秘书基础课件：《秘书基础》第三章.pptx

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你认为文员在办公室里应该做哪些工作呢？

畅所欲言,体验办公室工作,办公室环境管理,办公室接待,办公室电话接打,值班事务,零用现金管理,办公室车辆管理,第三章办公室事务管理,办公室环境管理办公室接待工作办公室电话接打值班事务印信管理办公用品管理零用现金管理办公时间管理办公室信息工作办公室车辆管理邮件收发管理,教学目的,通过对本章的学习，让学习者了解办公室工作的相关知识，学习办理各种办公室事务的诸多程序和操作技能，从而达到全面提高自己“办事”能力的目的。

能够处理办公室的安全隐患运用接待的基本礼仪，制定接待计划，有技巧地接待来访者掌握技巧接打电话，建立公司形象,教学的难点,3.1办公室环境管理,3.1.1办公环境的布置讨论交流丽华贸易公司的办公环境存在什么问题？

如果你是谭红，应如何优化丽华贸易公司的办公室环境？

办公环境的整体布局办公室的座位布置办公桌面的布置,知识讲解,办公室布置更多小窍门办公桌的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序，其线路以接近直线为佳，防止逆流与交叉现象。

同室工作人员应朝同一个方向办公，不可面面相对，以免相互干扰。

座位间通道要适宜，应以事就人，不以人就事，以免往返浪费时间。

绿色植物生机盎然，令人赏心悦目，合理的办公室绿化是改善工作环境的一个有效途径。

知识链接,想一想广州丽华贸易公司办公室基础布局图的有些优点与缺点？

想一想,3.1.2办公环境的维护,讨论交流如果你是秘书，早上上班后应如何维护办公室环境？

维护上司工作环境的整洁维护秘书个人工作环境的整洁维护所参与的公共区域环境的整洁,知识讲解,会识别办公室安全隐患填写隐患记录及处理表掌握办公环境安全隐患的简单处理办法,知识讲解,办公软环境安全保密注意事项文件保密会议保密科技保密其他保密,知识链接,想一想除了文中所说的办公室安全隐患外，你认为还会有那些安全隐患？

3.2办公室接待工作,3.2.1接待基本礼仪讨论交流在接待客人时，谭红应注意哪些礼仪，并确保不打扰总经理和自己的正常工作？

介绍技巧,介绍他人的手势,握手技巧,握手位置,交换名片,知识讲解,引领客人时，秘书谭红与主宾并排而走，你认为谭红这种做法对吗？

想一想,3.2.2日常接待要领,讨论交流向客人问好，以示欢迎对方的来访，一般应向客户说哪些礼貌用语？

接待预约客人。

接待未预约客人。

帮助送客。

协助服务。

整理会客室。

迎接客人,接待客人,恭送客人,动作表情准备,语言应对,规范引领,步入会客室,请客人坐,提供服务,知识讲解,文明待客的“三声”来有迎声：

是主动热情而友善地向接待的客人打招呼、问候。

问有答声：

有问必答，按时回答，不厌其烦。

去有送声：

在客户离开时，要主动与客户道别。

知识链接,对于需要拒绝的客人，你还有什么好的办法吗？

想一想,3.2.3制定接待计划,讨论交流接待工作是秘书的一项重要工作，请说说它的重要性。

1.确定接待规格接待规格的种类确定接待规格的方法2.制定接待计划,了解情况,草拟计划,内部沟通,外部沟通,领导审批,知识讲解,在接待来访中，秘书发现来访领导认为我方接待规格过低时，应如何处理？

想一想,3.2.4接待来访团体,讨论交流休息时段，当你发现行政部有一文件资料柜未锁，你会如何处理？

会有什么隐患？

确认身份,问候客人,双方介绍,代提行李,引导乘车,领导相迎,交换名片,安排食宿。

迎接参观者。

根据参观路线，引导参观。

适时发放宣传资料，做好参观解说工作。

引导参观者到休息室休息。

参观结束，送出礼品。

知识讲解,想一想：

鞠躬背后的涵义是什么呢？

想一想,3.3办公室电话接听,3.3.1接听电话讨论交流如果你是秘书谭红，接听电话时应注意什么问题？

你有哪些地方做错了？

1.接听电话的程序,2.接听电话的技巧,知识讲解,作为秘书，当跟客户说“再见”后，一边放下听筒，一边与同事讨论其它事项，这种做法正确吗？

想一想,1.拔打电话的流程,2.拨打电话的技巧,知识讲解,在与客户沟通过程中，电话交谈中若突然断线，你的做法是？

想一想,3.4值班事务,谭红违反了值班工作制度中的什么要求？

值班工作制度包括哪些方面？

3.4.1值班的工作任务讨论交流,知识讲解,想一想作为值班秘书的你，总经理亲属来到值班室取总经理的快件，你如何处理？

3.4.3值班记录,讨论交流一间公司如果没做值班记录，你认为会发生什么后果？

值班表的编制值班日志值班报告来人登记接待记录电话记录,想一想为了更好地做好值班工作，值班时在有空隙时间可以适当休息，补充精力，这种做法正确吗？

3.5印信管理,3.5.1印章及其管理讨论交流为什么遵照领导的旨意盖公章也要经过审批呢？

用印方法有哪些？

如何根据不同的情况正确使用？

知识讲解,3.5.2介绍信及其管理,谈谈介绍信有什么用途。

讨论交流,你认为印信管理最主要的要坚持什么原则？

想一想,

（1）制订采购计划和预算的步骤清查办公用品库存情况了解各部门需求，各部门提出采购申请制定采购计划报有关领导审批,

（2）采购办公用品货比三家金额较大的采购可采用招标方式,知识讲解,选择供货商有哪些要考虑的因素?

想一想,3.6.2办公用品的发放,办公用品的发放为何要依制度进行？

讨论交流,办公用品发放有哪些注意事项？

为什么？

想一想,3.6.3办公用品的库存管理,讨论交流为什么要做好办公用品的库存管理？

（1）办公用品库存管理入库出库日常存放保管定期盘点安全管理报废处理,知识讲解,办公用品库存控制有什么作用？

想一想,3.7零用现金管理,总经理办公室主任助理刘伶在费用报销上正确吗？

讨论交流,3.7.1零用现金的管理,知识讲解1.零用现金报销的范围可以用来支付本市交通费、邮资、接待用茶点费、停车费和添置少量办公用品费。

2、零用现金报销的程序,

（1）领用零用现金秘书从财务部门取得现金，放入保险箱。

秘书担负起保管和支付备用的责任。

（2）建立零用现金账簿,秘书必须建立一本零用现金账簿，清除注明收到现金的日期、收据编号、金额数量和支出现金的日期、用途、零用现金凭单编号、金额、余额等。

有时还要对账目进行分析，了解花销的情况，也可以作为资料存查。

（4）核对凭单和发票,秘书要认真核对领取者提交的发票等报销凭证内容与零用现金凭单上填写的是否完全一致，然后将发票等报销凭证粘贴在零用现金凭单后面。

经授权人审批签字后，才可支付现金。

授权人是零用金领用人员的直接上司。

单据封面填写注意事项,所有单据用黑色墨水钢笔或中性笔填写，不能用圆珠笔填写；大小写一致，大写首位前要全部加封顶符，后面的“零”要填写，不能划掉。

不允许有涂、改、挖、擦现象，报销金额不能大于发票的金额，金额栏行数不满划上“S”标志。

字迹公整、规范：

零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万，不要简写和误写，如廿，参等，所有小写金额以.00结尾，所有合计处都要加人民币符号。

单据下面一排都要签名，其中经办人为实际付款人，收款人为在出纳那里领款的人，所有签名必须由本人签字，不得代签，招待费明细表上的签名为经办人签名；出差人要写明出差人的姓名，出差事由也要写明，如去集团开会，起讫时间分别列明出差的来去时间，根据时间分别在每一项费用里写明具体金额。

单据粘贴方法,从下往上贴，从右往左贴，依次错开，先小票再大票，保持上、下、左、右四边整齐划一，增票、运输发票等带孔发票必须将两边虚线外的孔全部裁剪掉；发票用途、金额大小相同的依次排列；粘贴的厚度要适宜，保持报销单据整份平整,账簿登记每支出一笔现金秘书必须及时在零用现金账簿上记录，及时了解零用现金花销的具体情况，以便达到一定数额后及时到财务部门报销并将现金返还到零用现金中进行周转。

到财务报销及现金返还当支出的费用到一定数额后或月末，秘书再到财务部门报销并将现金返还到零用现金箱中进行周转。

遇到节假日连续休假时，应及时清理零用现金，并做好有关的安全措施。

3.7.2公务费用的报销,1.公务费用报销的内容事先申请，事后报销结算的公务活动中发生的费用称为公务费用。

公务费用主要包括：

出差需要的费用、会议需要的费用、庆典需要的费用、团体接待等等。

1.拟写费用申请报告或费用申请表,2.支取差旅费,3.报销差旅费,根据样本拟写申请报告,授权人审核。

报告或申请表提交财务部门,领取现金或支票（本次出国所要花费的金额大，采取这种方式）,收集、整理发票;填写“出差报销单”;把发票附在“出差报销单”后一起到财务部门报销;如实施商务工作时，事先计划费用不够，应提前向有关领导报告，取得许可后，超出部分方可报销.,2.公务费用报销的程序,2、借支差旅费：

1.业务员填写借款单、出纳员填写现金支票并加盖印章，留下存根联,2.会计人员核对,4.公司会计人员根据借款单、支票存根编制记账凭证、登记日记账、有关明细账。

3.公司会计人员确认取款人身份无误后，支付取款人现金,3、报销差旅费：

2、秘书审核原始凭证，填写差旅费报销单，交单位领导审批，出纳根据业务员填写的借款单金额结清借款。

1、出差回来，秘书持车票、住宿费等单据到本单位财务科报账,3、会计人员根据差旅费报销单等凭证编制记账凭证、登记日记账及有关明细账。

认识报销单,以下是公务活动费用的所有凭证，分析是否符合报销的要求：

想一想,3.8办公时间管理,3.8.1时间管理的概念与原则讨论交流谭红该如何合理安排好这一天的工作？

（1）时间管理的分类不可控制的时间可以控制的时间

（2）时间管理的概念是指对时间进行有效地计划和控制，从而在有限的时间内创造最大的效益。

（3）著名的时间管理理论及方法ABCD工作法崔西定律二八定律,知识讲解,自己在日常的学习生活中有哪些浪费时间的行为？

想一想,3.8.2时间表的分类,讨论交流你有制定计划或时间表的习惯吗？

请发表你对时间表的看法？

（1）时间表的分类全年预计时间表每月预计时间表每周预计时间表每日预计时间表单项重要事项预计表,知识分类,想一想如何利用时间表来管理我们日常的学习、生活、工作？

3.8.3工作日志的制作,讨论交流你对未来有明确的目标吗？

如何看待目标对我们的引领作用？

（2）写日志的时间要求和方法每天下班前完成事毕随手记录每项任务以时间固定善用5W2H分析法,

（1）工作日志的内容工作计划工作完成情况工作备忘,小结,（3）工作日志的形式记事本、电脑、固定格式的工作日志等,知识讲解,工作日志与时间表有什么区别？

如何利用工作日志服务于我们的工作？

想一想,2.信息工作的要求准确性即信息的内容要准确无误，真实可靠。

及时性即信息的收集、处理、传递、反馈要及时迅速，讲究时效。

全面性即信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各方面的情况。

适用性秘书人员在收集、传递信息时，一定要有鲜明的目的性，处处以是否适合不同单位、不同层次的决策者的需要为出发点，在信息的投向上有针对性，区别对待。

知识讲解,3.9.2信息工作的程序,讨论交流信息收集时可以选择哪些渠道?

1.收集,信息收集的内容,知识讲解,

（2）信息收集的渠道,面对大量信息,如何筛选？

讨论交流,2.筛选,从大量繁杂的信息中提取、挖掘有效信息，剔除失真、无效信息，对提高信息的准确性和利用率是很重要的。

筛选信息的具体要求有：

重要，重大信息是指关系全局的重要信息，包括政策性、思想性、动态性的信息。

新颖，新颖就是信息中所反映的问题或提出的观点有新意。

准确，准确是信息的生命。

准确就是要真实、全面地反映客观事物及其本质特征。

完整，完整是指一篇信息材料，对所涉及的问题或事件的性质、处理方案、发展趋势等都要交待清楚。

如事件还在进行或事故尚未处理，应交待明白。

（5）及时，这是由信息时效性的特征决定的。

由于社会动态发展变化快，秘书在筛选信息时，一是不要延误，二是要注意反映事态发展的时间连续性。

3.加工信息的加工就是对信息从总体上进行系统的归纳、整理，分析研究，综合处理，或者从中找出重要课题进行