会议运营管理.docx

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会议运营管理

会议运营管理

第一章会议概述 

第一节  会议的概念 

狭义的会议是指一种围绕特定目标和议题进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织、有计划地群体性商议活动。

（1）会议的针对性

（2）会议的规定性。

（3）会议的程序性， 

广义的会议则包含一切围绕特定目的开展的、使用口头交流方式的群体性活动。

  区分广义会议和狭义会议，首先要看会议有无特定的议题。

 有目的而无特定议题的活动，如：

开幕式、闭幕式、颁奖仪式、开业仪式等，属于广义的会议；  

二、会议的特征 

1.会议是一种围绕特定目标和议题开展的活动 

2.会议是一种以口头交流为主要方式、以书面交流、声像交流以及其他交流手段为辅助方式的活动 

3.会议是一种群体性的社会交往活动 

第二节  会议的要素 

要素大致可以分为三类：

会议人员要素、会议物质要素和会议形式要素。

会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位和协助单位等。

会议人员的活动决定着会议的效果。

会议的物质要素，是会议顺利进行的必要保证， 

会议议题是根据会议目标确定并提交会议讨论或解决的具体问题，会议议题处于会议的核心地位。

以议题内容分。

会议议题可以分为政治性工作议题、经济工作议题、外交工作议题、教育工作议题、科技工作议题等等。

以议题来源分。

主要有法定例会议题和非例会议题。

会议名称是指能够概括一次会议的主办单位、参加对象、内容和时间地点等的简短精炼的标题。

会议时间通常包括三个方面：

一是会议的起止时间。

二是会议的时间量。

三是会议的周期。

第三节会议的功能作用

会议的功能 

1.信息交流、传递2.集思广益、科学决策和管理3.发扬民主、宣传教育 4.联络感情5.树立形象、

一次会议的成功举办，离不开会议策划各构成要素的相互制约，相互影响。

会议的要素主要包括以下几项：

⑴策划者：

 ⑵策划对象：

 ⑶策划依据：

 ⑷策划方案：

。

只有遵循目的性原则才能为主办者的决策以及会议的成功举办提供依据和保障。

第二节   会议策划的内容 

会议目标是会议策划者或整个组织所期望的成果，是会议策划过程中头等要考虑的内容。

  确定了会议的总体目标是什么，就可以决定会议的具体目标。

   准确地设定出会议的目标，有助于把会议信息更清楚地传达给参会者。

  会议目标在策划过程中的要求 

⑴会议目标必须清晰明确 ⑵会议目标必须实际可行 ⑶会议目标必须能够吸引参会者 ⑷会议目标必须要紧扣主题 ⑸会议目标必须是书面的 

会议名称必须用确切，规范的文字表达。

 会议主题是会议中贯穿各项议题的主线， 4.会议议题在策划中的要求 

⑴前瞻性  ⑵密切性   ⑶集中性    ⑷高效性 ⑸准确性 

会议议程就是为会议的议事内容和会议的议题活动所做的程序安排，是会议必须需要遵循的程序。

会议活动往往是各种组织、各种利益集团进行政治较量的舞台，没有一套既定的、为各方接受的议程，会议活动必然会出现混论甚至无法收拾的局面。

会议程序是一次单元性会议活动或单独的仪式性活动的详细顺序和步骤。

会议时间有三种概念：

一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间；三是指每一次会议的时间限度。

 ⑴会议举办地 

会议举办地要考虑政治，经济，文化等大方面的因素，  2.会议地点在策划中的要求 ⑴会议地点要“量身定做” ⑵要综合考虑政治经济因素 ⑶与会议内容相呼应 ⑷要考虑与会议酒店的距离 ⑸会议后的旅游和考察 

通常可变成本是你预算中分量最重的部分，由于参加会议的人数往往和预计人数有较大的出入，因此必须制定一个总预算的范围。

 常见的会议突发事件对策的策划  ⑴主要发言人缺席  ⑵登记代表数量不足  ⑶代表们没有出席 ⑷发言人表现不当 ⑸某位代表言行不当 ⑹会议前会场出现了问题 

⑺由国家性的重要活动会议同期举行  ⑻重要的健康问题 ⑼饮食供应确实令人不满意 ⑽由于排队而导致饮供应延迟 

⑾影响代表们到会与理会的主要交通问题 ⑿电子系统问题严重 

第三节    会议策划书的制订 

会议的成果最终要通过形成某种文书的形式反映与表达出来， 会议策划书是在举办会议之前，对会议的内容，形式，时间，地点，接待，现场管理，经费筹措与使用，会议形象等各个方面进行总体策划和具体安排而形成的建议性文案。

比较重要的会议，会务工作机构都

应该事先根据领导者的意图和指示制定出周密详尽的策划方案，经领导者审核批准后由会务工作机构具体实施。

 会议策划书的写法 

 1.开头写会议举办缘由，单位，会议名称，时间，地点，会期等，以“制 定会议方案如下”作为承上启下的连接语。

 2.主体写会议宗旨，规模，议程，日程，流程，准备工作，经费预算，请 嘉宾贵宾名单以及他们的讲话报告文件等。

 3.结束语“以上方案，当否，请批示”。

 4.落款写主办单位名称，会议拟定的秘书小组或筹备小组名单，该策划书 形成时间。

第四章 会议中心 

在我国，基本上可以分为以下四类：

 ⑴专业的接待会议团队的设施或者建筑 ⑵会议功能比较强的酒店、度假村 ⑶酒店内专业接待会议的设施、建筑 

⑷同时兼有会议和展览功能3.会议中心的功能 

区域性会议中心的发展改变了我国大型、高端会议及活动只能在北京、上海等一类城市举行的格局，推进了我国会议市场多元化的进程； 

一些高档次的会议中心的投入使用，从很大程度上提升了我国会议产业在国际上的地位，为我国会议产业与国际接轨做出了积极的贡献； 

由于会议产业是一个带动性很强的新兴产业，大型会议中心进入市场，为区域会议产业乃至区域经济的发展注入了新的活力； 

会议中心不仅可以成为当地的地标性建筑，又可以提高城市的形象； 

参会者来到一个城市参加会议，必然要住宿、租车、吃饭、购物等，在城市中进行各式各样的消费，这样会议中心就可以拉动当地经济发展，并创造大量就业机会。

第三节  我国会议中心的发展趋势 

我国会议中心的发展趋势 

一、理念的变化

二、郊区及旅游度假区将成为亮点。

  三、环保、绿色、节能、生态等国际先进理念将越来越受到重视 

四、内部功能更具灵活性和方便性，设计风格方面更有亲近感 五、新技术的大量应用 

六、城区会议中心和郊区会议中心各自的特性会更加突出 七、现有会议中心改扩建的步伐会进一步加快 八、会议中心市场竞争日趋激烈，优胜劣汰速度加快 

九、地方政府对会议产业的高度重视，促使会议中心与当地政府会议主管部门的合作关系更为密切 

十、管理与服务水平将进一步提高 

第五章 会议营销 第一节  会议营销的概念 

体验营销以满足消费者的体验需求为目标，以服务产品为平台，以有形产品为载体，生产、经营高质量产品，拉近企业和消费者之间的距离。

会议营销优势 

（1）操作相对简单可控，无须与媒体或经销商打交道； 

（2）低成本，高产出。

 （3）针对性强。

（4）服务更具个性化和人性化。

 （5）隐蔽性和排他性； （6）信息反馈快。

（7）容易营造具有激情的销售现场气氛。

（8）易于控制费用。

会议营销人员工资、会场费用、需用物资等均可根据会议规模现场算清，并可及时地有效控制； 

（9）能够建成销售服务链。

 （10）沟通深入。

 （11）可以双赢。

第二节  会议营销的原则和内容 

会议营销的原则 

1.注重制度建设 

2.拟定合适的产品经营策略 3.注重人才培养 会议营销主要特点：

⑴针对性更强，更富人性化，能给消费者带来远远超越产品本身的（售前、售中、售后）超值服务。

⑵投入小、回报高、风险低、资金回笼快、有效性强。

⑶更具竟争优势，其隐蔽性更强，可有效防范同行竞争对手正面交锋，以及对抗性营销跟进。

第三节  会议营销手段 

关系营销步骤：

 1.设立客户关系管理机构 2.强化个人关系 3.制订频繁营销规划 4.采用特定营销方式 5.退出管理 

会议服务营销有利于丰富市场营销的核心——充分满足消费者需要，有利于增强企业竞争力，有利于提高会议产品的附加值。

服务营销包含以下步骤：

 1.进行服务市场的分析 2.制定独特的分析方式 3.建立标准化服务 4.创立服务品牌 5.设立服务公关 

会议企业在实施其服务营销战略时需要将服务市场对象进行细分， 

会议网络营销是利用互联网等现代媒体进行的会议营销活动，网络营销可以扩大会议市场范围，提高会议企业的营销能力。

网络的互动性使客户能真正的参与到整个会议产品生产过程中来。

电话营销可以降低会议营销成本，提高营销效率。

做好电话营销，应注意以下几个问题：

 1.做好访问前准备 2.电话销售的礼节 3.交谈的技巧

 第四节  会议营销的操作流程 

会前管理主要包括以下内容：

 1.明确会议主题2.会议营销策划 3.数据收集4.预热，邀约，回执 5.食宿安排6.会场布置7.会前模拟 

第五节  会议营销的宣传 

会议营销的概念 

会议营销宣传工作的最终目的就是营销。

 2.会议营销的特点 

⑴目的性。

⑵可操作性。

⑶统筹性。

⑷现实性。

⑸附合性。

  宣传步骤 

1.确立宣传目标、计划2.制定宣传内容3.准备宣传资料4.选择宣传方式 宣传中应注意的问题 

1.测量宣传效果 2.解决反宣传的措施 

第六节  会议营销注意的问题 

会后工作在会议营销的过程中占重要地位，会议活动的结束并不是会议营销的结束，在会后的一系列工作中能更好的反映出会议营销的成绩与效果。

第六章   会议邀请与接待 

第一节  会议通知与邀请 

会议通知的内容 

1.会议名称2.主办者3.会议的内容4.参加对象5.会议的时间6.会议地点7.其他事项 8.联络信息 

“请柬”主要用于举行仪式类活动。

如开幕式、竣工仪式、签字仪式等。

发送对象一般是上级领导、社会人士、兄弟单位等，多使用书面语言，语言恭敬儒雅。

⑷“海报”是一种公开性的会议通知形式。

通常采用招贴的方式，主要用于可以自由参加的学术性报告会。

使用正式文件的格式印制会议通知，并通过正式文件的传递渠道发送，这用于召开重要会议。

第二节  与会人员的编排 

规模较大而且需要安排讨论、审议等活动的会议，应当将与会者进行编排。

编排有利于提高提高会议的机动性，促进相互交流。

在法定性会议中，将与会人员进行编排，编排之后的小

组称之为代表团，具有法定的相关权力。

 分组的数量和规模要适中。

第四节  会议接待与迎送 

会议接待工作原则 

1.热情友好，细致周到2.一视同仁，平等对待 3.勤俭节约，倡导新风4.加强防范，确保安全 ⑵收集与会者的情况的途径与方法 ①汇总回执或报名表。

会议通知回执或报名表是了解与会者情况的主要途径。

 ②查阅历次会议的档案资料。

历次会议的档案资料中保存了会议记录和接待方面的记录，这对于了解与会者的基本信息有一定的参考价值。

③请有关部门提供的情况。

④要求与会者出示有效证件和介绍证明信函。

 会议接待方案一般包含以下内容：

 ⑴接待方针及接待规格。

 ⑵接待内容 

⑶接待活动的时间安排。

 ⑷接待责任。

。

 ⑸接待经费。

 落实接待事项 

1.预定住房2.安排就餐和宴席3.准备接待礼物4.落实交通工具 

5.布置安全保卫工作6.选派翻译和陪同人员7.准备接待标志与物品8.落实相关事宜 接站是跨地区会议、全国性会议和国际性会议接待工作的第一道环节。

重要领导或外宾前来参加会议，要事先确定迎接的规格，主办方应当派一定身份的人士前往机场、码头、车站迎接。

④献花一般安排在主客双方见面、介绍、握手之后。

第七章   会场的选定和布置 第一节  会场的选定 

选好会场的意义 

1.产生良好的政治影响和经济效果 2.突出会议的主题 3.营造良好的会议气氛 如何进行会场的选定 

1.会议地点和与会者所在地的距离 2.会议举办地址的服务设施便利性 

第