资金和费用审批管理制度.doc

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佛山市南海

1

文件名称

文件编号

JFY-2013-08

资金和费用审批管理制度

版次

A/1

页次

14/14

受控

资金和费用审批管理制度

文件编号

JFY-2013-08

制订日期

2012年5月

修订日期

2013年3月26日

生效日期

2013年4月20日

编制

会签

审核

批准

1、目的

1.1为加强费用和资金等财务管理，规范经营活动，理顺业务关系、提高工作效率；特制

订本管理制度。

2、适用范围

2.1适用于各中心、分公司、分厂及司属部门。

3、职责

3.1各中心、分公司、分厂及司属部门提交报销的单据。

3.2公司领导和中心负责人按权限进行审核、审批。

3.3财务主管负责单据审核，财务总监按权限复核或审批。

3.4监察审计部负责监督审查报销全程。

4、定义

4.1权限负责人：

指公司授权批准范围的各级人员。

4.2借支：

指员工向公司借入的现金，包括采购借支、公务借支、司机人员借支、营销人

员借支、展销会借支、固定借支、年会借支、新员工借支及其它借支等。

4.3项目支出：

指为完成特定的工作任务或投资项目，在基本的预算支出以外，财务预

算专款安排的支出，如高明工业园建设。

4.4专项费用：

在预算内专门列支的项目费用，如展销会、经销商培训大会、年会等。

4.5费用包括：

a管理费用（办公费、招待费、车辆费、文化活动费等）。

b制造费用（水电费、厂房宿舍租金费、奖金等）。

c营销费用（差旅费、招待费、公关费、广告费等）。

4.6贵宾招待：

指政府、工商、税务、银行、市场业主方及VIP经销商。

4.7正常招待：

指公安、社保、电力、质检、海关等上述没涉及的公务部门。

4.8一般招待；指供应商、经销商、关系单位经理及外训老师。

4.9客餐招待：

指公司内部各分公司人员、内部职能部门。

5、管理操作规范

5.1报销单据填制规范

5.1.1内容真实。

报销单据所填列的业务内容和数字必须真实可靠，符合实际情况，不

得弄虚作假，更不得伪造单据。

5.1.2内容完整。

费用单据要求填列项目必须逐项填列齐全，不得遗漏或省略。

5.1.3手续完备。

需相关部门和人员签字或盖章确认的必须签字或盖章；人员或物品外出

的必须有放行条；要求提供发票的必须有发票等。

所有相关部门的人员签字字样在

财务中心备案。

5.1.4书写清楚、规范。

单据用黑色水笔填写（不可使用铅笔及圆珠笔），文字简明扼要；

字迹清晰，易于辩认。

大小写金额必须相符且填写规范，小写金额用阿拉伯数字逐

个填写，不得连笔，在合计金额前要填写人民币符号“￥”，人民币符号“￥”与

阿拉伯数字之间不得留有空白；金额数字一律填写到角分，无角分的，角分位写

“00”，有角无分的，分位写“0”。

报销项目未填完的空白行用斜线从合计金额

上一行左下角划至有填内容的分位下一行右顶边。

大写金额用汉字零、壹、贰、叁、

肆、伍、陆、柒、捌、玖，一律用正楷或行书字书写，大写金额最高位前用一个“”

封顶。

5.1.5不得涂改、刮擦、挖补。

对填制错误的单据，即使有关负责人已经签字确认，也应

作废重填，出纳退单不付款，不得涂改、刮擦、挖补。

5.1.6填制要及时。

各种单据一定要在业务结束后三日内及时填制，并按规定的程序及时

送有关人员审核确认。

5.1.7填写部门。

报销部门及费用承担部门必须按照金蝶K3里面细化分到最底下最明细

的部门，并填写完整部门名称，所有费用承担部门第一负责人必须签字确认。

5.1.8其他人员代理填制报销单据的,实际报销人应签名确认。

5.1.9对于正确填制的单据，其后附原始单据必须用胶水粘贴整齐，不得使用订书

机或回形针装订。

5.2采购、出差、公务、个人工资现金借支说明

5.2.1采购借支：

指原、辅材料、生产用工机具、低值易耗品、展会物料、办公用品、

外协加工等因为采购需要而暂时性借支，同时须有物料需求计划和预估采购金额。

5.2.2公务借支：

主要因为公务事务需要的借支，包括公关性应酬、交纳政府税费等（主

要是因为专项事情）。

5.2.3司机人员：

主要司机人员的借支，一般实行“备用金”管理制度；因为过桥、过路

费、加油等临时性支出。

5.2.4出差借支：

出差需要用的备用金，主要指营销人员出差借支；区域经理、大区经理、

总监等是按级别来概定的。

5.2.5展销借支：

指展销期间的临时借支；如果有超过标准情况，按“公务借支“办理。

5.2.6固定借支：

指公司租房、水电费、财务保险费以及固定借款支出。

5.2.7团拜会：

节假期间公司组织大型活动，因工作需要借支款项按预算标准限额借支。

5.2.8新员工借支：

指员工未满试用期内，因生活困难而进行借款。

5.2.9其它借支：

以上各借支项目未涉及到的项目。

5.2.10借支连带责任赔偿：

指借款人因故不辞而别，出现借款无法扣回，由审批人赔偿；

赔偿额等于借款人在公司服务期间收入扣减借款金额后余额。

5.2.11公司原则上不允许私人无故借款，若有特殊情况需借支，按“公务借支”审批流

程执行。

5.2.12借支需遵守“前款不清，后款不借支”原则；特殊情况，财务需在借支单上注明、

前款金额未清的金额，并按流程上报批准后，方可办理。

5.3费用报销

5.3.1总裁助理、副总裁、常务副总裁费用报销一律由总裁审批后，方可报销。

5.3.2各中心、分公司在重大节日组织的活动开支，需由组织部门或中心提出策划方案和

预算，须经常务副总裁审核，再经总裁批准后方可实施。

（如：

展销会、公司年会、

企业文化活动等）。

5.3.3现金采购报销以业务发生日的五个工作日内为正常报销时间，如8月1日发生的现

金采购，以8月6日前（含8月6日）传递给财务部报销复核的时间作为正常办

理报销结账的时间；超过该时间报销的，则按每单20元/次进行负激励；

5.3.4采购报销中出现手续不全的，业务员应在48小时内将单证齐全、手续完整的资料

补到财务部，否则将按5.3.3规定进行处理，如有特殊紧急情况须经总裁批准后

方可办理。

5.3.5财务部报销时间定为每周二、四、六三天集中报销，业务人员出差费用必须三个工

作日之内报销，超过时间按5.3.3规定处理。

5.3.6出差费、司机出车费、业务招待费、修理费、外出办事费等其它经营费用的报销，

应在完成业务回厂的三个工作日内将报销凭证整理填写给部门负责人签字，中心

第一负责人和副总裁在二个工作日内审核或审批后传递到财务复核报销（共五个

工作日），否则将按5.3.3规定进行处理。

5.3.7报销确认时间：

以业务经办人将报销凭证交给财务复核时间为准。

财务复核时间：

费用复核时间应在24小时内完成，成批现金采购单复核时间应在二个工作日内完

成，财务因办事拖拉超过这一复核时间的，按每单20元/天的方式进行负激励。

各部门负责人不及时办理报销审签的（含材料仓、饰品仓不及时办理材料入库手

续的），将按照客户关系的原理，以每单15元/天的方式进行负激励。

5.3.8报销审核过程中各部门负责人需把好责任关，若因把关不严造成多报、虚报者，监

察审计部将按每单/每次收取100元以上的责任追索费。

对虚报领款人（含采购、

营销人员）除收回虚假财务支出金额外，经监察审计部查实后另处报销人结算金

额一倍以上的罚款。

5.3.9财务部每月10日、15日、30日分三次对各中心、分公司或职能单据审核。

5.3.10广告宣传费、专利证书申请费、外请培训费等经济业务的报销，应按照业务申请、

合同签订、原始凭证齐全的方式办理财务结算及款项支付。

5.4招待费（业务招待费、公关应酬费）报销流程及标准

5.4.1招待费报销标准：

招待项目

招待对象

陪客

地点

标准（元）

贵宾招待

政府部门、往来单位主要领导

公司有关领导2人

宾馆

500-1500

正常招待

供应商、经销商等主管、政府公务员、总监或经理

部门经理

总监2人

一般餐馆

200-600

一般招待

行业往来单位、技术及有关人员

对口陪同

一般餐馆

100-300

客餐招待

业务往来需要按礼节招待人员

对口陪同

食堂

注：

“贵宾招待”范围：

政府、工商、税务、银行、市场业主、VIP经销商。

“正常招待”范围：

公安、社保、电力、质检、海关等上述没涉及公务部门。

“一般招待”范围；供应商、经销商、关系单位经理、外训老师。

“客餐招待”范围：

公司内部各分公司人员、内部职能部门。

5.4.2每次陪餐人数不超过3人，人均费用不超过50元/次，特殊情况需经总裁办同意

后补办情况说明。

5.4.3在外地出差联系业务过程中，如需进行必要的客户招待时，应按申请批准流程事

先请示分管领导或总裁同意后均可以按批准的标准进行招待。

回来报销时应按规定

补填《出差报告》和《招待申请单》，连同外地招待费发票或刷卡回执，按5.8审批

流程签批报销。

5.4.4在公关活动中，需要支付必要应酬费用，由经办人填写《业务应酬申请表》，直接

报总裁批准。

报销时凭《业务应酬申请表》、应酬费用发票或刷卡回执、应酬方的单

位及姓名、如有陪同人员，需有陪同人员签字证明，按5.8审核流程签批报销。

5.4.5各部门按照招待及应酬费用申请审批流程，要严格控制招待费用开支标准，严格

控制内部职员的公款招待；因工作（开会）延误了工作用餐时，原则上按误餐补

贴标准在外就餐，特殊情况须经请示总裁批准方可按审批标准安排就餐；报销时，

应按规定流程补办填单审批手续。

5.4.6招待费审批权限表：

项目

金额（元）

部门

负责人

中心第一负责人

财务总监

常务

副总裁

总裁

招待费

≤350

√

★

△

300-800

√

√

△

★

＞800

√

√

△

△

★

“√”表示审核，“△”表示复核，“★”表示审批

注：

100元以下的招待费用不需附《招待申请表》。

5.4.7公司因高明工业园项目接待政府单位的公关费、应酬费、差旅费归于专项费用。

5.5差旅费补贴标准

5.5.1出差交通工具及补贴标准：

员工级别

交通工具

乘车12小时以上（过夜）补贴标准

500公里以内

500-1000公里

1000公里以上

副总、总裁助理、总监、副总监及以上人员

高铁、火车、汽车

飞机

飞机

150元/天

经理、副经理

高铁、特快、直快火车

高铁、火车硬卧、

汽车

高铁、火车硬卧、

汽车

130元/天

主管及以下职员

高铁、特快、直快火车

高铁、火车硬卧、

汽车

高铁、火车硬卧、

汽车

110/天

5.5.2出差补助标准：

等级

职务

城市标准

特级补助

（元/天）

一级补助

（元/天）

二三级补助

（元/天）

未住补助

（元/天）

总裁、副总裁、

总裁助理、

中心第一负责人

380

360

320

180

市场总监、副总监大区经理

300

300

300

150

拓展经理、

职能总监、副总监

260

260

230

100

市场区域经理、培训师、其它部门经理、副经理

230

200

170

100

主管及以下人员（专员、职员等）

200

180

150

100

安装工、维修人员

安装工、维修人员在服务地期间由受益方（经销商/客户）负责安排食宿，期间不享受公司补助