场地租赁业务管理制度及流程.docx
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场地租赁业务管理制度及流程
场地租赁业务管理制度及流程
为了加强管理,规范公司场地出租业务,特制订本制度,家居广场、美居城等部门有场地出租业务的均按照本规定执行。
一、场地划分与测量
1、场地的划分与测量由招商部负责;由市场进行复核;财务人员参与。
2、场地测量须填写《场地测量通知单》(附场地平面示意图,并标明四邻),一式四份,招商部、市场部、财务部、商户各一份;场地测量由招商部发起,市场部、财务部参与。
3、场地转让时,如发生分割与合并,因场地已装修,不再进行测量,总面积不得少于原租赁面积。
二、合同(协议)管理
1、预租协议:
初步洽谈时,招商部与商户可以签订预租协议,商户需预交部分订金,订金金额不低于预租场地一个月的租金。
待合同事项确定后,再签订合同,预订金可以转作租金。
预租协议需约定预租期,超过预租期未能签订合同的,预租订金不再返还。
2、装修协议:
合同签订后,场地如需装修的,商户缴款后应填写《场地装修申请单》,经市场部审核后,持合同及缴款收据,与物业部签订装修协议,并缴纳装修保证金,装修保证金不低于500元。
装修完毕经验收合格后,保证金予以退还。
未签订合同不得签订装修协议,未签订装修协议不得进场装修、经营。
物业部发现商户未经许可进场装修经营的,要及时制止。
3、、租赁合同的签订:
招商部负责“商场租赁合同”和“物业管理合同”的前期谈判与合同起草工作;新场地合同在进场装修前签订;场地续租合同在上期到期前签订。
合同由招商部负责人或总经理签订;
“商场服务合同”和“物业管理合同”文本使用公司规定的格式文本。
合同填写要求字迹清晰、项目完整,对于空白无需填写的备用项要用横线划销。
对于合同时间和金额如发生填写错误一律重填,不得进行更改;其他项目填写错误用双横线划销,再更正为正确的,更正人要盖章予以证明。
在签订“商场服务合同”和“物业管理合同”的同时,必须签订《营业员管理协议》、《无假冒伪劣商品责任书》、《消防责任书》、《售后服务承诺书》等作为合同附件。
有下列情况的,应在《合同(协议)审批单》的“事由”栏予以说明:
A、单位价格不符合公司规定的;
B、单位价格×经营面积不符合合同总价的;
C、合同约定事项超出格式文本的范围;
D、其他。
4、合同审批
合同填写完毕要及时填写《合同(协议)审批单》,经财务部复核、总经理审签后,报董事长批准(或授权批准)。
合同经批准后,当天加印盖章生效,分发至商户及各业务部门,不得无故拖延。
各级审核人员要有明确的意见,不得仅签具姓名。
财务部审核人员须分别在“商场服务合同”、“物业管理合同”的第一页下端签名。
《合同(协议)审批单》采用一合同一审批的形式。
5、合同归档
经董事长批准并盖章的“商场服务合同”、“物业管理合同”及附件,一份送汇鑫公司档案室保存,一份送汇鑫公司财务部备案。
6、合同补充
在合同履行过程中,有下列情况之一的,必须签订补充协议,并按照前款规定履行审批程序:
A、经营场地变更;
B、经营面积扩大或缩小;
C、经营期限提前终止或延长。
D、价格变更。
三、费用缴纳
1、市场部根据合同填写“费用缴纳通知单”;
2、财务部审核后,按通知单列明的款项全额收取。
如商户不能按通知单全额交款,则将交款通知单返回市场部处理;
3、经通知后,市场部不做更改的,财务部可以先按下列顺序收取款项:
合同保证金、营业员保证金、保险费、服务费、租金。
4、财务部收款后,在通知单签章,信息返回市场部。
四、撤场清算
1、商户合同期满,或其他原因提前撤场,应按照合同约定,提前到市场部办理相关手续,填写《撤场申请单》。
2、财务部根据合同和《撤场申请单》,审查商户的款项收缴情况,并签署意见。
3、物业部对设施设备进行检查,抄核水表、电表。
4、因市场原因提出提前终止合同的,参照前3条执行。
五、其他事项
1、对经营户的任何优惠、补偿、赔偿,必须由市场管理部提出书面请示报告,经公司财务部、总经理审签后,报董事长批准,或授权批准。
2、任何未批准的承诺均属无效,由此造成的经济损失,由作出承诺的人员承担。
3、合同内容变更仅涉及经营品牌的,审批单应在市场部同意其变更的当天送达财务部。
4、承租人发生变更时,必须重新签订合同。
5、合同签订后不得滞留在招商部,财务指标计算以财务审核日期为准。
财务审核在一个工作日内完成。
6、确因特殊原因,合同不能按期签订的,招商部应写出延期申请,列明合同主要内容、不能签订的原因、延长期限等,经总经理批准后,送财务部备案。
六、罚则
1、应签未签的合同,每份每月罚商场负责人10元,并通报主管领导。
2、合同项目填写不完整,经下一级审核发现的,处罚签订人20元,上一级的审核人员10元。
3、费用缴纳通知单与合同不符的,处罚填单人10元。
4、未签合同而签订装修协议的,处罚物业部负责人20元,并会议通报批评。
5、未签订装修协议,进场装修未发现、或发现未制止的,市场部与物业部负责人各处罚20元。
6、合同签订后未及时提交审批的,处罚招商部负责人20元。
七、业务流程图
1、招商业务
2、合同审批
商户
市场部
财务部
办公室存档
3、款项缴纳
4、撤场
安徽省阜阳市汇鑫商业经营管理有限公司
2009年8月1日
八、单据及表格样式
1、场地面积测量单
2、缴费通知单
3、装修申请表(由物业部制订)
4、撤场申请单
5、装修验收单(由物业部制订)
6、场地合同变更审批表
商户:
您承租的场地___(区)(
根据合同规定公摊率为%,
商户:
市场部:
(本测量单数据填写后不得更改,
场地平面示意图及四邻:
场地面积测量单
楼场地,经过现场实际测量,实际面积为
)
计租面积共计平方米。
招商部:
财务部:
日期:
填错重填)
平方米
场地费用缴纳通知单
年月日编号
商户名称/品牌
租赁位置
单价/m2/月
合同面积
合同期限
缴款方式
合同保证金
营业员保证金
财产保险费
物业费
租金
其他
合计大写
¥
备注
商场负责人
财务部
收款情况说明
撤场申请单
年月日编号
商户名称
(品牌)
租赁场地
单价/m2/月
合同面积
合同期限
缴款
方式
退场原因
申请人签章:
年月日
费
用
缴
纳
情况
项目
租金
物业费
财产
保险
合同
保证金
营业员
保证金
其他
合计
应缴
已缴
欠缴
物业部意见
年月日
市场部意见
年月日
财务部
审核意见
年月日
总经理意见
年
月
日
场地合同变更审批表
年月日编号
商户名称
(品牌)
租赁场地
单价
/m2/月
合同面积
合同期限
合同号
变更项目
变更前合同内容
变更后合同内容
变更原因
招商部意见
年月日
市场部意见
年月日
财务部
审核意见
年月日
总经理意见
年月日
董事长意见
年
月
日