物业商业物业财务管理制度.docx

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物业商业物业财务管理制度

中海物业（商业物业）管理公司

财务管理制度

二O一一年八月三十一日

目录

1、目的………………………………………………………..3

2、范围………………………………………………………..3

3、参考资料…………………………………………………..3

4、定义………………………………………………………..3

5、财务管理系统架构和岗位责任…………………………..3

6、基础会计核算工作………………………………………..4

7、计划管理..……..…..…………………………………..6

8、会计监督和内部会计管理………………………………..7

9、资金管理…..……………..……………………………..8

10、资产管理………………………………………………….9

11、负债管理..………………………………………………18

12、成本费用核算管理………………………………………19

13、收入管理…..……………………………………………21

14、税务管理…..……………………………………………21

15、票据使用及管理…………………………………………21

16、电算化管理…………………………………..…………22

17、会计档案管理…………………………………………..22

18、会计信息管理…………………………………………..23

19、会计工作交接管理……………………………………..23

20、附件…………………………………………..…………24

1.目的：

根据集团的战略调整，突出商业物业的利润中心地位，为规范商业物业公司内部一切财务活动，全面发挥财务管理在公司经营中的能动性，提高公司的财务管理水平，建立规范的财务管理制度和会计核算体制，特制定本制度。

以期在保证社会效益的前提下实现经济效益最大化，维护和增强中海物业的品牌效果。

2.范围：

适用于中海物业（商业物业）管理公司框架下的所有公司。

3.参考资料：

本制度依据中华人民共和国《会计法》、《企业会计制度》、《企业会计准则》等有关会计法规和《中国海外集团财务管理制度》编制。

4.定义：

集团物业管理部，指中海地产集团物业管理部，是内地所有的中海物业公司的上级管理机关。

中海物业（商业物业）管理公司，指集团为加强对商业物业的专业化管理建立的内部管理机构。

项目分公司，每个商业项目均注册设立为中海物业管理有限公司的分公司，作为该项目的法律主体和实际经营者。

中心项目分公司，为加强管理，整合各项目公司的资源，加强项目公司的横向联系，一个地区以一个项目公司为中心来管理本地区所有项目公司的业务。

5、财务管理系统架构和岗位责任：

5.1财务管理系统架构及岗位职责

5.1.1公司实行总经理负责制，总经理在权责范围内全面管理公司的一切重要财务活动。

5.1.2、财务总监负责财务系统的管理工作。

5.1.3、公司设财务管理部负责具体的财务工作，向总经理和财务总监汇报工作。

公司财务管理部经理在总经理和财务总监授权范围内行使职权，包括：

审核重大财务事项、贯彻国家有关财务政策、参与重大经营决策、组织财务核算、审核财务报告及各项预算的审核等。

5.1.4、各中心项目分公司根据公司规模和工作需要可设财务经理、副经理各1名。

5.2、原则上公司的所有费用支付必须经总经理审批，基于中海物业（商业物业）管理公司的特殊性（跨地域），费用审批权限授权给地区分公司总经理及项目公司总经理。

除集团物业部（2011）第35号文件《关于调整管理处费用审批权限及报销具体规定的通知》中规定的项目公司具有的审批权限，其他全部归属于地区分公司。

6.基础会计核算工作

6.1会计核算工作规范

6.1.1明确公司核算主体关系，准确划分核算对象，正确反映各核算主体的经营成果和其他会计信息。

6.1.2会计核算的一般要求：

遵照中华人民共和国《会计法》和统一的会计制度的规定建立会计帐户进行核算，及时提供合法、有效、真实、准确、完整的会计信息，保证会计指标和前后各期的可比性。

6.1.3会计核算以人民币为记帐本位币。

6.1.4会计凭证、帐簿、报表和资料应按规定建立档案。

6.2支付及报销：

公司各项对外付款及部门报销，要由经办人填写借款或报销单，按分公司会计-分公司负责人-地区公司部门负责人-地区公司财务部审核–地区公司总经理批准–出纳付款的程序逐步办理。

具体审批权限见《商业物业费用审批权限表》（见附件1）

6.3审核会计凭证

6.3.1审核原始凭证的真实性和合法性。

原始凭证必须具备以下要素：

填制日期、填制单位、经济内容、数量、单价和金额及公章等。

原始凭证大小写金额必须相符，原始凭证不得涂改。

对不真实、不合理、不完整、不准确的的原始凭证，财务管理部拒绝受理。

6.3.2原始凭证审核通过后，制单人统一按公司的要求进行填制记帐凭证。

记帐凭证除结帐和改错外都应附有原始凭证。

记帐凭证必须具备填制凭证日期、编号、摘要、科目、金额、附件张数、填制人员、记帐人员、稽核人员和主管人员签章。

6.3.3记帐凭证要连续编号。

记帐凭证发生错误应重新填制，已入帐的可用红字对应原内容冲销，再按正确的重新填制；如只是金额错误，也可将其差额另编一记帐凭证。

6.3.4记帐凭证连同其原始凭证，按编号顺序装订成册，加具封面，注明单位名称、年度、月份和起止日期、起止号码，由装订人盖章。

6.3.5原始凭证不得外借，其他单位因特殊需要经财务部经理同意后，可提供复印件，并由提供人员和收取人员登记签名。

6.3.6外部原始凭证如有遗失，应取得开具单位存根联复印件加盖财务专用章（发票专用章）或原开具单位盖有公章的证明，注明凭证的金额、号码、内容等。

如无法取得的，由经办人写出详细情况，单位负责人、财务负责人签字，代为原始凭证。

6.4打印装订会计帐簿

6.4.1按统一会计制度的规定和业务需求设置会计帐簿，包括总帐、日记帐、明细帐、辅助帐等。

6.4.2现金帐、银行存款帐必须采用订本式帐簿，用计算机打印的帐簿必须连续编号，并装订成册，由主管会计和具体经办人签章。

总帐和明细帐、现金日记帐、银行日记帐应定期（通常为年底）打印存档。

6.4.3各单位财务人员在打印账簿前应核对帐簿，保证帐证之间、帐表之间、帐帐之间、帐实之间相符。

6.5出具财务信息管理

6.5.1资金信息

6.5.1.1出纳在周末和月末要编制《库存现金盘点表》（见附件2），帐面现金结存额与库存现金盘点额要一致。

库存额按现金、借据、未入帐单据等分列，严禁白条抵库。

月末的《库存现金盘点表》要报财务部经理审核。

6.5.1.2每周末编制《资金存款周报表》（见附件3），并按时上报集团物业部。

出纳每月末与会计核对银行存款余额并编制各帐户《银行存款余额调节表》（见附件4），经财务经理审核签字后存档。

6.5.2出具财务报表、编制财务报告

6.5.2.1根据上级公司的要求按月编制《资产负债表》、《利润表》、《现金流量表》、《主营业务成本明细表》、《人工成本明细表》和《会计科目余额表》。

季度、年度填报久其系统报表外，按集团要求填报其他报表。

主要要求如下：

6.5.2.2财务报表数据必须做到真实、准确、及时。

6.5.2.3各种报表报送时间见公司有关文件及上级要求。

各单位应按月、季、年编制财务报告，财务报告包括报表及财务情况说明书。

6.5.2.4对外报送的财务报表应按国家统一规定的会计制度和格式编制，做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。

6.5.2.5会计报表之间、各栏目之间凡有对应关系的数字，应相互一致，本期报表与上期报表之间有关数据应相互衔接。

不同会计年度，各项目内容及核算方法发生变化的应在报表中加以说明。

6.5.2.6会计报表应按有关规定的期限对外报送。

报表应加具封面，装订成册，加盖公章。

封面还应注明单位、地址、报表所属年、季、月、报送日期、单位负责人、会计机构负责人、会计主管、编表人签章等。

6.5.2.7年度会计报告需要审计的，编制前应先委托会计师事务所进行审计，将会计师事务所出具的审计报告连同会计报告按规定期限报送有关部门。

6.5.3统计信息

每月5日前按要求填报《物业管理情况统计表》，汇总后上报物业部。

7.计划管理

7.1计划管理包括利润计划、资金计划和费用开支计划，计划分为中长期计划

和年度、季度、月度计划。

7.2计划按照上级公司有关部门统一要求编制。

7.3编制计划要本着积极稳妥、留有余地的原则，既要发挥主观能动和积极性，

又要切实可行，实是求事，量力而行。

7.4每年的11-12月由财务部牵头组织编制下年度收支预算，此预算的收支结余应与上报集团的利润计划基本一致，作为各个项目的经营指标，定期考核。

各项目应将各项收支指标责任到部门或个人，在源头控制成本费用。

7.5建立动态计划管理系统，及时反馈计划执行情况，接受上级公司考核。

8.会计监督和内部会计管理

8.1会计监督

8.1.1公司的会计机构、会计人员依法对本公司的经济活动进行会计监督。

8.1.2应当对原始凭证进行审核和监督，对不真实、不合法的原始凭证不予受理；对不准确、不完整的原始凭证予以退回，要求更正、补充。

8.1.3对财产物资的监督：

各单位要建立帐簿、款项和实物核查制度，保证帐

帐相符、帐款相符、帐实相符。

会计人员对帐实不符的情况要及时作出处理，如无权自行处理的，应当及时报请单位领导处理。

8.1.4对财务收支的监督：

对违法收支不予办理，应当制止和纠正；制止、纠

正无效的，应当向单位领导人提出书面意见，要求处理。

对违法收支不予制止和纠正，又不向单位领导人提出书面意见的，应当承担责任。

对严重违反国家利益和社会公众利益的财务收支，应当向主管单位或者财政、审计、税务机关报告。

8.1.5对单位制定的预算、财务计划、经济计划、业务计划和执行情况进行监督。

8.2内部会计管理

公司财务部依据国家统一的法律、法规，结合公司实际情况和内部管理的需要，建立健全内部会计管理制度，主要有：

8.2.1会计人员岗位责任制。

（附件5）

8.2.2财务处理流程。

（附件6）

9资金管理

9.1权益的管理

9.1.1实收资本按国家有关法规进行管理。

9.1.2未分配利润（商业物业目前仅限于此）应按集团董事会的决议进行处置和分配。

9.2投资管理

未经上级公司批准不得进行证券投资，其他长期投资按批准权限、申报程序上报上级公司批准。

9.3融资管理

融资必须经上级公司批准。

9.4担保管理

未经上级公司批准，严禁对本公司及以外任何单位和个人提供担保。

9.5债权、债务的管理

对各项应收款、预付款、存出存入保证金要及时入帐，明确责任人，按季

核对，及时催收。

对确实无法收回的，如属经办人责任，则由经办人承担全部或部分赔偿责任。

9.6资金管理

9.6.1基本原则：

根据物业管理行业特点，公司财务部统筹安排使用自有资金，实行资金计划管理。

9.6.2任何单位和个人未经上级公司批准，不得将资金借给外单位或个人；也

不得向外单位或个人提供公司银行帐号。

9.6.3银行贷款必须向上级公司申报，经批准后实施。

9.6.3.1加强外币汇兑的核算，汇兑损益计入当期财务费用。

9.6.3.2公司严禁私人调汇。

9.6.3.3银行帐户管理按中国人民银行有关规定执行，银行帐户档案资料由财务部指定专人保管，帐户管理按中国人民银行有关规定执行。

10.资产管理

10.1现金、银行管理

10.1.1现金管理

10.1.1.1根据帐款分开的原则，出纳与会计岗位不能由同一人兼任，出纳也不得兼管现金凭证的填制和稽核工作。

10.1.1.2严禁私设小金库，违者一旦查出严肃处理。

10.1.1.3现金管理应按照中国人民银行《现金管理暂行条例》规定的使用范围支付和收取现金，接受有关主管部门的监督。

对外币的管理须按国家外汇管理局《外汇管理暂行条例》的有关规定执行。

现金主要用于日常零星支付，包括：

差旅费、交际应酬费、医药费报销、汽油费、停车过桥费、修理费、临时工资等。

10.1.1.4库存现金限额：

人民币10000元，超出部分应及时送存开户银行。

10.1.1.5出纳员应妥善保管好现金、支票、发票、原始凭证、发票专用章等，保证安全完整。

10.1.1.6收费员在收取业主管理费等现金收入时应明确告知业主尽量采用银行托收，收取现金时应注意防范识别伪钞。

同时严格保守保险柜密码。

10.1.1.7支付现金时出纳员凭经办人填制的借款单或报销单，按规定的审批权限经经办人、财务稽核人员、审批人签章后方可支付现金。

10.1.1.8出纳员、财务稽核人员应分别审核现金原始单据，保证票据的真实、合法、有效。

10.1.1.9现金报销应做到及时。

市内办事借款报销，事毕不超过三天，外埠办事借款报销事毕不超过五天，严禁拖欠占用公款。

10.1.1.10出纳员依据现金支付凭证，按时间顺序登记现金日记帐，做到日清月结，帐款相符。

10.1.1.11财务经理应不定期地核查出纳员库存现金与现金帐余额是否相符，如不符应查明原因。

10.1.1.12及时清理离职人员或工作变动人员的备用金。

10.1.2备用金管理

10.1.2.1为方便工作，简化手续，因工作需要周转资金的部门和个人经公司总

经理批准、财务部经理审批后借备用金。

每季度末25日前交回财务部，需要继续使用的下季度初重新办理借款手续。

10.1.3支票管理

10.1.3.1支票由出纳员专职管理。

10.1.3.2购入支票要建立登记簿，做好登记，填写购入日期、行名、支票类别、

起止号码、经办人签字等。

10.1.3.3领用支票应凭领导签批、经办人签名的借款单办理领用手续。

10.1.3.4出纳员在签发支票时应填写日期、大小写金额、用途、收款单位名称等。

对事前难以确定收款单位和金额的须填写限额，领用人要在支票存根上签字备查。

10.1.3.5出纳员对逾期（超过五天）未报的支票要督促经办人结帐，对无正当理由拖延不结的有权停发支票，并向上级反映其情况。

10.1.3.6未经财务经理同意支票不得背书转让。

10.1.3.7支票印鉴管理：

商业物业各项目公司按上级要求银行预留印鉴由“财务专用章”、地区公司负责人名章及地区财务负责人名章构成。

银行预留印鉴分开保存，地区公司负责人名章由其本人或指定人员保存，地区财务负责人章由其本人保存，财务专用章由财务负责人根据工作需要合理指定人员保存。

10.1.3.8支票书写的收款单位名称必须与发票或收据所盖印鉴名称相符。

委托付款必须由原收款单位出具委托付款书。

10.1.3.9现金支票不得交与非财务人员代提现金。

10.1.3.10各种原因作废的支票应由出纳员加盖“作废”戳记，妥善保管。

10.1.4银行帐户管理

10.1.4.1公司银行帐户管理在公司总经理直接领导下，由财务部经理全面负责，承担日常运作和监管的直接责任，各运作环节由经办人承担具体责任。

10.1.4.2银行帐户的开设

10.1.4.2.1公司开设银行帐户，由财务部提出申请，按照“中国海外发展有限公司开设/变更/注销/银行账户（银行预留印鉴变更）申请表”中流程审核批准。

（见附件7）

10.1.4.2.2公司开设的银行帐户，采用银行预留印鉴办法，由公司财务专用章和公司法人代表（或负责人）名章、财务负责人名章共同组成；

10.1.4.3银行帐户的运作

10.1.4.3.1银行支票、汇票、储蓄存折、财务印鉴由专人保管，保管人应认真履行自己的职责，承担相应的责任；

10.1.4.3.2严格支票的签字程序。

根据审核无误的原始单据（报销付款凭证或借款单）签发支票；

10.1.4.3.3一般不得签发空白支票，如因实际需要（如招待费和材料采购）领用空白支票，须经财务主管领导批准，只可领用限额空白支票，并要加强控制，明确规定领用人责任，及时补记支票内容和金额；

10.1.4.3.4发出支票必须核实支用金额，并及时取得收据正本，保证实付款项与收据相符。

10.1.4.3.5银行预留印鉴必须分开保管。

重要凭证、财务专用章及负责人私章保管人发生工作变动、离开公司时，应及时办理交接手续。

10.1.4.3.6帐户有效签字人如因工作变动，离开公司或变换工作环境时，由开户申请单位及时办理更换签字人手续。

10.1.4.4银行帐户撤消

银行帐户长期不使用，且以后也不再使用；或专门为某一单项业务开设的帐户，该业务已完结的，应及时办理银行账户撤销手续。

10.1.4.5银行帐户监控

要认真核对每笔款项收支是否正确，每月按帐户编制银行存款余额调节表。

10.1.4.6银行帐户档案资料保管

10.1.4.6.1银行帐户档案资料包括开设银行帐户申请表、银行开户资料（如董事会纪要、帐户协议等）、银行帐号、有效签字资料或银行印鉴及银行销户资料。

10.1.4.6.2所有银行帐户资料要及时存档、妥善保管，银行帐户档案资料视同会计档案的一部分，保管年限、销毁程序均按会计档案的有关规定执行。

10.2固定资产管理

10.2.1固定资产的标准和分类

10.2.1.1固定资产的标准

为经营管理而持有的单位价值较大使用年限在一年以上的房屋及建筑物、运输工具、机械、器具工具等。

10.2.1.2固定资产的分类

公司的固定资产按自然属性和经济用途分为以下五大类：

房屋及建筑物；运输设备；电器设备；办公设备；机械设备。

房屋及建筑物是指产权属公司、用于公司办公及员工生活的永久性房屋及建筑物。

运输设备是指汽车和摩托车等机动车辆。

电器设备包括电视机、照相机、电冰箱、洗衣机、空调机和音响设备等。

办公设备包括计算机、打印机、通讯设备、复印机、保险柜、传真机和对讲机等。

机械设备包括清洁、绿化机具、维修机具等。

10.2.2固定资产的实物管理

10.2.2.1固定资产的主管部门

公司各部门使用的固定资产实物主管部门为行政部；财务部负责价值审核和摊销。

10.2.2.2主管部门的主要责任

10.2.2.2.1审核固定资产的采购申请表（见附件8）

10.2.2.2.2电脑、对讲机、大型机具等固定资产由公司主管部门集中采购。

10.2.2.2.3固定资产主管部门应建立固定资产卡片，建立固定资产台帐。

10.2.2.3固定资产的保管

10.2.2.3.1在用的固定资产由使用单位负责保管，使用单位应对主管部门负责。

10.2.2.3.2未使用的固定资产由主管部门负责保管。

10.2.2.4.固定资产的配置：

10.2.2.4.1固定资产使用部门根据实际需要填写《固定资产配置申请表》报主管部门审批。

10.2.2.4.2主管部门根据固定资产的内部配置情况，作出处理意见，并将《固定资产配置申请表》送交财务部门。

财务部门根据审批权限呈报上级审批。

财务部门将批复后的《固定资产配置申请表》转主管部门。

10.2.2.4.3主管部门按批文执行，申请未获批准时，主管部门将结果通知使用部门。

申请获准后，主管部门负责购买。

10.2.2.4.4固定资产购入后，主管部门应建立固定资产卡片，登记《固定资产明细表》，填制《固定资产验收单》，并将固定资产移交使用部门，办理领用手续。

10.2.2.4.5固定资产的编码方法：

固定资产由财务部统一按上级公司要求的编制原则编码。

10.2.3固定资产的使用和日常维护

使用部门应正确使用固定资产，并妥善保管，应做好日常的维护和保养工作。

固定资产因使用或保管不善而发生的毁损或损失，有关责任人应负担赔偿责任，违章驾驶车辆造成的罚款由当事人负责。

10.2.4固定资产的保险

固定资产的保险、续保工作一律由行政部负责。

固定资产被盗或丢失，或遭受不可抗力的原因毁坏，主管部门应及时报案追查并负责索赔，同时办理固定资产的清理手续，财务部协助主管部门完成此项工作。

10.2.5固定资产的修理

固定资产发生故障，不能正常使用时，在经济合理情况下，应尽可能修复使用。

使用部门应及时通知主管部门，不得擅自修理，主管部门接到通知后，应及时到现场查明原因，指定有关部门或单位负责修理。

固定资产修理发生的费用，由负责修理的部门填写报销单。

10.2.6固定资产的清理报废

固定资产因出售、转让或因正常和非正常原因不能继续使用时，主管部门应查明原因，并办理固定资产清理报废手续。

10.2.6.1固定资产清理报废手续

主管部门填写《固定资产报废申请表》，一式两份，详细说明报废原因及处理意见交财务部；财务部根据审批权限，呈报公司领导或上级公司审批，经批准后的《固定资产报废申请表》返回财务部门；财务部门将已作批复的申请表一份转发主管部门，另一份留作固定资产报废帐务处理的凭证。

10.2.7固定资产清查

公司定期或不定期地对固定资产进行盘点清查。

年度终了前，必须进行一次全面的盘点清查。

主管部门日常应不定期地对所管固定资产进行抽查，检查固定资产的使用情况和完好程度，发现问题要及时反映并按照规定进行处理。

固定资产年终全面清查工作根据集团公司要求每年10月份进行，具体工作由财务部牵头，会同行政部有关部门对固定资产进行全面清点。

清查盘点后，填写〈固定资产清查盘点表〉，对帐实不符、有帐无物、有物无帐的情况，必须查明原因，主管部门领导提出具体处理意见，填制〈固定资产盘盈表〉、〈固定资产盘亏（报废）表〉，按照固定资产的审批权限，上报公司领导或上级公司审批。

主管部门根据审批结果办理有关手续。

10.2.8固定资产的核算

10.2.8.1固定资产核算的内容

正确及时地登记〈固定资产明细表〉，以反映固定资产增减变动、结存以及清理报废情况，并定期进行清查，协助主管部门合理调配固定资产，提高固定资产利用率；正确计算固定资产的入帐价值，及时作出帐务处理；正确计算和合理分配固定资产折旧。

10.2.8.2固定资产的计价应当以原价为准。

固定资产的原价，按照下列规定确定：

10.2.8.2.1购入的固定资产，按照实际支付的买价或售出单位的帐面原价（扣除原安装成本）、包装费、运杂费、保险费和安装成本等记帐；

10.2.8.2.2自行建造的固定资产，按照建造过程中实际发生的全部支出记帐；

10.2.8.2.3投资转入的固定资产，按照评估确认或者合同、协议约定的价格加运杂费、包装费、安装成本、保险费和安装成本等记帐；

10.2.8.2.4融资租入的固定资产，按照租赁协议确定的价款、运杂费、安装成本、保险费等记帐；

10.2.8.2.5在原有固定资产基础上进行改建、扩建的固定资产，按照原有固定资产帐面原价，减去改建、扩建过程中发生的变价收入，加上由于改建、扩建而增加的实际支出记帐；

10.2.8.2.6接受捐赠的固定资产，按照同类资产的市场价格，或根据捐赠方所提供的有关凭证记帐。

接受固定资产时发生的各项费用应当计入固定资产价值；

10.2.8.2.7盘盈的固定资产，按重置完全价值记帐。

为取得固定资产而发生的借款利息支出和有关费用，在固定资产尚未交付使用或已投入使用，但实际价值尚未确定前发生的各项费用，应当计入固定资产价值；在此之后发生的应当计入当期损益。

已投入使用但尚无法确定实际价值的固定资产，可先按估计价值记帐，待确定实际价值后，再进行调整。

购建固定资产交纳的各项税费，计入固定资产价值。

10.2.8.2.8固定资产帐面价值的调整

已经入帐的固定资产价值除发生下列情况外，不得随意变动：

10.2.8.2.8.1根据国家规定对固定资产价值重新估价；

10.2.8.2.8.2增加补充设备或改良装置；

10.2.8.2.8.3将固定资产的一部分拆除；

10.2.8.2.8.4根据实际价值调整原来的暂估价值；

10.2.8.2.8.5发现原记固定资产价值有错误。

10.2.9固定资产折旧

10.2.9.1计提折旧