KSOA软件操作手册.docx

KSOA软件操作手册.docx

《KSOA软件操作手册.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《KSOA软件操作手册.docx（21页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

KSOA软件操作手册

*****医药有限公司项目经理

武汉科情新技术开发责任有限公司

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

*****医药有限公司

KSOA软件操作培训手册

建立日期:

 2014-08-01

修改日期:

 2014-08-01

文控编号:

 JL-HBMSYXGS-SK-KSOA-04KSOA 软件操作手册

版本编号:

 V 1.0

作者:

 吴帆

审核人：

撰写人：

吴帆第 1 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

一、前言

本文档中将采用如下简称方式：

*****医药有限公司简称*****

武汉科情新技术开发责任有限公司简称武汉科情

1．1 GSP 首营资料操作流程

1．1．1GSP 首营企业审核操作流程

1、首营企业登记

1）路径：

质量管理中心→首营企业管理→首营企业登记

撰写人：

吴帆第 2 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

打开登记页面，完整填写企业证照信息，带 * 号为必填项，点击保存存盘

（为避免输入格式错误，建议输入前先双击下，看有没有弹出的选项，没

有则手输）

（注意，一定要维护委托书范围！

）

2、首营企业资料审核（业务）

1）路径：

质量管理中心→首营企业管理→首营企业审批（业务）

{由于单店人员配置不够全，所以一般为采购员自己审核}

撰写人：

吴帆第 3 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

点击查询在需要的单位右键选择审批。

2.1 在弹出的审核界面，填写业务部门主管意见，点击保存

（因为单店人员配置不够全，所以第一步可以设为采购员自己审核）

撰写人：

吴帆第 4 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

3、首营企业资料审核（质管）

1）路径：

质量管理中心→首营企业管理→首营企业审批（质管）

点击查询在需要的单位右键选择审批。

在弹出的审核界面，填写质管部门主管意见，点击保存

撰写人：

吴帆第 5 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

4、首营企业资料审核（质量负责人）

1）路径：

质量管理中心→首营企业管理→首营企业审批（质量负责人）

点击查询在需要的单位右键选择审批。

在弹出的审核界面，填写质量负责人意见并选择审核通过或者不通过，点击保存存盘

撰写人：

吴帆第 6 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

1.2．2GSP 首营商品审核操作流程

1、首营商品登记

1）路径：

质量管理中心→首营商品管理→首营药品登记表

完整填写商品登记信息。

带 * 号选择为必填项

撰写人：

吴帆第 7 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

（为避免输入格式错误，建议输入前先双击下，看有没有弹出的选项，没

有则手输）（记得填写处方分类，是否麻黄碱，前台销售需要拦截）

2、首营品种审批表（业务）

1）路径：

质量管理中心→首营商品管理→首营品种审批表（业务）

点击查询在需要的单位右键选择审批。

撰写人：

吴帆第 8 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

在弹出的审核界面，填写采购部门主管意见，点击保存

（因为单店人员配置不够全，所以第一步可以设为采购员自己审核）

3、首营品种审批表（质管）

1）路径：

质量管理中心→首营商品管理→首营品种审批表（质管）

撰写人：

吴帆第 9 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

点击查询在需要的单位右键选择审批。

在弹出的审核界面，填写质量部门主管意见，点击保存。

撰写人：

吴帆第 10 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

4、首营品种审批表（质量负责人）

1）路径：

质量管理中心→首营商品管理→首营品种审批表（质量负责人）

撰写人：

吴帆第 11 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

点击查询在需要的单位右键选择审批。

在弹出的审核界面，填写质量负责人意见，点击保存。

撰写人：

吴帆第 12 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

2.1 采购业务操作流程

撰写人：

吴帆第 13 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

2．1．1 采购入库业务操作流程

KSOA 采购管理流程概述：

采购部人员根据供应商送货情况填制采购订单进行采购开票。

采购订单经过质管部审

核后，采购员填写运输登记单，收货员开具收货单，通过质量部门（验收员）GSP 验收后，

仓储部（保管员）进行采购入库业务。

采购入库流程：

采购订单（质管部审核）→运输登记单→采购收货单→购进入库质量

验收→购进入库单（打印）

操作步骤：

1、采购订单（采购员）

1）路径：

业务管理中心→采购管理→采购订单→采购订单填制

详见下图：

2）操作界面：

撰写人：

吴帆第 14 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

在单位编号处，可通过单位名称、单位编号、助记码等模糊查找出单位信息。

在委托销售员处，双击选择销售员。

在商品编号处，可通过商品名称、商品编号、助记码等模糊查找出商品信息。

填写数量、价格等信息，选择对应部门及业务员。

最后点击“存盘”，退出单据即可。

采购订单审核

1）路径:

业务管理中心→采购管理→采购订单→采购订单审核（质量负责人）

2）双击选中要审核的记录，填写审核意见或引用意见。

点审核确定或审核不通过

采购计划查询

1） 路径：

数据中心→采购业务数据→采购计划查询

撰写人：

吴帆第 15 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

采购计划修改:

流程：

取消订单审核→采购订单修改→业务单据修改审核→采购订单审核

过程图：

（取消订单审核）

点击取消审核

双击选中单据，点击取消审核

（采购订单修改）

撰写人：

吴帆第 16 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

修改内容后，点击存盘

（业务单据修改审核）

（采购订单审核）

然后继续往后面走流程

采购订单-运输登记（做了运输登记单要修改采购订单则先删除运输登记单，

然后按照上面的走流程）

1）路径：

业务管理中心→采购管理→采购订单→采购订单_运输登记

撰写人：

吴帆第 17 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

2）操作界面：

辅助功能→提取采购订单

因提取的是采购订单，这一步只需要提取后确认信息点击“存盘”即可

（冷链药品一定要填写起运时间，到货时间，运输方式，温控方式，其他药品直接填写承

运方式和单位就可以存盘）

2、采购收货单（收货员）

1）路径：

业务管理中心→采购管理→采购收货→采购收货单填制

2）操作界面：

1、 提取采购订单-运输登记（辅助功能→提取采购订单-运输登记）

填写运输过程温度、温度状况、到货时温度等信息。

核对无误后，点击“存盘”即可。

撰写人：

吴帆第 18 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

3、购进入库质量验收

1）路径：

质量管理中心→购进质量验收

详见下图：

2）操作界面：

通过双击“相关单据编号”选择需验收的单据。

单据选择

撰写人：

吴帆第 19 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

填写单据明细时要注意 GSP 检验的选择，双击选中的一项，会有一个下拉框，选择相应的

选项。

检查各项内容是否正确，如单据内容与商品不符，请重新输入正确内容

检查数量、批号、效期，生产日期等数据填写是否正确，如有问题，可进行修改及拆分。

如是特殊药品，必须进行第二验收人验收。

如全部商品检验合格，可通过右键选择“全部检验合格”使明细颜色变绿即可。

如有

不合格品，需单独选择为“当前记录检验不合格” 使明细颜色变红。

最后，点击“存盘”即可。

若检验为不合格则生成拒收

操作方式：

右键点击记录复制→复制出相同的记录→选择合格的验收数量以及不合格的验

收数量，生成两条记录点击“存盘”。

撰写人：

吴帆第 20 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

随后进入操作合格入库流程，合格入库后→质量管理中心→药品拒收→药品拒收报告单→

辅助功能→提取验收单据→双击选择部门→点击拒收卡片→填写相关内容以及验收人（验

收人可双击选择）→确定→存盘→拒收完成

若检验为不确定则生成待验，需进行药品复查。

操作方式：

右键点击记录复制→复制出相同的记录→选择合格的验收数量以及不合格的验

收数量以及不确定的验收数量（当有不合格和不确定时才有此操作），生成三条记录点击

“存盘”。

撰写人：

吴帆第 21 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

合格药品入库记账后，复查流程：

填写复查通知单（注意复查结论）：

填写复查通知单后点击存盘进入复查审批：

撰写人：

吴帆第 22 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

操作步骤：

点击查询→选择需要审批的单据→点击审批→进入原复查通知单→填写审批意

见保存（注意选择复查结论，在复查流程最后可选择合格还是不合格，合格则在入库单单

据提取中可提取出来入库）

购进入库质量验收查询

1） 路径：

质量管理中心→质量管理报表→入库验收记录

6、购进入库单

1）路径：

仓储管理中心→采购入库单

详见下图：

撰写人：

吴帆第 23 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

2）操作界面：

通过双击“票单编号”选择需入库的单据。

填写货位（双击）

点击“记账”，并选择打印单据。

2．1．2 购进退出业务操作流程

撰写人：

吴帆第 24 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

购进退出流程：

购进退出票单填制→购进退出质量复核→购进退出出库单

1、退出开票单填制

1）路径：

业务管理中心→采购管理→采购退出→采购退出票单填制

详见下图：

2）操作界面：

1、 填写单位名称，然后提取进货入库单（辅助功能→提取进货入库单）

退出开票单查询

1） 路径：

数据中心→采购业务数据→退出票单查询

2、购进退出质量复核

1）路径：

质量管理中心→购进退出质量复核

撰写人：

吴帆第 25 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

详见下图：

2）操作界面：

通过双击“相关单据编号”选择需验收的单据。

填写单据明细时要注意 GSP 检验的选择，双击选中的一项，会有一个下拉框，选择相应的

选项。

以及填写质量意见、退货原因等。

单据选择

撰写人：

吴帆第 26 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

如全部商品检验合格，可通过右键选择“全部检验合格”使明细颜色变绿即可。

如有

不合格品，需单独选择为“当前记录检验不合格” 使明细颜色变红。

最后，点击“存盘”即可。

药品购进退出复核查询

1）路径：

质量管理中心→GSP 台账→药品购进退出复核

3、购进退出出库单

1）路径：

仓储管理中心→采购退出出库单

详见下图：

2）操作界面：

撰写人：

吴帆第 27 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

通过双击“票单编号”选择需入库的单据。

点击“记账”，打印。

购进退出出库单查询

1） 1）路径：

数据中心→采购业务数据→退出出库查询

4.1 仓储业务操作流程

1.1.盘点操作流程

1.盘点票单填制

1）路径：

仓储管理中心→存货盘点→盘点票单填制

撰写人：

吴帆第 28 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

1） 操作界面：

双击盘点货位、部门等，选择填写需要盘点的库区，商品、架位号等。

最后，点击

“存盘”即可。

2.实盘数据录入

1）路径：

仓储管理中心→存货盘点→实盘数据录入

2）操作界面：

撰写人：

吴帆第 29 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

（录入实盘数据）

3.实盘数据审核

1）路径：

仓储管理中心→存货盘点→实盘数据审核

2）操作界面：

4.实盘数据入账

1）路径：

仓储管理中心→存货盘点→实盘数据入账

撰写人：

吴帆第 30 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

2）操作界面：

1.3.临时盘点记账操作流程

1）路径：

仓储管理中心→存货盘点→临时盘点开票

2）操作界面：

选择部门、盘点货位、实盘金额、实盘数量等详细信息。

填写完成后记账,然后按照盘

点的流程走。

撰写人：

吴帆第 31 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

4．1．2 养护流程

1、重点养护药品申请

1）路径：

质量管理中心→库房养护→重点养护药品品种确定表

撰写人：

吴帆第 32 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

2.重点养护品种审核

1）路径：

质量管理中心→库房养护→重点养护药品品种审核

3、药品在库养护记录

1）路径：

质量管理中心→库房养护→养护计划

填写生成计划条件，然后点击自动生成养护计划

（是否重点养护的勾勾上则是养护重点品种，不勾则是养护在库 90 天的药品）

4、药品在库养护记录

1）路径：

质量管理中心→库房养护→养护记录

选择时间段，点击运行可以查看往日的养护记录。

撰写人：

吴帆第 33 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

5供应商资料维护

1）路径：

基础档案中心→供应商管理→点击查找

上面有修改，卡片，新增（没有首营记录）

修改维护后需审核：

基础档案中心→档案修改审核→供应商→选择单位右键点击审批→保

存即可

客户资料维护与商品资料维护方法同上，审核方式一样。

撰写人：

吴帆第 34 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

6零售各项数据查询

7不合格处理（以养护结论为不合格为例）

1、不合格药品登记

（此处是指在养护中结论已经为不合格，在此就不做演示）

路径：

仓储管理中心→不合格管理→不合格品种登记

撰写人：

吴帆第 35 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

辅助功能，提取不合格品，填写不合格原因等，完成后存盘。

然后审核，前面有描述，就不强调。

2、货位间商铺移库单

1）路径：

仓储管理中心→不合格管理→货位间商品移库单

辅助功能提取不合格登记单

撰写人：

吴帆第 36 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

然后存盘，记账。

3、商品损溢申请单

1）路径：

仓储管理中心→不合格管理→ 商品损益单

辅助功能，提取移库单，填写页面内容。

存盘。

4、商品损溢申请单审核（采购部长）

路径：

仓储管理中心→不合格管理→损溢单审核

采购部长选择对应的单据双击后，点击审核确定。

5、商品损溢申请单执行

1）路径：

仓储管理中心→不合格管理→商品损益执行单

撰写人：

吴帆第 37 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

财务在辅助功能中点击“提取损溢票单”，选择对应的报损单进行报损溢，点击“记账”

。

6、不合格品销毁登记

1）路径：

仓储管理中心→不合格管理→不合格品销毁登记

提取不合格药品

撰写人：

吴帆第 38 页，共 39 页

湖北****医药有限公司 KSOA 项目

7、不合格品销毁登记审核

1）路径：

仓储管理中心→不合格管理→不合格品销毁登记审核

查询，审批，填写意见

8处方登记，审核。

处方药的登记（前台销售处方药时需要登记）

然后前台输入小票号，提取单子做销售。

下面是处方药审核及销售的查询。

撰写人：

吴帆第 39 页，共 39 页