投标管理制度.doc

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四川众慧成科技有限公司

投标管理制度

第一条  总则

 1、为进一步加强公司市场开发工作，规范投标工作的管理，明确投标过程各环节的责、权、利，充分调动公司及各单位参与市场竞争的积极性，特制定本管理办法。

2、投标工作必须遵守《招投标法》、《合同法》等法律、规章，执行国家及行业颁布的标准、规范及公司质量体系文件的规定。

3、公司投标工作实行在总经理领导下，主管领导负责、公司领导分片负责和项目跟踪责任人制度。

第二条  适用范围 

本管理办法适用于公司对外的所有投标活动和项目。

对于投标工作，各个有关部门和参加人员必须认真对待、相互配合，按时保质完成各自的任务，保证投标文件的质量。

第三条 职权和职责

投标工作的管理部门以市场部为中心，各相关部门根据招标要求配合完成投标工作。

 1.市场部职责

（1） 

（1）负责投标信息的获取和评审工作，形成初步评审建议； 

（2）负责投标前的各项准备工作； 

（3）负责组织协调投标文件的编制和汇总，负责招标文件中分的编写工作； 

（4）负责组织参加投标、澄清、办理授标、签订合同等商务事宜； 

（5）负责所有招投标文件的归档。

（6）负责与总经理/沟通、确认需投标的信息，了解投标单位的真实意图，如：

招标单位对质量、工期、报价的期望及重视程度，以及公司主要竞争对手的情况。

（7）负责招标文件购买、招标前资格预审和投标文件递交、开标的工作。

（8）负责投标价格最终定价的工作。

（9）负责向招标单位递交投标保证金并索取收据的工作。

（10）负责追踪投标情况、投标保证金追回等工作。

2.各相关部门职责 

各相关部门按投标方案的责任分工完成工作。

（1）技术部准备相关技术文件并按要求编写，同时提供投标文件中所需的技术资料； 

（2）市场部提供投标文件所需的公司基本情况等资料； 

（3）财务部提供公司相关财务数据、统计报表、投标保函以及资信证明等文件。

（4）其它部门根据招标文件要求提供相关文件。

3.市场部职责

（2） 

（1）负责商务标书的制作、商务标书与技术标书的整合、打印、装订、密封等； 

（2）负责项目投标文件的编制、打印、装订、封标等工作； 

（3）负责协助公司投标保证金（保函）申请工作（主要是流程办理），总经理批准后，到财务部办理付款手续； 

（4）负责投标保证金借款单的复印件管理 ；

（5）负责最终投标报价清单的编制、投标单价分析的工作； 

（6）负责商务标内容的编制； 

（7）负责投标文件封标前的审核工作； 

（8）参加开标会议，并进行标后投标分析； 

（9）负责定期更新投标文件中的公司资料电子版内容； 

（10）负责向代理商或部门经理提供投标授权资质及其他相关支持； 

（11）负责投标技术方案的编写； 

（12）负责最终投标清单的编制；  

4.市场部信息专员职责 

（1）及时搜集、更新、汇总行业招标信息； 

（2）与领导、分公司经理沟通，确认需投标的信息；  

（3）每日上报当日信息收集情况，并登记台账，格式（见附件）。

5.技术部职责 

（1）负责招标文件中有关技术文件、技术方案的审查工作。

（2）负责项目投标文件中技术标的编制工作。

（3）协助投标技术澄清、资格比选、标后答疑、标后投标分析等工作。

（4）负责提供招标文件中要求提供的技术参数等资料。

（5）通过评审会议负责最终投标清单的确定；负责技术标书方案的可行性； 

（6）提供投标中需要的以往项目技术参考资料； 

（7）负责标书项目组织设计、整体运营方案的编制； 

（8）负责标书其他资料的提供；  

6. 财务部职责 

协助完成投标保证金（或投标保函）、公司资信证明、财务报表、审计报告、银行资信、银行查证等内容的提供。

7.市场部经理职责 

（1）负责购买标书、递交投标保证金的审批工作。

（2）监控投标工作，分析外部环境，负责定标。

第四条投标流程

1.原则 

为最大限度的发挥、利用公司的各种有限资源，投标计划要经过慎重的可行性分析后进行。

各相关部门分析参加投标项目的可行性，总经理确认，投标项目确认后方可进行投标工作。

 2.参加投标的条件：

（应同时满足以下条件） 

（1）公司能满足招标书中提出的资格条件（包含资质条件）及技术条件； 

（2）参加投标的服务内容应符合招标书中要求；

（3）经主管领导批准参加的投标的项目。

3.招标信息的获取：

市场部通过以下途径获取招标信息：

（1）通过网络搜寻招标方正式发布的招标通告；  

（2）接收由招标方发出的招标邀请函； 

（3）可通过各种公开媒体，如《招标与市场》杂志、电子信箱及互联网等各种途径获取并跟踪招标信息； 

（4）市场部应跟踪国家的中、远期及近期招投标政策信息；

 （5）走访客户了解的招标信息；

（6）其他渠道获得的招标信息。

4.投标信息的评审和确认 

（1）市场部获取投标信息后当日内进行评审，需要时可组织会议评审，形成评审意见； 

（2）市场部将评审意见报总经理，经总经理确认并批准立项后，组织进行投标工作。

5.建立完善的信息管理系统 

（1）在已知将对某项目进行投标时，即对确定投标的项目进行信息跟踪； 

（2）信息跟踪要确定专人负责进行，通过网络、电话等多种途径积极主动的与招标代理、甲方单位进行有效的沟通，以获取对投标报价、文件编制有利的信息。

（3）公司投标工作，应在市场部、各部门充分进行信息收集、市场调研的前提下，坚持守法、讲求信用的原则，以技术水平、管理水平和社会信誉开展竞争。

（4）公司投标的管理工作，按项目的具体情况，分别由公司市场部和各部门负责。

（5）公司的投标工作，受国家法律的保护和约束，有关主管部门应加强对投标活动的监督管理，杜绝一切违法行为。

（6）各部门应积极配合市场部工作。

要主动的展开市场开发人员的培养工作，为下一步部门具备自主投标能力做好人才储备。

6.投标前的准备工作 

市场部负责投标前的各项准备工作：

（1）按招标通告及时购买标书文件； 

（2）组织召开招标工作会议，确定招标工作小组成员；

（3）制定招标工作实施方案，以标书完成表形式确定各相关部门工作内容，完成时间及责任人。

 7.申请投标审批 

各部门人员得到招投标信息，应与市场部联系认定其可行并开始准备进行投标活动后，必须填写《投标申请表》（附后）并上报市场部领导审核。

在确定有能力、有可能时再登记并购买标书、文件。

8.购买招标文件 

营销人员按招标文件要求购买招标书，并应从多渠道获得并反馈信息，包括概算，竞争对手情况等，以指导投标书的制作。

9.投标项目的建立 

（1）市场部投标专员接到招标文件/资格预审公告后，投标专员负责了解招标项目的具体情况，并将招标文件交给市场部初步审核（内容包括：

拟投标项目概况、时间要求、投标保证金、付款条件等等），递交总经理批准投标； 

（2）需参加的投标项目由市场部投标专员安排招标文件/资格预审文件的购买； 

（3）购买招标文件所需公司资质等文件（原件）由市场部人员到财务部部办理借用手续，并保证及时归还。

10.需财务部办理内容 

市场部取得招标文件后，根据招标文件要求，把需财务部办理内容提交给财务部，财务部在规定的时间内完成相关工作，如：

投标保证金；银行资信证明；银行查证证明；公司财务状况；审计报告。

11.投标工作会议 

（1）由市场部根据招标文件内容判定是否需要召开投标工作会议并组织整个投标会议。

（2）由市场部对招标文件的内容（商务文件、技术文件）做重点介绍；明确投标项目的时间安排；明确投标专员、投标授权人；确定投标项目编制人员、技术人员、审核人员及相关职责；技术重点、难点问题的讨论；确定技术文件的完成时间；  

（3）对招标文件进行商务、技术条款的评审，市场部组织相关人员以会议形式讨论评审的内容，到场人员不发表意见视为同意投标方案。

会议内容在《投标会议纪要》中记录，会议主要讨论决定的内容：

a.公司是否能满足招标文件中要求的技术和商务方面的要求； b.投标产品是否满足招标文件需求；  

12.其它要求 

（1）市场部负责收集投标过程中各部门需澄清的问题，如：

商务问题、报价问题和技术问题，书面汇总后向招标单位发传真或邮件，并追踪确认招标单位的回复； 

（2）招标单位发来的标前会议纪要、补遗书、澄清文件等，由市场部负责发放到相关人员手中，保证相关人员手中文件的有效性； 

13.投标文件的编制 

（1）市场部按招标文件和投标方案的要求组织、协调招标文件编制工作并形成正式投标文件（投标书）。

（2）各相关部门严格按照时间进度要求依据投标方案进行投标文件的收集、编写，经审核定稿后报送市场部。

（3）投标文件由项目负责人组织编制（包括商务、技术两大部分）。

（4）被指定项目负责人应取得公司委托，获得法人授权及需要合作的其他制造厂商的授权。

授权书必须由法人代表本人签字，并加盖公章，如果法人中途变更，应及时说明并重新办理委托手续。

授权范围必须明确。

（5）商务文件的编写要求：

a.投标书要统一编号，投标书编号应由在收到《投标申请表》时根据《投标书编号规定》提供唯一编号。

b.应按招标文件中对分的要求逐项编写。

c.招标文件如无要求或要求不明确，可参照提供的招标文件的规范文样本填写。

（6）技术文件编写要求：

a.根据招标及评标要求编写； 

b.能达到的指标尽量全面响应招标技术文件要求的各项指标；

c.充分显示业务的优势； 

d.提供充分的证明资料、证明所叙述的各项性能指标的文件完全真实可靠； 

e.标书中特殊要求应根据实际情况尽量满足；   

14.投标文件的汇总、审核、装订 

市场部对招标文件定稿进行汇总，形成投标文件正式稿，经市场部经理审阅同意后进行复印装订。

（1）投标文件的要求 

各部门应当按照招标文件的要求编制投标文件，投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应、对产品有关性能、技术参数和质量指标要求的表达应当全面真实，不得遗漏或隐瞒。

（2）投标文件的审核 

投标文件在递交前由须经过市场部内部人员互审，市场部、负责人、技术部技术负责人审核，每个环节必须有相关的书面记录并予以保存。

（3）文件装订和密封 

a.市场部所有投标编制人员负责整个投标文件的装订、密封工作；

b..开标后，如有问题澄清，在接到澄清文件后，由市场部将需澄清问题发给相关人员，由市场部组织相关人员编制澄清文件，直至招标单位满意。

15.投标

经总经理批准并授权后，由市场部指派专人，按招标标书规定的投标截止时间，携带投标文件递交到指定地点，参加投标并出席开标仪式。

16.投标过程注意事项

（1）标书编制的基本依据如下：

 a.合同文件，包括投标须知，合同条款，投标书，履约保函格式等。

b.技术规范，包括法律法规的有关规定，评定标准，计价规则、结算办法及要求。

c.招标单位对投标文件做出的补充说明、勘误、澄清或局部修正（与招标文件具有同等的法律效力）。

（2）属于下列情况之一者，将作为废标处理：

a.投标书未密封； 

b.投标书未加盖本单位公章及未经法定代表人签字；

c.投标书未按招标文件规定的格式、内容和要求填写； 

d.投标书字迹潦草、模糊、无法辨认； 

e.投标者在一份投标书中，对同一个项目报有两个或多个报价。

 f.投标者递交两份或多份内容不同的投标书，未书面声明哪一个有效。

 g.投标者未经招标单位同意，不参加开标仪式；

 h.投标者未能按要求提交投标保函。