建材品牌厂家代理经销商客户答谢会暨年会活动策划方案.docx
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建材品牌厂家代理经销商客户答谢会暨年会活动策划方案
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2016年建材品牌厂家代理经销商客户答谢会暨
年会策划方案
一、主题:
《”让掌握市场的明天”2016年优秀经销商年会》
会议时间:
2016年12月21日-23日
地点:
杭州XX大酒店
会议人数:
400人(330人代理商,意向客户80人,公司人员40人左右)
组织部门:
市场部
支持部门:
门业销售部、家居销售部、木门制造部、研发中心、管理中心、订单部、物流部
二、会议目的:
1、2016年营销政策、品牌提升及新产品发布推广,新样品下单。
2、让经销商感受XXXX的新变化、新突破。
并能了解XXXX的未来趋势,提高经销商的积极性。
3、提高XXXX品牌凝聚力,并推出XXXX香闺专业衣柜品牌,同时导入XXXX高端品牌(阿托伯格),为2016年整体解决方案的能力和销售目标的实现打下坚实的基础
三、会议组织架构:
会务组接待共分7支队,人员分配如下:
队别
1支队
2支队
3支队
4支队
5支队
6支队
7支队
支队长
客户人数
45
45
45
45
45
45
45
四、会议分工及职责表:
职务与团队
职责
负责人
组员
总顾问
活动指导及监督
总策划
活动总负责,总协调与管理
项目组织及策划
活动策划,各项具体工作的协调安排与管理
市场部
前期准备小组
各项工作的进度监督及检查。
相关团队节目设计、颁奖礼仪,演出团队及现场布置,奖牌设计制作
市场部
礼品、奖品购买入库
营销管理部
会务小组
会议支持
客户通知、会议资料及物资准备,到会客户确认,签到及客房预定安排
销售部
会议现场管理、物资存放管理及搬运、会议现场接待管理等,会场迎宾、会场及活动纪律维护,晚上客人外出监督及服务协助
销售部
接待管理
(分7队)
分别负责各队人员期间吃住安排引导,客户接待管理,各队活动组织管理,客户交通安排,业务公关(业务意向达成,样品下单签定)
各支队
后勤保障小组
餐饮协助
负责会议期间所有就餐的安排菜单的确认及香烟、酒水的购买
信息整理员
会场客户意见信息登记,会议报道等
现场摄影
会场拍摄、活动拍摄等拍摄工作
公司人员交通安排
公司人员交通支持,客户接送车辆支持
产品小组
负责会议其间产品的打样制作,运输安排及会场产品放置,产品讲解说辞及人员安排等
研发部确定
前期工作时间计划表
日期
时间
内容提示
负责小组
备注
11月
11月27日
确定期间会议场所,会场设备和食宿服务,签订合同
11月28日
对策划进行初步评审
11月28日
各准备部门进行会议协调,分配前期准备工作,费用预算通过
11月29日
前期准备:
初步统计参会人员数量及姓名,及获奖名单的单位和奖别
11月29日
获奖人员名单审批完成
12月
12月4日
邀请函设计完成
12月5日
客户邀请函发出,名单确认及经销商发言内容沟通
12月10日
会场布置设计方案确认:
产品展示方案(道具确认)、签字墙
(1)、红地毯、X展架(10)、背景音乐、礼仪服装、抽奖箱、抽奖券(正副联)、工厂横幅(3条)
12月10日
确定演出公司灯光布置前期,节目表及相关道具、产品饰品、服装确认
12月10日
相关PPT及发言、产品解说稿审核
12月10日
经销商2016年的销售政策
12月10日
确定会议纪念品、颁奖礼品的购买及制作,晚宴抽奖礼品完成并入库
12月16日
会场宣传片制作完成(唐),奖牌制作入库(丁)
12月20日
接送车辆的安排到位
12月18日
召开会前准备工作检查会议
12月18日
产品培训
12月16
画册、挂牌、手提袋、接车牌等物资制作完成入库
前期准备小组(李)
12月20日
画册(350本)、手提袋(350个)、挂牌(350个)、接车牌、礼品(300)、证书、桌牌、会议日程表的复印、样品订单准备
会务组申请领出
12月21日
宾馆及公司会场、主持人、节目、横幅、红地毯、X展架、背景墙、签字墙、席位牌、气球、鲜花、音响等调试与准备,接待处设立等完成
前期准备小组
12月21日
接待客人(前台签到),房间安排(车站、机场-宾馆)
会务组
12月21日
中餐、晚餐安排、香烟、酒水、水果购买到位
后勤小组
12月21日
会场产品摆放到位(酒店会议室)晚上
产品组
12月22日
会议期间的会场布置(茶水),会场PPT播放及音控对接,
后勤小组
12月23日
会场产品收回(早上)
产品组
五、前期工作时间计划表:
六、颁奖活动:
颁奖活动计划表
颁奖主题:
2016年度优秀经销商颁奖典礼
奖项名称
奖品
评判标准
颁奖嘉宾
颁奖礼仪
备注
卓越贡献奖
2013销售前5名
订单
全国十佳专卖店奖
销售和形象前10名
全国油漆门销售冠军奖
油漆门销售前3名
全国工程冠军奖
工程销售前3名
全国服务冠军奖
服务评分前3名
核心奖项小计24名
全国优秀经销商奖
参会老经销商160名
订单
全国新锐经销商奖
13新签约经销商16名
优秀奖项小计176名
奖品:
精美礼品一份+证书颁奖嘉宾:
七、会议行程:
会议行程安排表
时间(12月)
内容
责任部门或小组
责任人
备注
21日
9:
00-22:
00
宾馆报到,安排住宿
会务组
后勤组协助车辆
12:
00
安排中餐
后勤小组
18:
00
安排晚餐
后勤小组
22日
7:
50-13:
30
宾馆报到、会务人员到会场接待
会务组
后勤组协助车辆
14:
00-14:
10
会议开场
前期准备小组
14:
10-14:
50
总裁“改变”之演讲
总裁办
14:
50-16:
20
2016新品发布及营销战略规划(模式)
营销中心
16:
20-16:
50
阿托伯格的正式启动
16:
50-17:
00
董事长启动中国好木门项目
17:
00-17:
20
合影(前期准备小组)
17:
20-18:
00
休息
18:
00-21:
30
晚宴
18:
00-18:
10
男女王总切蛋糕、开香槟
18:
10-19:
30
节目表演
营销中心1个、订单1个(合唱)
19:
30-19:
50
经销商的领奖仪式
19:
50-21:
00
节目表演
中高层合唱(1个)
现场抽奖
23日
8:
45-10:
30
部分客户参观萧山阿托伯格
杨日田确认人数
后勤组协助车辆
9:
00-10:
30
客户参观四展厅及免漆、油漆、家居工厂
后勤组协助车辆,生产中心协助
11:
30-12:
10
午餐,公司食堂
后勤小组
12:
10-22:
00
工厂-车站(机场)
后勤小组
后勤组协助车辆
13:
00-15:
00
重点经销商2016销售方向会议
销售部
50人(销售提前单独告知)
15:
00-17:
00
分组签订合同
销售部
17:
00-18:
00
回萧山XXXX酒店用餐
销售部
后勤组协助车辆、餐饮
18:
00-19:
30
用餐
20:
00-24:
00
分组合同签约
销售部
八、费用预算:
费用预算表
序号
项目
内容描述
单位
数量
单价(元)
合计(元)
备注
1
住宿
21-23日晚
间
260
450
117000
2
中餐
21日(中餐)1000元/桌,4桌。
、22日350人,自助餐人均120元、23日公司食堂(15/人*200人)
桌
48200
3
晚餐
21日1000元/桌,15桌、23日(晚餐)1500元/桌*(7桌)
桌
22
25500
4
晚宴
晚宴22日,标准为2200元/桌(40桌)(酒水开瓶费200元每桌、另计酒水500元)
桌
40
2900
116000
5
礼品
会议纪念品
个
300
230
69000
6
会场费
含茶水服务等
全场
1
35000
7
会场灯光、演员
包含下午、晚上演出
25000
8
其他广告费和不可预见费用
奖牌等制作
30000
9
香烟
包
100
65
6500
10
奖项
抽奖礼品、奖项礼品
20000
11
车辆
3000
备注:
本次活动费用截止至2016年12月24日早上8点
合计
495200
序号
队号
地区
姓名
性别
房号
电话
签到资料
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
客户签到表
工作人员联系表(前期小组)
序号
姓名
项目责任
部门
房号
电话
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
活动工作时间段:
12月21日------12月22日(全天)
注:
以上人员与支持部门及相关工作内容确认后,不得以任何理由推诿,并保证其工作的顺利推进。
一、年会主题:
融合
二、会议时间:
2015年1月17日(星期六)下午14:
00—20:
00
三、会议地点:
龙洋·成都家纺城龙腾大道(室外)
四、活动氛围:
融合热闹红火欢快积极向上
五、会场布置
龙洋·成都家纺城LED立柱下方搭建舞台
主要色调:
暖色调为主,主要色为红色
主要元素:
红地毯、暖色背景喷绘
六、活动内容
百人坝坝宴烤全羊羊肉汤篝火舞文娱表演
吃不完、看不尽、耍不够,不一样的迎新晚会,不一样的精彩呈现
晚会分为:
启动→会议场→娱乐场
启动通过热闹绚丽的开场舞蹈,开启活动,展现视觉、听觉震撼效果。
会议场协会常规会议流程:
年度工作总计、计划、表彰
娱乐场丰富的娱乐形式相融合,打造一个全新的迎新年会。
通过外请或企业自荐的各类娱乐文艺表演,活跃现场气氛,同时都表演节目进行评选。
内容
娱乐场详细情况
备注
坝坝宴
1、以主舞台为基准分两排摆放,汤锅和烤架摆放在餐桌中间;
2、餐桌10人/桌,餐标_500_(配备白酒1瓶红酒2瓶,饮料2瓶,果盘一份,酒水专人负责收发)
红酒开瓶器,热饮料,白开水;天气变化预案
烤全羊
选择优质羊肉2只,鸡10只、兔子10只,专人负责烹烤、分发
掌握好食用时间
羊肉汤
1、羊肉汤锅干净卫生(锅盖),实时开放供应
2、准备配汤作料
准备充足食用一次性杯子或碗具
文娱表演
1、选送节目参与评选(3个奖项)
2、准备更衣室1间
篝火舞
1、安排5-8人领舞群,邀请客人动起来,集体参与,活跃气氛(5-10分钟)
2、篝火装搭建注重安全性、坚固性,火庄实时燃烧
领舞群,与抽奖环节相结合
烟花秀
视赞助情况而定,费用不足时取消(若举办,选择地点)
七、活动规模
预计:
300人(含演职人员)
备注:
可以通过海报形式,邀请周边居民观赏晚会活动,加强与周边居民关系,提升协会形象和知名度。
八、活动流程
序号
版块
时间
项目
内容
备注
1
启动
13:
30-14:
00
签到
签到
协会安排会场
2
14:
30-15:
05
开场节目
XXX舞表演(外请)
氛围引导
3
会议场
15:
05-15:
15
会长致辞
省协会协会领导致欢迎词
15:
15-15:
25
工作汇报
省协会秘书长(官志贺)
15:
25-15:
45
执行会长表决
会长亮相、表决、授牌、轮值会长受锦旗、轮值会长发言
15:
45-15:
55
工作汇报
经销商协会会长
15:
55-16:
00
工作汇报
龙洋据物业公司
不要
16:
00-16:
10
工作汇报
龙洋成都家纺城业主委员会
16:
10-16:
20
颁奖
推荐品牌,优秀企业、优秀员工
4
娱乐场
16:
20-16:
25
节目表演
节目1
5
16:
25-16:
30
节目表演
节目2
6
16:
30-16:
35
节目表演
节目3
7
16:
35-16:
45
幸运抽奖
三等奖(10名)赞助单位讲话
8
16:
45-16:
50
节目表演
节目4
9
16:
50-16:
55
节目表演
节目5
10
16:
55-17:
00
节目表演
节目6
11
17:
00-17:
10
幸运抽奖
二等奖(5名)赞助单位讲话
12
17:
10-17:
15
节目表演
节目7
13
17:
15-17:
20
节目表演
节目8
14
17:
20-17:
25
节目表演
节目9
15
17:
25-17:
35
幸运抽奖
一等奖(3名)赞助单位讲话
16
17:
35-17:
40
节目表演
节目10
17
17:
40-17:
45
节目表演
节目11
18
17:
45-17:
50
幸运抽奖
特等奖(1名)赞助单位讲话
19
17:
50-18:
00
节目表演
节目12(锅庄舞)
开始用餐
九、物料报价
区域
物料名称
规格及说明
单位
数量
单价
金额
外场布置及签到区
空飘气球
签到背景墙桁架
4M*2.2M
M
40
352
签到背景喷绘
4M*2.3M
M²
20
184
横幅
条
签到用品
签到本,签到笔,签到台卡
套
2
200
400
签到桌椅
带白色桌布和白色椅套,1.4M*0.6M
套
2
0
0
签到桌桌花
盆
2
160
320
主会场
舞台背景板喷绘
预计6M*2.5M
M²
20
300
舞台地毯
预计8.4M*6M,红色
M²
50.4
10
504
演讲台台花
盆
1
160
160
舞台桁架
舞台音控设备
更衣室帐篷
抽奖箱
演职人员
礼仪
预计4名礼仪
名
4
400
1600
主持人
含服装
名
2
2500
5000
表演节目
3个
组
3
2000
6000
摄像
名
1
其他物料
邀请函
美工
张
30
参会证
套
200
年会手册
册
200
礼品券
张
200
铭牌
个
20
纪念品(伴手礼)
份
300
抽奖礼品
份
20
3000
订餐
桌
20
500
10000
五粮春
件
4
长城干红
件
4
780
3120
啤酒
唯宜
件
8
100
800
烤全羊
含烹烤人工
只
2
2000
4000
其他杂费
2000
2000
合计(元)
《“让改变发生”2015年XXXX优秀经销商年会》
邀请函格式范本
尊敬的经销商:
您好!
特邀请您参加此次在杭州举办的《XXXX“让改变发生”2016年XXXX优秀经销商年会》
会议内容:
1、14年新品发布
2、14年品牌、营销政策发布
3、14营销推广交流
4、XXXX“2016让改变发生”颁奖活动
主办:
浙江XXXX门业有限公司
报到时间:
2016年12月21日上午10:
00-17:
00报到地点:
杭州市萧山区………..
会议时间:
2016年12月22日下午13:
00-17:
00会议地点:
4日航民宾馆,5日门业多功能厅
返程时间:
2015年1月6日上午
宾馆地址:
萧山区宾馆电话:
0571-
因会场名额有限,每家仅限一名,并请填写参会回执单进行提前预约!
因春运将至车票紧张,请来时购买往返程车票。
……
敬邀:
参会回执表
经销商姓名
性别
□男□女
备注
经销地址
手机
其他联系方式
注:
1、由于会场位置有限,每家经销商限1人参加,请收到此函后详细填写并在2个工作日内回传本公司确认,以便我司安排接待,并确保你在会议期间能准时入住。
2、如果你未能确认报到回执表,我司将无法安排相关接待,在此深表歉意!
3、因会议期间安排互动项目,请自带便装一套及休闲鞋一双。
4、报到回执表截止日期为:
2016年12月10日
《XXXX2016年经销商年会》
期间住宿及餐饮安排
序号
项目
内容描述
工作人员数量
工作人员姓名
责任人
1
住宿
21号:
客人预留50间,公司人员1间
2-3人
会务组指定
22号:
客人暂定180间,公司人员2间
4-6人
23号:
客人暂定30间,公司人员1间
2-3人
2
21号餐饮安排
中餐:
暂定4桌,预计客人50人左右
50人
司机由后勤小组指定,会务组指定接待及接客人员姓名
晚餐:
暂定15桌,预计客人150人左右、
150人
3
22号餐饮安排
中餐:
自助餐,预计客人350人
350人
晚餐:
暂定40桌
400人
业务人员:
7人、订单主管:
6人、另中高层:
2桌,公司人员共3桌
4
23号餐饮安排
中餐:
门业用餐,预计客人200人、公司人员30人
230人
晚餐:
暂定7桌,预计客人50人左右、公司人员(20人)
70人