资金的请领及报销程序管理办法.doc

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资金的请领及报销程序管理办法

第一章总则

第一条为规范公司资金的申请、领用及报销程序，制定本制度。

第二条本制度适用于XX公司。

第三条本制度由总则、资金申请程序、资金领用程序、资金报销程序、审核人职责、附则、附件六部分组成。

第二章资金申请程序

第四条员工因业务需要使用公司资金时，应填写“资金使用申请”，并经下述权限人签批后，到财务部办理资金领用手续。

资金申请：

董事会批准的年度预算内资金编制月度资金使用计划，月度计划内资金，按下述程序执行审批手续，超年度预算的资金须重新调整并报董事会批准后方可按下述程序申请。

1、费用支出：

包含人员费用、行政费用、资产购置、日常借款等

1）单笔一万元以内，由项目公司总经理审批

2）单笔1万元以上，需报项目公司董事长审批

3）薪资、福利，按薪酬制度执行

2、开发经营支出：

包含开发成本、营销支出、利息税金等

1）单笔十万元以下，由项目公司总经理审批

2）单笔十万元以上，若有审批的合同作为支持附件的，由项目公司总经理审批；若无合同或者未按合同约定执行的，一律报集团对口业务部门经理及分管领导审批

3、其他支付

土地款、还贷支出一律先报集团财务部，经集团董事长审批后方可支付。

第五条  如下业务在填写“资金支付申请单”时须提供补充支持附件：

1、捐赠或赞助费资金：

无论金额大小均须持董事会决议申请资金。

2、投（筹）资性质资金：

公司对外提供担保、抵押、融资、投资、资金借贷，无论金额大小均须持董事会决议申请资金。

3、单价超过10万元的固定资产、无形资产的采购及处置：

需董事会决议。

4、工程款资金：

①建设工程指建筑工程、设备安装工程、基础设施工程（供水、供电、煤气燃气、供暖、通讯、智能化、小区配套、环境工程、公建）等建筑工程、设备安装工程、基础设施工程、装修装饰工程等。

②工程款，无论金额大小业务分管部门均须持施工单位签字盖章的A.“工程预（决）算款审批表”；B.经工程部审核“工程量计算单”或“零星点工签证单”；C.预算部审核的“工程进度款审批表”或“零星点工签证单”；D“工程发票”申请资金。

尾款支付时还须提供.E“工程竣工验收单”;F“工程结算单”;G物业管理部门同意支付尾款的文件申请资金。

5、会议费用资金：

须持会议通知、会议议程、会议预算申请资金。

6、行政收费资金：

须持行政服务中心或其他政府部门的收费通知单。

7、收款单位与合同签订单位不符的资金：

须持合同签订单位的划款委托书。

第六条“资金支付申请单”的使用规定：

1、凡需借用或领用公司资金（现金或票据）的，无论金额大小均须填写“资金使用申请单”。

2、因情况紧急，经领导口头批准，员工可以自有资金垫付。

员工以自有资金垫付报销时，无须补填“资金支付申请单”，但报销所需支持附件不得缺少。

3、“资金使用申请”须按真实用途填写，列出单价、数量、总价及对方收款帐号。

第七条员工因销售、转让、罚款、收取保证金等业务须提供公司银行帐户收款或交存现金时，应填写“资金支付申请单”，列明收款事由，并按照资金的使用申请审批权限经相关领导签批后,财务部方可提供公司银行帐户和收取现金。

第三章资金领用程序

第八条资金的领用或借用形式规定：

1、凡可使用刷银卡支付的费用（如商场采购、公关招待费、宾馆住宿费等），在不通过银行划转付款、或签单方式付款的情况下，无论金额大小一律通过银行卡支付，报销时“刷卡回单”作为原始单据与发票一并报销。

凡可刷卡消费的地方（财务随机拨打发票上电话），因机器原因导致现金付款，员工应做书面说明，附上联系电话，以方便财务抽查核实。

但财务仍通过银行卡支付报销款。

2、对于无法刷卡支付的日常零星费用款（如停车费、出租车费、劳保福利费等），各部门可采用备用金的形式列支。

第九条财务经理在审核“资金支付申请单”后，将转交出纳于每天上午和下午集中办理外出转款的划转。

第十条对于不符合公司规章制度、手续不全、预算外或未按照合同条款的规定申请的借款及划付款，财务经理、会计、出纳均有权拒绝办理。

第十一条若因相关权限人外出不在公司，事情紧急须立即办理的，财务经理、出纳手机短信取得相关权限人确认后可办理款项的借出及划付手续，但须于事后第一时间内补齐签批手续。

第四章       资金的报销程序

第十二条员工凭符合财务手续的票据完成如下程序，方视为该项资金业务的财务手续办理完毕。

凡未办理完财务手续的，公司都有权追究资金申请人及其相关领导的责任。

资金的报销审批程序如下（包括收款和付款）：

1、首先填写“资金支付申请单”，然后按环节①-⑨申请报销：

①报销人-②部门经理-③会计-④分管领导-⑤财务经理-⑥财务副总-⑦总经理-⑧董事长-⑨出纳

1.1费用类报销,金额在10000元以下（含10000元）的需要①-⑦环节审批,超过10000的需①-⑧审批；工程款及其他支出在100000元以下（含100000元）需①-⑦环节审批，超过100000元的需①-⑧审批。

1.2对于超标准费用（如差旅住宿超标）或首次报销不属于公司资产所发生的费用（如临时借外单位车的油费）时，除正常票据外，还须以“工作审批单”说明事由申请报销。

1.3对于需要入库的物品，应先到行政人事部指定的库管员处办理完入库手续（库管员加盖“已入库库管员：

”印章，并签名）后，方可办理报销。

2、报销人一般为业务直接经办人员，如付款人、资金申请人。

除总经理、董事长外，所有人员须自行填写“报销单”，不得由下属代填。

3、正常情况下，报销人即为费用承担部门。

若出现报销人替其他部门或其他领导办理业务发生付款之情形，须在“报销单”摘要栏中注明替**部门或**领导办理**事发生**费用，并经该部门经理或该领导在摘要栏旁签字确认，以方便财务部准确核算该项费用。

第十三条员工报销必须以合理、合法、真实的凭证为依据。

1、合法凭证具体包括：

1.1套印有税务部门监制章的发票或套印有财政部票据监制章和解放军总后勤票据监制章的票据；

1.2行政部门统一印制的事业性收费票据、统一收据及专用票据；

1.3国家交通、水电等部门的专用票据。

2、取得合法原始凭证时，应要求对方单位如实填写并符合以下基本要求：

2.1准确填写付款单位的全称及付款日期；

2.2详细填写经济业务内容、单位、数量、单价，金额不允许涂改，大小写必须相符。

2.3票据上必须加盖有对方单位的“发票专用章”或“财务专用章”,收据须有收款人签名。

2.4财务部会计审核岗位和财务经理应严格审核报销支持要件，并与报销票据认真核对，报销票据与对应报销要件不符，且没有合理解释的，财务部门不准予以报销，并将情况向财务总监、总经理书面报告。

第十四条员工报销除提供外来合法单据外，还须提供内部原始单据。

内部原始单据包括资金使用申请、支票存根、银行进帐/转帐回单、自制费用明细单（须制表人签字）等业务支持审核要件。

以下业务报销时须包括的支持要件有：

1、股权投资类：

加盖被投资单位公章的持股证、投资公司营业执照、公司章程、税务登记证、特殊行业资质许可证（广告、工程等）复印件。

2、车辆采购：

行驶本复印件、车辆配置情况复印件、采购入库单原件。

3、固定资产采购：

装箱单复印件、保修单复印件、采购入库单原件。

4、物资采购：

采购入库单原件。

工程材料设备还需“设备物资检验记录表”，财务软件、考勤软件、预算软件还须“系统管理员承诺书”。

5、会议费：

会议议程、参会人员签到单原件。

6、工程类：

竣工线路图、装修类需打印的数码照片、工程决算、竣工验收单。

7、设计策划类：

设计文稿、策划书。

8、单项咨询类：

咨询报告。

第十五条外来合法单据一律粘贴在“原始单据粘贴单”。

无需粘贴在“原始单据粘贴单”上的，但报销时应提供的原始单据包括：

合同原件、董事会决议原件以及上述所列支持要件。

第十六条员工报销，应于资金划转日或发票开据日七天内填制“付款/收款报销单”。

费用性质款项的报销期限详见《费用报销管理制度》规定。

第五章审核人职责

第十七条资金的使用（收款）申请及报销各环节审核职责如下：

1、会计主要审核报销凭证填写的正确性、金额单据数据的准确性、原始单据是否符合财务规定、是否齐全、报销标准是否符合公司规定，是否超过预算等。

2、部门经理、分管领导主要审核资金使用的真实性、发生的必要性。

3、财务总监、总经理、董事长根据部门经理、分管领导、会计意见按照权限审批资金的支付和报销。

4、财务经理负责对会计审核范围内容进行复核并检查相关领导签批程序是否完成。

5、出纳根据手续完备的“资金使用申请”、“报销单”在付款/收款完毕后，签署名字和日期，加盖“结讫”、“现金收/付讫”、“转帐收/付讫”印章，并在粘贴在“粘贴单”上的发票加盖“已报销”印章。

第六章附则

第十八条员工报销标准一律按受聘于公司的级别执行，不得以其在其他公司所担任的职务进行报销。

第十九条公司因人力所限、临时调用其他公司人员办理业务所发生的费用，首次报销时均须提供“工作审批单”，注明调用期限，经总经理批准后，方可将相关费用按本制度规定的程序进行报销。

第二十条公司因业务所需临时借用其他单位车辆、固定资产所发生的费用，首次报销时均须提供“工作审批单”，注明借用期限，经总经理批准后，方可将相关费用按本制度规定的程序进行报销。

第二十一条本制度由财务部负责解释、修订、监督执行。

第二十二条本制度由董事会审批，自颁布之日起执行。