综合管理部(办公室)行政管理手册大全.docx

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综合管理部（办公室）行政管理手册大全

集部门职责、制度、表格等支持性工具为一体

目录

第一章综合管理部（办公室）组织结构与责权 8

第一节综合管理部（办公室）的职能与责权 8

一、综合管理部（办公室）的职能 8

二、综合管理部（办公室）的组织结构 8

第二节综合管理部（办公室）的责权 10

一、综合管理部（办公室）职责 10

二、综合管理的权力 12

第三节综合管理部（办公室）的岗位职责 12

一、高层管理岗位职责 12

二、综合管理部（办公室）管理岗位职责 17

第二章总经理办公室规范化管理 19

第一节总经理办公室岗位职责 19

一、总经理助理岗位职责 19

二、总经理办公室主任岗位职责 20

三、行政秘书岗位职责 21

四、办事专员岗位职责 22

第二节总经理办公室管理制度 22

一、公文管理制度 22

二、印章管理制度 25

第三节总经理办公室管理表格 29

一、发文登记表 29

二、发文处理单 29

三、来文登记表 29

四、来文处理单 30

第三章人力资源规范化管理 30

第一节人力资源管理岗位职责 30

一、人事主管岗位职责 30

二、招聘专员岗位职责 31

四、绩效专员岗位职责 32

第二节人力资源管理制度 33

一、人员招聘管理制度 33

二、员工培训管理制度 41

三、绩效考核管理制度 48

第三节人力资源管理表格 52

一、人力资源状况统计表 52

六、应聘人员履历登记表 53

九、员工外派培训申请表 54

十五、员工岗位调动审批单 54

十六、员工离职面谈记录表 55

十八、作业人员加班申请表 56

第四章日常事务规范化管理 58

第一节日常事务管理岗位职责 58

一、行政主管岗位职责 58

二、监察主管岗位职责 58

三、行政助理岗位职责 59

四、行政专员岗位职责 60

第二节日常事务管理制度 61

一、文件管理制度 61

二、档案管理制度 68

四、会议管理制度 74

第三节日常事务管理表格 84

一、文件目录清单 84

二、文件发放清单 84

三、文件回收清单 84

四、文件作废申请单 84

五、档案存放备查表 85

六、归档案卷目录表 85

七、文件档案明细表 86

八、档案调阅记录单 86

第五章总务后勤规范化管理 87

第一节总务后勤管理岗位职责 87

一、总务后勤主管岗位职责 87

二、总务后勤专员岗位职责 87

第二节总务后勤管理制度 88

二、环境绿化管理办法 88

三、清洁卫生管理规定 89

六、安全保卫管理制度 91

第三节总务后勤管理表格 95

一、固定资产汇总表 95

五、公司环境卫生检查表 95

六、员工宿舍分配申请表 95

七、餐厅管理状况稽核表 96

八、往返票务预订申请表 97

第六章车辆规范化管理 98

第一节车辆管理岗位职责 98

一、车辆主管岗位职责 98

二、司机岗位职责 99

第二节车辆管理制度 100

一、车辆使用管理办法 100

二、车辆维修管理规定 104

三、司机日常行为规范 107

四、车辆肇事处理办法 110

第三节车辆管理表格 113

一、车辆管理登记表 113

四、车辆派车说明单 114

五、车辆作业点检表 115

六、车辆使用统计表 116

七、车辆维修说明表 116

九、车辆费用月报表 117

第七章媒介公关规范化管理 119

第一节媒介公关岗位职责 119

一、媒介主管岗位职责 119

二、公关主管岗位职责 120

三、媒介专员岗位职责 121

四、公关专员岗位职责 122

第二节媒介公关管理制度 123

一、公关活动管理制度 123

二、媒体关系处理办法 130

第三节媒介公关管理表格 133

一、公关工作计划表 133

二、公关计划检查表 133

三、公关接待日程表 134

四、公关宴请申请表 135

五、危机调查报告表 135

七、媒体选择调查表 136

第八章网络信息规范化管理 138

第一节网络信息管理岗位职责 138

一、网络主管岗位职责 138

二、网络专员岗位职责 139

第二节网络信息管理制度 139

一、计算机管理制度 139

二、网络维护管理办法 145

第三节网络信息管理表格 148

二、计算机自查记录表 148

三、计算机故障报修单 149

四、计算机维修记录卡 150

五、机房出入证申请表 150

第九章法律事务规范化管理 151

第一节法律事务岗位职责 151

一、法务主管岗位职责 151

二、法务专员岗位职责 151

第二节法律事务管理制度 152

二、合同管理制度 152

三、法务工作管理制度 160

第三节法律事务管理表格 163

一、法律服务申请表 163

二、法律事务登记表 164

第一章综合管理部（办公室）组织结构与责权

第一节综合管理部（办公室）的职能与责权

一、综合管理部（办公室）的职能

综合管理部（办公室）在企业内主要承担的职能是在总裁（或总经理）的领导下，积极贯彻本企业的管理方针与经营政策，负责本企业经营管理的整体协调与综合事务的运作，协调各部门之间和不同层级人员之间的关系，以提升企业内部经营管理效率，降低企业运营成本。

具体来说，综合管理部（办公室）主要负责本企业各类经营会议、固定资产和低值易耗品、后勤保障事务、公关接待事务理、通讯网络事务、文书档案、人事劳资、法律事务、监察事务等综合性事务的组织开展与管理事宜。

二、综合管理部（办公室）的组织结构

综合管理部（办公室）组织结构的设计受企业所在行业、企业规模、组建形式等的影响。

1．所在行业。

企业所在行业不同，则对业务部门具体支持工作的内容就不同。

如电力企业的综合管理部（办公室）和房地产企业的综合管理部（办公室）就存在较大区别。

2．企业规模。

规模大的企业与规模小的企业相比，在综合管理部（办公室）的职位设置和职能发挥上也存在较大差异。

3．组建形式。

上市集团公司和一般单一股份公司的综合管理部（办公室）承担的职能也不尽相同。

（一）中小型企业综合管理部（办公室）组织结构

中小型企业综合管理部（办公室）的组织结构设置如图1-1所示。

综合管理部（办公室）经理

人事主管

综合管理主管

后勤主管

前台

公关专员

人事专员

综合管理专员

后勤专员

公关接待主管

图1-1中小型企业综合管理部（办公室）组织结构图

（二）大型企业综合管理部（办公室）组织结构

大型企业综合管理部（办公室）组织结构设置如图1-2所示。

行政总监

行政助理

行政

秘

书

媒介专员

公关专员

法务专员

人事专员

监察专员

后勤专员

网络专员

网站编辑

综合管理部（办公室）经理

执行总裁

行政

主管

公关

主管

人事

主管

监察

主管

车辆

主管

法务

主管

后勤

主管

网络

主管

司

机

绩效专员

培训专员

招聘专员

总裁办主任

总裁助理

图1-2大型企业综合管理部（办公室）组织结构图

第二节综合管理部（办公室）的责权

一、综合管理部（办公室）职责

综合管理部（办公室）的主要职责是做好企业内部的上传下达沟通方面的工具，具有综合协调的职能。

其具体职责如图1-3所示。

职责1

拟订本企业的总体发展规划及其实施方案、各项计划及执行工作（政策），报总经理审批后组织执行

职责3

组织建立并完善本企业的工作程序和规章制度

职责4

提请本企业组织结构系统表、人员编制和工资总额计划，报总经理审批后执行

职责5

制定各项人事制度，包括员工手册、规章制度、福利薪金、各岗位职责等

职责6

向总经理提出企业年度经营状况和财务状况报告，接受质询，将决议事项转达所属人员，并执行该项决议

职责7

按制度规定做好人才招聘、录用、考核、培训与调整工作，做好薪资管理、考勤管理和员工社会保障工作

职责8

负责企业内部的文秘工作，做好有关文件、资料及制度的起草工作

职责9

负责报刊杂志的征订、图书资料购置及管理工作

职责10

加强文书档案管理，负责文件资料的收发、登记、传阅、催办、立卷、归档工作，以及各种文件资料的打印、复印、发放及部分接待工作

职责11

承办董事会、经理层等有关会议，并形成、整理和发布会议纪要

职责2

协助财务部向总经理提出经营预算和费用预算，制定企业办公费用总开支计划

职责12

大型会议、庆典、公益活动及对外接待工作（包括内部单位、部门的接待工作）

职责13

负责办公用品、设施、设备、器材、耗材的购买、登记、发放和使用管理，按规定发放办公用品、劳保用品，搞好后勤保障工作

职责14

负责企业网络及计算机系统管理工作，会同相关部门做好收集、积累、整理、保管公司史、大事记等方面工作

职责15

搞好本企业的安全保卫、保密、卫生等管理工作

职责16

负责本企业小车维护保管工作，负责小车调度工作，保证业务部门用车

职责18

负责企业文化建设、实施管理工作

职责17

企业营业执照等相关工商、税务证照的管理和年审，企业资质的管理、年审以及新资质申报，代表企业所有合法、有效法人身份的印鉴、证照的管理及检审

职责19

负责企业公共安全的管理，及时处置突发事件，负责与司法、公安部门的联络事宜

职责20

完成（或总经理）交付的其他事务

图1-3综合管理部（办公室）的职责

二、综合管理的权力

综合管理部（办公室）与本企业的各部门在相关业务上有协调、配合的关系，其在履行职责的过程中所享有的权力如图1-4所示。

权力1

权力3

权力4

权力5

权力6

权力7

权力8

权力9

权力2

情况发生变化时，有对综合管理部（办公室）原订的工作目标提出更改意见的权力

有权对本部门员工有行使考核、对优秀员工有提出奖励意见、对不符合要求的员工提出处理意见

对人员聘用、解聘、辞退、离职、薪金、福利等人力资源事务有审批权

有组织企业各部门编写和修改各项规章制度的权力，对规章制度的执行情况有监督的权力，对违反公司规章制度的员工有提出处理意见的权力

有权组织召开员工满意度反馈会议，要求相关部门制定整改措施并跟踪考核

有权跟踪、考核企业经营管理计划中各项工作内容的实施和落实情况

有向各部门催办上级限期完成的工作任务的权力

有权统一指导、协调和管理企业各部门人力资源管理工作的落实情况

对综合管理部（办公室）各岗位的工作内容有分配的权力

图1-4综合管理部（办公室）的权力

第三节综合管理部（办公室）的岗位职责

一、高层管理岗位职责

（一）执行总裁

执行总裁在企业里主要全面负责本企业的生产经营及日常管理工作，组织、培养高效的管理和业务团队，实现企业经营管理目标和发展目标。

其具体职责如图1-5所示。

职责1

协助董事长主持召开股东大会和董事会议，负责上述会议决议的贯彻落实

职责3

负责审批投资、营销、生产、人力资源、财务等各项经营决策和费用预算方案

职责4

定期审阅企业的财务报表和其他重要报表，全盘监控企业的财务状况和管理状况

职责5

根据董事长授权，代表企业签署对外合同、协议和参加重要外事活动

职责6

处理企业重大突发事件，并及时向董事会汇报

职责7

提名企业高层管理人员的聘用、决定高层管理人员的报酬、待遇以及解聘事宜，并报董事长批准和备案

职责2

协助董事长召集和主持企业管理会议，组织讨论和决定企业的发展