采购管理规定(含流程图).doc

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采购管理规定

一、公司所有采购事项由行政办公室统一执行，管理，特殊情况需报分管领导批准后可直接采购。

二、所有采购事项都应进行审批，由需求部门填写《采购申请表》，经公司领导签字后，办公室统一执行采购。

三、工程、设备、生产原材料等重大采购事项应进行相应的市场调查和询价比较。

四、常用办公物品的采购应经过比价筛选后确定固定的合作商，签订长期的供货协议。

五、临时性物品的采购应进行性价比询查，做到货比三家，以确保采购到质优价廉的物品。

六、采购执行完毕后应及时履行入库手续，由保管员进行验收并登记。

七、采购人员应保存好询价记录以便日后进行查阅参考；

八、涉及售后的物品，应将产品说明书、保修单据等相关资料交有关部门保存。

九、因未履行公司采购管理规定给公司造成损失的，要追究相关责任人的责任，并视损失程度要求责任人进行赔偿，未进行三家比价的按采购额5%予以处罚。

十、坚决杜绝在采购中收受回扣、损公肥私等违法行为，一经查实除要承担赔偿外一律开除。

采购作业流程

采购作业流程

流程图责任部门责任人

A：

材料需求申请

各部门 需求部门员工/各部门主管

B：

查询库存

办公室 办公室采购人员

C：

制定采购计划并比价

办公室办公室采购人员/需求部门/

需求部门公司领导

D：

下发采购订单

办公室办公室采购人员/需求部门

E：

采购跟催交期

办公室办公室采购人员

F：

供方交货

办公室/供货商办公室采购人员/供货商

G：

检验

NO

办公室/需求部门需求部门人员

OK

H：

入库

办公室 办公室采购人员

采

购

作

业

细

节

说

明

A：

1）材料需求申请：

各部门根据需求和工作计划，填写采购申请表，经财务部门和公司领导审核批准后，办公室采购人员联络采购事项。

B：

1）查询库存：

办公室在接到采购申请表后查询库存量，如有类似规格物料可征求部门意见可代用的就代用，最终采购数量需扣除库存数量。

C：

1）采购员根据签批后的采购申请单项目内容要求，填写采购计划表并进行询价。

采购员填写采购计划表进行比价，选择至少三家供应商比较（单价、质量、付款周期、服务等），优选合格供应商。

2）比价时，需求部门根据需求，提供专业和技术支持。

3）日常需开发各种产品设备的供货商，经确认合格，符合公司合作条件的列入合格供应商名录，以备后用。

4）采购计划表审批：

制表（办公室采购人员）——审核批准（公司领导）

D：

1）办公室采购员依据批准后的采购计划表进行采购，采购时需要明确货品规格型号、名称、单价、付款及结算方式、交货期、品质要求、包装要求及违约责任等

E：

1）采购订单下发后办公室采购员每天需密切跟催货品交货期。

2）供方所供货品不能按期交付于我司时，采购员需提前与需求部门联系沟通，落实情况。

F：

1）供方按约定交期送货至我司，办公室采购人员依据采购表《送货单》核对实物是否相符（规格型号、名称、颜色、数量、单价）并办理入库手续。

2）收货时发现所送货品不符我司订购货品要求的，立即要求联系供方，做相关交涉处理。

G：

1）货品到经初验符合后，由办公室采购人员及时通知需求部门检验，经检验合格的物品需由需求部门签字认可。

2）所供货品经检验不合格时，由需求部门填写原因，通知采购部、供货商，限期（3天内）要求整改并回复处理措施及改善措施。

H：

1）经检验合格的货品由办公室管理人员办理入库手续，并将物品入库或发放需求部门。