H3C管理规则及操作流程手册.docx
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H3C管理规则及操作流程手册
管理规则及操作流程手册
H3C事业部
2011年1月
第一部分项目管理规则
批单说明
项目执行规则及注意事项
借用奥德资质
“运营商借物”操作流程
第二部分分销管理政策及流程
分销项目
分销
第三部分其他规则
商务证书使用规则
CBS业绩申报
附录欠料交货补充协议
H3C借转销项目预立项审批表
直发单合同文本
H3C事业部项目立项与采购审批权限
第一部分项目管理规则↑
一、批单说明↑
A
1
1
A
1
0
2
4
0
7
0
1
订单更改标志
订单类型标志
订单发放标志
办事处码
YY/MM/DD
订单流水号
订单更改类型
标志
原始订单
1
第一次更改后的完整订单
3
第二次更改后的完整订单
5
第三次更改后的完整订单
7
订单类型
订单行业
标志
主网络
行业项目中的项目产品订单
1
行业项目中的分销产品订单
2
商业市场库存供货（分销项目）
F
3com
行业项目中的项目产品订单
5
行业项目中的分销产品订单
7
商业市场库存供货（分销项目）
6
特殊
厂商借转销单
J
总代运营商借物转销单
Y
DP产品
X
服务单
S
订单发放类型
标志
审批完成前，发放的总代进货通知单
1
审批完成后发放的供货通知单（当已提前发放“1”单）
2
审批完成后发放的供货进货通知单（未提前备货）
3
二、项目执行规则及注意事项↑
1．不接单：
接到批单4个工作日内邮件回复不接单。
（这是我们唯一可以自主控制的点，只要默认接单，之后的控制及考核权利就在厂商了）
2．下单：
总代理接到销售管理部的供货通知单后：
1）正常订单总代理必须在4工作日内下单；
2）紧急订单总代理必须在2个工作日下单；
3）厂商借物转销单（批单中，订单类型为”J”，接到批单4
个工作日内反馈是否接单），7个工作日内必须下单&付款
下单前提：
生效的销售合同及签收单
4）随项目服务订单在总代理首次申报CBS出货5工作日内下
单及付款（下单前提：
生效的销售合同；如果服务批单随项目批单一并下发，务必将服务与硬件签在同一份合同中,而且不要把服务的价格直接含到硬件中）
5）运营商的Y单现在厂商考核是以批单中要求的核销日期
前完成下单
3．下单时要货时间的规定
主网络产品的要货周期是10天，如果是厂商直发单再增加7天运输周期，即17天。
存储产品的要货周期是17天，如果是厂商直发单再增加7天运输周期，即24天。
4．备货及提货
备货：
供应链按照OOS物料补齐时间提前3天交单。
齐套交单的项目是不许可再申请延迟提货的。
李红会在项目齐套前6天（厂商直发单是齐套前12天）发出确认要货时间的邮件，若销售回复齐套就提，一定要在确认的当天给采购部沈翠莲FAX合同（17:
00前），未提供合同将要货期自动推后3天；若未回复（17:
00前）直接将要货期推后一周，以此控制厂商交单时间。
提货：
货物齐套产出5个工作日内必须提货（厂商的考核规则），我们内部进行提货的前提是：
公司采购商务（沈翠莲）需要拿到生效的销售合同。
5．改单&撤单
从09年10月起总代没有权力发起对超过60天未执行完的项目进行改单\撤单，若要有改单和撤单的项目统一由厂商办事处销售发起。
6．直发单：
目前，对于直发单会出现2种类型：
总代直发货：
1）下单的时候就注明：
是直发单。
2）与下家的销售合同上，也需要将交货地址直接写成厂商提供的“直发用户收货人信息”如果合同上未注明，那出库前就需要让和我们签订销售合同的客户提供“委托发货函”。
3）提货交货操作：
我们向厂商提货——》入方正库——》出库——》发货给直接客户！
出库的时候需提醒销售商务&物流人员货物发最终客户（地址联系人必须按照厂商给出的“直发货用户信息”，最后收货签字的人一定要是厂商在“直发货用户信息”中提供的授权签字人）及提供厂商一份正本签收单！
注：
与厂商，方正签订直发协议的物流公司是：
新杰物流公司。
4）正本签收单的收集：
李红负责收集&审核从物流部门拿回的签收单，寄给厂商，在签收单上需要注明批单号&订单号！
5）总代直发单发货后，必须在CBS申报后的三个月内将签收单原件反馈厂商，否则将按此项目进货金额的5‰对总代进行罚款。
厂商直发货
每张批单都会明确说明是“厂商直发货”。
未作说明的“直发单”项目默认为“总代直发货”
现就“厂商直发货”的项目做如下说明：
1）货物直接由H3C负责发货给最终客户，不再进入总代的物流体系（但是，厂商放货前，需要得到总代的指令）。
---注意：
对于“厂商直发货”总代通知厂商放货形同于我们平时的销售合同出库（生效的销售合同及预付款到帐）！
2）向厂商申请提货的操作流程：
A、由产品部各区业务助理或者销售人员以MAIL方式提交“XXX项目提货申请”
需要注明：
项目名称、代理商名称、订货及销售金额，MAIL发送相关销售商务，CC 采购商务（沈翠莲）及产品部相关领导。
B、销售商务审核是否符合出库条件：
Ø符合出库条件的通知采购商务，采购商务向厂商下达放货指令；
Ø对于不符合出库条件的项目转到信用部进行重新审批。
C、“厂商直发货”项目客户签收单由沈翠莲统一向厂商索取，复印件备案
相关系统操作如下：
采购部收到厂商签收单后（复印件）立即录入系统虚库并通知相关业务人员及销售商务及时办理虚库出库的手续。
3）销售合同签订的产品清单必须与批单上的产品清单保持完全一致，不许可厂商改单前就与我们的下家签订与批单不一致的产品清单（按照改单后的清单签约），造成收到签收单入虚库无法转销的情况出现。
7．欠料提货
要求：
1）销售合同已经签订
2）由于欠料提货需向H3C付全款，为了不影响资金占用，需要我们下家书面承诺：
欠料交货，但是以第一次交货时间为起点计算帐期，到期全额付款（详见附录：
欠料交货补充协议）
3）由于欠料提货需要联系厂商供应链提前备货包装，所以申请并审批需要提前一天。
4）部门审批到赵凌
8．手工单出库
1）适用情况：
周五提货或者季度末提货，由于需求紧急，不入库直接交承运人给客户发运；
2）手工出库的前提：
必须满足出库条件（生效的销售合同及预付款到帐）
9．项目库存管理
项目库存在存期限规定为10天，超过10天的库存将按月资金占用1%来扣减费用，从销售人员的RE中扣除（如该销售无单可扣，将从该区域中扣除）
项目库存在库超过30天，除按月计提资金占用外，将按超期应收考核方式考核，扣除相应的销售数据，直至项目完成.
10．批单发放
除了“方正国际”为进货代理商的批单，其它批单均按办事处发放，如果有跨区域执行的项目首先要与项目所在区域的区域经理/总监进行协调，由毛总同意方可执行。
11．项目退货
1）货物在我司库房，现有量中能查询得到的情况：
进入内网“物流一点通”，填写委托发运函，操作界面如下：
填写相关信息，星号必填。
在下方物料信息列表处填写退货的货物型号，数量，退货单号（R单号）以及项目名称，以方便查询避免出错。
待货物发运后请库管人员邮件告知采购商务陈晓菲做系统退货。
退货流程结束！
2）货物在代理商处（现有量中查询不到货物的情况）：
通知代理商将退货就近退到当地库房，让当地库管或者技术出具验货单后，做项目退货审批，填写退货审批单，（项目退货审批需要区域总监，项目总监及赵凌）签字同意后传送给销售商务，告知货物退回到我司系统中入现有量，同时冲抵应收。
最后重复1的步骤将货物退货到厂家，退货流程结束！
3）退货产品存在严重破损情况或者缺失配件
退回我司前，需要代理或者最终客户出具书面的确认函（盖章件），证明以上问题为客户使用造成的，不是运输或者人为损坏造成。
三．借用奥德资质↑
1）审批流程
以上流程完成，一般至少需要2天以上的时间
说明审批时遇到的情况
✓法务给出处理意见，基本上是规避了所有风险，但是招标公司根本不会去改变招标文件。
销售只能拿着法务的处理意见来协调世纪内部领导进行说服。
✓商务张准需要看到招标文件以及法务的审核再给出处理意见
✓信用部门通常会依据法务的意见，参看招标文件中比较敏感的售后服务条款，付款方式，以及销售员做的预立项来定夺此次投标以及中标后合同的风险，再和销售员一次或多次沟通
✓财务总监会根据销售员是否有投标保证金未还回或者超期，投标保证金金额，退回时间，参看招标文件，参考法务人员意见，参考信用人员意见等方面考虑是否签字。
✓奥德的商务查看此次投标是否别人之前报备已经启动借用资质流程
✓奥德的商务经理查看此次投标是否别人之前报备已经启动借用资质流程，保证金多少，招标金额等方面再确定签字与否。
✓奥德的王文磊总监需要参看投标金额，投标所在地，以及中标后如何切分利润来进行签字。
✓奥德的财务总监需要参看手续是否完备，保证金金额大小及支付和退回时间来进行签字。
2）投标保证金支出及退回的流程说明
上述所有流程走完后，拿着审批单通知世纪的财务开世纪转账给奥德的493账户的支票以及奥德493账户汇往招标公司的汇款单后，拿着上述的审批单及财务的汇款单再到奥德，在奥德再走一个奥德内部的借款手续（李惠娟，易淑娥，财务总监签字）找奥德的财务加盖财务章（时间不定，一般奥德的出纳在公司的几率不高，需要等待出纳在公司方可盖上财务章），将上述的两张支票拿回给世纪的财务，世纪的财务会第二天上午10点之前去银行办理入账及汇款（也就是说头天6点下班前必须拿到盖完奥德财务章的汇款单给世纪的财务人员方可第二天办理汇款）。
3）关于代理商垫付保证金后，招标结束退保证金流程说明
待招标结束后，招标公司将保证金退回到奥德的493账户后，财务核查是否到账，若到账，启动借款流程，需要商务及财务进行核实此笔保证金是否确由代理商自行垫付，重复上述审批流程，审批通过后，将审批单带回到世纪给财务，让世纪的财务开出从奥德493账户汇往代理商账户的汇款单，再到奥德走一个借款审批手续（李惠娟，易淑娥，财务总监签字），到财务盖财务专用章，交由世纪的财务通知第二天汇款。
4）需要借用奥德的资质原件及加盖奥德的公章描述
需要将借用奥德资质的审批单给行政，带标书及相关盖章件到行政处盖章。
如遇到半夜或者周末需要盖章，则需要做一个留用奥德公章申请进行审批后，奥德的行政方可给留章。
5）需要借用奥德的合同及其他相关证明文件
需要将借用奥德资质的审批单给奥德的商务，待商务抽出时间来后再帮忙寻找相关需要的文件。
四．“运营商借物”操作流程↑
1）收到厂商办事处销售的借物清单确认。
借货期满前，厂商所下发的批单要和借物清单保持一致（之后可进行改单），借物清单需要含：
BOM编码，型号，数量，描述等内容。
2）产品部提交预立项审批
关注问题：
项目金额、借物周期、接单二代（资信情况），预计的合同收款条件等（详见附录：
H3C借转销项目预立项审批表）
3）预立项审批通过后，分别与厂商及我们的下家（二代或者集成商）签订借物合同。
注意货期的控制，根据项目运作的进展，厂商办事处销售会发起正式批单申请，审批通过后我们可收到正常的借转销批单（订单类型标志为“Y”）
4）提货后办理暂存手续（即代表入库）
H3C的到货仓库分别为：
上海中转库、杭州库（满足杭州本地需求）、深圳库。
办理暂存需以库房实际提回货物明细为准，对于总代借物单的货物不允许进行不同库存组织间的调拨，应直接根据我们与下家签订的借物合同从到货库房直接发运。
5）办理委托发运（即代表出库）
前提：
收到与下家签订的正本借物合同;如有实际发货地址和借物合同上不符，需要我们的下家出具委托发运函。
6）收到正式批单，提交线上立项、采购、下单（流程和普通项目一致）
需注意：
要满足转销的条件是：
合同齐全、物料齐套、签收单/委托发货函复印件、验收单（合格）
7）需求变更
对于还未提货的需求变更
需要将变更后的清单反馈采购部门以便和供应链核对提货明细，同时重新审批预立项并和二代及厂商间重新签订新的借货合同。
提货后转销前的需求变更
在借货核销之前发生的需求变更均属于转销前退换货，退货时需要填写委托发运单将实物退回到厂商的逆向物流。
新增的需求待供应链备货提回后，尽快交货。
转销后的需求变更
对于批单已到并下单转销的运营商项目单发生的批单更改，应和普通项目单一样进行订单退换货操作，对于已在系统中办理过ERP出库的应办理正常的退货手续，进入现有量库存，之后改单生成R单后将实物退回给厂商的逆向物流。
8）运营商业绩申报
前提：
我司向厂商下T单&付款，厂商核销之后才能产生条码进行CBS申报。
对于要CBS的项目必须提前完成公司内部的相关转销手续（立项审批通过，销售合同签订，合格的签收单）
图表1运营商BU总代借货与核销流程
注意问题：
✓暂存、委托发运都应以实际到我司仓库货物为准，其审批作为内部出入库证明，要做到填写内容详细（如货物金额、暂存天数、保险费用等）
✓原则上，不支持欠料提货
✓厂商直接将货物提供给客户，而没能内部转销需从我司过单的运营商项目，由于没有给厂商及二代签订过借货合同就直接下批单转销的，需要和二代签订正式的销售合同及签收单转销，而不用再签订借物合同及预立项审批。
✓对于我司直接将货供应给运营商的，需要和批单中的二代签订补充协议。
证明是二代委托我们将货物直接发给运营商的以降低我们的应收风险。
第二部分分销管理政策及流程↑
一、分销项目↑
1、分销项目产品订货：
分两种方式：
a）批单已到，与二代签约后订货
b）批单未到，按下表分别处理：
接口人
订货条件
一般代理商
重点支持代理（各区提交名单,全国15家左右）
按需求订货
史峰
批单已提交厂商审批
可适当放宽政策
订单金额满足一定规模
有风险的产品，要签合同，收预付款才能订货
常备库存备货
史峰
日常需求较高的产品
注意事项：
✓订货须有二代与我方双方生效合同；
✓如分销项目整单金额超过10万，则单独下单不与其他需求混单订货；
✓要求销售和二代沟通尽可能集中提交订货需求，尽量减少零散订货；
✓采购商务每天下单时间严格控制在17：
00前，之后的订单将延迟到第二天下单，因此为保证当天顺利下单，销售及助理应在每天16：
00前将订货申请提交到史峰处；
✓订货预计提货时间原则上不可少于7个工作日，如急单，则需要部门审批同意才可下单。
✓软件等对公司风险较大的产品在批单未到的情况下须向二代收取30％至50%定金方可订货。
✓区域助理对本区分销项目订货的提货与出货情况进行追踪,对于到货后不及时出货的销售做提醒及反馈部门。
2、销售合同签订与审批/合同变更：
✓批单已到的按批单价出货；批单未到的严格按正常进货价（折扣30%）出货。
✓审批单上必须严格注明为“分销项目”；分销项目订单与其他订单分别签订与审批。
✓合同变更:
批单到达后，如果与出货价格有差异，则必须做合同变更（签订合同变更协议）,签订变更协议时销售/区域助理须审核所有订单项下的CBS业绩都已完整申报.
3、提货：
正常情况，H3C生产齐套后提货。
欠料提货时须向部门提出申请，且欠料部分金额最好控制在此订单总额10%以下。
4、产品出库：
批单已到情况：
商务按“分销项目”销售类型出库，并在ERP系统中录入批单号
批单未到情况：
商务按“分销项目”销售类型出库，批单号空白。
二、分销↑
1、分货规则
产品对象：
促销交换机，促销路由器，项目产品分销库存备货，安全产品，无线产品
A、区域基本分货比例
根据该类型产品近两个季度平均销售份额确定分配的大致情况，具体分配数量还要参考其他分配条件，不同产品的区域市场的特点及差异性,本季度各区域的销售重点，部门对区域重点支持
B、已签约订单及二代需求状况：
具体需求数量落实到代理商.
⏹此项是根据平时有需求报备情况来分配的；
⏹对某一产品产生需求后，如果没有库存，请先将需求的型号，数量，合同是否已签订，签订合同的代理商名称写清楚，发报备邮件给毛欣，等到货后，会考虑优先满足已签订合同的二代的需求，对于以具体销售人员的名义进行采购的货物（F单产品），到货后，总部不会进行分配，在该销售需求出现变动不再需要某物料，或者数量有剩余的情况下，其他销售可以出货。
C、厂商指向性
对于比较紧缺的货物，很多时候厂商会给总代一些分配的意见，重点支持某些区域，这种需求是我们优先满足的参考条件；
另外，销售在我们额度外特批下来的货物，属于厂商指向性货物，我们基本会按照厂商的要求，供货给该销售，不会再进行分配。
这种方式能为我们争取更多的资源，我们还是希望一些有能力的办事处这样操作的。
D、紧俏产品
所谓紧俏产品，顾名思义就是供货量不能满足需求的产品，对于紧俏的产品的分配需要注意的是：
此种产品不能完全按照分货原则和销售的需求来进行分配。
1）、当前的需求很大，库存货物无法满足所有销售的需求，但货物总量大致可以满足整体需求的情况下，我们会采取分批供应，逐步满足，最终达到分配平衡的方法分配货物；
2）、季度需求远大于供给，我们会根据分配原则，有选择的满足部分销售的部分需求。
（销售在与客户签订合同前，一定要跟总部落实好货源，否则将造成合同无法执行）
3）、在总部承诺好分配货物后，请尽快安排出库，一旦需求发生变化，请及时与毛欣沟通，以便于尽快重新组织分配货物。
对于分配到的货物，2天内不能完成出库的，也没有与毛欣申请保留货物的，将取消该货物的分配资格，重新将货物分配给其他有出库需要的销售。
特殊原因申请保留的，保留时间不能超过5天，并且需要部门特批！
4）、Q2开始，厂商对总代有线性出货的考核（时间过半，销售过半），在季度初我们会根据分配原则以及大家日常报备需求的情况，优先满足分销集散地/大宗的需求，季度末则会更多的考虑分配的均衡性。
请大家安排好出库节奏，以避免到了季度末出现分不到货或分货不足的情况！
备注说明：
在货物紧缺的特殊情况下，对于那些没有需求报备，也没有特殊支持的区域，分货时，在满足了已报备需求区域的前提下，才考虑予以分货；
2、需求反馈规则：
Ø日常库存备货需求：
销售将需求反馈至区域经理/助理，区域经理/助理将需求反馈给分销销售总监/助理
每个季度，北京总部都会有几次需求统计，此项工作目的是为了根据大家的需求情况，合理安排好库存备货，为大家的销售提供充足的货源，所以大家一定要在要求的时间内，按要求反馈需求，过期不反馈的，将影响到后期对该区域的货物的支持力度！
Ø日常销售需求：
对于每天的出库需求，我们要求销售在出库之前，需要从现有量了解当天的库存情况，中转库和深圳库的货物，需要跟毛欣确认后才能出，其他库的货物，需要与当地的销售或区域助理确认后才可以出库，此要求目的有两个：
一是为了防止几个销售对某一产品同时产生需求，在不知情的情况下造成一方延交；另一方面，是为了及时了解我们的库存情况，将大家销售比较快，库存不足的信息及时反馈给史峰和原淑珍，以便能尽快补充相应的货源。
Ø提货反馈需求：
查询分销定货备货情况，与史峰联系！
需要补充的是，提货通知每天会发三次：
●第一次是17：
00左右，带一个附件，为当天安排提货的清单；
●第二次为第二天早上，不带附件，邮件中只显示欠料和多提（欠料表示未提回的货物；多提的为以前欠料补提的货物；邮件中没有反馈，前一天安排的提货清单中有的部分，是为正常提回的货物。
）
●第三次的邮件为带一个接受完毕的附件的邮件，收到此邮件后，代表前一天安排的提
货，均已接收入库，有出库或者调拨需求的销售就可以通知后台安排操作了！
Ø需求须落实到具体代理需要的型号数量
日常有需求，但没有库存的情况下，反馈报备邮件的时候要求写清型号，数量，代理商名称，合同是否已签订等情况。
货物提回后，我们会根据大家的报备情况，按照报备先后顺序以及单子的重要性，安排货物的分配。
所以要求大家有需求了一定要尽快将需求反馈给毛欣，抄送王晓波/负责相关产品的产品经理（袁媛/原淑珍）/史峰。
不要等看到有提货后，再反馈需求，因为很有可能，新提回的货物，在到货之前就已经被分配完了！
货物充足的情况下，没有反馈过需求的区域，我们也会分配一些货物过去，但是大家知道，紧缺的货物肯定不会供不应求，所以还是希望大家有需求及时反馈！
知道了大家的需求，也有利于我们尽快补充缺货的货源！
更有利于大家开展销售工作。
3、保留规则
保留申请发给毛欣。
规则如下：
A、确定要出库的，请尽快签订合同，完成审批，合同已签定，审批已通过的，可由销售商务直接作订单保留（此保留类型的时限较短，需要保证1~2天内完成出库，否则该客户应收一旦有差异，需要重新提交审批才能完成出库）
B、是销售自己采购进来要整单交货的，可以保留，但是保留时限不能超过7天，请跟客户协商好出库节奏；
C、对于我们的常备库存，有明确的销售需求，只是暂时不符合订单保留条件的，可以申请保留，但是必须明确销售的时间，且保留时间不能超过7天，紧俏货物，我们会优先直接出库的，还有剩余的情况下，可酌情安排保留；（出库优先原则）
D、对于紧缺的货物，我们会在跟领导确认好各区域分货数量以后，按分货结果来安排保留或出库（紧缺货物不完全符合出库优先原则）
注意：
需要大家注意的是保留的邮件格式一定要规范：
保留申请人、型号（与现有量中的一致，必须写型号的全称否则物流操作时根本无法查到库存）、数量、库位（库存一定要写清楚，中转库和深圳库的，需要与毛欣确认好可以分配；其他库位的，请与当地销售落实好货源，并在邮件中标注清楚，并抄送给该销售或助理）、保留到*月*日。
型号不规范，保留信息不全的，保留日期没写清楚的，都无法进行正常的保留操作。
（请不要写保留到下周一、保留到明天等字眼，因为物流做单是以*月*日来操作的）
4、季度退货
1．季度退货执行时间及要求：
季度退执行的时间一般为本季度初，由H3C（厂商）商务部门发起分销产品退货通知，退
上一个季度里提到库的物料；
2.季度退货的原因：
为了减小公司的分销库存积压，保持良性的库存结构；
3.季度退货的要求：
（1）季度退货的额度不能超过当季度商业提货净金额（仅针对库存供货模式产生的业绩）
的10%；
（2）在季度退货中可申请退货的物料有严格的限制，H3C要求物料为库龄在90天内的分
销物料；
（3）退货设备为分销合同采购，退货设备单价按照签署退货合同现行价格与当初采购价
格中较低值核算；
（4）退货设备要求为非电缆、资料等低值易耗产品、非已切换产品、非拆封或外包装破
损产品、非促销产品，软件需同其主机一起退回，组合包产品必须以整包形式申请退货，单独退回H3C不作接收；
4.流程：
第三部分其他规则↑
一、商务证书使用规则↑
1、商务证书使用范围：
1）新提货时冲抵提货款，要求：
合同金额不小于商务证书金额
注意：
用商务证书提货部分不开发票，正常申报CBS业绩
2）冲抵应收账款，要求：
应收账款没有开过发票
2、商务证书使用流程
二代在向总代理使用商务证书时，须向总代理提交商务证书复印件（或传真件）和证书授权委托书原件（快递寄给：
宋燕妍）
Ø其中，证书使用授权委托书填写规范：
二代需在证书使用授权委托书中填写所使用的商务证书编号、金额、授权给哪家总代，并签字、盖章。
Ø填写总代名称必须规范，不论您在哪个城市，都以此名称为准：
北京方正世纪信息系统有限公司
二代在向总代理使用商务证书
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