0202报表处理子系统.docx
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0202报表处理子系统
报表处理子系统
教学内容：
计算机报表编制的基本流程是，报表名称登记、报表格式设置、报表公式设置、报表编制和报表输出。
其中报表格式及报表公式设置是数据处理的关键。
由于编制现金流量表的依据原则与编制其他报表有所不同，因此在报表处理子系统中对现金流量表的编制方法采用了一些特殊处理，对这些特殊处理方式应该有所了解。
报表处理子系统的主要作用是帮助用户及时、方便地编制需要的各种会计报表。
计算机会计系统中报表处理有两种方式：
一种是使用诸如Excel等通用表处理系统；一种是使用会计软件本身配备的表处理系统。
我国大多数会计信息系统采用后一种方法。
为了用户编制会计报表的需要，一般这种报表系统中提供了种类丰富的专用函数，可以方便地直接从账务系统提取数据生成财务报表，进行财务分析和生成相应的统计图。
因此掌握这些报表系统的使用具有重要意义。
4．1报表处理子系统概述
会计报表是会计工作成果的体现，也是对会计核算工作的总结。
使用计算机编制报表与手工编制有其相同之处，显然也有计算机处理所具有的特点，并产生一些新的概念。
4．1．1会计报表简介
在企业日常的会计核算中，企业所发生的各项经济业务都已按照一定的会计程序进行了连续、系统的记录。
企业在一定时期的财务状况和一定时期的经营成果在日常会计记录中已经得到反映。
但这些日常核算资料数量巨大且比较分散，难以集中概括的反映企业的财务状况和经营成果。
企业的管理者、投资者（及潜在的投资者）、债权人、政府有关管理部门（财政、税务、企业的上级主管部门等）及与企业有利害关系的其他单位和个人，无法直接使用这些分散的会计资料来分析评价企业的财务状况和经营业绩，据以作出正确决策。
因此就有必要定期的将日常会计核算资料加以分类调整、汇总，按照一定的表格形式编制会计报表，总括、综合地反映企业的经济活动过程和结果，为有关方面提供进行管理和决策所需要的会计信息，可以说会计报表的编制过程，就是对有关会计信息进行集中、整理和再加工的过程。
会计报表作为单位财务状况和经营成果的综合性反映，是在日常核算的基础上，进一步加工汇总形成的综合性经济指标，它以表格和数字及附带的文字说明来提供会计资料。
由于企业会计资料的使用者多种多样，企业外部有企业的上级主管部门和国家经济管理部门、企业的投资者和债权人，企业的内部有企业的管理层和企业内部的各个职能部门。
不同的使用者对提供的会计资料有不同的要求，财会部门提供的会计资料就要采取不同的格式反映不同的内容，从而形成不同的会计报表。
会计报表按不同的标准有不同的分类：
按报送的对象分，可以分为外部报表和内部报表；按照编制的日期分，可以分为月报表、季报表和年报表等定期编制的报表和企业为某种特定的需要编制的一次性报表；按报表的编制单位分，可以分为单位会计报表（独立桉算单位编制的报表）和汇总会计报表（集团公司或上级主管部门编制的报表）。
按报表的结构分，可以分成简单报表和由几个简单报表嵌套而成的复合报表。
所有这些报表中，根据《企业财务会计报告条例》规定而编制的资产负债表、损益表和现金流量表是会计核算工作中需要编制的最基本的报表。
4．1．2报表处理子系统概述
使用计算机编制报表在会计工作中已是比较普遍，CCED就是一个比较好的表处理软件。
表处理软件是近年发展起来的通用事务处理软件。
在发达国家表处理软件品种多、更新换代快，如LOTUS1-2-3、Excel等，因为通用表处理软件运算速度快、灵活实用、操作简便、功能强大，深受用户欢迎，在各种事务处理中得到广泛应用。
在我国随着计算机的日益广泛应用，办公自动化程度不断提高，各个经济管理和业务处理部门迫切希望利用计算机这个先进技术来处理日常工作中的大量庞杂的报表数据，这为报表软件的开发、推广提供了广阔的市场。
各种国外的先进表处理软件不断引进国内，我国自己也开发了不少好的报表软件，这些软件在各单位的事务处理工作中发挥了重要作用。
但是，这些通用表处理系统在会计核算工作中由于受到种种因素的制约，目前使用并不广泛。
1．受商品化软件的制约
我国大多数单位使用商品化会计软件开展本单位的计算机会计工作，目前我国大多数使用较为广泛的商品化会计软件，出于系统安全性和版权保护的需要，软件本身是加密的，系统的内部结构和源程序对用户是保密的。
因此用户很难使用通用表处理软件从各个会计处理于系统中调取数据、编制报表。
2．受会计人员计算机知识水平的制约
我国会计人员的计算机知识普遍较低，因此即使软件公司公开会计软件的数据结构，大多数会计人员也很难使用诸如LOTUS、Excel等表处理软件从会计软件中调取数据，编制报表。
为此，目前我国绝大多数单位使用计算机编制会计报表，通常使用两类表处理软件：
一类是计算机会计软件本身配备的表处理系统；另一类是使用系统或行业为特定需要设计开发的专用表处理系统。
后者专用性强、运行速度快、使用简便，但只能编制规定的专门报表，通用性很差。
前者通常是通用会计表处理系统，这类会计报表系统除了提供报表生成功能外，还为用户提供了一套对报表进行维护、加工处理的完整体系。
甚至针对不同行业编制好—系列常用的报表，供用户选择使用。
这些软件格式设计和数据处理功能强大、安全性保密性好、可靠性高，基本能够满足企业会计报表数据处理和管理的需要。
这种通用会计报表系统的使用方法是计算机会计知识学习的重点。
值得指出的是，通用会计报表处理系统虽然有强大的会计报表格式设计和数据处理能力，但与LOTUS、Excel等通用表处理系统比较，无论是数据分析、统计还是根据报表数据生成各种统计图形等功能都有较大差距，难以编制复杂或特殊格式的会计报表。
因此不少单位在编制复杂或特殊格式的会计报表时往往借助LOTUS、Excel等通用表处理系统，对会计报表系统生成的报表数据进行二次处理。
由于二次处理时需要将数据调入通用表处理系统，因此一个好的会计信息系统的表处理子系统通常应该具有数据接口，可以方便地将会计系统生成的报表转换成Excel、LOTUS或TXT格式的文件。
也可以直接打开多种格式的文件，从而使用户可以根据自己的需要灵活处理编制报表和进行财务分析使用。
为了更好的组合通用表处理系统和会计报表子系统的功能，节省开发费用和开发周期，目前很多商品化软件都采用了将会计软件与Excel联系的所谓“捆绑式”的处理方法。
这种方法是在会计软件中提供数据接口或取数公式，使用户可以方便的在Excel中通过数据接口或使用取数公式从账务系统中调取会计数据。
利用Excel强大的表处理功能和数据分析统计及图形处理功能，用户可以方便地编制所需要的各种会计报表并进行会计数据的分析和统计处理。
应该说这是我国会计软件开发中值得提倡的方法。
另外一些使用国外会计软件的单位，由于国外会计报表格式与我国会计制度规定的格式差异较大，因此难以使用软件本身提供的报表系统。
这些单位通常使用LOTUS、Excel等软件编制会计报表。
随着我国社会主义市场经济的逐渐形成和完善，企业对会计报表的要求越来越高，不光需要各种会计数据，更需要对各种会计数据进行分析统计得到各种规律性的信息。
因此会计人员熟练使用LOTUS、CCED、Excel等表处理软件的能力就具有重要的实际意义了。
4．1．3报表处理子系统的基本概念
1．报表基本结构分析
为了掌握通用会计报表系统的使用方法，需要对报表的基本结构有所了解。
就报表结构的复杂性而言，报表可以分成简单表和复合表两类，其格式见书P61如图所示。
资产
行次
年初数
本期数
负债及所有者权益
行次
年初数
本期数
流动资产
流动负债
货币资金
1
150000
200000
短期投资
46
87000
45000
资产合计
权益合计
补充资料：
主要产品单位成本表
编制单位：
XX公司年月日单位：
元
产品名称
本月实际产量
规格
本年累计实际产量
计量单位
销售单价
成本项目
行次
历史先进水平
上年实际平均
本年计划
本月实际
年累计实际平均
直接材料
1
直接人工
2
制造费用
3
合计
4
主要技术经济指标
计量单位
用量
金额
用量
金额
用量
金额
用量
金额
用量
金额
A材料
B材料
工时
制表：
复核：
负责人：
比较两类表可以看出，复合表的结构比简单表复杂的多。
复合表可以由简单表嵌套而成，也可由多个简单表拼合而成，因此复合表在处理上不如简单表那样方便。
目前使用较多的会计报表系统只有部分可以处理复合表。
但无论简单表还是复合表，就其结构而言基本由两大部分组成，这就是：
基本固定的表格式和随会计期间不同而不同的表中的数据部分。
2．报表的格式
在计算机报表处理系统中，所谓报表格式实质上是一个保存在计算机中的模板，使用这个模板可以无限复制相同格式的表格供用户使用。
一个报表的格式包括以下几个方面。
（1）标题：
标题用来表示报表名称及报表的编制日期、编制单位、使用的货币单位等内容。
标题可能有一行也可能有若干行。
资产负债表标题就有两行。
标题在计算机打印时通常希望放大字体并加重打印。
（2）表头：
表头用来表示报表的栏目。
栏目和栏目的名称是报表最重要的内容，它们决定了报表及报表每一栏的宽度，从而确定了报表的基本格式。
简单报表的栏目只有一层，栏目只有一层的称为基本栏。
复合报表的栏目可以分成若干层，即大栏目下包含几个小栏目，这种栏目称为组合栏。
有些报表软件也将表的标题和表头部分视为一个整体，将这个整体称为表头。
以下为了说明的方便都将标题和表头合称为表头。
（3）表体：
报表的主体。
表体由横向的若干栏和纵向的若干行组成。
纵向表格线和横向表格线将表体部分划分成一些方格用于填写表中的数据，这些方格称为表单元。
表单元是组成报表的最小基本单位，每一个表单元都可以用它所在的列坐标和行坐标来表示。
通常将确定某一单元位置的要素称为维。
为了报表数据处理的方便，有时需要对多个单元的数据同时进行计算，因此有些报表系统需要定义区域。
所谓区域是由多个单元组成，它包括的范围是从起点单元开始到终点单元构成的一个长方形单元阵列。
区域是二维的，最小的区域是一个单元，最大的区域可以包括整张报表的所有单元。
在报表编制过程中，向报表单元格中填入的内容一般只有两种：
一种是文字：
一种是数字；其中有些文字部分用来作为每行（或列）的标题，称为表样（如资产负债表中的“资产”栏及“负债及所有者权益”栏中各行即为表样）。
表样单元的内容在编制不同会计期间的同一会计报表时与表头、表尾等的内容是一样固定不变的，因此表样是报表格式的一部分。
（4）表尾：
表尾指表格线以下进行辅助说明的部分。
表尾部分有的表有内容，有些表没有内容，但无论有无内容，表尾这一结构在报表中是一定存在的。
表头、表体和表尾是组成报表的基本要素，不同报表的区别实际上是报表中各要素的内容不同。
表处理子系统的基本工作原理就是提供给用户设置表头、表体和表尾的功能，用户只要运行这些功能，就能得到满足需要的报表。
3．报表公式和关键宇
（1）报表公式；在计算机报表系统中，报表的格式和报表的数据是分开处理和管理的。
其中报表的格式起着说明数据的经济涵意和管理数据的作用，而报表数据则起到反映相应经济指标大小的作用。
报表数据部分在每月编制报表时一般不会相同，在使用计算机进行报表编制时，表中数据一般不由手工从键盘输入而是通过设置所谓报表单元公式，由计算机根据公式自动从指定的文件中调取。
这些单元公式就是报表公式的一个最主要的构成部分。
报表公式除了报表单元公式外还有报表审核公式和报表舍位平衡公式。
其中报表审核公式的作用是根据报表数据间的勾稽关系检查报表数据是否正确。
报表舍位平衡公式是将以元为单位的报表转换为以千元或万元为单位的报表时，为保持报表数据的平衡而使用的公式。
在报表的编制过程中，虽然报表中的数据每个会计期间并不相同，但同一报表中各个单元填列数据的规律一般是不变的，例如，资产负债表中货币资金项总是从现金、银行存款和其他货币资金调取数据。
因此报表公式一经设定，在编制不同会计期间的同一会计报表时公式的内容也是固定不变的。
每次编制报表通常不需要重新设定。
由于报表的格式和公式在编制不同会计期间的同一会计报表时通常是不变的，表格式和表公式构成了同一会计报表的基本结构，因此在计算机报表系统中一般将它们合称为表结构。
而将表处理软件运行表结构文件得到的，填列好具体数字的报表称为数字表。
（2）报表关键字：
报表关键字实质上是一个计算机的取值函数。
它在报表系统中的主要作用是在编制报表时由系统自动的在报表相应位置填列报表编制的年、季、月、日等日期和报表编制单位的名称等内容。
报表关键字通常在表格式设置中进行设置。
（3）多维表：
确定某一数据位置的要素称为维。
在一张有方格的纸上填写一个数，这个数的位置可通过行和列（二维）来描述。
如果将一张有方格的纸称为表，那么这个表就是二维表，通过行和列坐标可以找到这个二维表中的任何位置的数据。
如果将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据要素需增加一个，一般称为一个表页。
表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为页标。
页标用“第l页”-“第XXXXX”表示。
这一叠表称为一个三维表。
如果将多个不同的三维表放在一起，要从这多个三维表中找到一个数据，又需增加一个要素，即表名。
三维表中的表间操作即称为四维运算。
会计信息系统中的表处理系统一般是一个三维立体报表处理系统，要确定一个数据的所有要素为：
表名、列、行和表页。
4．2报表处理子系统的处理流程和功能结构
4．2．1报表处理子系统流程
编制会计报表是每一个会计期末最主要的工作之一，会计报表的编制过程具有很强的规律性。
在手工条件下，会计报表编制的基本过程可分为4个步骤：
设计并绘制表格线条及有关说明文字；查阅账簿内容、计算并填写数据；根据数据间的勾稽关系检查数据的正确性。
尽管目前大部分表是由上级部门统一设计并印制好的固定格式报表，但从总体来看这一基本步骤仍然是存在的。
报表编制工作在计算机上完成，其基本处理流程与手工并没有什么大的区别，但每一步骤的具体工作方法却大不相同。
根据计算机编制报表的工作内容，会计报表软件的工作流程可分为以下4个步骤报表名称登记：
报表格式及数据处理公式设置；报表编制；报表输出。
其基本处理流程如图所示。
4．2．2报表处理子系统的功能结构
报表软件的主要功能可概括地分为以下几方面。
1．报表名称登记
报表名称登记是计算机处理所特有的，这是因为在计算机中所有程序和数据都以文件的形式存放，因此必须给这些文件确定名称以便需要时调用这些文件。
2．报表格式设置
报表格式设置功能的作用类似于手工条件下设计并绘制一张待填的空白表格，只不过这一工作是在计算机上实现的，并且也不只是准备一张空表。
报表格式设置实质上是设置一个模板，使用这个模板可以无限复制相同格式的表格供用户使用。
因此报表格式设置虽然操作较为复杂，但由于是一种一次设置长期使用的操作，故是一种“一劳永益”的处理方式。
3．报表公式设置
报表公式设置是实现计算机自动处理报表数据的关键步骤。
从报表编制的角度看，报表数据处理主要有两个方面：
从其他业务系统调取数据、计算，并填入表中相应位置；根据会计数据的勾稽关系检查报表中数据的正确性。
故报表公式设置包括表计算公式设置和表审核公式设置两个基本功能。
4．报表编制
表编制功能的目的是根据用户设置的报表格式和报表公式产生填好需要数据的会计报表，并根据表间数据的勾稽关系检查报表数据的正确性。
对于设置好的报表需要时只要运行报表编制功能即可产生需要的报表，无须每次重新定义该报表。
5．报表输出
报表输出功能除可以在屏幕显示编好的报表外更主要的是打印输出已编好的报表。
因此报表输出功能中一般都设有打印设置功能，打印设置功能可以根据需要灵活设置打印的字型、字号，并在一定程度上调整报表的长宽和在纸上的位置，从而使打印出的报表更美观。
在计算机会计系统中除了以上所述和报表编制直接有关的基本功能外，一般还设有报表汇总、报表维护和系统管理等功能，用以方便用户对系统中设置的各种报表进行管理和进行相关报表间数据的处理，并保证计算机系统中会计报表的数据安全。
这些功能的具体内容将在第4.4.2节使用方法中作详细说明。
值得指出的是，随着市场经济的发展和计算机网络技术的发展及日益普及，网络中工作站、各个局域网间报表数据的传输已越来越受到用户的关注。
为了满足用户的这种需求，不少报表系统已将通信功能，特别是远程通信功能作为系统的基本功能。
报表的功能结构如图所示。
4．3报表处理子系统的设置
4．3．1报表文件名称登记
在计算机中，各种程序和数据一般都是以文件的形式存放的。
会计报表系统也不例外，为了存放用户定义的表格式和表公式，系统需要用户在定义前，事先在系统中登记文件名，以便在调用定义的内容时作为标志。
这个文件名是供用户调用使用的，所以通常称为文件的外部标志名，有些报表处理软件为了处理的方便，在登记外部标志名的同时，计算机自动给这个文件一个名称，这个名称是为计算机处理该文件用，因此称为内部标志名。
需要注意的是，不同的报表，报表名不能相同。
报表名是供用户调用设定的报表结构文件使用的，它与表的标题并没有直接的关系。
它可以是中文，也可以是西文或汉语拼音的缩写。
4．3．2报表格式设置
在创建或打开报表文件之后就可以进行报表格式的设置了。
报表格式的设置方式可以划分为非直观和直观两种。
1．非直观的报表格式设置方式
采用非直观的报表格式设置方式，在屏幕上看不到成形的表样，只能通过对话方式，由使用者将报表标题、栏目等报表结构要素输入计算机，并保存在数据库文件中。
使用者在设置报表格式的过程中，看到的是报表的各个部分，当报表的行、列、文字的大小、字体等不符合要求时，不能直接在显示的报表结构上进行改动，必须回到对话方式来改变报表结构和格式。
完整的报表格式往往要到公式定义或是报表编制时才能看到。
2．直观的报表格式设置方式
在直观的报表格式设置方式下，采用整表设置模式，具有“所见即所得”的特性。
其基本设计思想是划定范围，在这个范围中由用户自由地设计自己需要的报表格式。
很多报表系统采用了类似于电子报表软件ExceI的界面，在屏幕显示的网格上可以直接填充文字、设置格式，当报表的行、列、文字、字体等不合适时，也可以直接在整张表上改动。
目前流行的Windows版的报表系统一般采用直观的报表格式设置方式。
与非直观的报表格式设置方式相比，其基本设置内容和注意事项并无本质区别，但这种方式在操作上更为简便。
具体使用方法有以下几点不同。
（1）报表尺寸定义。
报表尺寸定义的目的是确定报表的行数和列数，其单位是表行和表栏。
报表尺寸确定了，报表占用的范围也就确定了。
在定义时应注意表栏目的宽度应以能够放下本栏最大数字为原则，否则将出现数字溢出的错误。
（2）单元属性和风格定义。
单元属性主要指的是单元内容的性质，如数字、字符还是表样。
单元风格是指单元内容的字体、字号、字型、对齐方式、颜色图案等设置。
设置单元属性和风格会使设计的报表更符合阅读习惯，更加美观清晰。
定义单元属性和风格可以首先确定区域，定义时对整个区域进行定义以简化操作。
（3）组合单元定义。
在整表设置方式中，在设定的范围内所有的处理都是以单元为基本处理单位。
在进行格式设置时，对报表的标题、表尾的说明文字等在一个单元中无法登录的较长文字，可以使用将横向几个相邻单元格组合成一个组合单元，使用组台单元功能还可以解决复合报表表头的设置工作。
（4）在会计报表系统中，表格式的设置采用一次设置，长期有效的工作方式。
因此如果表头、表尾中有日期等相对变动的量出现，则应在相应位置设置报表关键字。
一般报表系统都提供了这样的关键字。
这样在编制报表时，报表编制日期自动显示为当前输入日期。
4．3．3报表公式设置
报表系统中的公式分为运算公式和审核公式。
1．报表运算公式的设置
报表运算公式是在编制报表时，确定表元的数据来源的公式，主要的作用是，在报表生成的过程中，通过设定的运算公式，系统从根据公式描述的数据库文件中提取到指定的数据，进行表达式指定的运算，将运算结果放入表元中。
确定运算公式时，主要考虑以下几个方面。
（1）确定表元的数据来源及取数所要满足的条件
●从账务系统取数，这是报表系统数据的主要来源。
●从其他核算系统取数，例如，工资、固定资产、成本、销售等系统的数据。
●从报表系统自身取数，可以从其他报表取数，也可以从同一报表的不同表页或同一表页的不同单元格取数。
●从系统外部取数，包括直接通过键盘输入，从软盘读入或通过网络传入。
●从其他会计软件取数等。
取数所要满足的条件一般包括；借方发生额、贷方发生额、期初（末）借方余额、期初（末）贷方余额、累计数（包括借方累计、贷方累计）、前期数等。
（2）运算公式的构成。
运算公式由以下基本部分构成。
●表单元格及坐标，表示表单元格在表中的位置。
●运算符，包括“+”、“一”、“X”、“”“=”等。
●表达式，将常量、变量、函数用运算符连接起来。
例：
某报表系统公式格式为：
列号、行号=Qc（“科目编码”，会计期间，方向，账套号）
其中，Qc是一个取数函数，表示取某科目某时期期初余额。
列号用代表列的字符表示，行号用数字表示。
科目编码、会计期间、方向、账套号是取数函数的自变量。
例：
C10=PTOTAL（C6：
C9）
表示C10表元的值是其他几个表元C6、C7、C8、C9表元值的合计数。
（3）运算公式的设置方式
通用报表系统中运算公式的实现有两种方式。
●通过键盘直接输入公式：
在这种方式下，只需按照公式的格式输入公式。
其优点是输入速度快，但要求使用者对系统比较熟悉。
●系统采取引导输入的方式自动生成公式：
在这种方式下，使用者只需按照系统提示，回答系统提出的问题，例如，从何处取数、什么会计科目、哪个会计期间、借方还是贷方、发生额还是余额等，系统即可自动生成需要的公式。
这种方法对软件初学者来说，会感到非常易学、易用，但编辑速度较慢。
（4）函数
为简化报表数据来源的定义，通用报表软件一般是将报表编制中比较固定的处理过程作成独立的模块，向用户提供针对性较强的一整套从各种数据库文件中调取数据的函数。
前面公式QC（“科目编码”，会计期间，方向，账套号）就是一个取数函数。
不同的报表系统函数的具体表示方法不同，但这些函数所提供的功能和使用方法一般是相同的，用户在使用时可查阅有关说明或求助系统的帮助功能。
一个报表系统编制报表的能力主要是通过系统提供的取数函数是否丰富来体现的，取数函数越丰富该报表系统编制报表的能力越强。
函数架起了报表系统与其他系统，同一报表文件中不同报页之间，不同报表文件之间以及同一报表内部数据传递的桥梁。
2．报表审核公式的设置
报表审核公式是报表数据之间关系的检查公式。
它主要用于：
报表数据来源定义完成后，审核报表的合法性；报表数据生成后，审核报表数据的正确性。
在各类会计报表中，每个数据都有明确的经济含义，并且数据间往往存在着某种对应关系，称为勾稽关系。
例如，资产负债表的资产合计应等于负债与所有者权益合计，这种平衡
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