文控制度1209修改版.docx

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文控制度1209修改版

1.目的

1.1．为规范我司资料管理，加强资料的收集与管理工作，有效地保护与利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的有效性及控制性，结合公司实际情况，特制定此项管理制度。

2.资料管理范围（包括但不限于）

中心名称

资料范围

行政管理中心

公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；

公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；

劳动工资、人力资源管理、法律事务方面的文件材料；

财务、会计、资本运作及其管理方面的文件材料；

固定资产、ＩＴ、房产、物业管理方面的文件材料；

公司正式发布的各种文件、流程制度等方面的材料；

各种证照、荣誉等方面的材料

ERP\CRM\OA信息系统数据。

营销管理中心

客户销售方面的文件材料（客户信息档案、销售合同、生产联络单、发货确认单等）；

客户服务方面的文件材料（设备交付书、作业报告书、客户培训记录、延期保修合同、800回访录音、客户测试报告等）；

市场部信息、情报、活动、刊物等方面的文件材料。

生产中心

生产部的生产、管理方面的材料文件；

配套部的排产、管理以及仓库账务、管理方面的材料文件；

采购部的供货信息与价格、采购订单、合作协议、质量保证协议、供应商信息档案等方面的材料文件；

质量部的管理、认证、质量管控等方面的文件材料；

产品设计、项目管理、ＢＯＭ管理等材料文件。

研发中心

研发、技术引进、转让方面材料（图纸、软件代码等）；

技术改进、工艺方面等材料文件（图纸、软件等）；

专利、著作权、项目申报、技术合作等知识产权管理方面的文件资料。

以上材料内容、方式包括：

A、决议、决定、条例、规章制度等法规性文件；

B、各类会议文件、重要记录、工作计划、工作总结、人事文件资料、委托书、协议、项目方案、通知、技术图纸、方案、作业指导、厂商资料、客户信息等具有参考价格的文件资料；

C、方式还包括声像资料：

照片文件、影片文件、录音文件、录像文件等。

研发技术资料详见研发技术资料归档管理办法。

注：

1、公司内部各中心、部门和个人应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务；

2、资料收集的形式包括纸质文档、电子文档、实物。

3.管理体制及职责

3.1.实行集中管理的体制；文控中心既是公司文件、资料管理的行政职能管理部门，又是保存和保护文件资料的机构，同时也是开发利用文件资料资源的信息交流中心；

3.2.文控中心的主要职责是：

3.2.1.制订与组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度；

3.2.2.负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、保管、保护、借阅等工作；

3.2.3.严格执行保密制度，做好文件资料密级规划控制和守密、解密工作；

3.2.4.开展做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务；

3.2.5.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用；

3.2.6.做好防火、防盗等工作，确保文件资料的安全；

3.3.资料来源部门的职责：

3.3.1.部门必须按照与文控中心确定的时间和周期交接各类文件；

3.3.2.部门主管负责审核交接至文控中心的文件，须对文件的真实性、准确性和完整性负责。

4.定义

无。

5.程序

5.1.文件资料的收集

5.1.1.提交部门对文件提交的完整性和及时性负责；文控中心对文件清点检查齐全后整理归档；

5.1.2.收集的文件按材质形式不同分为电子文件和纸质文件

5.1.2.1.电子文件的收集：

每月月初由文控中心收集上月各部门的电子文档；每年1月初收集上年全年各部门的电子文档；每次收集前由文控中心发出邮件通知具体收集时间，各部门提前做好安排，整理文档并建立详细的电子文档明细，交接明细一旦确认后，提交部门不得擅自对明细项目进行删减，明细通过OA系统由部门领导对明细先行确认审核，对所备份的电子资料的真实性、准确性和完整性负责；收集当天，文控比对OA上审核后的明细，逐一进行备份；文控中心对于每月收集的电子档案的内容如果存在疑问，如内容完整性或说明不详等，需要及时与部门负责人进行沟通确认，限期内补充或调整；每次电子资料备份的内容还包含ERP\CRM\OA以及研发服务器数据的备份，由管理部协助操作；

5.1.2.2.纸质文件的收集：

5.1.2.2.1.定期收集的纸质文件：

由部门主管或安排指定人员按规定及时移交；目前定期交接内容和时间如下表所示：

类别

项目

交接时间

提交

部门

备注

设备资料

代理协议

每月5号

营业

销售合同

每周三

营业

作业报告书

每月30号

营业

设备交付书、新机安装文件夹

新机发货15天

售后

售后服务协议

每月5号

售后

CAM/CAS测试报告书

每月30号

售后

售前试裁

客户联系单（客户信息）

每月30号

售后

与测试报告书关联

客户确认单（确认测试结果）

每月30号

售后

与测试报告书关联

HY组装调整记录表及相关附件

发货后一周内

生产

仅裁剪机需提供

半成品BOM

发货后一周内

生产

部装生产任务单

发货后一周内

生产

裁剪机（加减表）

发货后一周内

生产

仅裁剪机需提供

成品BOM

发货后一周内

生产

成品完工单

发货后一周内

生产

出厂零部件打包发货确认表

发货后一周内

生产

发货确认单

发货后一周内

生产

机械设定参数表

发货后一周内

生产

仅裁剪机需提供

铺布机（加减表）

发货后一周内

生产

仅铺布机需提供

设备相关附属

发货后一周内

生产

仅裁剪机需提供

生产变更单

发货后一周内

生产

无变更则不提供

生产联络单

发货后一周内

生产

随机备件清单

发货后一周内

生产

轴控制设定参数表

发货后一周内

生产

仅裁剪机需提供

自检、互检表

发货后一周内

生产

总装生产任务单

发货后一周内

生产

产品出货入库确认单

发货后一周内

质量

设备出厂合格检验表

发货后一周内

质量

即总检表

配套资料

领料单

每月5号

仓库

入库单

每月5号

仓库

调拨单

每月5号

仓库

销售发货通知单

每月5号

仓库

采购订单

每月10号

采购

人事文件

户籍证明

每月10号

人力资源

简历

每月10号

人力资源

劳动合同

每月10号

人力资源

劳动手册

每月10号

人力资源

离职证明\退工单

每月10号

人力资源

面试评价表

每月10号

人力资源

身份证3份

每月10号

人力资源

复印件

试用期转正评估表

每月10号

人力资源

体检报告

每月10号

人力资源

学历证书

每月10号

人力资源

应聘人员登记表

每月10号

人力资源

员工手册确认函

每月10号

人力资源

照片4张

每月10号

人力资源

质量文件

不良品跟踪记录

每月5号

质量

含不良品处置单

供应商沟通记录表

每月5号

质量

OA

用章申请单

盖章后7日内

各部门

注意：

1、除有说明外，所有提交的纸质文件必须为原件；

2、上述文件为目前现有的定期交接的纸质文件，根据公司的实际发展，后来增加的需要定期交接的文件尚不包含在内，由文控和提交部门确定交接内容和时间。

定期移交的纸质文档的交接明细同样在OA系统上生成，由部门主管审核通过后，与文控进行文件交接；无交接明细，文控可以拒绝接收文件，若造成延期，责任由提交部门自行承担；如有新增的需要定期收集的纸质文件，文控中心要提前与提交部门确定好交接时间，严格按照时间进行收集，保证文控中心资料归档的及时性；对于已经固定的交接项目，提交部门不可擅自删减，若当期无文件，需要在交接明细上进行备注“本期无文件”；对于未按期交接的情况，分为以下两种：

一、确实有特殊原因无法按期交接，由部门长进行说明，同时必须在约定的交接日期之后的2个工作日内完成交接；二、未说明情况，逾期未交接的，直接发出异常矫正告发单，扣除3分绩效以作警示，同时要求限期进行整改；

5.1.2.2.2.不定期收集的纸质文件：

与定期交接的文件相同，通过OA系统提交明细，流转至文控中心后在2个工作日内将纸质文件进行交接；未在2个工作日内交接纸质文件的，视作未按期交接，按上条所述处理；

5.1.3.在交接过程中，文控对实际交接的内容和明细进行比照，确保两者对应一致，如有疑问，一般有三种情况：

一、认为文件内容不完整，文控要求提交部门作出解释，如果解释合理，需要部门长在交接明细上注明；如无法解释，文控拒绝接收，同时要求在1个工作日内补齐缺失部门，提交部门的主管承担审核不严的过失，当月绩效考核分扣除3分；二、交接明细描述不清或出现明显错误，文控暂缓接收文件，同时要求在当天对交接明细进行修改，提交部门的主管同样承担审核不严的过失，当月绩效考核分扣除1-2分；三、交接文件存在明显错误，文控拒绝接收，发出异常矫正告发单；

5.1.4.外地公司的档案收集、存档工作由外地公司自行管理；

5.1.5.对公司获得的荣誉证书、奖状、奖杯等，要扫描或拍照留存；

5.2.文件资料的归档、立卷与管理

5.2.1.依据文件控制程序，进行编码，编码信息包括所属公司、文件类型、编写部门、涉及部门、密级以及流水号；具体编码规则详见“文件编号规则”；

5.2.2对所有公司文件按公司名称排列，确定保管期限，编制文件资料目录，按一定次序排列和存放；保管期限详见5.4.“文件保管期限的划分原则”；

5.2.3.电子文档提交和保存的注意事项

5.2.3.1.电子文档收集时统一存入指定的移动硬盘，文件名称不做统一要求，但必须能够清晰说明文件的内容；

5.2.3.2.所有设有密码的文档在提交时应删除密码，或将密码标注在文件名内；

5.2.3.3.统一收集后，未避免电子文件被修改，除视频文件外，其余所有文件分部门刻录成DVD光盘保存，并粘贴标签，内容包括光盘号和刻录时间；每张光盘中的内容单独做好文件清单，与光盘号一一对应；视频文件则保存在专门的移动硬盘中；

5.2.3.4.为防止光盘老化造成数据遗失，DVD的保存必须注意防潮避光，同时保存期限不超过5年，一旦到期，需要将内容拷贝出重新进行刻录；原光盘进行销毁；

5.3.文件资料的管理

5.3.1.所有档案应根据档案管理要求分类、编目、立卷，建立案卷目录；对各部门交接来的档案进行2次整理，上架保存；

5.3.2.凡查询档案资料一律签字登记，注明使用原由（见查询登记表），查询档案不得将文件带出文控中心，查询完毕后由文控中心当场签字注销；

5.3.3.需要带出文控中心的资料：

5.3.3.1.原件：

通过OA系统填写文件借用申请单，详细注明文件名称、用途、归还期限，经部门主管、管理部审核后外借；如遇双休日、节假日原件未使用结束，需要先行归还，待假期结束后再次申请借用；借用营业执照等公司资质、重要合同、决议等重要文件，必须经分管副总审核同意后方可出借；

5.3.3.2.扫描件：

需要通过OA系统填写文件借用申请单，经过部门主管审核后由文控中心通过邮件的形式发送至申请人；所有文控中心发出的扫描件，一律在扫描件中央位置倾斜30°加入水印“此扫描件仅用于×××”，防止文件遭随意复制；

5.3.3.3.复印件：

为防止公司文件的复印件随意复制外传，也需要通过OA系统填写文件申请单，经过部门主管审核后到文控中心领取；所有由文控中心发出的复印件，一律在文件的右上角盖上印有“和鹰科技文控专用”红色印章；

5.3.4.所有查询、外借文件的记录，文控中心每周五做好电子台账，以备查询；

5.3.5.所有外借的原件资料按照预计归还时间做好提醒，发现未按期归还，当日以电话及邮件的形式进行催要，逾期几天归还扣几分绩效；

5.3.6.除董办、审计等特殊部门外，原则上仅提供所在中心文件的查询和借阅，需跨中心查询借阅资料，须提交申请并经过中心领导审核签字；

5.4.文件保管期限的划分原则：

档案文件的保管期限分为短期（5年）、长期（10年）、永久三种；

5.4.1.在较短时间内对公司有参考利用价值的档案文件应列为短期保存；例如：

季度、月度的工作计划、总结；一般会议的发言、简报；本公司的一般性问题的请示和批复；年度以下的总结、统计报表、一般专题的报告等；

5.4.2.在较长时间内有参考利用价值的档案文件应列为长期保存；例如：

公司各种会议纪要、决议、决定；公司召开的各种工作会议和重要的专题会议的材料；年度和年度以上的计划、规划；人事类资料；财产、物资、档案等的交接凭证；年度和年度以上的总结、统计报表、重大问题的专项报告；重要的合同、协议、项目报告等；

5.4.3.具有长远利用价值的档案文书，应列为永久保存；例如：

公司注册文件及法律文本；公司财务档案；各种协议、合同；重要业务问题的文件资料；规划性的、重要问题的请示及批复；重大活动的记录文件；重要技术资料、设计文件、预算、决算、图纸等；

5.5.文件保密等级按泄露后可能使公司权益遭受损害的严重程度分为三种密级：

a）AS—绝密文件：

泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重损害的公司最重要文件；b）CS—机密文件：

泄露会使公司的权益和利益遭受严重损害的公司重要文件；c）PS—秘密文件：

泄露会使公司的权益和利益遭受损害的公司一般文件；

5.5.1.密级的确定：

5.5.1.1企业经营发展中，直接影响企业权益的重要决策文件资料为AS—绝密文件；

5.5.1.2企业的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、、客户资料、供应商、企业经营情况为CS—机密文件；

5.5.1.3企业主体基本资质、产品资质、企业人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为PS—秘密文件；

5.5.1.4一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件、外来文件不属于保密范围；

5.5.2.密级文件的归档注意事项：

归档的密级文件材料须是原件或正本；实行专区、专柜管理。

5.6销毁规定

5.6.1.1档案的销毁，是指对没有保存价值的和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。

5.6.1.2档案销毁前，要经过档案销毁统一鉴定，并提出销毁意见。

5.6.1.3凡是需销毁的档案，须编制销毁清单，同时要提出销毁档案分析报告，销毁清单永久保存。

5.6.1.4要严格履行审批手续，凡准备销毁的档案，经领导审查后，由负责人或高层领导批准后方可销毁。

5.6.1.5销毁档案是要指定两人负责，一人监督一人销毁，防止档案遗失或泄密。

5.6.1.6档案未经鉴定和履行审批手续，严禁销毁。

5.6.1.7销毁档案后，应将销毁清册及手续材料存入档案全宗卷中，并在原档案帐目上加以标识。

流程图如下：

6.相关文件

6.1.文件控制程序。

7附件

7.1文件查询

⏹步骤（Procedure）

☐Step1：

提出申请

-Who:

查询部门

-When:

有查询的需求时

查询部门前往文控中心告知需要查询的资料

☐Step2：

文控登记

-Who：

文控中心

-When：

得到查询部门的申请指令后

文控书面登记后，查询部门签字确认，之后提供所需的资料

☐Step3：

查询所需要的资料

-Who：

查询部门

-When：

登记完毕后

查询的资料只能在文控中心进行，不得影印、拍摄或带离文控中心

☐Step4：

收回文件

-Who：

文控中心

-When：

查询结束后，文控及时收回文件进行保存

7.2文件借用

⏹步骤（Procedure）

☐Step1：

提出申请

-Who:

借用部门

-When:

有借用的需求时

借用部门通过OA系统的《档案资料借用申请表》提交申请

☐Step2：

审核

-Who：

查询部门领导、分管副总、管理部部长

-When：

收到OA流转到的申请单后

根据借用文件的类型和类别，有不同的审批流程

✓借用复印件或者扫描件，仅需部门部长审核通过即可；

✓借用原件除了需要部长审核外，还需要管理部部长复核，重要证照类文件和研发类文件还需要分管副总进行审核

☐Step3：

提供所需的文件

-Who：

文控中心

-When：

审核通过，流转至文控中心

复印件必须加盖文控中心专用章；

7.3文件交接

⏹步骤（Procedure）

☐Step1：

编制交接的文件目录

-Who:

提交部门

-When:

每月初收到文控的邮件通知后

提交部门通过OA系统的《月度文控资料移交单》编制需要交接的文件的目录，标注文件名称、类型、大小、说明等信息，需与实际交接的资料一致。

☐Step2：

审核

-Who：

编制部门主管、分管副总

-When：

目录编制后

编制的目录必须经过部门主管和分管副总的审核

☐Step3：

比对目录，进行交接

-Who：

文控中心

-When：

目录经过主管和分管副总审核后

对目录和实际文件要进行比对，一致后方可进行交接。

交接时必须2人一同操作。

8.表单

8.1.资料查询登记簿；

8.2.资料借用登簿；

8.3.文件交接表；

档案资料销毁申请表

单据编号：

HYS-HR-14-00*-2015

销毁资料名称：

2010年以前的离职人员档案资料

销毁人：

拟销毁时间：

监督人：

销毁原因及销毁方式：

部门负责人意见：

领导批示：

备注：

制单人：

日期：