公文格式省水文水资源局公文格式WORD22页.docx

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公文格式省水文水资源局公文格式WORD22页

如何提高公文制作的质量和水平

——在全省水文系统办公室主任会议上的讲稿

（）

各位办公室主任：

初冬时节，全省水文系统办公室的同志聚集在革命老区黄冈，相互学习，交流工作，增进感情，这是一个十分难得的机会。

在大家讨论之前，我先发个言，与在座的各位一起共同探讨公文处理工作，希望大家略有收益。

公文是一个单位在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是开展公务活动的重要工具，其规范化要求很高。

一个单位公文处理水平的高低直接反映一个单位工作人员的水平和素质，因此，搞好公文处理工作非常重要。

下面，我就从以下四个方面谈谈公文处理工作。

一、公文的种类及写作

《国家行政机关公文处理办法》中规定的公文种类共有十三种，这里，我主要谈谈工作中最常见的几种公文。

（一）通知

通知是知照性公文。

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

通知的特点：

1、知照性。

通知的主要功能在于知照。

2、广泛性。

通知的广泛性表现在多方面。

3、时效性。

通知有一定的时效要求。

通知的分类：

根据内容的不同，通知大体可以分为六类，

1、发布指示的通知：

用来发布指示、布置工作。

2、颁发规章的通知：

如条例、规定、办法、细则、实施方案等，均适合通知颁发

3、批转、转发文件的通知。

将某一下级机关报来的文件转发给有关下级机关，叫“批转”；将上级机关发下来的文件，或不相隶属机关发来的文件转发给下级机关，叫“转发”。

4、知晓性通知：

此类通知一般只有告知性，没有指导性。

其用途十分广泛，机构、人事调整、启用作废公章、机构名称变更、迁移办公地址、安排假期等。

5、任免通知。

6、会议通知：

既可用于下行，也可用于平行。

（二）函

适用于不不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

函有时也可用于有相隶属关系的上下级机关之间。

如：

上级机关向下级机关询问有关情况，用别的文种显然不合适，可以用函，但下级的答复最好用报告。

“函”按内容和目的分类，可分为多种类型，主要是商洽函、询问和答复函、请批函。

此外，还有通知事项的函、催办事宜的函、转送材料的函等。

“函”的惯用结束语，且另起一行：

特此函商、特此函询、特此函告、特此函复、请即复函。

（三）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

“报告”具有的特点：

（1）单向性：

不需要上级机关给予批复；

（2）陈述性：

提供准确的现实性信息；（3）事后性：

“事前请示，事后报告。

”

“报告”分五类：

工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、报送报告。

“报告”结束语：

“特此报告，请审阅”；“以上报告如无不妥，请批转执行”等。

（四）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

“请示”分类：

（1）请求指示的请示。

（2）请求批准的请示：

请求批准有关规定、方案、规则；请求审批某些项目、经费、指标等；请示批转有关办法、措施。

“请示“结束语：

专此请示，恳请批复；专此请示，请予审批；以上请示如无不妥，请批转有关部门执行。

（五）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

批复有四个特点：

（1）行文的被动性；

（2）针对性；（3）集中性和明确性；（4）政策性和依据性。

批复往往在标题的主要内容中，明确表示对请示事件的意见和态度。

若不批准请求事项，标题中可以不出现态度和意见，到正文中再表态。

如果是答复请求指示的批复，也无须在标题中表态。

批复的正文由三部分组成：

批复依据、批复事项、执行要求。

批复依据主要涉及两个方面：

一是对方的请示，二是与请示事项有关的方针政策和上级规定；

批复事项：

针对下级机关所发出的指示，做出的批准决定，以及补充的有关内容，都属于批复的事项。

执行要求：

对下级执行批复的要求可写在结尾处，文字要简约。

如果只是批准事项，无需提出要求。

批复撰写要注意及时、明确、庄重周严、言简意赅。

（六）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。

作为上行文，应按请示公文的程序和要求办理。

上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。

作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。

作为平行文，提出的意见供对方参考。

（七）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

1、表彰通报：

用来表彰先进人物或先进集体，介绍先进事迹、推广典型经验。

表彰通报的正文分为四个部分：

介绍先进实际，先进事迹的性质和意义，表彰决定，希望号召。

2、批评通报：

针对某一错误事实或某一有代表性的错误倾向而发布的通报。

它也分四个部分：

错误事实或现象，错误性质或危害性的分析，惩罚决定或治理措施，提出希望要求。

3、情况通报：

用来传达重要精神、沟通重要情况的通报。

正文分三个部分：

缘由与目的（阐明发布通报的根据、目的、原因等），情况与信息，希望与要求。

二、文件种类及公文格式

作为公文的外部特征，公文格式是公文的重要组成部分。

规范的公文格式，为人们阅读、承办公文和依据公文管理事务创造了便利条件，为运用计算机技术和自动化办公设备进行公文信息处理提供了保证。

严格按照公文格式写作、处理，是使公文规范化、制度化，提高公文质量的重要条件。

下面，我以省局发文为例跟大家讲解。

（一）省局行政文件种类及适用范围

1、“湖北省水文水资源局文件”（上行文）

该文件主要适用于以省局名义向省水利厅、水利部水文局、长江委水文局等上级机关报送的公文（主要包括请示、报告、意见），并且应由正职或主持日常工作的副职签发，还应在公文首页注明签发人姓名。

其中，“请示”公文还应在附注处注明联系人的姓名和电话。

2、“湖北省水文水资源局文件”（下行文）

该文件主要适用于以省局名义下发的重要事项、重大情况的通知、通报、批复等公文。

根据省水利厅精简公文的要求，省局严格控制此类文件数量，每年控制在40份左右。

3、“湖北省水文水资源局办公室文件”

该文件是“湖北省水文水资源局文件（下行）”的补充形式，用于会议通知、有关事项的通知及一般性公文的转发等。

4、“湖北省水文水资源局”函件

“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。

以“函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。

该函件一般用于以省局名义发出的通知，以及重要情况的通报，计划、项目、资金安排等的批复，平级与不相隶属部门、单位之间的公文往来。

（二）省局公文编号规则

1、湖北省水文水资源局文件

（1）上行文（报部水文局、省水利厅、长江委水文局）

鄂水文文〔2007〕__号——单独的流水编号

（2）下行文（全局指导性文件，全年控制在40份以内）

鄂水文__发〔2007〕__号——单独的流水编号

2、湖北省水文水资源局办公室文件

鄂水文办__〔2007〕__号——单独的流水编号

3、湖北省水文水资源局（函）

（1）鄂水文__函〔2007〕__号——单独的流水编号

（2）鄂水文__复〔2007〕__号——单独的流水编号

（3）只盖章，不编号：

如一般性转发文件，没有新的指导意见；通知等。

（三）公文格式

公文格式一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

1、秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

2、紧急程度

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

3、发文机关标识

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。

字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm（高×宽）。

4、发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即１不编为001），不加“第”字。

5、签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

6、公文标题

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

7、主送机关

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

8、公文正文

主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

正文用3号仿宋体字。

9、附件

公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：

1．×××××”）；附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

10、成文日期

用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。

用3号仿宋体字。

11、发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。

成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

12、特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

13、附注

公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

14、主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

15、抄送机关

公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

16、印发机关和印发日期

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。

印发机关左空1字，印发日期右空1字。

印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

17、页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。

单页码居右空1字，双页码居左空1字。

空白页和空白页以后的页不标识页码。

三、行文规则及办文程序

（一）行文分类

根据行文制度的规定，机关之间行文可分为三类：

1、上行文，是下级机关向上级机关递送的文件，包括请示、报告、意见等。

2、平行文，是同级机关或不相隶属机关递送的文件，主要包括“函”，有时也可用通知。

3、下行文，是上级机关向下级机关递送的文件，这类文件较多，如：

命令、令、决定、指示、公告、通告、通知、通报、公报、批复、规定、会议纪要。

草拟公文时，首先要弄清以上不同的行文关系，以便选择适当的文种。

（二）行文的基本原则

总的说是必须根据各自的隶属关系与职权范围来确定，具体要求注意以下几点：

1、一般不得越级行文请示和报告问题。

因特殊情况，必须越级行文时，应当抄送越过的机关，以免引起行文混乱。

2、部门内设机构除办公室外，不得对外正式行文。

3、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

4、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

5、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

（三）办文程序

公文处理的基本流程是：

承办科室拟稿→科室负责人审签（→相关科室会签）→办公室核稿→局领导签发→办公室登记、编号、印制→承办科室封发。

四、公文用语与行文方向

我国著名教育家叶圣陶先生曾说：

公文不一定要好文采，可是必须写得一清二楚，十分明白，句稳词妥、通体通顺，让大家不折不扣地了解你说的是什么。

因此公文用语尤显重要。

公文用语的一个重要特点是“得体”，即要与本机关的职责地位相称。

不同行文关系的公文对公文用语有着各不相同的要求。

（一）上行文的用语要求

上行文是指下级机关向所属上级机关呈送的公文。

由于这类公文往往是向上级机关汇报情况、请示工作，因此在写作时必须遵循如下要求：

1、尊重上级。

上行文的主送对象是上级领导机关，行文用语应客气委婉，以体现对上级的尊重，如“特此报告，请审阅；专此请示，恳请批复”等。

现在有一种很不好的倾向，就是下级机关常以命令、告诫语气给上级机关写公文，如“望速批准”、“希尽快批复”等。

尤其是那些举办庆典活动的公函，往往要求对方“在×月×日之前复函，如无回复，视作同意，列为祝贺单位。

”这种近乎命令的措词，真有点最后通牒的味道，缺乏起码的尊重意识。

2、措词简要。

公务文书要言简意赅，用最少的字把意思表达透彻，而有的文稿却洋洋洒洒，写了数百字仍未点出题旨。

这样的文稿不仅耽误领导宝贵的时间，而且影响行政效率，浪费人力、物力、财力。

3、少发空论。

向上级机关行文，主要是叙述事实、报告情况、说明理由、提出问题，在此基础上阐明自己的观点，没有必要离开主题讲大道理或离开事实空发议论。

而有很多请示、报告的撰稿人生怕上级机关不了解情形、不清楚政策，故长篇大论地加以介绍，好像自己比领导高明，这是极不恰当的。

4、语气肯定。

向上级机关行文，无论请示还是报告，都应当使用确切的词语和肯定的语气，不能含糊不清、模棱两可。

（二）下行文的用语要求

下行文是上级机关向所属下级机关的发文，其行文用语也有特定的要求。

1、语句庄重。

下行文要体现领导机关的权威性，做到令行禁止。

（1）语言要庄重，去掉虚浮不实之词。

为此，可采用直述式语调，晓之以理、告之以规，如“望认真贯彻执行”、“不准”、“允许”、“可以”等。

（2）应使用规范化的书面语言，不能使用口语、俗语，也不能滥用简称。

如在任免性通知中，一般用“经研究决定，任命××担任×××××职务，免去×××××职务”的句式，而不用“经研究决定，把××从×××位置调到×××位置上来”的语句。

这是因为后者用的是口语，虽然通俗，但失去了下行文应有的庄重性和严肃性。

（3）要准确使用专用语言。

如第一人称用“我”、“本”，第二人称用“你”，第三人称用“该”，领序词常用“据（根据）”、“接（近接）”、“悉（收悉）”等，用“为（为了）”、“鉴于”等说明制发公文的目的，用“据此”、“综上所述”等作为总结性的过渡词语等。

2、表述准确。

准确是公文的基本要求。

因下行文是要求下级机关办理的，所以更应强调用语的准确性，不能有任何歧义，不能授人以柄。

有些词语的含义非常广泛，使用时需要加以限定；有些词语的内涵比较单一，使用时需加以延伸；而有些词语的概念相当明确，并为公众所熟知，使用时就不必作过多的解释。

有些词义相近或意思相似的词语，如“要（要求）”、“应（应该、应当）”、“须（必须）”，因其有着程度上的差异，所以应仔细辨别。

（三）平行文的用语要求

平行文是向同级机关或不相隶属机关的发文，如函等。

因为它是为几个部门协同处理问题或协作完成工作、彼此沟通情况而制发的，因此，在用语上也有自己的要求，写作时应予以遵循。

1、语气谦和。

平行文的发文机关和受文机关之间没有隶属关系，因此行文用语一定要谦和，不能居高临下使用命令式、告诫式词语，如“希尽速复函”、“望速即办理”、“务必参加”等等。

因为平行机关没有必须配合的义务，如果用语不当会引起对方反感或者得罪对方，事情就不好办了。

2、措词得体。

平行文应注意多使用致意性词语，如“贵局”、“承蒙”、“请予支持（协助）”等等，以表示自己的诚意和对对方的敬意，这样就能营造一种和谐融洽的气氛，有利于双方的合作。

但也要避免自降身价，那种为了办成事情而使用低三下四、有损自尊的词语的做法是不可取的。

不同行文方向的公文对用语的不同要求，既是单位与单位之间处理各种事务的需要，也体现了人际交往中的理性和道德。

这些不同的公文用语，是人们在长期的公文写作实践中约定俗成的，它有着相对固定的格式和用法。

从事公文写作人员都应认真研究，正确地掌握和运用，以免张冠李戴、贻笑大方，甚至产生不必要的差错与矛盾。

由于时间关系，加上准备不足，在这里只能挂一漏万地给在座的各位讲这么一点。

不妥之处，请给予批评指正。

谢谢大家。