行政专员岗位职责及工作流程.docx
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行政专员岗位职责及工作流程
灵信互动职位说明书（行政专员）
职位名称行政专员职位代码XZ001
所属部门人事行政部
人事行政经理
工作地点北京直接上级人事行政经理直接下级无
职位关系图
部门其他人员
行政专员
公司其他部门
工作目标保证公司行政工作正常运转。
轮岗方向
1、不能胜任本职工作时，调换到本部门其他基层岗位工作；
2、本职工作优秀时，可考虑调换到其他相关岗位学习。
1.负责公司各部门文件处理、审稿及归档工作，建立完善的文书管理目录及手册。
2.负责各项规章制度文件的发放、推行、执行和跟踪，维护公司各项规章制度
的权威。
3.负责做好与公司领导及横向部门之间的联络、协调、沟通工作，做好与其他
职位职责操作类
外联机构的沟通协调以及相关的手续办理工作。
4.稽查考勤记录，负责员工考勤资料、请假单、调休单的整理归档。
5.负责日常办公用品的库存管理，并按照公司相关规定对企业行政财产物资登记、造册、定期进行盘点，并负责财产物资的维修和保养。
6.负责协助公司各部门主要负责人起草各项制度章程，并向其提出文书修改的意见和建议。
7.负责公司领导和各部门负责人出行的飞机、火车等车票的预定工作。
8.负责公司各部门及领导办公室所属设施、设备的管理和维护工作。
9.负责公司水、电费、电话费等缴费以及根据每月费用产生情况及时分析各项数据，确保正常使用。
10.负责领导办公区域及公共办公区域卫生的清理及维护工作。
11.负责配合领导进行公司各类活动的组织及实施工作。
12.参与公司后勤、人事等事务。
13.完成领导交办的其他工作事项。
辅助类
1.
协助行政人事经理制定、修改、监督、执行、检查行政管理制度。
2.协助
1.专科以上学历，两年以上同岗位工作经验；
2.熟悉OFFICE办公软件，熟练操作各类办公设备；
任职资格
3.
具有一定的文字表达及公文写作能力；
4.良好的协调、组织、沟通、语言表达能力；
5.为人诚实、正值、可靠，能吃苦耐劳、严谨自律、上进心强，具有服从意识、团队合作精神。
任职者签名直接主管
批准者签名执行时间
行政专员岗位流程、规范、及常见问题
序号工作项流程规范时间常遇问题解决办法
日常工作
1
事项
开启门厅灯
上班开启、下班关闭。
每日9:
00前、
18:
00后
①因本人晚来、或请假，需由本部门人员执行其工作。
员统计考
2工
勤
考勤情况
①每日从打卡机内导出前一天的打卡记录，将异
常出勤人员汇总并发布；
②每日将异常出勤人员填写到《未（漏）打卡说明表》内,再逐一找其个人及部门负责人签字确
认；
③将每日考勤情况汇总到月度考勤表中。
其中包括：
每日的请假单、调休单、加班申请单、迟到
及未打卡的情况；
每日12:
00前
每日12:
00前
每日12:
00前
①员工请假时只跟直属上级请假而从未通知人事行政部；
②员工请假多数为请过假后不主动
补假条，而由人事行政部追要假条；
③如有迟到便不打卡，之后追问便
说忘记；
④员工外出从未主动填写外出申请
①建议各部门负责人在每天
9：
00上班时向人事行政部报一下考勤情况；
②凡是后补假条的员工未能及
时补交假条的，人事行政部将视为这天考勤为旷工；
③由各部门负责人统计下属员工考勤，每周向人事行政部提交
④每日巡查各部门员工到岗情况；每日11:
00前
单。
⑤每周一进行对各部门所提交的值班表进行审
每周一12:
00前
核；
一次；
④凡早晨未打卡人员将视为迟到（外出人员除外）；
⑥每月1号向张经理提交月度考勤表，每月5⑤凡外出人员不填写外出申请
号发布月度考勤表，每月8号提交最终月度考勤表。
18:
00前
单，视为此次外出无效，并按旷工或者请假处理。
上午10点半-11
①领取办公用品；点之间、下午为
日日常办
常
3办公用品
公用
品管理
②每日将领出的日常办公用品汇总到办公用品
桌台账中；
②每周五将部分部门下周所需的日常办公用
品领出；
③每周五将更新的办公用品桌台账提交张经
理；
3点半-4点之间
每日18:
00前
每周六18:
00前
每周六18:
00前
①通常负责人在下达命令时，员工未能及时有效地执行，无视于负责人
（包括人事行政部在发布通知及相
关制度）。
①如有员工不能及时有效地执行公司制度及负责人下达的命令，是否该考虑该员工试岗问
题。
⑤每月中、月末采购日常办公用品，将各部门填写的物品申请表进行汇总，再结合库存情况，填
写采办单；
每月中、月末
18:
00前
①因其它部门未及时申报需求，故不能按时采购办公用品。
②增加沟通力：
员工如有任何
⑥将采购回的办公用品进行审核入库，并逐一填写物品价格；
采购回后18:
00
前
①员工流动性大、对薪资不满、与其它部门员工发生口角
想法应及时与负责人沟通；同时负责人应不定期主动和员工进
行交流沟通。
⑦各部门查看办公物品使用程度进行购买（提
前2天查看；此3种物品由外部人员送货）。
提前2天查看；
此3种物品由外部人员送货
—————————
4
卫
卫生情况生检
查
①每日检查2处卫生间打扫情况，检查过后执勤
人员签字确认，且将当日未执勤人员允以警告并
另再排一次；
②每月不定期检查各部门内部卫生情况。
①每日中午
13:
00
②18:
00前。
①员工自觉性不够，缺乏主动性。
①警告1次，再轮值1次，下
月如还没主动按照卫生管理制
度进行处罚。
5通讯录
更新通讯录
①每周六更新员工通录并发送人事专员。
每周五18:
00前
①离职人员未删、新进人员未添加、职务为更改。
6接待工作
接待贵客及面试人员
①将面试人员带到会客厅或会议室，并通知招
聘专员；
②接待副总级以上的朋友及顾客。
当顾客到访时及前来面试人员询问时
①因本人请假或不再座位上，由本部门人员执行此工作；
②因本人低头忙于工作，未及时接
待应聘者及到访人员。
购电、购
7
水情况
购电、充值水卡
①购电，将每次充电日期及购电日期随时记录;
②购水频率不多，保持正常用水。
①当电表亮红灯时进行充值；
②当无水使用
时。
未及时购买，突然停电，影响员工正常工作。
电话卡情
8
况
充值电话卡
①将员工拿来需要充值的电话，看其电话类型进行为其充值，并填写在电话充值明细表内
②每月将储存10000元的充值卡
①当电话卡无无费用时。
随着业务量的增加，从而电话充值次数也随之增加。
①每月底按照办公用品桌台账中的库存剩余数
行政库房
9
管理情况
盘点库房
来进行盘点，将盘亏、盘盈数如实填写,保证不亏损；
②将行政库房内的办公用品摆放整齐，做到不
凌乱。
每月底
员工领完物品忘记签字，造成库内有盘亏现象。
①领导提供相关信息后，进行订购。
②订火车票时：
询问有无车次，有无包厢或者软卧（结合领导需求）
③询问过后，向财务部借钱并携带出行者身份
临时
11交
办事项
订火车票、酒店、饭店
证到火车票办理处，进行够哦买；
④订酒店时：
询问有无住房（结合领导需求，通常是标间），如有进行订购，并为其联系人电话及
姓名，通常不必外出；
⑤订饭店：
询问有无包间（结合领导需求来订购包间大小），如有进行订购，并为其联系人电话
及姓名；
⑥将所记录的信息向领导提供，并提醒相关事
宜。
①领导下达命令后
①领导临时通知，未有房、火车票、饭店，从而预定情况不理想。
发布通知及文
①发送到各员工邮箱中，抄送各副总；
②上传到QQ共享群中，同时发布通知；
①领导下达命令后
①发布前没有仔细检查，导致员工
提出异议。
行政专员
2011年3月1日
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