公文文种及写作规范.docx

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公文文种及写作规范

公文文种及写作规范

一、公文文种：

以下为常用的几种文种。

1、决定：

2、通告：

3、通知：

4、通报：

5、报告：

6、请示：

7、批复：

8、函：

9、会议纪要：

二、我公司常用的几种文种：

（目前在实际行文中还存在问题的）

1、报告:

报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。

（1）适用范围：

★向上级机关汇报工作（例行专此报告）

★反映情况（偶发专此报告）

★答复上级机关的询问

（2）分类：

工作报告、情况报告（专题报告）、调查报告、报送报告、答复报告。

（3）报告的写作：

【正文写作】报告缘由——报告事项（根据不同报告有不同写作重点）——结束（“特此报告”、“以上报告，请审阅”）

如工作报告事项：

包括主要过程---措施---结果---存在问题

如情况报告事项：

事情发生原因---经过、性质---

结论看法和处理意见等。

“报告”是陈述性文体。

写作时要以真实材料为主要内容，以概括叙述为主要的表达方式。

“报告”是行政公文中的上行文种，撰写“报告”的目的就是为了让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作或做出某一决策提供依据。

“下情上达”是制发报告的目的。

所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观的反映具体情况,不要过多的采用议论和说明，表达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。

（4）报告的特点：

★报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它与请示的重要区别之一。

★报告中一般不提建议或意见。

如果确实需要在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。

★报告在内容上不像“请示”那样有“一文一事”的要求，它可在一件公文中综合报告几件事情，层次结构比较复杂。

★报告广泛使用于下级向上级反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。

向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。

【案例】

  报告格式：

（建议报告）

关于××××××的报告

院领导：

根据×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：

一、×××××××××××××××××××××××××××××。

二、××××××××××××××××××。

以上意见如无不妥，请批转各部门执行。

  北京积水潭医院××处

                         ××××年×月×日

 例文（建议报告）

关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告

国务院：

脊髓灰质炎（俗称小儿麻痹）是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。

为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。

现将有关情况报告如下：

一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。

二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。

为此，决定从现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。

以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。

                                                                        卫生部

                         一九九三年十月二日

报告格式：

（情况报告）

关于××××××的报告

×××：

根据××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：

××××××××××××××××××××××××××××××××针对××××××，提出以下建议：

一、×××××××××××××××××××。

二、×××××××××××××××××××。

                      北京积水潭医院××处

                           ×××年×月×日

2、请示

（1）适用范围：

★向上级请求指示（当否，请批示）

★向上级请求批准（请审核批准；妥否，请批复）

（2）请示的分类：

★请求指示的请示：

对上级公文有不明了、不清楚的请求解释和指示。

★请求批准的请示：

根据有关规定和管理权限，有些公文需要经过上级批准以后才能发布，如重要规范性文件的发布、长远规划的调整等；对上级文件变通处理请求认可或同意；机构人事等问题。

★请求审批的请示：

设计人、才、物方面困难需要上级机关审核、备案、批拨或调配使用。

（3）请示的写作：

【正文结构】请示缘由（理论根据、事实依据。

理由要充分，一是必要，二是可能）---请示事项---结束语（以上事项，请明示；特此报请核批；以上请示，请予审核批准；妥否，请批复）

（4）写作请示注意事项（行文规则）：

★不与报告混用；

★不相隶属不行请示；

★不越级；不多头主送；

★不得以机关名义向上级负责人报送（报告、意见）；

★一文一事

★不同时抄送下级。

【案例1】

指出以下例文内容、格式以及行文上的错处（问下划线处）

海北社区关于便民早餐店等若干问题的请示报告

星湖街道办事处、谭大林主任：

根据青政发03年67号文件《青山区人民政府关于推动社区“早餐工程”建设的决定》精神，为了加快解决社区居民早餐难的问题，我们打算在社区活动中心附近兴建便民早餐店（已经规划部门批准），力争在二零零三年三月一日开业，产权归海北社区所有，聘请社区内的下岗职工承包经营。

便民早餐店预算建设资金共计一百二十五万元，现已筹集资金没有着落。

为此，要求街道给予支持解决。

另，社区活动中心室外健身器械严重不足，难以满足居民健身需要，居民意见很大，故请顺便追加拨款十五万元用于购置健身器械。

此时关系到社区居民的切身利益，务求批准。

2003年9月1日（印）

评析意见：

上文违反了请示文种的行文规则，标题未显示主旨、文种混用、送领到个人、一文多事；引文有误、用语不得体，欠准确；数字几种形式混用；没有提出请示要求。

【案例2】

凯鸿机电字[2011]3号签发人：

徐振国

凯鸿公司关于原煤段防爆系统改造的请示

乌海能源公司：

依据神华集团本质安全考核细则要求，以及神华集团公司专家组会诊提出的问题及建议，结合我公司现防爆设备与电气设备使用情况，需对原煤系统的防爆设备和材料进行改造。

经测算，改造需资金约1616423元，恳请乌海能源公司协调解决。

妥否，请批示。

附：

原煤系统防爆改造材料计划表

　　　　　　　　　　乌海市凯鸿煤化有限责任公司

　　　　　　　　　　　二〇一一年一月二十八日

 主题词：

设备改造资金请示

抄送：

公司领导，办存。

打字：

刘毅校对：

刘毅

【案例3】

凯鸿经营字[2011]6号签发人：

徐振国

凯鸿公司关于2010年股金分红的请示

乌海能源公司:

根据我公司《公司章程》有关规定及2010年盈利情况，我公司股本金构成2226.45万元,2010年我公司利润为2132.73万元,目前未分配利润为13281万元。

结合股东的意见，经董事会研究决定,2010年股金分红比例按45%计算,股金分红为1001.90万元,其中:

乌海能源公司（控股方）占股51%,股金为510.97万元;员工及社会自然人占股49%,股金为490.93万元。

妥否,请批示。

乌海市凯鸿煤化有限责任公司

二○一一年一月二十七日

主题词：

股金分红请示

抄报：

乌海能源公司

抄送：

公司领导，办存。

打字：

高西海校对：

高西海

 三、公文格式要求

1．公文标题：

必须包含“主要内容、文种”两个要素。

如：

《关于加强安全生产的通知》。

公文标题中一般不使用标点符号，只限于标题中的法规、规章及转发文件的名称可标书名号。

标题文字过长的可多行排列，但回行时不可断开词意，以免出现歧义。

公文标题使用2号小标黑体。

2．正文中的小标题顺序号为：

一、

（一）1．

（1）。

第一层次的小标题用3号黑体，末尾不加标点符号，第二、三、四层次小标题末尾均须加标点符号。

公文正文使用3号仿宋体。

3．公文如有附件，应当说明附件顺序和名称。

在正文之下空出一行居左空两个字标注“附件”二字，“附件”后标冒号和附件名称。

附件名称后不加标点符号，附件名称也不加书名号。

以“通知”形式印发、转发、批转的文件不属于附件。

4．公文除会议纪要外，必须加盖印章。

印章必须与正文同处一页，不得采取标注“此页无正文”的格式。

5．以公司党政名义印制的正式公文和基层各单位上报公文必须标识签发人，签发人的姓名平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

请示性公文在公文成文日期下空一行，左起空两格标注联系人和联系电话。

6．版记应置于最后一页。

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒；词目用3号黑体字；词目之间空1字；在主题词下一行，用3号仿宋体字标识“本部”，后标全角冒号，领导和部门间用逗号隔开，回行时与冒号后对齐，在办存后标句号，公文如有抄送或抄报，将“抄送”和“抄报”字样置于“本部”上一行，并与“本部”对齐。

附件：

公文格式示例

上：

6cm

下：

2.54cm

神华乌海能源有限责任公司

神乌发〔2008〕×号签发人：

×××

（仿宋3号左空1字）（楷体3号右空1字）

关于×××的请示（2号小标黑体居中）

××××：

（仿宋3号）

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

（仿宋3号）

 附件：

1、XXXXXX

      2、XXXXXX

（联系人：

×××联系电话：

××××）

二OO年月日

主题词：

××××××

抄送：

××××，×××××，×××××××。

本部：

×××，×××，××××，办存。

乌海能源公司办公室年月日印发共印份

打印：

×××校对：

×××