出口货代信息系统.docx

资源描述

出口货代信息系统.docx

《出口货代信息系统.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《出口货代信息系统.docx（23页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

出口货代信息系统.docx

出口货代信息系统

出口货运（海运）代理信息系统

1、背景介绍及货代定义

由于经济的全球化，我国的出口业务日益增加，同时制造了巨大的物流服务需求。

海运作为主要的对外贸易运输方式，在出口业务中扮演着重要的角色。

由于出口业务的手续繁多和流程复杂，货运代理业务应运而生。

货运代理公司接受客户的委托完成货物运输的某一个环节或与货物运输有关的环节。

同时，货运代理在流通领域专门为货物运输需求和运力供给者提供各种运输服务业务，它们面向全社会服务，是货主和运力供给者之间的桥梁和纽带。

货运代理主要是作为一种服务性行业存在的，其对硬件设施要求较少，更多的是对企业部管理与运作时的外部交流配合、业务管理的软件要求。

业务量的增加和客户要求的不断提高，对货代行业的信息化管理提出了很高的要求。

因此拥有一个优秀的货运代理信息系统是极为重要的。

2、任务概述

2.1、系统目标

海运出口系统主要是用来完成以海运来达成对外运输目的的货物代理工作。

功能上要能够支持以下业务：

代表发货人选择运输路线、运输方式和适当的承运人，向确定的承运人提供揽货、订舱，提取货物并签发完整有效合法的单证，对货物进行称重、量尺码，将货物运到港口后办理报关及单证手续，并将货物交承运人。

同时，能在过程中进行来往单据的处理、留存以及财务方面的支持操作。

2.2、一般约束

1）支持全部的业务功能

要支持上述业务流程中的功能。

2）支持多层次的组织结构

货代系统应能够支持多层次的结构。

该结构体现在物理网络结构、客户端与服务器的、权限管理、账套、报表、等不同层次的多个方面。

同时也要考虑到通讯故障或服务器故障时，客户端进行业务操作的可能性。

3）出口整箱、拼箱、进口、散杂货等各类海运业务流程

以上几项业务是国际海运的基本类型。

目前货代信息系统中，出口整箱是最基本和使用最多的业务，拼箱和进口整箱在不少货代系统中也已实现。

而为散杂货定制的信息系统在市场上很少见。

4）报关、报检、车队运输等本地服务

本地服务是货代提供的基本服务容。

货代企业常常会委托专业报关公司、集装箱车队来办理此类业务，而自己承担统筹安排、联络的工作（也或者自己承担报关工作）。

因此，信息系统中需要记录相应的数据以协助业务办理。

5）支持多批次的项目、合同管理

对于长期的大客户、分批次运输但按总价核算的项目货，单票核算的模式已无法实现完整的管理与核算。

因此需要建立以订单、合同或项目为单位的业务管理、成本核算方式。

6）对多种贸易条款的支持

虽然CIF、FOB条款仍被广泛的应用，但随着中国厂商参与国际贸易的深化，FCA、DDP、DDU等贸易条款越来越多的被采用。

在这些贸易条款下，货代公司的职能有所扩展，操作流程被拉长。

而货代软件应能支持这种扩展，在各种贸易条款下全面的覆盖货代业务。

对贸易条款的支持也能够结合到运输核心业务流程中去。

7）仓储、车队管理系统接口功能

货代企业可能没有自己的堆场、车队。

因此，货代、仓储、车队管理软件可以分别开发和销售，并相互留有接口。

8）为会计软件留有接口

货代信息系统应在设计财务模块的功能设计和数据结构设计时就考虑与会计软件连接的特性。

将货代信息系统的应收付、收款和付款数据按约定的格式导入会计软件。

在数据结构上包含会计软件输入接口的特性，在功能上包含会计凭证录入所需的所有字段，在权限上配合会计软件的需要。

9）电子审核功能

国际货运管理系统能够提供电子审核功能，从一定程度上代替手工签字，有利于实现无纸办公。

审核功能也能够对系统更改控制、放单许可等多方面控制，有利于实现制度化管理，避免岗位失控。

10）支持面向客户及供应商的WEB查询界面

给客户及其他往来单位提供WEB查询界面，提供货物跟踪、报关进程等功能不仅能提高公司形象，同时也能够减少客户查询的次数，有利于减少业务人员工作量和通讯费用。

该功能涉及到网页设计、数据库联接、数据加密等技术。

11）统计、预警、财务报表功能

通过对业务处理层收集的数据做汇总分析，能有效的对管理控制层提供支持。

业务量统计需要结合系统中货物状态的标志，船期更改控制等影响到统计数据准确性的字段的合理设置。

事件预警需要合理而灵活的时段设置。

财务报表需要财务账期的合理设计。

3、需求分析

3.1、应用系统业务分析

系统总的业务流程图如下图所示：

3.2、功能需求

3.2.1、功能模块描述

1）接受货主询价

在此我们需要掌握的信息有：

1、需掌握发货港至各，各大航线常用的，及货主常需服务的港口，价格；

2、主要船公司船期信息；

3、需要时应向询价货主问明一些类别信息，如货名，危险级别等。

4、向船东提供目的港口（有的港口会有多个码头则一定要说明）、柜型、货物名称（普通、危险品、冻货、食品、特殊货物等等）以及询问运价所包含的容（有无含FOB/CAF/BAF/DDC等等）以及船期、航程、是否中转。

2）处理询价单并报价

揽货人员或客户服务人员在对客户报价时，必须核实相关运价、运输条款、船期，在确定有能力接受委托的情况下，如实告知客户完成此次委托所需时间和船期，并按公司对外报价表向客户报价，如所报价格低于本公司公布运价，则按公司《运价管理规定》执行。

同时需要注意一下几点：

1、了解运价在市场上有无优势以及客人对市场的了解程度及舱位情况（特别是旺季），报价时首推公司优势航线；

2、公司有特价航线及主推航线时，要及时主动打给客户通知价格；发Email或传真报价注明船公司名称，船期等信息；

3、如客户需要到付运费，要注意我司是否在目的港有代理，报价要含手续费；

4、注意所报运价的构成以及利润是否符合公司的要求等。

3）接单、审单及信息录入

1、接受货主委托后（一般为传真件）需明确的重点信息：

（1）船期、件数

（2）箱型、箱量

（3）毛重

（4）体积

（5）付费条款、货主联系方法；

（6）装箱情况，门到门还是装。

2、当客户接受报价并下委托时，揽货人员或客户服务人员有责任向客户提供该公司的空白集装箱货物托运单，也可接收客户自己的托运单；但此类托运单应包括该公司托运单的主要条款，如托运单上无运价，则需将有关书面报价附于其后（对合约客户、公司的老客户已在中确认的运价可不在托运单上显示）。

同时要求客户在托运单上签字、盖章（境外客户、托运私人物品的非贸易订舱者签字即可），如客户不能及时提供容详细的托运单，则必须在装船前补齐，否则由此产生的费用由客户负责。

3、接受客户的委托后，揽货人员应详细填写业务联系单。

揽货人员在通知客户服务人员订舱的同时，把业务联系单和上述客户订舱资料交给客户服务人员。

有些特殊港口，如中东港口是否有船证要求，同时亦应询问客户是否要根据信用证出单，信用证有无特殊要求等，如有，要提前传真与船东确认。

4、将委托单信息录入系统。

如果是老客户，则一定要用回原名，如果是新客户，增加时一定要填写完整资料，如公司名称、、传真、联系人、地址、所属部门（或业务员）。

5、对不符合本控制程序的订舱委托，客户服务人员可以拒绝接受订舱，并有义务向部门经理汇报。

4）商检

若代理事项中包含代为商检，对需检验机构检验出证的出口货物，在货物备齐后，应向删减机构申请检验，提供商业发票、装箱单、报关单、随附合同和信用证副本、报检委托书和出口商品检验申请单，取得合格的检验证书后方可进行后续流程。

5）订舱

接到业务部转来的委托资料和业务联系单后，必须先审核业务单与客户委托单要否一致，资料是否齐全，订舱前务必仔细阅读客户的委托单，审核货物是否为危险品，重量及尺码是否适用客户要求的柜型，特别注意客户的特殊要求（如船证、信用证、船期、启运码头、免费用箱期或装载要求等），如是特殊货物应先向客户查询清楚货物的特性（如超重货、食品、冷藏货、危险品等），致电船公司落实货物托运可否接受，如可行，则填写订舱委托书向船公司订舱，并要注明有关特别事项，如船公司不接受，则另外联系其他船公司。

在受到船公司的提箱单后，应将提箱单上所预定的船公司、柜型、柜量、目的地、船期等资料与客户的原始订舱单一一核对，在确认完全准确后方可继续后续操作，如发现提箱单资料有误，则应马上以书面形式通知船公司更改并要求提供新的提箱单，直至完全正确为止，若向同行订舱，提箱单传给客人时注意抹掉同行的及传真，以免泄露讯息。

上述业务中必须保证：

1、所有业务单必须有业务部人员签字才有效，否则不给以订舱；对于急单，如果直接电告操作部订舱，须经业务部人员确认允许，但应尽快补上业务单。

2、客户的任何要求及保证，应有书面文字及盖章，以免日后争议无凭据。

6）出口货物集中起运港

在洽谈妥船舶或舱位后，若客户自行送货到起运港，则货方应在规定的时间将符合装船条件的出口货物发运到港区指定的仓库或货场，以等待装船。

若在合约中注明此项业务由我方代理，则应联系选定的运输公司。

具体业务如下：

1、收到提箱单后，根据客户提供的工厂信息，以书面形式发给车队，告知车队：

船名航次，提单号，目的港，开船日，工厂地址，具体联系人，到场时间。

如果是在旺季，在订舱时就要把车提前预定。

2、车队提箱后，以书面形式报予我司箱号封号。

同时，我司操作人员分别告知工厂（尽量在集装箱到厂前告知，以保证货物不会与其他集装箱装错）和船公司。

3、装箱结束后，有了货物的准确件重尺后，同时马上告诉车队，集装箱到达新港直接把集装箱落到海关监管堆场，待发运抵报告。

在此应注意，向港区集中时，应按照卸货港口的先后和货物积载顺序发货，对可以直接装船的货物，按照装船时间将货物直接送到港口船边现装，以简化进出仓的手续，节省费用。

7）货物出口报关

如有订舱客户委托我司代为报关的，应在接受订舱后将报关所需要的相应资料通知客户，并告知客户按通知上的要求来准备报关资料（相关单证信息在业务流程图有所表示）。

当客户将报关资料送至我司，应先审核报关资料是否齐全，如有任何错漏应及时通知客户更换，并予以落实，以免延误。

审核完毕应将报关资料交给报关行。

报关放行后应确认下放行单是否已交到制定的码头，并将报关放行的结果通知客户。

以上业务需注意：

1、所有报关单证要清晰，不能涂改；

2、报关时要提供箱号和运抵报告，否则海关将不接受报关；

3、公司出口的商品如有牌子，须注明于报关单上；

4、八位数商品编码必须准确；

5、凡贸易方式是：

对外承包出口，必须要提供盖公章的正本资质证书；

6、为保障我司和客户的利益，报关单如果是我司操作人员填写的，必须经客户确认后再报关。

8）装船

海关放行后，凭海关盖章的装货单与港务部门和理货人员联系，做好装船前的准备和交接工作。

在完成准备工作后，即可开始装船。

装船方式一共有三种，在此我们多采用前两种方式。

1、码头作业。

港方提供足够的劳务和机械，按照积载图进行装船作业，正常情况下应保证24小时连续装船。

2、现装船。

用车辆将货物直接运到码头船边进行装船作业。

3、外舷过驳。

货物由驳船集港，装船时，驳船直接靠海轮外舷，货物由驳船吊到海轮上。

9）保险办理

若由我方代理投保，一般在船舶配妥后予以投保，根据合同规定以及客户要求明确投保级别和责任。

其中，货物的性质和特点，货物的包装情况，货物的运输方式，航线，港口和装卸货的损耗情况等，目的地的货物市场价格变动趋势、季节、气候及安全等具体情况需全面考虑，做到既要使货物得到充分的保险保障，又能节省保险费用和开支。

获得投保合同后传送给客户，双方就具体条款协商后签订书面协议。

10）提单对单

1、问明客户“提单”的发放形式：

（1）电放：

需客户提供的“电放保函”，后出具给船东电放。

国外客户凭电放提单的传真件即可提货。

（2）正本提单：

国外客户须凭全套正本提单才可提货，通常是3正3副，每正本提单要有签章，以防漏签。

2、确认提单

依据客户提供的报关单据，制作提单样本，传真给所配船公司或其代理，收到其传来的提单样本后传真给货主确认，并依据回传确认提单正确容，在回传给所配船公司或其代理，如此反复，直到船公司或其代理所出具的提单样本与客户确认的单证相符。

3、签单

一般在开船后，经船公司确认，在收到客户的费用确认书后，将已确认好的提单，按电放（正本）分别给客户。

11）开具发票

按照客户确认好的费用确认，财务部准备好发票。

然后将提单和发票一起寄给客户。

其中需注意：

1、财务开票前，应由操作员或业务员和客户确认美金是否折合成人民币开票，发票抬头等特殊要求，保证正常按时付费。

2、寄快递的时候要记录发票号，提单号和快递号，以备查询。

12）记账

根据客户的付费期，提醒客户按时付费，运费到账后，安排退回货主的“核销退税单”并记账。

3.2.2、数据流图

图1：

顶层数据流程图

图2：

第二层数据流程图

图3：

第三层数据流程图

3.3、性能需求

海运出口代理信息系统中存在对货物信息、客户信息、单据信息、船运公司等信息的采集、传输、处理、显示和分析的信息系统。

以上功能需要保证做到精确性、及时性和灵活性。

系统的稳定性和可靠性依赖于信息的精确性、及时性，以便于更好地反映企业目前的状况的业务。

一个可靠的信息系统应该能在正常情况下达到系统设计的精度要求，能够根据所输入的复杂数据输出可靠结果，例如将货物的信息输入，可以很快的输出最优的运输方式及运输公司，并能提供给客户精确度高的价格及到达时间。

并且能在非正常情况下（指系统在软件、硬件环境发生故障时）仍能部分使用和运行。

一个优秀的系统同时应满足灵活性的需求，即在设计时必须针对一些紧急情况做出应对措施。

尤其是在处理客户的突发性要求或由于市场环境的变化产生的紧急时间，信息系统要能提供给管理者所需关注了解的情况，及时做出相应的公关危机决策。

3.4、属性需求

通过以上分析，我们已将出口海运代理信息系统的大致框架展示出，总结而言，我们所能提供的系统功能如下：

1、订舱、在线订舱、EDI订舱、订舱数据审核、订舱更正；

2、报关处理、拖车调度、拼箱管理、装箱管理；

3、“所见及所得”的单证、发票制作平台；

4、采用进程（流程）管理方式，进程可以重新定义；

5、支持在线数据（订舱、费用清单、提单确认、放单）公布或下载；

6、支持多种单证输出方式（在线、打印、传真、电子等）；

7、完善的运价管理和佣金管理；

8、客户资料管理和客户服务管理；

9、提供客户资信管理功能；

10、费用自动计算和台帐审核，欠款分析、催帐等；

11、自动提醒信用期超期的费用和客户。

一个优秀的信息系统需要能提供一下属性需求：

（1）可用性：

能够提供给管理者有用的信息，同时提高公司的业务人员工作效率，避免通过复杂的操作才能达到相应的要求。

（2）安全性：

所有信息的存取都须保证安全，不会有信息泄露的情况发生，尤其是在信息及客户信息的保留上。

（3）可维护性：

系统需要定期进行维护和备份。

（4）可移植性：

相似容的业务操作可移植。

4、应用系统的总体设计

4.1、系统功能结构总图与功能说明

4.1.1、组织结构图及功能说明

4.1.2、功能结构图及说明

5、数据库设计

5.1、数据词典

在海运出口货代信息管理系统中，共有个表格，如下：

表名

描述

货代公司

货代公司信息

员工信息

货代公司员工信息

客户

客户（托运人）信息

船公司

船公司（承运人）信息

收货人

收货人信息

保险公司

保险公司信息

运输公司

运输公司信息

货物

货物信息

船

每单货物的船舶信息

订单

订单信息

1、货代公司

字段名

数据类型

宽度

是否允许空值

是否为主码

公司代码

文本

公司名称

文本

公司注册号

文本

公司地址

文本

邮政编码

文本

公司

文本

传真

文本

银行账号

文本

电子

文本

联系人

文本

备注

文本

2、员工

字段名

数据类型

宽度

是否允许空值

是否为主码

员工编号

文本

性别

文本

部门

文本

职位

文本

职责

文本

联系

文本

电子

文本

紧急联系人

文本

紧急联系人

文本

备注

文本

3、客户

字段名

数据类型

宽度

是否允许空值

是否为主码

客户代码

文本

公司名称

文本

公司注册号

文本

公司地址

文本

邮政编码

文本

公司

文本

传真

文本

银行账号

文本

电子

文本

联系人

文本

备注

文本

4、船公司

字段名

数据类型

宽度

是否允许空值

是否为主码

船公司代码

文本

公司名称

文本

公司注册号

文本

公司地址

文本

邮政编码

文本

公司

文本

传真

文本

银行账号

文本

电子

文本

联系人

文本

大提单号

文本

航名

文本

航次

文本

起运港

文本

中转港

文本

目的港

文本

箱号

文本

封号

文本

ETA

日期/时间

ETD

日期/时间

备注

文本

5、收货人

字段名

数据类型

宽度

是否允许空值

是否为主码

收货人代码

文本

公司名称

文本

公司注册号

文本

公司地址

文本

邮政编码

文本

公司

文本

传真

文本

银行账号

文本

电子

文本

联系人

文本

备注

文本

6、保险公司

字段名

数据类型

宽度

是否允许空值

是否为主码

保险公司代码

文本

公司名称

文本

公司注册号

文本

公司地址

文本

邮政编码

文本

公司

文本

传真

文本

银行账号

文本

电子

文本

联系人

文本

备注

文本

7、运输公司

字段名

数据类型

宽度

是否允许空值

是否为主码

运输公司代码

文本

公司名称

文本

公司注册号

文本

公司地址

文本

邮政编码

文本

公司

文本

传真

文本

银行账号

文本

电子

文本

联系人

文本

备注

文本

8、货物

字段名

数据类型

宽度

是否允许空值

是否为主码

小提单号

文本

托运人

文本

收货人

文本

通知方

文本

品名

文本

件数

文本

包装方式

文本

成交方式

文本

运费支付地

文本