档案管理制度修订版.docx

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档案管理制度修订版

广州帕卡汽车零部件有限公司

档案管理制度

1总则

1.1制度目的

加强公司档案管理工作，规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，特制定本制度。

1.2归档范围

本制度适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料的管理，其中包括企业工程设计、产品研发、生产制造、财务审计、人事报表、员工档案等涉及企业经营各方面的具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。

2.职责

公司档案室管理由人事总务科负责。

3.档案归档

3.1归档要求

（1）归档的文件和资料必须是审批后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。

合同要存正本，公司文件及外部文件应归档原件，一般不存复印件。

文字、图纸与软件（盘）同存时，应保持一致。

属于质量体系的受控文件应填写受控编号。

（2）归档的文件和资料要求整齐、完整，图样清晰，禁用字迹容易模糊、消失的工具书写。

（3）对软盘、光盘、声像、照片等资料，归档时要有保护措施，包装良好，封面书写标题及编号，无涂改。

（4）凡对公司有保存价值的各种文件、资料等，各部门有责任及时归档。

因归档不及时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关部门须承担责任。

（5）归档文件和资料如有保密要求和查阅限制的，由归档部门与档案室拟定保密级别和限制查阅使用范围。

3.2归档时间

公司的归档资料实行时间节点归档制度，每季度末为归档时间，有需要归档的部门统一在季末进行。

工程、研发项目资料可在项目完工后归档。

3.3归档程序和手续

各类档案在归档前由各部门负责预立卷。

归档时要作《档案移交（接收）登记》，属质量体系受控文件要提交《受控文件和资料清单》，经档案室和归档部门双方当面清点签字后备查。

对不完整、不准确或不符合存档要求的各类档案，档案室有权要求归档部门完善达到要求后再办理归档手续。

同一项目的成套资料在归档时要有资料目录。

3.4档案管理员

（1）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。

（2）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

（3）应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

（4）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在封面或卷面目录。

若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。

（5）案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

3.5案卷装订

装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用文件盒、文件夹或打孔等方式装订。

4.档案的密级

4.1公司档案资料分为机密、秘密、无密级三个级别。

档案的借阅需填写《档案借阅申请表》

（1）机密级的档案资料有严格的查阅限制，其复制和借阅需经公司领导层审批，公司的重要文件、技术资料、工程项目等列入机密级档案管理。

（2）秘密级档案和资料有查阅限制，复制借阅要经归档部门负责人批准，对公司较重要的文件、技术和项目资料列入秘密级别管理。

（3）无密级档案资料，公司内部职工可以查阅、复制、借用，但需进行登记备案。

5.档案的借阅

5.1所有查阅、复制、借用只是针对本科室或部门的资料和文件；以光盘、软盘为介质的文件资料不外借。

5.2因财务资料具有特殊性，其所有文件、资料默认为秘密级以上；因工作特殊性，财务人员可免申请查阅、复印、借用秘密级文件资料。

5.3档案借阅者必须做到：

（1）爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

（2）注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

（3）脱产学习或外出工作一周以上的员工，在离开公司前必须清还所借档案。

6、文件保管期限

6.1永久保管的文书档案主要包括：

1、公司制定的法规政策性文件；

2、举办重要会议、举办重大活动的等形成的主要文件材料；

3、关于重要问题的请示批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

4、公司机构演变、人事任免等文件材料；

5、重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

6.2机密文件保管期限：

除有标注保管期限，一般保存时间为30年。

6.3秘密文件保管期限：

除有规定保管期限，一般保存时间为10年。

6.4无秘密文件保管期限：

除有规定保管期限，一般保存时间为1年。

6.5达到保管期限的档案及时进行鉴定，对已失去保存价值的档案，编制销毁清册，报公司领导审批后，实施销毁。

7.文件和资料的更改、销毁

7.1已归档的非技术文件和资料如需更改，由原归档部门持《文件和资料更改通知单》到档案室填写《文件和资料更改登记表》，此登记表、更改通知单与文件共同存放，以备查询。

7.2对标准产品图纸及工艺文件、工程项目图纸和资料的更改，需填写《项目设计变更通知单》并由项目负责人或技术负责人签字；副总经理和总经理的审批，同时注明更改原因及日期。

7.3对保存年限规定的已失效或终止执行的文件、资料，原编制部门需填写《文件销毁申请》，经批准后提交到档案室存档后销毁。

无密级文件只需签到部长级，秘密级以上需签到总经理。

7.4凡属于机密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁。

8.档案室阅读要求

8.1不准带照相机、摄像机进入档案室；

8.2必须接受档案室管理员的管理；

8.3档案管理员必须全程在场。

9.附则

9.1本制度由安全保卫科负责起草、修订和解释，自总经理签发之日起实施；旧制度自本制度实施日期起同时废止。

附件：

1.《档案移交（接收）登记》

2.《文件和资料更改登记表》

3.《文件和资料更改通知单》

4.《项目设计变更通知单》

5.《文件销毁申请》

6.《档案借阅申请表》

序号

移交日期

文件标题

文件字号或受控号

份数

页数

移交部门

移交人

接档人

备注

附件1：

档案资料移交登记表

附件2：

文件和资料更改通知单

文件名称

编号

版本

更改位置及原因

更改内容

受此影响引起的其它更改文件：

申请人：

日期：

科长意见

签名：

日期：

部长意见

签名：

日期：

附件3：

文件和资料更改登记表

序号

更改文件号

文件标题

更改内容

签名

日期

备注

附件4：

项目设计变更通知单

项目名称：

有关图号：

日期：

变更原因

提出部门：

变更内容说明

经办人：

年月日

主管部门意见：

签名：

年月日

副总经理意见：

签名：

年月日

常务副总经理意见：

签名：

年月日

总经理意见：

签名：

年月日

造价变化情况：

□增□减

附件2：

附件5：

文件销毁申请

申请部门

申请人

申请日期

销毁原因

销毁文件目录

序号

文件编号

文件名称

份数

文件持有部门

备注

主管部门意见：

签名：

年月日

副总经理意见：

签名：

年月日

常务副总经理意见：

签名：

年月日

总经理意见：

签名：

年月日

附件6：

档案借阅申请表

申请部门

申请人

申请日期

申请原因

申请类型

□复制□外借□查阅

申请文件目录

序号

文件编号

文件名称

份数

文件持有部门

备注

主管部门意见：

签名：

年月日

副总经理意见：

签名：

年月日

常务副总经理意见：

签名：

年月日

总经理意见：

签名：

年月日