酒店财务部信贷执行程序.docx

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酒店财务部信贷执行程序

主题：

酒店信贷执行程序

文件编号:

FR-003

发文日期:

2011/1/13

页数:

共11页

拟文:

审核:

批准（总经理）:

收文部门:

总经理办公室

抄送:

传阅阅后存档保密保密期限

其他

定义:

信贷服务是指酒店在运营过程中与客户建立信贷关系，负责客户的信用审核，为客户提供信贷服务，以便及时收回客户赊欠消费款。

核定住店预收押金金额，相当于客人住店期间应支付的房费的1.5倍，其中包括餐费和其他杂项费用。

依此收取合理的押金，将有效地防范跑帐风险。

目的:

信贷服务程序及制度的确立，有利于帮助管理层在控制和防范风险的前提下，与客户进行正常的业务交往。

规定:

1.签定信贷协议的公司或个人限在协议规定金额内挂帐，并依协议按期结清挂帐费用。

2.每年年终，酒店信贷经理将对所有信贷协议公司或个人全年消费情况和付帐情况进行分析，予以信誉评估，并作出相应得调整。

3.未经财务总监批准，不得以收取信用卡形式，向客人垫付现金。

4.以支票形式支付预付款的客户，任何情况下都不能因为收取的支票金额超过帐单消费金额而以现金退还。

5.客人入住时未能提供充分资料证明是协议公司的客户，前厅应按普通散客的门市价收费。

待收到有关授权信和证明文件后，可批准扣减房费。

6.除客人实行现付和集团酒店内部之间根据催款通知单相互挂帐以外，酒店任何人无权自行担保无信贷协议暂挂帐处理。

除总经理、财务总监或销售总财务监可以担保外，其他人员一律不可担保，但担保金额必须是担保人工资足以抵限额内，担保期限为一周，如在担保期内未结清此帐，财务部将直接从该担人的当月工资中扣除结算。

7.信贷审批需经信贷经理、财务总监、总经理签字认可。

程序:

1.信贷协议的申请:

1.1销售部/餐饮部/前厅部的人员将信贷申请表发给希望与酒店建立信贷关系的客人。

然而，并不是毫无选择的和每个客人和公司建立信贷关系。

1.2申请表（见附件1）上要求的信息必须及时完成并由公司负责人或授权人签字。

收到完成的表格后，销售部的相关人员应该确保申请表上所有要求的信息已正确填写。

1.3填写完毕的申请表在递交给信贷经理前，要先交由销售部总监及相关部门总监填写意见、建议和信贷金额。

1.4信贷经理将通过与其它酒店的核查以及银行提供的参考来核准申请人的资格与相应的信贷证明。

1.5信贷经理将以下信息编辑成册并在每次信贷会议上提请通过：

·公司/个人的名字

·商业类型

·信贷限额

·各部门总监提供的意见和建议

·酒店提供的参考

·银行提供的参考

·付账史

·特殊要求

1.6信贷经理，财务总监和总经理将在申请表上填写同意或不同意。

1.7酒店所提供的信贷金额和期限将由信贷经理以书面的形式通知申请信贷公司。

一份复印件将交给相关部门总监。

1.8信贷经理立即将最新的有信贷协议的公司名单提交给相关部门，此名单每月更新一次。

1.9特例–至于有好的财务背景的著名公司，总经理可以批准信贷协议而不需要正常的审核程序。

此特例需有总经理的书面核准签字，信贷经理和财务总监的意见也应考虑并记录。

2.债务人的分类:

2.1散客

2.2本地公司

2.3海外公司

2.4旅行社

2.5政府部门

2.6其他

3.信贷付款方式:

3.1宴会与外卖:

3.1.1必须事先收取押金，押金的数额由信贷经理和财务总监商定。

最好是在宴会前付清全款。

3.1.2无信贷协议的公司，宴会消费的确定和在宴会前收取等值消费的50%是很重要的。

但是欠款和信贷金额要密切关注。

3.2团队和会议:

3.2.1必须收取预订房的押金，而且必须在团队到达前收到全款。

3.2.2预付一览表:

根据合同的预期收入

团队占房（不退还）10%

团队到达前60天40%

团队到达前20天100%

3.2.3取消一览表:

取消日期距到达日期根据合同的预期收入

60天以上10%

21天到59天40%

少于20天100%

3.3住店客人、旅行社、航空公司:

付账方式信贷限制备注

现金预收押金核定住店预收押金（见第1页定义）

信用卡预取授权预取授权并将授权凭证订在登记卡后面

公司付账有信贷限制需要提供付账方式的授权信

4.预定的信贷程序:

4.1前厅经理和信贷经理必须协商制定信贷金额和期限。

当接到一个预订后，重要的一点是除获得付账方式以外，还应问清账目分类要求。

4.2预定的途径:

a）信件/传真b）电话c）个人要求d）旅行社订房凭证

4.3要求的基本信息:

a）客人的全名b）到达/离店的日期c）房态和特殊要求

d）订房者的全名，电话号码，职位，公司名称和地址

e）付账方式f）同意的房价

4.4信件/传真预订:

4.4.1通过信件/传真订房，在确认有房后要求客人提供账目分类方式并

且回传。

4.4.2如果客人要求挂帐，核查一下客人所在公司是否已经与酒店建立

了信贷关系。

4.4.3信贷账号。

在客人到达之前收到包括下列信息的授权信：

（必须是有公司台头的正式授权信）

a）公司名称b）寄账单地址c）授权签单客人的名字

d）付账指示d）客人的名字e）入住期限

f）付账内容（付所有的费用或是只付房费）

4.4.4没有信贷协议的帐务：

在确认预订的时候，要求组织者预付所有房费。

如果用信用卡预付，预订必须获得信用卡细节，信用卡号，持卡人名字和有效期以便为预订做担保。

除非获得总经理，财务总监或者信贷经理的允许，

不提供信贷限额给任何没有信贷协议的公司。

在接到预订部的通知后，信贷经理将寄申请表给客人并且在收到完成的表格后按程序1执行。

当信贷获准后，信贷经理将设立一个账号,并且立刻通知预订部。

4.4.5授权信的分发：

（见附件2）

•信贷部—原件。

•预订部—复印件，放在客人到店档案里，在客人到达的那天与

其他相关资料一同交给前厅部订在客人的登记卡后面。

4.5电话预订：

4.5.1所有的电话预订必须传真信用卡号，持卡人名字和有效期做担保。

4.5.2如果不能提供信用卡做担保，客人的预订仅保留到入住当天的下午

6点。

4.5.3不接受任何电话信贷申请。

4.6个人预定：

如果酒店的员工代表客人做预定，而且没有相关担保，该员工将对未收回的债务承担相关责任。

4.7有旅行社订房凭证的预订：

4.7.1有信贷协议的旅行社：

•一份包括所有相关细节的书面确认信：

日期、名字、特殊要求和房费以及所有杂项费用的付账要求。

•一份确认单的原件必须交给信贷经理，另一份必须订在客人预订单后，待客人到店时，便于前台接待员核对后，订在登记卡后面。

•如果旅行社的订房凭证提前寄到酒店，必须交给信贷经理并复印一份放到该团队的订房资料中。

•如果旅行社的订房凭证由客人在入住时交给酒店，则此凭证连同其他相关资料结帐后一同交给信贷经理。

4.7.2没有信贷限额的旅行社：

（a）要求全额预付，可以有以下几种方法：

客人到达前必须收到：

—电汇到酒店的账号。

—汇票。

—信用卡：

卡号、持卡人的名字、有效期必须获得。

客人到达的10天前收到：

—当地银行支票。

（这样可以保证有足够的时间去兑现）

客人到达的60天前收到：

—国外银行支票。

（不提倡这种付账方式，应该尽量避免）

（b）如果客人要求自己支付所有费用，一份书面的通知必须在客人到达前收到，否则将索取客人的信用卡资料。

一份确认单的原件必须交给信贷经理，另一份必须放到交班本中并且在客人到达时转交给前台接待员订在登记卡后面。

（c）如果没有旅行社的订房凭证，预付款或是信用卡资料，预订将不被担保并且只能保留到当天下午6点，或者在满房的情况下为客人预订另一家酒店。

5.前厅部的信贷程序：

5.1信贷服务不提供给没有与酒店建立信贷关系的任何公司、机构或是个人。

5.2入住登记时，应该要求每一个客人完整地填写登记卡。

前厅部必须核查客人的名字、家庭住址、工作地址以及其他相关信息已经清楚地填写在登记卡上。

5.3如果客人提供的信息不够充分，可以用其他方式证明身份，以保证登记卡上要求的信息足够完整。

尤其是地址，没有完整的地址，任何欠款是不可能收回的。

5.4前厅部人员礼貌的请求客人提供护照，身份证或其他能证明身份的证件来确保正确的信息填写在登记卡上是很重要的。

5.5所有的客人必须在登记卡上签字。

客人的签字必须与护照或身份证上的签字再次核对。

这对于付信用卡的客人尤其重要。

前厅部人员应根据登记卡上签字来证明卡上内容是核查过的。

5.6前厅部人员应该注意客人的付账方式并在登记卡上注明。

5.7付账方式：

—信用卡

—现金付账

—公司的支票

—公司付账

—旅行社订房凭证

—航空公司订房凭证

—旅行支票

5.7.1信用卡

（a）接受程序

在入住登记时：

—要求客人出示信用卡。

—将信用卡后面的签字与护照和登记卡上的签字进行对比。

—核对信用卡的有效期。

如果信用卡在客人住店期间到期，要求客人换卡。

—如果以上要求无误，刷一张信用卡签购单或者刷卡要授权。

授权金额应该相当于核定住房预收押金金额。

—如果授权拒付，可要求客人换卡。

不能分多次索取小额授权。

—信用卡签购单或者授权单据应该订在登记卡后面。

必须能显示完整的信用卡号、授权号和授权的金额。

—前厅部必须将授权金额输入信贷限额报表。

如果任何账目超过了昨日的授权，必须再索取更多的授权。

前厅经理必须每天检查。

以下是可以接受的信用卡：

国际卡：

美国运通卡

大莱卡

维萨卡

万事达卡

JCB卡

国内卡：

（由管理集团根据当地情况决定）

（b）付款过程：

在结账时：

—前厅部打印账单让客人检查。

—用已经获得预取授权的信用卡为客人结账。

—客人必须在信用卡签购单上签字，前厅收款员应该确认签字与客人登记卡上签字和信用卡上的签字一致。

—持卡人留存联应该连同发票或帐单一同交给客人。

—商户留存联应该订在客人账单上转交财务部。

快速结账：

快速结账是指客人希望用信用卡快速的结账离开。

过程如下：

•客人结账的前一天晚上，将客人的账单和快速结账程序的解释信送到相应的客人房间（这种信只送到有足够的信用卡授权并且是客人自己付账的房间）。

•客人必须在表格上填写他们的房间号码，预计离店的时间，寄账单的地址和允许酒店用客人信用卡划帐的授权签字。

•客人必须在早晨离店前将申请信交给收款员或是前厅接待。

•前厅部应该询问客人是否用过迷你酒吧里的饮料。

•前厅部还应该核对客人填写的房间号码，预计离店的时间，和尤为重要的签字。

•前厅部用客人的信用卡结清账目并且将最终的账单复印件寄给客人。

5.7.2现付：

（a）如果客人希望他/她自己的账目用现金支付，前厅部必须要求客人预付住店期间的房费（相当于核定住店预收押金金额）。

（b）如果客人的钱只够支付一晚房费，那么只能允许他/她住一晚。

（c）如果客人不能付清一晚的房费，应该礼貌的拒绝客人的住店要求。

（d）在客人填写登记卡的时候，请求客人出示身份证、驾照、护照、军官证、港澳台通行证来核对客人的家庭地址以便在需要的时候追帐。

必须检查客人的订房渠道和以前的住宿记录。

（e）付现金的客人通常对酒店都有很大的风险，如果他们是没有预订的客人就更值得注意，这种时候必须特别小心。

大多数的酒店逃帐者是这种类型的客人。

前厅部必须每天定期检查客人账单，以确保客人账目没有超过押金。

如果发生了这种情况，应当关闭电话，通知所有部门拒绝这间房的所有签单挂帐消费，不允许提现金或杂项消费，并立刻通知前厅经理或者值班经理。

5.7.3公司支票：

入住登记时：

（a）在入住时，支票是一种不可以接受的付账方式，除非已经获得了财务总监或者总经理的授权。

（b）只有当地的专业银行开出的支票是可以收的。

（c）支票上的金额应相当于核定住店预收押金的金额。

（d）支票上的酒店名称必须书写正确。

（e）如果事先没有获得批准，客人必须提供其他付款方式。

如果得不到其他付款方式，不要给客人安排房间，应通知前厅经理或值班经理。

（f）前厅部必须与信贷经理确认支票有足够的金额清账。

（g）如果客人应付的金额超过了支票付款，要求客人支付剩余欠款。

（h）如果客人账单上的账目少于已付的支票金额，客人必须通知酒店,酒店将退还一张写有退款金额的支票，并索取收款收据。

（i）要求客人在账单上签字并且适当的保存账单，以备财务部使用。

（j）以支票形式支付预付款的客户，任何情况下都不能因为收取的支票金额超过帐单消费金额而以现金退还。

5.7.4公司付账—挂帐。

入住登记时：

（a）前厅部必须确定公司付账授权信或传真已经收到备用。

（b）注意账目要求：

是否由客人支付杂项费用，或者是某些费用公司不付。

在这些情况下，应该向客人收取杂项费用押金。

（c）如果没有收到公司的授权信或传真，前厅部要如实告知客人在收到授权书之前不能提供特殊价格或协议价。

在收到所必须的证明后，前厅经理可以批准扣减房费。

（d）寻找其他的担保付账方式，有授权的信用卡做担保是比较好的方式。

（e）登记卡和所有相关资料必须严格保存，以备客人结账时使用。

结账时：

（a）前厅部必须确保预留所有消费单据。

（b）在结账时，必须给客人一份账单以备客人核对。

（c）任何授权信不包含的费用必须由客人自己支付（现金、信用卡、旅行支票）。

（d）费用挂帐之前客人必须在账单上签字。

签单必须订在账单上一同挂帐。

如公司要求房价保密，则房费帐单不需要客人签字，但挂帐的杂费一定要有客人签字。

5.7.5旅行社订房凭证：

旅行社订房凭证或者是预订单通常是由旅行社发给有特殊订房要求的旅客。

凭证并不是指所有费用都由旅行社来支付，因此，仔细阅读付账安排是绝对必要的。

不管通过旅行社订房的客人怎样口头描述，订房凭证或确认信才是最终的付账依据。

旅行社的订房凭证或是预订单是非常重要的资料，是旅行社给酒店付款所必须的。

（a）客人通过有信贷限制的旅行社订房：

（参考4.7.1）

前厅部应该确认客人提供了酒店住宿凭证/订房单。

否则，将收取客人门市价。

确定住宿类型，按照订房凭证的指示提供给客人。

如果住宿包餐费，应发给客人相应的餐券：

早餐、午餐、晚餐，或凭房卡在酒店相关的餐厅进行消费并签字。

但是，如果订房凭证/预订单上没有指出付餐费和杂项费用，询问客人杂项费用的支付方式。

如果客人要求付现金，按住店期间核定住店预收押金的金额要求客人预付前台。

如果客人用信用卡支付费用，就要采用信用卡的收取程序。

如果客人通过旅行社订房，但是所有的费用由客人自己支付，要求客人出示信用卡并且获取相当于客人住店期间房费加城市建设税1.5倍的充足授权，其中包含了杂项费用。

但是，如果客人延住，而延住是由旅行社担保，凭证/订单应该立刻提供，否则将向客人收取费用。

不允许分开住，除非在旅行社订房凭证上有所指明。

不能偏离订房凭证上所允许的付账方式。

旅行社订房凭证/预订单应该清楚的指明以下内容：

1食宿。

2客人或团队的名称。

3住店期限。

4人数。

5说明服务内容。

（b）客人通过无信贷协议的旅行社订房：

（参考4.7.2）

所有“客人通过有信贷限制的旅行社订房”的程序可适用。

但是，前厅部应该确保所有旅行社订房凭证/预订单上所指明的款项应在客人入住前预付。

（c）在结账时：

前厅部必须核查所有相关资料以确保账目的正确支付。

所有由旅行社支付的费用应该挂帐。

所有由客人自己支付的费用，应该在结账时用现金，信用卡或旅行支票支付。

5.7.6航空公司订房凭证：

客人通过有或者没有信贷关系的航空公司订房。

航空公司发放订房凭证给他们的旅客，客人在入住酒店时出示。

凭证一式三联，有以下复印件：

1酒店留存联。

2航空公司留存联。

3乘客留存联。

航空公司订房凭证的内容：

1客人/团队的名字。

2人数。

3住店期限。

4服务内容的说明。

5酒店应做的准备。

确定食宿类型，按照订房凭证上指明的内容为客人提供服务。

如果是包餐费的，应发放餐券给客人，如早餐、午餐、晚餐，或凭房卡让客人在酒店相关的餐厅进行消费并签字。

但是，如果凭证上没有说明包餐费和杂项费用，要求客人为杂项费用提供付账方式。

如果客人用现金支付，按住店期间核定住店预收押金的金额要求客人预付前台。

如果客人用信用卡支付，采用收取信用卡的程序。

如果客人通过航空公司订房，但是所有的费用由客人自己支付，请求客人出示信用卡并且按住店期间核定住店预收押金的金额付费。

前厅部应该获得以下付账方式的资料：

1酒店订房凭证。

2团队名单。

3有客人签字的餐券和原始杂项单。

在航班中途滞留时，值班经理有以下责任：

1与航空公司联络，提供具代表性的相关凭证。

2确定凭证上的旅客人数与入住登记的客人人数是一致的。

3保证乘客没有未经许可的消费，除非凭证上有清楚的说明。

4保证旅客所有的私人帐在结账时付清。

5.7.7旅行支票：

旅行支票只兑换给住店客人，不能为非住店客人兑换旅行支票，如果发生银行退票，将无法追索到客人。

前厅部应严格按照制定有关旅行支票的收兑规定（FF-011）和外币兑换的执行程序（FF-004）进行操作。

5.8逃帐或者客人的付款带有欺骗意图。

潜在的逃帐者和使用欺骗手段付款的客人有以下类似样式。

以下情况值得警惕：

—在餐厅不寻常的高额消费。

—大笔数目的提现。

—过高的电话费。

—不寻常的高额小费。

—在酒店各处奢侈消费。

—除了房费没有其他消费。

—在门上悬挂请勿打扰的牌子超过一天。

—中途提出延期付账。

—使用第三者的信用卡支付费用。

如果遇到以上情况，必须通知前厅经理及信贷经理做进一步处理。

如果发生了逃帐的事情或者发现客人付款有欺诈意图，前厅经理或者值班经理必须汇报处理。

以上所有情况，必须通知保安部，保安部会做出案情报告并通知其他酒店。

5.9在结账后的消费：

前厅部必须询问所有结账的客人是否有新近的消费没有出现在他们的账单中，例如：

早餐和前一天晚上是否有迷你酒吧的消费。

这些必须在客人结账前加到客人的帐单中。

当消费入到了已经结账的账目中，金额可以加到账单中由财务部去做追帐。

信贷经理有责任检查这些消费并发出相应的追帐信。

5.10客人在前台结算赊欠消费款：

如果客人要求在前台结算消费余款的挂帐，应通知信贷经理。

信贷经理将会去确认这笔帐：

名字、账单、账号、费用发生的日期、消费类型：

房费，宴会费用等。

如果有必要，留联系电话，以备信贷经理日后同客人商讨付账事宜。

对于挂帐，可以接受公司的支票，但是必须通知信贷经理，收到款后，给付账的客人开具发票。

6.宴会的信贷程序：

6.1在预订了一个宴会之后，宴会部必须草拟一份有关消费定单，必要的餐饮押金，房间租用和杂项费用的详细合同。

合同必须交给信贷经理以获批准，至少在活动前两到三周确定地点。

6.2只有与酒店建立了信贷关系的客户可以不必支付押金。

6.3如果要建立信贷关系，在活动前必须先递交信贷申请表，并需通过信贷申请审批程序的核准。

6.4没有信贷协议的客户：

如婚宴、私人宴请、晚宴等，应该收取足够的押金，所有的押金必须在活动前付清。

付款要求必须完整的显示在合同上，原则上应在活动前要预收收入50%的预付款并且余额要在宴会结束时用现金或者信用卡付清。

6.5所有的宴会都要在前台电脑系统中分配一个挂帐号，以便于预先收取押金和宴会结束时与消费款冲抵结算。

XXX大酒店

关于：

信贷申请

贵公司年月日挂帐申请书已经收悉，非常感谢！

我酒店欣然同意贵公司在我店挂帐，挂帐的基本条件如下：

挂帐期以发票日期30天为限，逾期未付的款项需要按月缴纳1.5%利息。

批准挂帐的最高限额为人民币xxxxxx元，贵公司答应任何超出此最高限额的款项及时用现金支付。

在双方良好信誉及愉快合作的条件下，我方会因生意需求而考虑对挂帐最高限额做出适当调整。

我方有权在不预先通知贵公司的情况下终止挂帐。

（我方有权在以书信、传真或电话通知贵公司后立即终止挂帐。

）

如贵公司同意以上条款，请签署此信并返回我酒店。

让我们为建立良好的合作关系而努力！

xxxxxx大酒店xxxxxx公司

财务总监负责人

盖章并签字盖章并签字

年月日年月日

xxxxxx大酒店

坏帐核准申请表编号.______

公司/个人名称：

-

__________________________________________________

地址：

-

__________________________________________________

坏帐原因：

未追回的帐款（）作废支票/黑卡（）

跑帐（）挂帐（）

其他（特殊情况）（）

帐款发生日期自___________至___________

跑帐明细帐务处理

房费

餐费

交通费

电话、传真费

娱乐、健身

洗衣、熨烫

其他（特殊情况）___________

小计：

___________

减：

部分已收回___________

合计（人民币）___________

1.帐目进展情况

2.尽力追收

建议作坏帐处理

信贷经理

批准

财务总监

3.确认无法收回

核准

总经理

核准

财务副总裁/高级副总裁

日期：

___________