KSOA软件操作手册.docx
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KSOA软件操作手册
*****医药有限公司项目经理
武汉科情新技术开发责任有限公司
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
*****医药有限公司
KSOA软件操作培训手册
建立日期:
2014-08-01
修改日期:
2014-08-01
文控编号:
JL-HBMSYXGS-SK-KSOA-04KSOA 软件操作手册
版本编号:
V 1.0
作者:
吴帆
审核人:
撰写人:
吴帆第 1 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
一、前言
本文档中将采用如下简称方式:
*****医药有限公司简称*****
武汉科情新技术开发责任有限公司简称武汉科情
1.1 GSP 首营资料操作流程
1.1.1GSP 首营企业审核操作流程
1、首营企业登记
1)路径:
质量管理中心→首营企业管理→首营企业登记
撰写人:
吴帆第 2 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
打开登记页面,完整填写企业证照信息,带 * 号为必填项,点击保存存盘
(为避免输入格式错误,建议输入前先双击下,看有没有弹出的选项,没
有则手输)
(注意,一定要维护委托书范围!
)
2、首营企业资料审核(业务)
1)路径:
质量管理中心→首营企业管理→首营企业审批(业务)
{由于单店人员配置不够全,所以一般为采购员自己审核}
撰写人:
吴帆第 3 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
点击查询在需要的单位右键选择审批。
2.1 在弹出的审核界面,填写业务部门主管意见,点击保存
(因为单店人员配置不够全,所以第一步可以设为采购员自己审核)
撰写人:
吴帆第 4 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
3、首营企业资料审核(质管)
1)路径:
质量管理中心→首营企业管理→首营企业审批(质管)
点击查询在需要的单位右键选择审批。
在弹出的审核界面,填写质管部门主管意见,点击保存
撰写人:
吴帆第 5 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
4、首营企业资料审核(质量负责人)
1)路径:
质量管理中心→首营企业管理→首营企业审批(质量负责人)
点击查询在需要的单位右键选择审批。
在弹出的审核界面,填写质量负责人意见并选择审核通过或者不通过,点击保存存盘
撰写人:
吴帆第 6 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
1.2.2GSP 首营商品审核操作流程
1、首营商品登记
1)路径:
质量管理中心→首营商品管理→首营药品登记表
完整填写商品登记信息。
带 * 号选择为必填项
撰写人:
吴帆第 7 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
(为避免输入格式错误,建议输入前先双击下,看有没有弹出的选项,没
有则手输)(记得填写处方分类,是否麻黄碱,前台销售需要拦截)
2、首营品种审批表(业务)
1)路径:
质量管理中心→首营商品管理→首营品种审批表(业务)
点击查询在需要的单位右键选择审批。
撰写人:
吴帆第 8 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
在弹出的审核界面,填写采购部门主管意见,点击保存
(因为单店人员配置不够全,所以第一步可以设为采购员自己审核)
3、首营品种审批表(质管)
1)路径:
质量管理中心→首营商品管理→首营品种审批表(质管)
撰写人:
吴帆第 9 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
点击查询在需要的单位右键选择审批。
在弹出的审核界面,填写质量部门主管意见,点击保存。
撰写人:
吴帆第 10 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
4、首营品种审批表(质量负责人)
1)路径:
质量管理中心→首营商品管理→首营品种审批表(质量负责人)
撰写人:
吴帆第 11 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
点击查询在需要的单位右键选择审批。
在弹出的审核界面,填写质量负责人意见,点击保存。
撰写人:
吴帆第 12 页,共 39 页
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2.1 采购业务操作流程
撰写人:
吴帆第 13 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
2.1.1 采购入库业务操作流程
KSOA 采购管理流程概述:
采购部人员根据供应商送货情况填制采购订单进行采购开票。
采购订单经过质管部审
核后,采购员填写运输登记单,收货员开具收货单,通过质量部门(验收员)GSP 验收后,
仓储部(保管员)进行采购入库业务。
采购入库流程:
采购订单(质管部审核)→运输登记单→采购收货单→购进入库质量
验收→购进入库单(打印)
操作步骤:
1、采购订单(采购员)
1)路径:
业务管理中心→采购管理→采购订单→采购订单填制
详见下图:
2)操作界面:
撰写人:
吴帆第 14 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
在单位编号处,可通过单位名称、单位编号、助记码等模糊查找出单位信息。
在委托销售员处,双击选择销售员。
在商品编号处,可通过商品名称、商品编号、助记码等模糊查找出商品信息。
填写数量、价格等信息,选择对应部门及业务员。
最后点击“存盘”,退出单据即可。
采购订单审核
1)路径:
业务管理中心→采购管理→采购订单→采购订单审核(质量负责人)
2)双击选中要审核的记录,填写审核意见或引用意见。
点审核确定或审核不通过
采购计划查询
1) 路径:
数据中心→采购业务数据→采购计划查询
撰写人:
吴帆第 15 页,共 39 页
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采购计划修改:
流程:
取消订单审核→采购订单修改→业务单据修改审核→采购订单审核
过程图:
(取消订单审核)
点击取消审核
双击选中单据,点击取消审核
(采购订单修改)
撰写人:
吴帆第 16 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
修改内容后,点击存盘
(业务单据修改审核)
(采购订单审核)
然后继续往后面走流程
采购订单-运输登记(做了运输登记单要修改采购订单则先删除运输登记单,
然后按照上面的走流程)
1)路径:
业务管理中心→采购管理→采购订单→采购订单_运输登记
撰写人:
吴帆第 17 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
2)操作界面:
辅助功能→提取采购订单
因提取的是采购订单,这一步只需要提取后确认信息点击“存盘”即可
(冷链药品一定要填写起运时间,到货时间,运输方式,温控方式,其他药品直接填写承
运方式和单位就可以存盘)
2、采购收货单(收货员)
1)路径:
业务管理中心→采购管理→采购收货→采购收货单填制
2)操作界面:
1、 提取采购订单-运输登记(辅助功能→提取采购订单-运输登记)
填写运输过程温度、温度状况、到货时温度等信息。
核对无误后,点击“存盘”即可。
撰写人:
吴帆第 18 页,共 39 页
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3、购进入库质量验收
1)路径:
质量管理中心→购进质量验收
详见下图:
2)操作界面:
通过双击“相关单据编号”选择需验收的单据。
单据选择
撰写人:
吴帆第 19 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
填写单据明细时要注意 GSP 检验的选择,双击选中的一项,会有一个下拉框,选择相应的
选项。
检查各项内容是否正确,如单据内容与商品不符,请重新输入正确内容
检查数量、批号、效期,生产日期等数据填写是否正确,如有问题,可进行修改及拆分。
如是特殊药品,必须进行第二验收人验收。
如全部商品检验合格,可通过右键选择“全部检验合格”使明细颜色变绿即可。
如有
不合格品,需单独选择为“当前记录检验不合格” 使明细颜色变红。
最后,点击“存盘”即可。
若检验为不合格则生成拒收
操作方式:
右键点击记录复制→复制出相同的记录→选择合格的验收数量以及不合格的验
收数量,生成两条记录点击“存盘”。
撰写人:
吴帆第 20 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
随后进入操作合格入库流程,合格入库后→质量管理中心→药品拒收→药品拒收报告单→
辅助功能→提取验收单据→双击选择部门→点击拒收卡片→填写相关内容以及验收人(验
收人可双击选择)→确定→存盘→拒收完成
若检验为不确定则生成待验,需进行药品复查。
操作方式:
右键点击记录复制→复制出相同的记录→选择合格的验收数量以及不合格的验
收数量以及不确定的验收数量(当有不合格和不确定时才有此操作),生成三条记录点击
“存盘”。
撰写人:
吴帆第 21 页,共 39 页
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合格药品入库记账后,复查流程:
填写复查通知单(注意复查结论):
填写复查通知单后点击存盘进入复查审批:
撰写人:
吴帆第 22 页,共 39 页
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操作步骤:
点击查询→选择需要审批的单据→点击审批→进入原复查通知单→填写审批意
见保存(注意选择复查结论,在复查流程最后可选择合格还是不合格,合格则在入库单单
据提取中可提取出来入库)
购进入库质量验收查询
1) 路径:
质量管理中心→质量管理报表→入库验收记录
6、购进入库单
1)路径:
仓储管理中心→采购入库单
详见下图:
撰写人:
吴帆第 23 页,共 39 页
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2)操作界面:
通过双击“票单编号”选择需入库的单据。
填写货位(双击)
点击“记账”,并选择打印单据。
2.1.2 购进退出业务操作流程
撰写人:
吴帆第 24 页,共 39 页
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购进退出流程:
购进退出票单填制→购进退出质量复核→购进退出出库单
1、退出开票单填制
1)路径:
业务管理中心→采购管理→采购退出→采购退出票单填制
详见下图:
2)操作界面:
1、 填写单位名称,然后提取进货入库单(辅助功能→提取进货入库单)
退出开票单查询
1) 路径:
数据中心→采购业务数据→退出票单查询
2、购进退出质量复核
1)路径:
质量管理中心→购进退出质量复核
撰写人:
吴帆第 25 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
详见下图:
2)操作界面:
通过双击“相关单据编号”选择需验收的单据。
填写单据明细时要注意 GSP 检验的选择,双击选中的一项,会有一个下拉框,选择相应的
选项。
以及填写质量意见、退货原因等。
单据选择
撰写人:
吴帆第 26 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
如全部商品检验合格,可通过右键选择“全部检验合格”使明细颜色变绿即可。
如有
不合格品,需单独选择为“当前记录检验不合格” 使明细颜色变红。
最后,点击“存盘”即可。
药品购进退出复核查询
1)路径:
质量管理中心→GSP 台账→药品购进退出复核
3、购进退出出库单
1)路径:
仓储管理中心→采购退出出库单
详见下图:
2)操作界面:
撰写人:
吴帆第 27 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
通过双击“票单编号”选择需入库的单据。
点击“记账”,打印。
购进退出出库单查询
1) 1)路径:
数据中心→采购业务数据→退出出库查询
4.1 仓储业务操作流程
1.1.盘点操作流程
1.盘点票单填制
1)路径:
仓储管理中心→存货盘点→盘点票单填制
撰写人:
吴帆第 28 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
1) 操作界面:
双击盘点货位、部门等,选择填写需要盘点的库区,商品、架位号等。
最后,点击
“存盘”即可。
2.实盘数据录入
1)路径:
仓储管理中心→存货盘点→实盘数据录入
2)操作界面:
撰写人:
吴帆第 29 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
(录入实盘数据)
3.实盘数据审核
1)路径:
仓储管理中心→存货盘点→实盘数据审核
2)操作界面:
4.实盘数据入账
1)路径:
仓储管理中心→存货盘点→实盘数据入账
撰写人:
吴帆第 30 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
2)操作界面:
1.3.临时盘点记账操作流程
1)路径:
仓储管理中心→存货盘点→临时盘点开票
2)操作界面:
选择部门、盘点货位、实盘金额、实盘数量等详细信息。
填写完成后记账,然后按照盘
点的流程走。
撰写人:
吴帆第 31 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
4.1.2 养护流程
1、重点养护药品申请
1)路径:
质量管理中心→库房养护→重点养护药品品种确定表
撰写人:
吴帆第 32 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
2.重点养护品种审核
1)路径:
质量管理中心→库房养护→重点养护药品品种审核
3、药品在库养护记录
1)路径:
质量管理中心→库房养护→养护计划
填写生成计划条件,然后点击自动生成养护计划
(是否重点养护的勾勾上则是养护重点品种,不勾则是养护在库 90 天的药品)
4、药品在库养护记录
1)路径:
质量管理中心→库房养护→养护记录
选择时间段,点击运行可以查看往日的养护记录。
撰写人:
吴帆第 33 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
5供应商资料维护
1)路径:
基础档案中心→供应商管理→点击查找
上面有修改,卡片,新增(没有首营记录)
修改维护后需审核:
基础档案中心→档案修改审核→供应商→选择单位右键点击审批→保
存即可
客户资料维护与商品资料维护方法同上,审核方式一样。
撰写人:
吴帆第 34 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
6零售各项数据查询
7不合格处理(以养护结论为不合格为例)
1、不合格药品登记
(此处是指在养护中结论已经为不合格,在此就不做演示)
路径:
仓储管理中心→不合格管理→不合格品种登记
撰写人:
吴帆第 35 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
辅助功能,提取不合格品,填写不合格原因等,完成后存盘。
然后审核,前面有描述,就不强调。
2、货位间商铺移库单
1)路径:
仓储管理中心→不合格管理→货位间商品移库单
辅助功能提取不合格登记单
撰写人:
吴帆第 36 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
然后存盘,记账。
3、商品损溢申请单
1)路径:
仓储管理中心→不合格管理→ 商品损益单
辅助功能,提取移库单,填写页面内容。
存盘。
4、商品损溢申请单审核(采购部长)
路径:
仓储管理中心→不合格管理→损溢单审核
采购部长选择对应的单据双击后,点击审核确定。
5、商品损溢申请单执行
1)路径:
仓储管理中心→不合格管理→商品损益执行单
撰写人:
吴帆第 37 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
财务在辅助功能中点击“提取损溢票单”,选择对应的报损单进行报损溢,点击“记账”
。
6、不合格品销毁登记
1)路径:
仓储管理中心→不合格管理→不合格品销毁登记
提取不合格药品
撰写人:
吴帆第 38 页,共 39 页
湖北****医药有限公司 KSOA 项目
7、不合格品销毁登记审核
1)路径:
仓储管理中心→不合格管理→不合格品销毁登记审核
查询,审批,填写意见
8处方登记,审核。
处方药的登记(前台销售处方药时需要登记)
然后前台输入小票号,提取单子做销售。
下面是处方药审核及销售的查询。
撰写人:
吴帆第 39 页,共 39 页