教你怎么写验货报告.docx

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教你怎么写验货报告

怎样写验货报告

一份验货报告是一次验货的真实记录。

一份完整的验货报告应该真实、全面、公正，要让我们的客户在没有亲自到场的情况下，对委托给我们的货的各种状况有一个清晰的认识。

这就对报告提出了很高的要求。

以下是一份***杂货组GENERAL的空白报告模式，我们以它为例，分析一下该怎样写好一份合格的报告（黑体部分为原报告内容）。

INSPECTIONREPORT

APPLICANT:

申请验货人的地址

DATE:

验货日期

（一般为客户，但也可能是中间商，具体情况参考BOOKINGFORMSHEET上的信息。

）

ATTN.:

联系人

DESCRIPTION

:

产产品描述，一般形似为：

数量+产品。

例：

5000PCSofWoodenTable

BUYER

:

客户名称（如果该次验货是由客户申请，则此处不填；如果该次验货由中间商申请，则此处须填上。

）

SUPPLIER

:

中间商名称（如果该次验货有客户申请，则此处须填上；如果该次验货由中间商申请，则此处不填。

）

orderno.

:

定单号（注：

要注意是ORDERNO.或CONTRACTNO.，例如H.Schneider一般为CONTRACTNO.）

modelno./styleno.

:

客人的货号（可在定单中找出）

supplierart.no.

:

中间商的货号（可在定单中找出）

COLOR

:

产品颜色（如果有的话）

DATEOFinspection

:

验货日期

to

PLACEOFINSPECTION

:

验货地点

CONCLUSION:

Theinspectionresultsoftheabovementionedmerchandisearefoundasfollows:

InspectionCriteria

*Result

a）Quantityavailable

验货员到厂时，所验的这批货的完整包装的数量是否达到客人的要求。

大多数客人要求要100%生产完成，至少80%完整包装。

但也有少数客人要求100%生产完成和100%完全包装，例如，AUCHAN。

NOTCONFORMED的几种情况：

1．数量低于客人要求，但在客人或供应商的要求下验货；并出备注。

2．出货数量与定单或BOOKINGFORMSHEET上所要求的数量不同；并出备注。

3．任何与数量有关的不确定/不符问题，并出备注。

b）Productdescription,styleandcolour

所验的产品与客人提供的确认样是否完全一致，包括材料、颜色、形状、尺寸、图案等任何一点不同都判该点为NOTCONFORMED，并出备注。

c）Workmanship

手工方面是否超过AQL标准。

在AQL范围内则为CONFORMED。

NOTCONFORMED的几种情况：

1．手工超过AQL要求；

2．验货过程中，虽然手工合格，但发现产品的功能存在某方面明显的缺陷，判该点为不确定项，并出备注。

3．任何与手工有关的不确定问题；

d）Datameasurement/CHECKING

所有客人要求测试/测量的项目是否都符合要求。

所有项目都符合客人要求，则该项结论为CONFORMED。

NOTCONFORMED的几种情况：

1．任何一项测量/测试结果与要求不符（结果是否在误差范围内；如没有提供误差范围，实际测量出的数据与要求有任何不一致都视作“与要求不符”；

2．因为仪器、设备、环境、人为或其他原因导致任何一项测量/测试不能完成。

并出备注。

例，某毛绒玩具厂不能提供METALDETECTOR（金属探测器）而不能完成客人要求的METALDETECTCHECK（俗称“过针车”）。

或工厂不同意做摔箱测试。

或由于天气原因不能进行某项测试，例如，验相机时，无法在雨天条件下拍到客人所要求的户外照片。

3．任何与测量/测试有关的不确定问题。

e）packaging

包装方面是否符合客人要求。

NOTCONFORMED的几种情况：

1．包装方法/材料与客人所提供资料不符；

2．任何与包装有关的不确定问题。

f）Shippingmark

唛头是否符合客人要求。

NOTCONFORMED的几种情况：

1．唛头位置与要求不符；

2．唛头中单词拼写错误；

3．唛头信息不全/错误；

4．漏印唛头；

5．任何与唛头有关的不确定问题；

Overallinspectionresult

:

1．以上A、B、C、D、E、F几点中，任一点为NOTCONFORMED，则总结论为NOTCONFORMED。

2．出现CONFORMED和NOREQUIREMENTGIVEN并存的情况，则总结论为PENDING。

3．所有项为CONFORMED，则总结论为CONFORMED。

toapplicant’srequirement.

*Fordetails,pleaserefertotheattachedinspectionreport.

******************************************************************************************************

INSPECTIONREQUIREMENT

:

FINALRANDOMINSPECTION

InspectionStandardAdopted:

SingleSamplingPlanForNormalInspectionGeneralLevelII

AcceptableQualityLevel（AQL）for:

CriticalNonconformity（defective）

:

MajorNonconformity（defective）

:

MinorNonconformity（defective）

:

MAJOR+MinorNonconformity

（defective）

:

Inspectionresults:

Theinspectionresultswerefoundasfollows:

a）

Quantityavailable:

RequestedInspectionQuantity/orderquantity

（A）

LOTSIZE

Actualavailable

Quantity（Shipment）

NotFinishedQuantity

SamplingSizeFrom

（A）

Packed

（B）

Notpacked

（C）

（D）

PackedQuantity

NotPackedQuantity

No.ofpiece

定单数量/要求验货数量

出货数量

完整包装好的数量

未包装（但已是成品）的数量

未完成的数量（还在生产中）

从完整包装好的产品中的抽样数目。

从未包装好的产品中所抽查检的数量。

No.ofcarton

箱数

出货箱数

完整包装好的箱数

未包装（但已是成品）的箱数

箱数

从完整包装好的产品中所抽的箱数。

注：

上表中，A=B+C+D

Cartonselectedforsampling

:

所抽检的箱子的流水号（如果有的话）

Totalnumberofinspectedcartonssealedwith“ITS”gummedtape:

有ITS封箱胶带的箱子流水号。

（尽量做到验完后把已验过且没问题的产品重新用ITS胶带封箱。

）

b）

Productdescription,styleandcolour:

checkagainstp.o.：

c）

Workmanship:

Detailsofnon-conformity（defectives）:

Critical

Major

Minor

MAJ+MIN

手工方面的缺陷。

严重缺陷

重大缺陷

小缺陷，

重大缺陷与小缺陷的总和。

（H.Schneider）

ACTUALFINDING:

Allowed:

注：

手工方面的详细资料及写法祥见附（八）。

Inspectionresults:

d）

Datameasurement:

1）

Metaldetection

（

samples）

:

过针测试。

一般用在纺织品、洋娃娃、毛绒填充玩具等容易埋入针头、大头针、断针等尖利金属的产品检测中。

常用的仪器是METALDETECTOR（金属探测器）。

所有抽检的样品必须进行过针测试（包括经检验有问题的样品）。

2）

Assemblycheck

（

samples）

:

对于组装产品（例家具等），需安装一定数量的产品，以检查其是否存在安装方面的问题。

如无特殊要求，一般做5个。

3）

VisualstuffingcleanlinessCheck

（

samples）

:

对于有填充工序存在的产品，例，毛绒玩具、充棉衣服等，需要将其完全拆开，检查填充物的清洁度、气味、湿度及是否混杂其他不洁物等。

如无特殊要求，一般做5个。

测试前，要征求厂家的意见。

4）

Transportationdroptestonmastercarton

（

samples）

:

摔箱测试。

依据一角三边六面，从小到大的原则进行。

但测试前要征求工厂的意见。

一般做一箱。

7）

Handlestrengthcheck

（

samples）

:

包袋等有柄或把手等配件的产品，如客户有要求，需对其进行里力测试。

如无特殊要求，一般做5个。

Procedure :

-

Putkgweightinsidethebag.

-

Pullthehandlewithmoderateforcefor5times.

-

Tocheckwhetheranybreakage,tornordetachwasfound.

8）

Handlesnatchcheck

（

samples）

:

Procedure :

-

Putkgweightinsidethebag.

-

Pickitupsharplyfor5times

-

Tocheckwhetheranybreakage,tornordetachwasfound.

9）

Tensiontest

（

samples）

:

拉力测试。

通常用来测试：

1.带小部件的玩具。

例如，玩具的眼睛、纽扣或任何可能容易脱落而不符合玩具生产标准的小部件。

2.任何材料或产品的缝线和接缝出的拉力，例如，衣服、包袋、塑料袋、刷子等。

常用的工具是TENSIONGAUGE（拉力尺）。

根据客户的具体要求确定测试数量。

Procedure :

-

Puton

-

Atlbsandstandforseconds.

-

Tocheckwhetheranybreakage,tornordetachwasfound.

10）

Productmeasurement

（

samples）

:

产品尺寸。

如无特殊要求，一般测量5个。

11）

Cartondimension

（

samples）

:

外箱尺寸。

一般量两箱。

12）

Scanthebarcocde,checkscannedno.tomatchtheprintedno.onthebarcode.Alsocheckthebarcodeno.tomatchwiththerequirement.

（

samples）

:

条形码检查。

检查所读出的数字是否与条码表上印刷的一致，是否与要求一致。

常用的仪器是BARCODEREADER（条形码扫描仪）。

如无特殊要求，一般检查5个。

13）

Quantitycheck

（

samples）

:

点数。

检查外箱中的产品数量是否与要求一致。

点数过程中，应有厂方人员在场。

如无特殊要求，一般检查两箱。

14）

Cartondimensioncheck

（

samples）

:

15）

Cartongrossweightcheck

（

samples）

:

外箱毛重。

一般测量两箱。

16）

Batterycompartment

fittingcheck

（

samples）

:

电池装配检查。

针对带电池的产品。

每个被检验的产品（或依据客人要求）都需装上电池（若客户有特殊要求，用客户指定的电池品牌）检查其功能。

17）

Candleburncheck

（checknoblacksmoke,

spark,badsmellandno

excessivedrippingof

wax.Alsocheckthe

candleshallnottopple

overduringthetest）

（

Samples）

:

蜡烛燃烧测试。

在燃烧的过程中，检查是否有黑烟，火焰闪烁，难闻的气味，过多的蜡油滴落等现象。

并注意在燃烧过程中蜡烛是否倾斜。

如无特殊要求，一般做5个。

18）

Moisturecontentcheck

（

Samples）

:

湿度检查。

凡涉及到含水的天然材料，例如木头、藤、草等植物性材料制成的产品，都要求做此项检查。

常用到的工具是MOISTUREMETER（木材含水率测定仪）。

如无特殊要求，一般测5个。

19）

Thicknesscheck

（

Samples）

:

厚度检查。

一般用来测量产品或材料的要求比较精确的长度、厚度、或直径。

常用到的工具有CALIPER（卡尺）和MICROMETER（千分尺）。

CALIPER常用来测量一些有固定形状的产品，例如，硬塑产品、金属产品或陶瓷产品等。

MICROMETER常用来测量一些较薄较软的东西，例如，布、泡沫塑料、纸等材料。

如无特殊要求，一般量5个。

20）

Tapetest

（

Samples）

:

色牢度测试。

通常用来检查印在光滑表面的图案、商标等印刷品或覆盖在产品表面的色彩是否容易脱落。

常用的工具是。

如无特殊要求，一般只做五个。

21）

Batteryvoltagetest

（

Samples）

:

电池电压测试。

检查电池的电压是否与其标注一致。

适用于任何使用电池操作的产品。

常用的工具是MULTIMETER（万用表）。

如无特殊要求，一般只做5个。

22）

Timeaccuracytest

（

Samples）

:

时间精确度测试。

通常用来检查电子表、石英钟、石英表、机械表等。

常用到的工具是ACCURACYTESINGAPPLIANCE（准度测试仪）。

如无特殊要求，一般测10个；如果该批货要求100%地做准度测试，若发现准度问题时，则将其计入缺陷。

注：

1.在实际验货过程中，根据具体的产品，决定该做哪些测试项目。

2．在做某些有破坏性的检查前，应征求厂家的意见。

如果有某项测试不被厂家同意进行，而它又是客人要求一定要做的，应在备注中注明“厂家不同意做”这一点。

3．有关测量/测试的相关资料详见附

（二）、附（三）。

Inspectionresults:

e）

Formofpackaging:

–

包装方法。

描述包装的原则是：

从最小的包装单位材料写起。

举例来说，一箱一次性相机的包装描述包括以了下几个方面：

1．单个相机上的任何标贴，包括条行码标、CE标、仿伪标等。

（如果有的话）

2．单个相机的包装方式，包括说明书、独立胶袋、彩盒等。

（如果有的话）

3．内箱（盒）包装情况，包括数量、颜色等配比情况（如果有的话）。

4．外箱包装情况。

包括每箱的内箱（盒）数（如果有的话）、总件数、纸箱的坑数、是否打包装带等。

完整的英文描述如下：

-Eachpiecewasstuckwithabarcodelabelontheback（barcodeno.223452345555）,packedintoaheat-sealedpolybagwithainstructionsheetthenpackedintoaprintedgiftbox.

-Forty（40）pieceswerepackedintoasinglewallcorrugatedinnercartonsealedwithgumtapes.

-Four（4）innercartons（160pieces）werepackedintoatriplewallcorrugatedexportcartonsealedwithgumtapesandsecuredby2nylonstraps.

注：

有关包装的资料、写法，见附（）。

f）

Shippingmarks:

Widerside（sides）

Narrowerside（sides）

外箱主唛。

一般印在纸箱教宽的两面。

但也有例外，视具体情况而定。

要注明是几面印刷。

外箱侧唛。

一般印在纸箱的较窄面。

但也有例外，视具体情况而定。

要注明是几面印刷。

注：

1.应如实记录下外箱上的信息，不能擅自更改。

包括字母的大小写或厂家弄错的信息。

2.所有贴在外箱上的贴标，包括商标、条形码标等，都应如实记录。

3．所有外箱六面上的信息，都应被如实记录。

特别是纸箱的顶部和底部，容易被忽略。

有些客户（例：

SIPLEC），要求顶部和底部也印上客人信息。

4．如果有内箱（盒），而内箱（盒）上也有唛头或贴标，也应如实记录。

5．包装方面的详细资料及写法，见附（五）、附（六）、附（七）。

附件一：

纸箱的种类。

SPECIALATTENTION

所验的这批货中，有任何方面，包括数量、产品的款式、颜色、手工、包装、唛头等，有任何一点与客户要求不符或不确定的情况，都应出备注给客人。

所出各点备注，应按照前面所提过的OVERALLCONCLUSION中A、B、C、D、E、F各点的顺序排列，这样，备注的内容就比较条理清晰，有什么问题一目了然。

注：

怎样写备注及备注方面的资料，见附（九）。

NOTE

不影响产品的出货，但必须提客户注意的事项。

*********************************************************************************

PHOTOATTACHMENT:

产品照片（安装后）

产品独立包装照片

Product（ASSEMBLED）

UnitPacking

产品的前面（安装后）

产品的侧面（安装后）

FrontView（AssembleProduct）

SideView（AssembledProduct）

产品的后面（安装后）

独立包装盒（前面）

Rearview（AssembledProduct）

UnitPackingBox（Front）

独立包装盒（侧面）

条形码的位置

UnitPackingBox（Side）

BarcodeLocation

*********************************************************************************

PHOTOATTACHMENT:

外箱唛头（较宽面）

外箱唛头（较窄面）

ShippingMark（WiderSide）

ShippingMark（NarrowerSide）

包装方法

包装好的产品

（完全包装好且堆放好，准备验货的部分）

Packaging

PackedProduct

（inStockandReadyforInspection）

典型的缺陷

备注中提到的问题

TypicalDefective

SpecialAttention

***************************************************************************************************

注：

随着数码相的广泛使用，越来越多的客户对验货公司提出了拍照的要求。

拍照的重要性日益突显。

因为照片能够很直观很客观地反映真实的情况。

很多时候，客人对报告中所提及的情况不甚了解，这时候，照片能让客人及时的了解他们想知道的东西。

所以在验货过程中，验货员要尽可能多地拍照片，。

从箱子堆放的情况、唛头、包装（包括内、外箱）、产品的独立包装、独立包装上的文字图案信息（特别是SIPLEC，对彩盒上的文字说明的拍照要求非常严格）、产品的各个角度，特别是缺陷样品的情况，要尽可拍得多一些，拍得清晰。

一份验货报告所涉及到的知识非常广泛，货验得好，并不代表能写出一份好报告。

目前我们的客人多以国外为主，所以我们的报告都用英文出具。

验货报告不同与文学作品，不需要华丽的词汇和复杂的句型。

报告语言应当简洁，用词要准确，多用简单句，不要用过于复杂的复句或多重复句，能把意思表达清楚就行了，避免表达不清，造成客人的误解。

另外，不同的国家使用不同的度量衡、不同的电压周