（好像欠你一样）
Iampleasedthatourboardhasselectedyouasthebestqualifiedcandidatetoserveonouradvisoryboard.Ihopeyou’llagreetoserve.（这就友善多了）
Yourbookwaswellwrittenandcomprehensive.（不用你来判断我呀~~）
Ithoroughlyenjoyedyourbookandfoundananswertoeveryoneofmyquestionsaboutperformanceappraisals.（客气一点）
总之，语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度。
B、信尾客套话（Complimentaryclose）通常也很简明。
常常只须一个词，如：
Thanks，'BestCheers，不需要用一般信函中的Sincerelyyours'或Bestregards。
4.署名：
在正文最后需要署名，可以写全名，也可以只写名字。
需要辨明性别时可以在姓名后面注明（Mr./Ms.）。
对于咱们中国人，为了区分姓和名，可以把我们的姓的字母全部大写，例如XIONG Lillian.如果写信人代表的是一个组织或部门，应在名字下一行写上自己的职位、所属部门。
不要把Mr.,Ms.,Mrs.,Dr.之类一起签，签名也看信件的语气.给朋友或公司客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者BillGates。
ever/With love/Affectionately......
二、其它注意事项：
A、文法
1、切忌主客不分或模糊
例子：
Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.
应改为：
Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.（We我们是主语,不是report。
）
2、句子不要零碎
例子：
Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.应该连在一起。
3、结构对称，令人容易理解。
例子:
Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.
应改为：
Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.
4、单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。
例如：
Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.
5、动词主词要呼应。
想想这两个分别：
1）Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted.
2）Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunderbudgeted.
6、时态和语气不要转变太多，不要浪费人家的精力啊。
7、选词正确
像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。
8、地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了One，例子:
127NinthAvenue,North
127E.15Street
5ParkAvenue
OneWingrenPlaza
556-91Street
B、文体
1、可读性：
对象是大学程度的话，用高中的英文就行，不要以为人人都是语言大师，多用短句（15-20字吧），技术性的字,就更加要简单易明.
2、注意段落的开头.一般来说,重要或强调的事情都放在信件或段落的开头,而句子就放在最尾.例如:
（1）.Becausehewasunabletoattendthemeetingpersonally,heforwardedhiscongratulationsoncassettetape.
（2）.Heforwardedhiscongratulationsoncassettetapebecausehewasunabletoattendthemeetingpersonally.两者强调的事情就有分别了.
3、轻重有分，同等重要的用and来连接，较轻放在次要的句子里.
4、意思转接词要留神.例如:
but（相反）,therefore（结论）,also（增添）,forexample（阐明）.分不清furthermore和moreover就不要用啦.
5、句子开头不要含糊不清的主词。
例子:
Thesedecisionshavebeenabigdisappointmenttothecommitteemembers.Theyhavedelayedfurtheraction.They是指什么呀?
开头少用this,that,it,they,或which.
6、修饰词的位置要小心,
例如:
HecouldonlyreimbursethecostafterJuly15.
应为HecouldreimbursethecostonlyafterJuly15.
7、用语要肯定准确.切忌含糊.
例如:
Thefiguresshowasignificantincrease.”怎样significant呀,
改为:
Thefiguresshowanincreaseof19%.
8、.立场观点一致.少用被动语.
例如:
PartialdatashouldbesubmittedbyApril.
改为:
YoushouldsubmitpartialdatabyApril.就很好了.
C.格调
1、式样和句子长度不要太单调.千篇一律的subject-verb-object会闷死人的.有时短句跟着长句可以化解一下.
2、弱软的词（e.g.was,were,is,are...）可以加强一点.
例如:
Pruntonproductsarehighlyeffectivein...
改为:
Pruntonproductsexcelin...就有力很多了.
3、亲切,口语化是比较受欢迎!
用宾词和主动的词,让人家受落.
例如:
（1）.Thisinformationwillbesincerelyappreciated.”
（2）.Wesincerelyappreciateyourinformation.明显地,我们会喜欢第2句.
D、内容与附件
E-mail文体的另外一个特点是简单明了，便于阅读，太长的内容可以以附件的方式发出。
一个段落大多仅由一到三个句子组成。
三、英语电子邮件写作应遵循的五C原则
商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五C原则，即Correctness、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy原则。
1、准确原则
由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务治理与沟通至关重要。
具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。
2、简洁原则
简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。
一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。
在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，有大量省略句和不完整句。
其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。
另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语，如U表示you，Pls表示please，Info表示information，Qty表示quantity，P“C表示piece，L“C表示LetterofCredit，FOB表示FreeonBoard。
例1ItisverydifficulttosellmanholecoversinFrance.ThisproductmusthavethequalitycertificateissuedinFrance.
例2Price：
FOBShanghaiUSD96“PC.
例3Hopeyoucanacceptit.
例1中的两个单句具有明显的因果关系，但写并不使用表达因果关系的连接词如since、because，这种舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征在商务英语电子邮件写作中十分常见。
例2中缩略语的使用，例3中不完整句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。
3、完整原则
商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。
邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即who，when，where，what，why和how。
4、清楚原则
商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。
具体表现在：
例1Wewilldeliveryourgoodssoon.
例2中significant一词意为明显的、不小的，语义模糊，故可以用具体数字替换。
例2中soon表示不久、很快，语义不明确，没有指出具体的供货时间，可改为具体的年月日。
5、礼貌原则
商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。
鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易接受。
在写作电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。
例1Ifitisnotforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomers，wecouldnothavequotedforsuppliesevenatthatprice.
例2Iwouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationsfor65，000pieces.
例1中虚拟语气和例2中委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，很轻易为对方接受。
四、经典范例
（一）
DearMr./Ms,（齐头式）
Mr.JohnGreen,ourGeneralManager,willbeinParisfromJune2to7andwouldliketocomeandseeyou,say,onJune3at2.00p.m.abouttheopeningofasampleroomthere.Pleaseletusknowifthetimeisconvenientforyou.Ifnot,whattimeyouwouldsuggest.
Yoursfaithfully,
尊敬的先生/小姐
我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于六月3日下午2：
00点拜访您。
请告知这个时间对您是否方便。
如不方便，请建议具体时间。
您诚挚的
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<回信>
DearMr./Ms,
ThankyouforyourletterinformingusofMr.Green'svisitduringJune2-7.Unfortunately,Mr.Edwards,ourmanager,isnowinCairoandwillnotbebackuntilthesecondhalfofJune.Hewould,however,bepleasedtoseeMr.Greenanytimeafterhisreturn.
Welookforwardtohearingfromyou.
Yoursfaithfully,
尊敬的先生/小姐
谢谢来函告知我方六月2-7日格林先生的来访。
不巧，我们的总经理艾得华先生现正在巴黎，到六月中旬才能回来。
但他回来后愿意在任何时间会见格林先生。
希望收到您的来信。
您诚挚的
DearMr/Ms,
IrepresenttheW/PElectronicsCompanyinDallas,andwillbeinKunmingfromnextMondaytoFriday,（October5-9）.Ishouldliketocallonyoutodiscussournewmonitor.Would0930hoursonTuesday,October6
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