计划采购部管理制度.docx
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计划采购部管理制度
【发布单位】深圳市***科技有限公司
【编号】计划采购部发管字（2019）第01号
【编写日期】2018-01-18
【修订日期】2019-12-10
【发布日期】2020-01-01
【生效日期】2020-01-01
【版效日次】A/3
【失效日期】-
【文件类别】计划采购部管理制度
【文限级别】内部通用，公司受控
计划采购部管理制度
为规范公司经营过程中的计划采购部的管理工作，发挥计划采购部在公司经营管理中的作用，提高工作经济效益，特制定本制度。
本制度是我公司计划采购部从业人员工作手册，经总经理批准后于2020年01月01日实施。
深圳市***科技有限公司计划采购部
2019年12月10日
修订：
审核：
批准：
第一章计划部管理制度
第一条目的：
为规范计划部运行与管理流程，确保生产计划目标的达成，确保所有订单按期、保货，以此满足客户要求，特制定本管理制度。
第二条范围：
适用于本公司计划专员对自制产品、外协加工生产计划制定，生产计划执行的跟进与调整。
第三条计划专员职责：
1、负责建立制定完善的生产与物控运作体系；
2、负责提升准时交货率和降低库存成本；
3、负责车间生产计划执行情况的检查及落实工作
4、负责生产所需物料的跟催工作，确保生产顺利进行
5、协调、督促生产车间物料的流转及转工序工作
6、协调解决生产过程中出现的问题
7、负责周、月生产数据的统计、分析工作，改进生产计划
8、推进ERP系统的正常运行
第四条PMC计划生产类型管理办法
1、库存型计划管理办法
（1）计划部根据营销中心提供三个月的销售预测，对销售状况与库存动态做出《月生产计划表》，分解成《周生产计划表》下达车间，由生产车间主管签名确认。
（2）计划部根据《月生产计划表》做出《物料需求计划表》，经部门主管签字后执行生产。
（3）计划员根据《生产周计划表》和《BOM》进行物料预算，列出《物料需求计划表》，分半成品、成品的物料用量和需求日期，并且核实库存状况后予以申购，并追踪到厂情况。
（4）计划员根据《库存计划表》做外购成品采购计划，以物料需求表的形式通知采购部采购。
（5）计划部根据《生产进度表》跟踪生产，并根据《生产日报表》和《成品入库单》建立生产状况信息表。
2、项目订单生产计划和管理办法
（1）营销中心在接到客户项目订单需求信息时，第一时间通知计划采购部、生产部、技术部把产品技术参数要求、交货质量、交货日期等进行订单评审。
并形成“订单评审表”，评审过程中有特殊材料或新工艺时，计划部需组织技术、采购、生产等一同对新订单进行评审，并将评审交期结果记录在《特殊订单评审表》中。
（2）计划部针对每个项目订单会做物料计划跟踪进度表、生产计划表。
1.项目订单物料计划跟踪进度表每天会更新物料采购进度情况，针对没有按交期交货的物料通知相关部门，寻找解决方案。
2.项目订单生产计划生产排期情况，提前预测生产车间生产能力评估表，按正常生产能力无法按期交货会做出生产时间变动、生产人员调动及外发加工的方法来完成生产。
3.项目订单产品属于外购成品则由计划部与采购部沟通交期，如不能按期交期的，计划采购部及时提出，上报公司。
3、PMC计划物料跟踪管理办法
（1）物料采购计划制定与物料回厂信息传递
1.计划部前、后工序计划员依据《生产周计划表》中的计划安排，编制《物料需求表》，及时核查物料的库存情况，在ERP录入《采购申请单》，并在ERP系统里打印《物料需求表》，审核后交给采购人员，采购人员依据《物料需求表》中物料需求日期，订购生产所需材料及将预计到料时间制表，并在ERP系统里下达采购订单的方式供计划员查阅信息，并跟进采购物料的交期达成情况。
2.采购人员接到供应商发出的发货指令及货到达公司时，通知仓管员接收货物同时在ERP里下推收料通知单，办理完入仓手续后，仓管员当天把物料入库信息输入ERP系统中，以收料通知时间确认到货时间，计算采购到货准时率，供计划部在进行物料信息查阅。
3.计划员需每天跟进物料交期达成情况，有异常情况时需及时与采购部沟通确定可到料日期。
并对物料交期达成情况汇总分析形成“采购物料到货准时率表”，以每月为周期做分析。
（2）生产计划的制定与进度跟进
1.计划员应依据《月生产计划表》中的计划安排，及《物料需求表》中的物料到料情况，结合半成品生产进度，编制《生产周计划表》经生产主管确认后，每周最后一天工作日上午12：
00前交生产主管，核定《生产周计划表》，在每日上午下班前报备部门经理或主管，并通知下达生产指令到生产车间。
2.计划员跟据《生产周计划表》在ERP系统里下达生产任务单并打印投料单给仓库，要求仓库每周最后一个工作日内把下周物料全部准备完，存放在仓库生产备料区里。
（具体流程参照ERP操作管理流程）
3.每天早上9：
30前，计划员前往车间核实计划达成情况，并将每日生产计划达成率核算并形成“各工序生产计划达成率统计表”，并依每日达成情况调整当日生产计划安排，在每日上午外发加工计划员依据经审核的《外发加工申请单》，编制《外发加工生产计划表》，在ERP系统里开立《外发加工单》跟进外发加工进度完成情况，确保外协加按期回厂，并将每天外发加工进度情况记录在《外发加工生产计划表》中。
4.生产部各工序负责人必须严格按照各工序“生产排期计划表”的要求执行生产安排。
未经计划员允许，任何班组不可随意调整生产排序，因物料、品质或上工序生产未完成等原因，导致本工序无法按排期执行时，必须先与主管、经理、计划员沟通并得到批准后才可调整生产排序。
5.各工序负责人需依“生产排期计划表”计划认真完成每日生产计划，无法在正常生产时间完成时，必须采取加班或调配人员的方式完成。
对于因物料等原因在当班生产中未能完成当日计划的生产工单时，必须在当日的生产计划排期表中写明未能完成原因，并上交经理审核后提交计划员。
（3）生产计划达成率的统计与数据汇总分析
1.生产主管必须在每天早上9：
00前，提交昨天生产日报表于计划员，计划员依排期表及生产日报表中的数据核算并形成《各工序生产计划达成率统计表》，并将各工序生产数据输入《订单生产数据汇总表》中，以共享方式存放在电脑中。
计划部各计划员需在每日下班前将上述两个表单汇集统计后上传电脑。
2.计划专员应将所有未完成订单情况，输入《未完成订单汇总表》，输入信息包括生产日期、生产完工日期、产品名称、订单数量、生产工艺、目前状态等，并及时更新目前生产状态。
3.计划专员依据工程部提供的《产能表》对《未完成订单汇总表》中所有订单生产周期进行分析，并形成《订单生产周期分析表》。
4.销售助理可定期查阅及跟进相关订单生产进度信息，发现交期有异常时，需及时与计划部主管协调沟通处理方案。
制程异常的跟进与处理各工序主管及计划员在制程生产过程中，出现异常情况导致交货欠数时，需第一时间由生产部提列异常单，交付相关部门处理后，汇报计划部欠数实际情况，由计划部依据产品交期安排补制计划。
4、附表
《月生产计划表》、《生产周计划表》、《物料需求计划表》、《生产进度表》、《生产日报表》、《外发加工申请单》、《外发加工生产计划表》、《产能表》、《未完成订单汇总表》、《订单生产周期分析表》
5、KPI考核指标
1
备货及时率
30%
95%
实际按时发货次数/月度发货总次数*100%，若得数≥指标数，则分数为30分；若得数＜指标数，则分数为（得数/指标）*权重
2
生产计划下达及时率
20%
98%
实际下达时间/要求下达时间*100%，若得数≥指标数，则分数为30分；若得数＜指标数，则分数为（得数/指标）*权重
3
生产齐套率
10%
95%
下达的成品生产任务单到生产的物料必须是齐套的（不影响组装的配件除外），生产齐套率=齐套台数/投料台数*100%
若得数≥指标数，则分数为30分；若得数＜指标数，则分数为（得数/指标）*权重
4
无重要长交期物料缺料
10%
95%
不出现重要长交期物料无库存，每月≤1次，超出1次扣3%
5
上级交办事件
10%
实际达标指数率/标准达标指数*100%
6
内部投诉
10%
销售、研发、生产、仓库等各部门对本人工作操作不规范、失误、态度等投诉，投诉需有证据且成立，投诉1次扣3%
本制度由计划采购部制定，解释权归计划采购部，自总经理批准公布之日起执行。
第二章采购部管理制度
第一条目的：
为了提高公司釆购效率，明确岗位职责，有效降低釆购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范釆购流程，健全企业采购管理制度，监督和控制不必要的开支，加强与各部门间的配合，保证采购工作正常化、规范化，特制定本制度。
第二条适用范围：
本制度适用于深圳市***科技有限公司对原材料、新产品研发样品、固定资产、仪器、办公用品、劳保用品、宣传用品采购及生产经营有关的采购（以下统称为采购物品）。
第三条采购专员职责：
1、爱岗敬业、诚实守信、廉洁自律。
2、负责公司采购管理，跟PMC物料需求计划，严格按物料需求计划执行。
3、了解行业市场信息，把握市场动态，根据计划需求合理制定采购计划。
4、货比多家，严控采购、运输成本，争取效益最大化。
5、每月负责配合财务核对供应商往来账款。
6、采购价格变动必须及时上报上级领导。
7、负责供应商管理，包括供应商年度评选考核，新供应商的引进。
8、完成公司交办的其他工作。
第四条采购原则
1、一致性原则：
采购人员定购的物品必须与《物料需求表》或《采购申请单》所列要求、规格、型号、数量一致。
在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门评估或重新申请。
如确因特定条件数量不能完全与请购一致，经审核后，酌情处理。
2、询价比价原则：
物品采购原则上必须至少有三家以上的供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。
3、取录原则：
采购人员必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。
4、统一性原则：
除办公用品、日用品、等由人事行政部自行采购除外，公司一切物品由采购部统一采购。
第五条采购流程
1、各物料请购部门应根据部门需求向计划采购部提出请购申请，具体职权划分如下。
1.PMC部：
请购计划期间的用料或常备用料。
2.储运部：
提出低于安全库存的物料明细给到PMC计划。
2、采购申请单规定
（1）物品（物资）需求部门根据生产或经营的实际需要于2日前提出采购申请，填写《物料需求单》或《采购申请单》；
（2）请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求，如无上述要求，采购人员有权拒绝采购。
（3）对于请购重要的材料或由特定供应商供应的材料，物料请购部门应在物料需求单上特别注明或单独进行请购。
（4）物料紧急请购时，请购部门应在物料物料需求单的说明栏中注明原因，并使用紧急物料需求单填写，送计划采购部。
（5）物料检验需要精密的设备或繁杂的工序检验后方可采用时，请购部门应在说明栏中注明物料检验所耗费的期限。
（6）按采购申请流程，由各相关部门审批，（参照审批权限表执行）。
（7）各审核环节对采购申请提出议异者，应收到单据1个工作日内将意见反馈给采购申请部门。
3、请购的审批权限
（1）当批请购物料的总金额在1000元以下时，由部门主管审批。
（2）当批请购物料的总金额在1000～10000元时，由部门最高负责人进行审批。
（3）当批请购物料的总金额在10000元以上时，由总经理进行审批。
4、物料需求单的撤销
（1）由于工作的失误等原因请购部门出现物料需求单的填写错误并已送到采购部时，请购部门发现后应立即通知采购部，并在已填写好的物料需求单上写明撤销原因后取回物料需求单，采购部留取一份进行存档。
（2）若采购部根据错误的采购单已发出订货单，采购部应积极同供应商进行联系，协商解决，取消订货单或转为其他或相近物料的采购。
（3）若因为人为原因造成工作失误，相关人员承担相应的责任。
第六条采购审核管理
1、采购部在接到物料物料需求单后的作业标准如下。
（1）进行审核，对于越权的物料需求单审批直接退回请购部门。
（2）收集核对所请购物料的仓储数据。
2、由PMC制定采购计划，报由计划采购部负责人审批。
（1）常备用料的采购计划由计划采购部的计划管理人员根据PMC采购申请单制订，依据最终审核的采购订单。
（2）采购申请上的数量对于采购来说不一定是最合理，通常采购价格会有一个大批量价格及小批量不一样的采购价格，当采购发现大批量采购价格比小批量价格要低的情况下，且数量不是超过我司2个月生产周期的，由采购发起而金额得到节省，同样也应核算到当期采购成本节省率，由副总经理
（2）核准。
3、询价、比价、议价、定价
（一）每一种物品（物资）原则上需三家以上的供应商进行报价。
（二）采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写《询价记录表》，按照使用质量要求，低价原则进行采购。
（三）采购人员根据最后询价、比价、议价的《询价记录表》及交货期限、付款方式、物料质量、售后服务态度来选出最优的供应商及备用供应商给到副总经理
（2）批准后正式启用新供应商。
4、样品提供和确认
（一）若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，并且采购部提供样品承认书给相关部门确认汇签后方可确认批量采购。
（二）对于需要保存样品的，须作封样处理，保存于样品室，以便日后作收货比较。
进度跟催
（一）为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催，以确保物品（物资）能适时供应。
（二）采购人员按照采购的先后顺序将采购订单编辑成册，并结合采购进度计划制订每日的跟催计划，防止出现延期供货的情况，影响生产的进度。
（三）若采购物品（物资）无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。
（四）采购的货物到达公司后，采购人员应办理相关的报检手续，并配合质量管理部门对采购的货物进行验收。
5、验收入库
采购物品（物资）到公司后，属经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）由质量部验收，仓库开具《外购入库单》；非经营性固定资产、大宗劳保用品、办公用品等、工具耗材等由需求部门验收，开具《收货单》，按流程办理入库手续。
如验收不合格的，由仓库通知采购部门，3日内办理换（退）货手续（机壳除外），如果退货不及时，所有损失由采购承担。
6、采购付款管理制度
（一）现结、预付款控制
1.现金支付、货款到付的单据支付方式，采购必须提前1天工作写好、审批完整的付款通知并付上采购订单一并给到财务做《付款通知》待货物到时把《发票》、《外购入库单》一并给财务出纳结款，
2.预付账款的采购订单必须提前1天把审核完整的单据交给出纳，紧急订单除外。
（二）月结供应商
3.每月20号前把上月对账单及付款申请单交到应付会计，往来会计核算应付款项是否真实，确认后按照合同付款时间支付货款，每月25号-30号为月结供应商付款日期，采购部应当与供应商协商。
4.付款申请单必须附上《付款申请书》、《发票》、《采购入库单》、《送货单》、《采购订单》，把审批完整的单据交给财务往来会计核对。
5.每月5号前成本会计核算应付账款周转天数，应付账款周转天数定为30天。
7、采购方式
（一）公司所采购的物品总金额超过50万元时，必须采用竞标的方式进行采购。
（二）公司的采购方式除选用规定的直接采购、间接采购等方法外，还应根据物料的特性与需求量，采用以下方式进行采购。
1.集中采购。
具有共同性的物料，使用集中采购可降低费用时，采购部应根据物料需求单定期进行采购。
2.长期采购。
凡经常使用且用量比较大的物料，采购部应联合其他部门对供应商进行考核，考核通过后与供应商签订长期供货协议。
8、采购预算的编制
（一）采购人员根据物料采购计划选用合适的方法编制采购预算。
（二）编制的采购预算必须在考虑到公司的销售计划与资金支付能力的基础上对采购预算进行平衡。
（三）编制好的采购预算必须得到财务部的审核通过。
9、采购价格控制管理
（一）采购部实施物资采购时需填制《采购订单》，《采购订单》中的价格要严格执行财务部核定的物资采购最高限价。
（二）采购方式包括招标采购、供应商长期定点采购、比价采购等。
采购部应将各种采购方式进行对比，找出成本最低的采购形式组合，降低采购成本。
（三）采购部在确定采购价格时，可遵循以下四个步骤。
1.询价：
利用网络、行业协会、市场采价等多种渠道，快速获取市场最高价、最低价、一般价格这三类信息，从而保障采购询价效率。
2.比价：
分析各供应商提供的物资规格、品质、性能等信息，建立比价体系。
3.估价：
成立估价小组（小组由采购管理人员、营运人员、财务人员组成），自行估算出较为准确的底价资料。
4.议价：
采购部根据底价资料、市场行情、采购量大小和付款期的长短等因素与供应商议定出合理的价格。
5.采购价格上升，日常采购的货物有上升的情况，则应由采购部提出物料价格变动明细申请表，附上格价上升供应商资料表由副总经理、总经理核准后方可执行此次价格变动。
并把审核后的申请单给到成本会计做备案登记。
10、采购成本节省率
（一）每月5号成本会计跟据当月物料采购明细，当月物料采购单价与去年物料采购平均价为基数来确认采购成本节省率，2019年采购成本节省率为3%。
（二）如果采购成本节省率达到，公司将给予计划采购部一定比例的奖励。
第七条供应商的选取
1、对于所需物料的采购对象应从公司的《合格供应商目录》中选取合适的供应商。
2、若《合格供应商目录》中无合适供应商，则由采购人员收集咨询市场价格，选择不少于三家的正当供应商进行对比。
3、组织由质量管理部、财务部、研发部等相关部门对供应商进行考察，把审查合格的供应商的资质等信息登记在公司《合格供应商目录》中。
第八条供应商管理
1、新供应商选定、管理
（1）选定最优、最合适的供应商是保证我司采购原料的重要因素之一，同时我司对新供应商的选定也需要进行考验。
（2）采购部在供货过程中需要寻找新的供应商或更换更优质供应商时，必须确保我司货物不能断货的情况下开发新的供应商。
更换新供应完成时间为1个月，同时提出更换供应商的理由及更换供应商后的优势。
（3）采购部向公司提出需要寻找新供应商的信息后，在3个工作日内必须把寻找到市场上最优质、最适合我们公司三家供应商并填写供应商档案信息表。
（4）采购部开始做打样计划，正常货的样品（长交期物料除外）5个工作日内必须把所有打样货的样品寄到公司给技术部确认技术、质量等问题。
并让研发负责人、质理管理人在供应档案信息表批注并且注明最优、最适合我司的新供应商
（5）采购部把技术、质量签定意见后的供应商档案信息表、样品一并交给管理者代表确认，管理者代表需2个工作日内回复采购选定的供应商是否适用我公司或做其他的指示。
2、供应商信息管理，参照ISO管理规定
3、合同签定
（1）供应商经送样审查合格后，由采购部门与供应商签订合同，按审批权限审批。
（2）交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。
4、采购人员行为准则管理
（一）采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。
（二）采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。
对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司《员工奖惩制度》等进行处罚直至追究其法律责任。
第九条KPI考核指标
具体公式参考KPI业绩指标。
1、根据实际到货时间，确认采购到货准时率95%。
2、PMC计划部跟据ERP系统里到货时间及货物实际到货时间确认当期的当货准时率，以月为周期。
3、确定最合理的采购成本，每月计算采购成本节省率，2020年采购成本节省率为3%。
4、财务部根据ERP系统里当月实际入库金额与上年度末的采购单价确认当期的成本节省率，以月为周期。
5、采购付款控制，核算每月应付账款周转天数，2020年应付账款周转天数定为30天。
财务根据当月实际付款除以当月加权平均金额。
具体公式
序号
考核项目
权重
绩效指标
计算方法
1
采购交期达成率
20%
95%
按时到货批数/下单总批数*100%，若得数≥指标数，则分数为30分；若得数＜指标数，则分数为（得数/指标）*权重
2
原辅料采购合格率
30%
80%
实际到货合格次数/月度到货总次数*100%，若得数≥指标数，则分数为30分；若得数＜指标数，则分数为（得数/指标）*权重
3
成本节省率
20%
3%
ERP系统里当月节省金额/当月入库金额*100%，若得数≥指标数，则分数为20分；若得数＜指标数，则分数为（得数/指标）*权重
4
供应商管理
10%
新增供应商指标，现结供应商转化为月结供应商指标
5
上级交办事件
10%
实际达标指数率/标准达标指数*100%
6
内部投诉
10%
销售、研发、生产、仓库等各部门对本人工作操作不规范、失误、态度等投诉，投诉需有证据且成立，投诉1次扣3%
第一十条本制度由计划采购部制定，解释权归计划采购部，自总经理批准公布之日起执行。
第三章计划采购部奖惩机制
1、PMC计划奖惩机制
序号
内容
奖励（元）
惩罚（元）
备注
1
生产上线缺料无及时向生产反映
30元/次
2
不提前一周按排下周生产任务，并无打前印好生产投料单
50元/次
3
不按时提交工作报表
10元/份
4
重大事件没有上报副总经理
（2）
20元/次
5
不服从工作安排
50元/次
情节严重交人事行政处部理
6
在办公场所大声争吵
50元/次
7
PMC计划专员库存周转天数达到60天以下
1000元/年
8
发货准时率达到95%以上
500元/年
9
不良品/呆滞及时处理
500元/年
10
全年生产无断线
500元/年
2、采购工程师奖惩机制
序号
内容
奖励（元）
惩罚（元）
备注
1
由于采购没及时到料导致生产断线
30元/次
2
供商管理混乱，没有整理供应商档案表
30元/次
3
接到外部门投诉采购缓慢
20元/次
4
不按时提交工作报表
10元/份
5
重大事件没有上报副总经理
（2）
20元/次
6
不服从工作安排
50元/次
情节严重交人事行政处部理
7
在办公场所大声争吵
50元/次
8
采购成本节省率达到2%以上
按节省金额0.5%奖励
9
采购到货及时率达95%以上
奖励500元/年
10
应付账款全年到达45天以上
奖励500元/年
第四章日常管理规范
第一条：
采购员应按时提交当月采购情况及公司采购活动中发生严重问题，提交当月采购异常报告。
第二条：
计划员应该每月提交当月采购、生产、技术、质量及发货等计划异常情况。
第三条：
升级会员 