综合办公室岗位职责岗位分工管理制度考勤.docx
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综合办公室岗位职责岗位分工管理制度考勤
综合办公室工作职责
综合办公室是协助公司领导处理日常工作,并负责劳动人事、薪酬分配、绩效考核、员工培训、综合协调、文秘、档案、法律和行政事务的综合管理职能机构。
主要职责是:
1、遵守国家有关法律、法规,贯彻执行公司的各项规章制度,负责制定综合办公室职责范围内的制度,完善有关规定,建立工作流程。
2、负责公司员工劳动合同的管理。
3、负责公司员工社会保险的管理。
4、负责公司劳动人事、薪酬分配、绩效考核、员工培训等人力资源的管理。
5、负责公司人才需求计划的拟定、员工招聘、员工录用、退(辞)职、退休等工作。
6、负责文印、印信、收发及保密工作,负责公司文档、科档、人事档案和声像档案的管理工作。
7、按照公文管理的规范程序,认真审核拟发单位的各项公文文稿,做好往来行文的呈批、注办、催办工作。
8、负责公文的拟稿和起草各类综合性文字材料。
9、负责公司(不包括专业口的会议)会务管理。
10、负责公司日常接待工作。
11、负责公司信息化建设。
12、负责机关办公设备的管理、验收和交接。
13、负责各基层单位综合管理月度考核工作。
14、负责机关车辆的管理。
15、负责办公室、库房标准化建设和办公楼区域卫生的保洁。
16、按时完成公司领导交办的其他工作。
综合办公室主任岗位职责
1、遵纪守法,遵守国家的规章制度,服从领导,保守公司秘密。
2、负责办公室制度建设,逐步实现办公室工作的制度化、规范化和程序化。
3、负责制定本室年度工作计划和工作措施,并组织实施,负责本室人员的工作安排、业务学习、培训和考核。
4、负责公文的批转、传递、保密工作,落实领导批示,并及时反馈落实情况。
5、组织起草、审核各种公文,把好文字关和政策关。
6、负责起草各类综合性文字材料。
7、负责主办的会议准备、组织、记录,督查督办会议决议(决定)的落实。
8、负责对外沟通、联系、汇报、约请等,安排或代表领导参加公务接待和公务活动。
9、负责起草公司有关劳动人事、薪酬分配、绩效考核方面的管理制度以及机构人员调整计划,并组织实施。
10、负责审核各单位上报的基础资料(考勤考核表、工作任务单、加班工资申请表等)和工资发放明细表。
11、负责对综合管理员的培训和考核。
12、负责公司法律事务工作。
13、负责公司机关车辆和司机管理工作。
14、负责办公室和库房标准化建设,完成办公楼区域卫生保洁工作。
15、按时完成领导交办的其他工作。
综合办公室文书岗位职责
1、遵纪守法,遵守国家的规章制度,服从领导,保守公司秘密。
2、负责上级机关和有关单位来文的接收登记、传递、催办和管理,公文处理做到及时、准确、安全、保密、归档。
3、做好印信、文印、复印管理工作。
4、负责公司会议的通知,筹备、布置签到工作和会议室管理。
5、做好公司印刷品、办公设备耗材和本部室办公用品的管理。
6、负责公司会议室及办公室、闲置房钥匙的管理工作。
7、负责公司接待工作。
8、负责公司合同台帐和公司受奖、受罚统计台帐的管理。
9、负责公司员工绩效考核台帐的管理。
10、负责制作公司员工月考核汇总表。
11、负责公司员工上岗证的制作。
12、负责公司大事记的编写。
13、负责本部门每月项目付款申请表的上报审批。
14、负责本部门员工的考勤。
15、负责办公室和库房标准化建设,完成办公楼区域卫生保洁工作。
16、按时完成公司领导交办的其他工作。
综合办公室劳资管理岗位职责
1、遵纪守法,遵守公司的规章制度,服从领导,保守公司秘密。
2、负责员工管理(包括正式员工和返、外聘人员)。
3、负责机关人员工资发放明细表的制作。
4、负责审核各单位上报的基础资料和工资发放明细表。
5、负责制作工资基金结算表报集团公司人力资源部审批。
6、负责公司员工各种休假的审批、报批和办理相关手续。
7、负责公司员工劳动合同的审核、签订和管理。
8、负责公司员工的养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险和住房公积金的基数核定、费用缴纳和手册、卡片的登记管理。
9、负责办理员工的退休(职)手续。
10、负责员工花名册的建立和变更,做好劳资月报及年报报表工作。
11、负责员工换休台帐、请销假台帐和工资发放台帐的管理。
12、负责办理内部人事分配和调动手续。
13、配合办公室秘书做好人事档案(不包括干部)的建立和完善。
14、负责办公室和库房标准化建设,完成办公楼区域卫生保洁工作。
15、按时完成公司领导交办的其他工作。
综合办公室秘书岗位职责
1、遵守纪律,遵守公司的规章制度,服从领导,保守公司秘密。
2、负责公司员工培训管理,建立员工培训档案。
3、按照ISO9000程序负责每年对员工能力进行确认,填写员工能力确认书。
4、负责员工招聘录用和竞聘上岗工作。
5、负责公司网站的建设、维护和管理,保证网络正常运行。
6、负责机关计算机的维护和维修。
7、负责起草各类综合性文字材料。
8、负责公司电话管理,公示各单位每月电话费用情况。
9、负责公司档案的管理工作。
10、负责境外投资各类证件管理及相关境外贸易联络、沟通、运行和统计等工作。
11、负责办公设备的管理,验收和交接,并建立办公设备台帐。
12、负责公司公务接待工作。
13、负责办公室和库房标准化建设,完成办公楼区域卫生保洁工作。
14、按时完成公司领导交办的其他工作。
机关司机岗位职责
1、遵守交通规则和操作规程,安全行车。
2、认真学习相关业务知识,不断提高驾驶技术和维修技术。
3、爱护车辆,勤检查、勤清洗、勤保养,及时发现和排除故障,保证车辆时刻处于良好技术状态。
4、准时上班,服从工作安排,完成工作任务。
5、发生事故时,及时向主管领导报告。
6、不准擅自出车,不准将车辆私自交给他人驾驶。
7、车辆因公需出长途按公司规定办理批准手续。
8、车辆需修理时,按公司规定办理批准手续。
9、负责小车班休息室的标准化建设,完成办公楼区域卫生保洁工作。
第二节、综合办公室管理制度
一、印鉴管理
1、本公司印鉴由综合办主任负责保管。
2、综合办要对需盖印签的介绍信、证明及对外出具的任何公文,都要仔细核实,并有详细的登记记录。
3、公司内不允许开具空白介绍信、证明,如因工作需要或其它特殊情况需要开具时,应经综合办主管签字后方可开出。
二、办公财产管理
1、综合办要严格审查、核定各部门申报的办公用品购置计划,严格控制办公费用支出。
2、办公用品由综合办统一购置、保管,未经批准不得随意购置(特殊情况例外)。
3、综合办严格执行办公用品领用手续,厉行节约,遵循领用定时、限额、限量原则。
领用者应妥善保管并节约使用办公用品。
4、各部门要由专人负责领取物品,并在领取单上签字,由综合办登记造册保管。
5、各部门办公用品或财产要认真管理,实行部门领导负责制,办公财产在保修期内如有损坏由保修单位负责维修,保修期后如因部门原因或个人原因损坏、丢失,由部门或个人负责。
6、单位任何办公用品及财产不得流失或据为己有,否则,将追究相关人员责任。
7、因工作需要配备给个人的用品,在工作调动或离岗之前,必须归还单位。
8、综合办要将公司所有财物分类记入台帐,定期盘点、核查,并将核查情况汇总上报总经理。
三、会务管理
1、综合办须及时发出会议通知,并向与会者明确召开会议的时间、地点、参加人员、会议内容、目的以及与会人员须携带的文件材料和其它相关事项。
2、综合办须认真做好会议记录,并做到会议结束后的文件退收工作,会议文件的立卷归档,会议文件汇编,完善会务工作。
3、对相关部门执行会议决议情况进行督办,并将其执行结果注册归档。
4、内部会议必须做到保密。
5、若举办大型会议,必须事先开好工作人员会,让其明确与会者的各自分工,以便各负其责,相互衔接,密切配合,保证会议顺利进行。
6、爱护会议室的设施,保持会议室清洁,任何人不得将会议室的桌椅、茶具、烟缸等财产带出去。
牌照。
(4)、综合办每年需要在车辆使用开始时,对车辆的手续、保险费等加以确认,并记录车辆的总里程表读数,作为车辆支出计算的基准数据。
2、小车司机的费用报销:
小车司机只能报销本人的旅差票据。
第三节、考勤管理办法
为了使本公司员工养成守时出勤的习惯,遵守劳动纪律,提高工作效率,创造一个良好的工作环境,特制定公司员工出勤管理办法。
凡本公司员工的出勤管理,均依照本办法之规定执行。
一、公司员工工作日上下班时间规定:
1、公司本部员工:
夏季:
上午:
7:
30——11:
30下午:
2:
30——6:
30
冬季:
上午:
8:
30——12:
00下午:
2:
00——5:
30
2、工程项目部员工:
夏季:
上午:
5:
30——12:
00下午:
2:
00——9:
00
冬季:
上午:
8:
30——12:
00下午:
2:
00——5:
30
二、公司员工周工作天数规定:
1、公司员工每周工作时间原则上不少与40小时。
2、公司本部员工周工作天数需根据公司的工作情况而定,通常为五天制。
特殊情况下具体工作天数由综合办公室拟定,呈报总经理核准后执行。
3、公司工程项目部员工的周工作天数,根据项目的施工情况,由项目部经理拟定,呈报总经理核准后执行。
三、一般出勤规定:
1、迟到:
上班后十五分钟内未进行指纹签到,视为迟到。
上班后半小时未到视为旷工半天。
有偶发事件迟到需报主管部门核准,办理请假手续。
迟到次数的计算以月为限。
累计迟到三次(不含三次)不满六次按旷工半天计,累计迟到超过六次按旷工一天计,以后每迟到三次按旷工半天计。
2、早退:
下班前十五分钟内进行指纹签退。
提前二十分钟指纹签退,视为早退。
月早退累计超过三次,未满六次按旷工半天计,累计超过六次按旷工一天计,以后每迟到三次按旷工半天计。
3、旷工:
请假未批准或假期已满未续(续假需请部门主管呈报总经理批准)而擅自不到者,视为旷工。
员工旷工一天扣发当日工资,旷工两天或两天以上加倍扣发。
连续旷工四天或全月累计旷工四天以上者解聘。
员工旷工不满半天按半天计。
四、公司员工加班:
员工每日应办事项,应当日完成。
如遇特殊情况或紧急事务,必须在上班时间外完成,须填写《加班申请单》,并在下班前半小时送交办公室主任处,经审核同意后方可加班,且必须在规定时间内完成。
如不按要求送交《加班申请单》视为自愿无偿为公司服务。
因故不能加班者,应填写请假单,事先征得部门主管同意,方可离开工作岗位。
各部门对所属人员的加班申请事项应认真核实。
员工在加班时间内擅离职守且完不成任务,除不核发加班费外,还要视情节轻重予以惩处。
加班结束后,要在加班单上注明加班时间内的工作内容。
公司员工在国家法定日加班,由总经理酌情考虑。
五、哺乳期间女员工上下班规定:
哺乳期间女员工上下班时间:
上班前可晚半小时签到,下班前可提前十五分钟签退。
六、公司所属员工的考勤,从已聘用并通知上班之日起开始,月底由部门主管将考勤表呈报总经理,总经理核准签字后交财务主管,依公司相关规定办理。
第四节、员工请假管理办法
为了使公司内部管理规范化、制度化,使公司员工请假时有章可循,特制定本办法。
凡本公司员工请假,均依照本办法之规定执行。
一、请假手续
公司本部员工请假,先到综合办公室领取《员工请假单》,填妥请假日期、请假事由及相关项目,报请部门主管核准,综合办公室记载、汇总、存档。
工程项目部员工请假到项目经理处领取《员工请假单》,填制完毕后,项目经理批准后方可请假离开工作岗位。
项目经理需将员工请假单存档。
二、请假权限
公司本部员工请假三天〔含三天〕之内部门主管批准,四天及四天以上向总经理请假,总经理批准后到综合办公室办理请假手续。
工程项目部员工请假,三天之内项目经理批准,三天以上需呈报总经理批准。
三、请假须知:
1、公司本部员工请假单交由综合办公室存档管理,工程项目部请假单由工程项目部经理指定专人保管存档。
2、公司员工如遇急重病或突发事故不能亲自办理请假手续,必须在当日委托同事或以电话口头请假,假满返回后补办请假手续,不得超过两天。
3、员工请病假五天以上,必须附有医院证明于当日或次日交部门主管并呈报总经理处,办理病假手续。
4、员工请假若理由不充分或妨碍工作开展,部门主管可酌情不予准假、延期给假或缩短假期。
5、请假未核准而先行离开或假期已满且不到勤者,以旷工论处。
6、员工若发现请假记载有误(只限当月),应即时向部门主管查询更正。
四、请假管理:
1、公休假依法律、法规之规定,并结合公司的实际情况如期休假或推迟休假。
2、事假需本人亲自办理,提前申请,一般一次不超过三天,全年一般不超过二十天。
超过规定期限按旷工论处,且假期内不发工资。
3、工伤假:
因公受伤,经医院证明确实无法工作者,准请工伤假。
4、婚假:
公司员工结婚,给假十五天,假期内工资照发。
5、女员工分娩,给假1个月,特殊情况适当延长假期,假期内工资照发。
6、员工本人或配偶的直系亲属去世,一般给假五天,假期内工资照发。
超过五天后的时间段,工资停发。